UNIDAD I

EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES

EL EFECTIVO

El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como
medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que
ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.

2. Monedas.

3. Instrumentos negociables como:

a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

b-) Giros bancarios no depositados.

c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.

El efectivo en banco incluye:

 Depósitos a la vista en cuentas de cheques.

 Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se
requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.
 Certificados de depósito a la vista.

Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado

para el pago de bienes y servicios y la amortización. El efectivo también sirve
como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos
bienes y servicios. El número de unidades monetarias requeridas para comprar un
bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada
como medida del valor no tiene por qué ser utilizada como medio de cambio.
Durante el periodo en que América del Norte era una colonia, por ejemplo, la
moneda española era un importante medio de cambio mientras que la libra
esterlina británica era el patrón de medida del valor.

En otras palabras, las funciones que el dinero actualmente desempeña son las
siguientes:

1. Medio de intercambio, o medio por el cual se puedan adquirir todos y cada

uno de los bienes y servicios.
2. Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se
quiera para representar los diversos conjuntos de artículos.
3. Depósito de valor y estándar de pagos aplazados, es decir, que permita
conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades
futuras. Un estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en
lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente
aprobado para la entrega de cantidades específicas de poder adquisitivo

 Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de

monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

 División del trabajo

 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promoción de personal eficiente
 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
 El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o
en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso
legal o su equivalente contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
 Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los
errores y pérdidas.
 La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos
 Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
 Caja y Banco
 La caja se divide en dos:
 Caja chica
 Caja general
 La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
 El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
  Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en
cifras y letras, el monto pagado.

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de

nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se
realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:

 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró
por haber cerrado.
 Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.
 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.
 Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
 Errores u omisiones por parte de los Bancos
Procedimiento contable previo para la elaboración de una
conciliación bancaria:

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar

una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos
el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al
estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.  
 

PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO

  EMPRESA BANCO
PARTIDAS NO   ·       Verificar que los
REGISTRADAS EN EL cheques en Tránsito (del
BANCO mes pasado) aparezcan
en el Estado de cuenta
enviado por Banco.

·       Verificar que los

Depósitos en Tránsito
(del mes pasado)
aparezcan en el estado
de cuenta enviado por
Banco.
PARTIDAS NO ·        Revisar que  
REGISTRADAS EN LA las Notas de Débito
EMPRESA o Cheques omitidos
(del mes pasado)
estén reflejadas en
 el libro mayor de
Banco.

·        Revisar que

las Notas de
Crédito o Depósitos
omitidos (del mes
pasado) estén
reflejadas en el
libro mayor de
Banco.
ERRORES ·        Comprobar ·       Comprobar que se
que se hayan hayan asentado todos
asentado todos los los errores (del mes
errores (del mes pasado) en el estado de
pasado) en los cuenta bancario, ya sean
libros de la por diferencias, mal
empresa (libro ubicación, omisión o
mayor de Banco) partidas que no
ya sean por corresponden a la
diferencias, mal empresa.
ubicación, omisión
o prescripción de
cheques.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en

los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben
tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con
diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de
darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya
registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con
y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para
ningún tipo de ajuste.

Normas para la elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los

libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado
por el banco y así detectar cuáles son las discrepancias que existen
entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las
diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se
debe elaborar el documento que avale la elaboración de la
conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se
demuestran a continuación:

1. Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos

básicos:
- Nombre de la empresa o razón social.
- Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
- Fecha a la cual se está elaborando el documento.
- Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que elabora el documento.
- Tipo de método a utilizar (opcional).
2. Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que
se vaya a utilizar para realizar la conciliación.
3. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
· Saldos encontrados. (una sola columna).

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias

que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos
métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único
que varía en la presentación de los métodos es en el número de
columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las
partidas que causan discrepancia entre los saldos.

· Pie del documento.- independientemente del método que se

utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la
conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para
mantener un eficiente control interno en la empresa.

EJEMPLO DE UNA CONCILIACION BANCARIA

El estado de cuenta de la empresa Imperial muestra que el saldo al

30 de abril de 2011 es de $4,070. Sin embargo, la cuenta Efectivo
de la compañía tiene un saldo de $ 21,000. Esta situación requiere
una conciliación bancaria. A continuación se detallan las partidas
para la conciliación:
 LADO DEL BANCO LADO DE LOS LIBROS
1. Depósito en tránsito, abril 3.recepcion de un cliente,
24, $ 9,000 $100.
2. Cheques en circulación 4. Ingresos por intereses
número 104, $ 2,000. ganados sobre el saldo en
bancos, $ 30.
5.Cargos por servicios
bancarios, $ 60.

IMPERIAL S.A.

CONCILIACION BANCARIA

30 DE ABRIL DE 2011

Balance según banco…………………………….$ 14,070

Más:

1. Depósito en tránsito…………………………...$ 9,000

Sub total…………………………………………. $ 23,070

Menos:
 2. Cheques en circulación no. 104…………….(2,000)

Saldo bancario ajustado………………………$21,070

Balance según libro, 30 de abril…………………………..….$ 21,000

Más:

3. Recepción de un cliente..………………………………....$ 100

4. Ingresos por intereses ganados sobre el saldo bancario… 30
5. Sub total………………………………………………………. $
21,130
6. Menos:
7. Cargos por servicios……………………….…………….……….60
8. Saldo en libro ajustado………………………………………$21,070

Nota: el balance en libros y el balance en banco, luego de ser

conciliados deben ser iguales.

Los depósitos en tránsitos son aquellos que se enviaron al banco, pero

que aún no aparecen reflejados en el banco a la fecha de la
conciliación bancaria.

FONDO DE CAJA CHICA

Fondo de caja chica. Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro

de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos
pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es un
activo circulante.

Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo

 Creación del fondo

- Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para
pequeños pagos en determinado lapso

- Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la

persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la
empresa
- Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir
hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad,
establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del
fondo fijo)

- El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y

guardará constancia que justifique los pagos hechos

- Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de

tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes
por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de
los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así
sucesivamente.

No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente

cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se
decide disminuir el fondo

Tratamiento de Faltantes y Sobrantes de Caja Chica:

Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja

Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos
comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo
asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un
pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma
mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo,
entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja
Chica.

Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay

dos alternativas:
- Decidir cobrarle el faltante al Cajero, el cual cargaremos a una cuenta
de Activo Circulante denominada "Cuentas por Cobrar Empleado"
- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una
cuenta de Otros Egresos denominada "Faltante de Caja Chica".

En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposición

por lo que le falta al efectivo para volver a tener su fondo fijo completo.

Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una

cuenta de Otros Ingresos denominada "Sobrante de Caja Chica"

Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio, existen dentro de la Caja

Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que
termina y no se ha emitido el cheque de reposición, se debe hacer el
asiento con cargo a los gastos y con abono transitorio a la cuenta
"Caja Chica".

ASIENTO PARA LA CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA:

DETALLE DEBITO CREDITO

CAJA CHICA 5,000

EFECTIVO 5,000

ASIENTO PARA LA REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA:

 Detalle Auxiliar Debito Crédito

Gastos Grales. Y Administrativos 5,000

Viáticos…………………………….2,000

Combustibles……………………..2,000

Agua……………………………… 400

Material gastable…………………..600

Efectivo …………………………………………………….5,000

Las antiguas Normas (NIC) están implícitas en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF), también
conocidas por sus siglas en inglés como (IFRS), International Financial
Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el
IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los
Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo
de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en
ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la
forma como es aceptable en el mundo.

Las normas se conocen con las siglas NIC y NIIF dependiendo de

cuando fueron aprobadas y se matizan a través de las
"interpretaciones" que se conocen con las siglas SIC y CINIIF.
Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre
de "Normas Internacionales de Contabilidad" (NIC) y fueron dictadas
por el (IASC) International Accounting Standards Committee,
precedente del actual IASB. Desde abril de 2001, año de constitución
del IASB, este organismo adoptó todas las NIC y continuó su
desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas
Internacionales de Información Financiera" (NIIF).

Inversiones Temporales

Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a

corto plazo (certificados de depósito, bonos tesorería y documentos
negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de
compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y
comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato
para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener
temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir
rápidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del
momento hagan deseable esa conversión. Las inversiones temporales
deben ser:

Negociables o realizables rápidamente.

Destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el término

de un año o de un ciclo de operaciones, el que sea más largo.

El que sea negociables rápidamente quiere decir que el valor se puede

vender con facilidad. Por ejemplo, si unas acciones se mantienen muy
restringidas (no se negocian públicamente) es posible que no tengan
mercado o que lo tengan muy limitado y en tal caso puede ser más
apropiado clasificar los valores como inversiones a largo plazo.
Intentar convertirlos es un principio muy difícil en la práctica. Por lo
general, la intención de convertirlos se justifica cuando el efectivo
invertido se considera fondo de contingencia para usar cuando sea
necesario o cuando se trata de una inversión hecha con efectivo
temporalmente ocioso debido al ritmo del negocio. Cuando se
clasifican las inversiones la intención de la gerencia se debe apoyar
con las evidencias pertinentes, como la historia de las actividades de
inversión de la compañía, acontecimientos posteriores a la fecha del
estado de situación financiera, así como la naturaleza y el propósito de
la inversión.

3. Valores Negociables

Hace algunos años existía una gran diversidad en las prácticas

contables relacionadas con el valor en los libros de las inversiones
temporales. Algunas llevaban al costo los valores negociables, otras al
valor del mercado, algunas al más bajo de los dos anteriores y otras
usaban más de uno de estos métodos para las diferentes clases de
valores. Este problema de diversidad en las prácticas contables,
acentuado por las fuertes fluctuaciones de la bolsa de valores a
mediados de la década de los setentas, fue abordado por FASB y
parcialmente resuelto con el Statment Of Financial Accouting
Standards No 12. “Accountig for Certain Marketable Securities”
(Contabilización de ciertos valores negociables) los “ciertos valores
negociables” a que se hace referencia, son valores negociables de
renta variable.
Los valores negociables son “cualquier instrumento que represente
acciones de propiedad (por ejemplo, acciones comunes, preferentes y
otros valores de capital) o los derechos a adquirir (por ejemplo, las
opciones de venta) acciones de una empresa a precios fijos o
determinables.” Las acciones de tesorería, las acciones preferentes
redimibles y los bonos convertibles se excluyen de la definición de
valores de especulación o negociables. El término “negociables”
significa valores de especulación con un mercado amplio. Las
acciones restringidas o de “mercado débil” no califican.