Concepto De Microsoft Access

Trabajo De Informática

Jeison Orozco Cotta

Lic. Robiro Mercado

8a

2020
 Introducción

Access es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation. Se

trata de un Sistema Gestor de Bases de Datos diseñado para ser utilizado en
computadoras personales tipo PC Aunque no está considerado como un
sistema "sino". lo cierto es que permite realizar las mismas tareas que los
tradicionalmente considerados sistemas "serios", como puede ser Oracle
SOL A diferencia de éste, Access puede funcionar en sistemas de bajo
coste, y es mucho más asequible. Además, dispone de un entorno muy
amigable al estilo Windows. Por esta razón, cada vez más empresas
apuestan por este sistema.

Por todas estas razones, estudiar un sistema como Access es una buena
apuesta, ya que abre las puertas a un mercado cada vez más importante, sin
que ello suponga dejar de conocer otros sistemas muy extendidos.

La instalación completa de Access proporciona una serie de herramientas de

apoyo al usuario y al programador que pueden facilitar la creación y
administración de una base de datos. Sin embargo, puesto que el objetivo de
las prácticas es formar al alumno para enfrentarse a cualquier sistema, el
alumno deberá ignorar la existencia de dichas herramientas y aprender a
Trabajar sin apoyarse en ellas.
Tabla de Contenido
1.Concepto de base de datos ………………………………………………
1.1 componentes básicos de una base de datos……………………………

2.Conseptos de Microsoft Access …………………………………………………

2.1Componentes de una base de datos de Access ……………………………
2.2 Tabla ………………………………………………………………………………
2.3 Consulta ………………………………………………………………………….
2.4 Formulario ……………………………………………………………………….

3. Elementos de un formularios ……………………………………………………

3.1 Que es un cuadro de texto: ……………………………………………………
3.2 Que es un cuadro lista: …………………………………………………………
3.3 Que son cuadros combinados: ………………………………………………..
3.4 Que es un botón de opción: ……………………………………………………
3.5 Que es castilla de Verificación: ………………………………………………

4.Que son informes y para que se utilizan ……………………………………….

4.1 Que es una pagina de acceso …………………………………………………

5. Tipos de campo
5.1 Campo de Texto …………………………………………………………………
5.2 Campo Numérico: …………………………………………………………….
5.3 Campo de la moneda: ……………………………………………………….
5.4 Lógico: ……………………………………………………………………

6. Clave principal
7. Relación entre tablas
7.1 Tipos de Relación:
……………………………………………………………….
7.2 Relación uno a uno: ……………………………………………………………..
7.3 Relación uno a varios: ………………………………………………………….
7.4 Relación vario a vario: ………………………………………………………….

Conclusión
 1 concepto de base de datos

Se llama base de datos a un conjunto de información perteneciente a un

mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior
recuperación, análisis y/o transmisión. Existen actualmente muchas formas
de bases de datos, que van desde una biblioteca hasta los vastos conjuntos
de datos de usuarios de una empresa de telecomunicaciones.
Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la
información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para
poder acudir a ella posteriormente. En ese sentido, la aparición de
la electrónica y la computación brindó el elemento digital indispensable para
almacenar enormes cantidades de datos en espacios físicos limitados,
gracias a su conversión en señales eléctricas o magnéticas.
 1.1 componentes básicos de una base de datos

Documentos, constituyen la entidad física/cognitiva compleja que alberga la

estructura formal, basada en los datos físicos necesarios para su
identificación título, autor, lugar de publicación, fecha, edición y la estructura
lógico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semánticas.

 Representación de documentos, tanto de sus propiedades físicas como

semánticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirán de
puntos de acceso cuando interroguemos al sistema.

 Necesidades de información de los usuarios, manifestadas en la solicitud de

información.

 Representación de las necesidades de información, expresadas también con

palabras clave o frases.

 Comparación de la representación de información con la representación de

los documentos.

 Las bases de datos, basadas en la función semejanza compara, a través de

un índice, ambas representaciones para seleccionar los documentos
relevantes.
 2 Concepto Microsoft Access

Es un grupo de programas para almacenar, extraer y modificar la

información de una base de datos. Puede recoger datos desde otras
aplicaciones de office con algún tema específico.
La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música, es un programa que incluso puede importar
información creada con otros softwares como Microsoft Excel.
Para utilizar su última versión de 2013, el equipo debe tener ciertas
características mínimas, como un procesador de 32 o 64 bits, una memoria
RAM de al menos 1 gigabyte y 5 gigabytes de espacio en un disco
 2.1 Componente de una base de datos Access

Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Macro
Módulos
 2.2 Tablas

Son el objeto principal de una base de datos, almacenan los datos de un

asunto en particular, está compuesta por registros y campos. Un registro se
denomina normalmente fila o instancia. Un campo contiene datos acerca de
un aspecto de la tabla se le denomina columna o atributo.
 2.3 Consultas
 Se utilizan para visualizar, modificar y analizar datos de formas diferentes.
Permiten dar respuestas a las preguntas que se pueden plantear acerca de
los datos almacenados.  Existen varios tipos: Consultas de selección, de
parámetros, referencias cruzadas, de acción y SQL.
 2.4 Formularios
es el medio que tenemos los usuarios para trabajar con los datos de una
tabla. Es esa ventana donde introducimos el usuario y la contraseña para
acceder a nuestra aplicación o esa ventana desde donde damos de alta un
cliente y que tiene tantos botones como le hayamos puesto para interactuar
con esos datos como un botón de borrar, otro de nuevo cliente, otro para
salir de la aplicación, etc.
 3 Elementos de un formulario

Encabezado del formulario

Muestra la información que es constante para todos los registros como el

título, está en la parte superior del formulario y es visible en todo momento.

Encabezado de página
Muestra en la parte superior luego del encabezado del formulario uno como
subtítulo, y este solo es visible cuando se imprime o trabaja en vista diseño.

Detalle

Es la parte media del formulario donde se muestran los registros que se

ingresan, puede mostrar uno o varios registros en una misma página.

Pie de página

Se encuentra en la parte inferior luego del detalle, muestra información

como fecha o curso, solo son visibles en Vista Diseño o Preliminar y en
impresiones.

Pie de formulario
Es la parte última del formulario que también se mantiene constante para
todos los registros, puede ser una firma o nombre como en este caso, y es
siempre visible.
 3.1Que es cuadrado de texto

El cuadrado de texto es el control estándar de Access que se usa para ver y

editar datos en formularios e informes. Se pueden mostrar varios tipos
diferentes de datos en los cuadros de texto y también se pueden usar para
realizar cálculos.
 3.2 Que es cuadro listo

El cuadro de lista contiene filas de datos y normalmente se ajustan para que

varias filas estén visibles en todo momento. Las filas pueden tener una o
varias columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si la lista
tiene más filas de las que se pueden mostrar en el control, Access muestra
una barra de desplazamiento en el control. El usuario está limitado a las
opciones que aparecen en el cuadro de lista; no es posible escribir un valor
en un cuadro de lista.
 3.3 Que son cuadros combinados

El control de cuadro combinado proporciona una forma más compacta de

presentar una lista de opciones; la lista está oculta hasta que hace clic en la
flecha desplegable. Un cuadro combinado también le permite escribir un
valor que no está en la lista. De esta manera, el control de cuadro combinado
combina las características de un cuadro de texto y un cuadro de lista.
 3.4 Que es botón de opción

Un botón de opción o botón de radio a veces llamado incorrectamente botón

radial es un tipo de widget de interfaz gráfica de usuario que permite al
usuario elegir una de un conjunto predefinido de opciones. Los botones de
opción se arreglan en grupos de dos o más y se muestran en la pantalla
como, por ejemplo, una lista de agujeros circulares que pueden contener un
espacio blanco para la opción de no seleccionado o un punto para la opción
de seleccionado.
 3.5 Que es casilla de verificación

En informática, una casilla de verificación, check box, checkbox, tickbox o

tick box es un elemento de interacción de la interfaz gráfica de usuario widget
del Sistema Operativo con el usuario, que permite a este hacer selecciones
múltiples de un conjunto de opción
 4.Que son informes y para que se utilizan

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información

contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede
crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un
informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
Un informe es un objeto de base que sirve de datos que resulta útil para
presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes
propósitos:
 Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
 Archivar instantáneas de los datos.
 Aportar detalles sobre un registro concreto.
 Crear etiquetas
 4.1Que es una página de acceso

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada

para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los
datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en
una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos
también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft
Excel.
 5 Tipos de campo

Texto corto
Debe su denominación por aceptar un máximo de 255 caracteres por celda.
Por lo general en este se incluye solamente la trascripción de nombres o
títulos en específico.
Texto largo

En este caso, se admiten más de 255 caracteres por celda, hasta un máximo
de 64mil caracteres, siendo este el más empleado en el caso, de las
descripciones completas.

Suele emplearse para la redacción de frases, oraciones e incluso párrafos

cortos., muchos expertos en programación alegan que permiten el
almacenamiento de hasta un (1) gigabyte, pero haciendo mención siempre
de la limitación que se establece entorno a los 64mil primeros caracteres.

Es de señalar, para aquellos que están incursionando en Access, que este

campo se corresponde con expresiones que pueden incluir letras, como
números, o bien incluir ambos, es decir, que en el mismo campo se puede
introducir tanto letras como números.

Contradictoriamente muchos piensan que, al ser insertados datos numéricos,

el concepto cambia, siendo ello inexacto, ya que el elemento numérico en
realidad pertenece al valor texto, siempre y cuando no amerite o implique
una relación aritmética o cálculo alguno.
Número
Señalado a su vez con el nombre de Número grande, para hacer distinción
de la cantidad de caracteres que se puede colocar en un campo u otro.

En este caso, los elementos introducidos deben ser netamente numéricos, o

bien pueden contener ciertas letras, con la debida excepción de que las
mismas hacen alusión a frases que comprenden valor numérico.

Es decir que los números o bien expresiones empleadas, se utilizan con la

finalidad de que las mismas puedan ser aprovechadas para cálculos
numéricos, por lo que cada uno de estos datos representa un valor
determinado.
Fecha y hora

De necesaria introducción en especial para determinar el momento en que se

crea la base de datos, cuando esta se modifica o bien cuando se edita, o por
el contrario, cuando la misma ha dejado de ser útil.

Hay quienes recurren a la misma, con la finalidad de poder establecer una

fecha completa, pero lo más aconsejable es utilizar el formato de fecha corta
que nos hace asignarle un valor de los que el mismo programa proporciona.
Moneda

Tal cual se deduce, el mismo se emplea para hacer referencia a los valores
numéricos que señalan el valor de una determinada moneda, en este caso,
conviene utilizar el formato que proporciona el programa, ya que el mismo,
brinda la posibilidad de escribir conforme a la moneda que se empleara.
Es aceptable una cantidad de 15 números para la parte entera de la moneda,
y un total de 4 números, para la parte decimal, por lo que se aprecia que
permite manejar cantidades superiores.
Auto numeración

Funciona bajo la modalidad de autocompletar, y suele ir configurado a

medida que se van introduciendo datos, es decir, que cada vez que se
ingresa un carácter el mismo detecta la alteración y procede a su
modificación automática.
Si/no.

Este suele ser muy útil en el caso de que se trate de base de datos que
manejen ítems, o bien de valores, es decir, que se traten de bases de datos
donde las personas introduzcan valores que deban ser comprobados de
forma continua.
Objeto OLE.

Sirve como una especie de enlace entre los datos suministrados en un

archivo distinto bien en un programa diferente.
Hipervínculo

Tal cual se deduce, en estos se almacenan enlaces que transmiten la

información a determinada página web, resulte muy útil en el caso de
programación web, que amerita la recopilación de hipervínculos.
Datos adjuntos

Este difiere de los objetos OLE, ya que no se tratan de texto en sí, sino que
por el contrario estos hacen referencia a otros elementos, como por ejemplo,
gráficos, imágenes o bien tablas.
 5.1Campo de texto

Llamamos campos de texto, dentro de un formulario, a los elementos que

nos permiten recoger texto escrito por el usuario. En la pantalla se muestra
una pequeña caja donde el usuario puede escribir el texto que pretende
enviar.

Podemos crear varios tipos de campos de texto, bien sea para introducir un
dato simple (nombre, edad, dirección, correo electrónico, etc.) o para
introducir un texto más largo (comentarios, opiniones, etc.); también
podemos crear un campo de texto para un dato simple, pero con el texto
oculto, del tipo "contraseña".

Delante o detrás de estos elementos debemos indicar, mediante el lenguaje

HTML habitual para texto, el tipo de datos que queremos que el visitante nos
proporcione, ya que los campos de texto son simplemente cajas, en las que
escribir la información, la cual será enviada posteriormente.
 5.2Campo numérico

En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en

particular.1

En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la

que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro,
donde pueden existir campos en blanco, siendo este un error del sistema
operativo. Aquel campo que posee un dato único para una repetición de
entidad, puede servir para la búsqueda de una entidad específica.

En las hojas de cálculo los campos son llamados "celdas"

 5.3Campo moneda

Campos Moneda son formateados de acuerdo a reglas de formato de

moneda. Valor inicial - Llena el campo con un valor predefinido cuando el
usuario hace clic en el botón "Nuevo". ... Ejemplo: Al entrar es posible utilizar
una variable de sesión creada en una pantalla de login.
 5.4 Lógico

La lógica computacional es la misma lógica matemática aplicada al contexto

de las ciencias de la computación. Su uso es fundamental en varios niveles:
en los circuitos computacionales, en la programación lógica y en el análisis y
optimización (de recursos temporales y espaciales) de algoritmos.
Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento físico
y lógico de una máquina, para expresar algoritmos con precisión, o como
modo de comunicación humana.
 6 Clave principal

es un campo o un conjunto de campos con valores únicos en una tabla. Los

valores de la clave pueden usarse para hacer referencia a registros
completos, porque cada registro tiene un valor diferente para la clave.
 7 Relación entre tablas

Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a
menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de
los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de
la otra tabla.
 7.1 Tipos de relación

Relación uno a uno

Relación uno a varios
Relación varia a vario
 7.2 Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener
un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es
común porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este
modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para
dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por
razones de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas
tablas deben compartir un campo común.
 7.3 Relación uno a varios

Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que

incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar
cualquier número de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla
Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos.
Por lo tanto, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una
relación de uno a varios.
Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos,
tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo
o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este
caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla
Clientes) a la tabla Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access
puede usar el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar
con al cliente correcto de cada producto.
 7.4 Relación varia a vario

Las relaciones de varios a varios se crean forma distinta a las de uno a uno o
uno a varios. Para esas relaciones, basta con conectar los campos
adecuados con una línea. Para crear relaciones de varios a varios, deberá
crear una nueva tabla que se conecte con las otras dos
 Conclusión

 Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y

creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida
dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier
persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizar con el fin
de

crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas. Una tabla de base de
datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los
datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar
una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal

diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos

en una

base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos

deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por
ejemplo, si quiere almacenar - Información sobre los empleados, cada
empleado debe especificar solo una vez en la tabla que está configurada
para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se
almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
información. Cada registro está formado por uno o varios campos Los
campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una
tabla llamada "Empleados donde cada registro (fila contiene información
sobre un empleado distinto y cada campo (columna contiene otra tipo de
información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben
designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha y hora,
numero o algún otro tipo