UNIDAD 2 - FASE 3 - CULTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES

GERENCIALES

YAMIT DIAZ AUSECHA

GRUPO
10

JOSÉ PEDRO ZAMUDIO ALARCÓN

TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

AÑO LECTIVO
2020
INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza con el fin de, identificar la cultura organizacional de

la alcaldía municipal de Popayán cauca, describir qué actividades importantes se
realizan en cada una de las funciones del Ciclo administrativo (planeación,
organización, dirección y control) y evaluar cómo se relaciona las funciones
administrativas (planeación, organización, dirección y control) con el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7 dimensiones.
Actividad

Entre el 14 y el 20 de julio

Los integrantes del grupo con base en los recursos bibliográficos de la Unidad 2,
de manera individual presentan en el foro una síntesis de los siguientes temas,
correspondientes a las alcaldías de sus municipios:

1. Análisis de la cultura organizacional de la alcaldía de su municipio de forma

concreta y resumida.
2. Describir qué actividades importantes se realizan en cada una de las
funciones del Ciclo administrativo (planeación, organización, dirección y
control), en la alcaldía de su municipio y como se interrelacionan en la
práctica cada una de estas funciones, tiene la opción de tomar como
modelo una sola dependencia para la realización de esta tarea.
3. Evaluar cómo se relaciona las funciones administrativas (planeación,
organización, dirección y control) con el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7 dimensiones (decreto 1499 del
2017). Apoyado en la información contenida en el entorno de conocimiento.

Desarrollo de la actividad

1.

Popayán, oficialmente Asunción de Popayán, es un municipio colombiano, capital

del departamento del Cauca. Se encuentra localizado en el valle de Pubenza,
entre la Cordillera Occidental y Central al suroccidente del país. Su extensión
territorial es de 512 km², su altitud media es de 1760 m sobre el nivel del mar, su
precipitación media anual de 1941 mm, su temperatura promedio de 14/19 °C y
distancia aproximada de 600 km a Bogotá, capital de Colombia. Es una de las
ciudades más antiguas y mejor conservadas de América, lo que se ve reflejado en
su arquitectura y tradiciones religiosas, reconocida por su arquitectura colonial y el
cuidado de las fachadas. Popayán tiene uno de los centros históricos coloniales
más grandes del país y América, con un total aproximado de 236 manzanas de
sector histórico.

Alcaldía Municipal de Popayán

De acuerdo con lo establecido en el artículo 311 de la Constitución Nacional, al

Municipio de Popayán, como entidad fundamental de la división político
administrativa del Estado, le corresponde prestar los servicios públicos que
determine la Ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el
desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento
social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la
Constitución y las Leyes frente a sus habitantes, dándole especial énfasis al
desarrollo del ser humano como eje fundamental de la sociedad.

Secretaria general

Elaborar los estudios técnicos sobre los aspectos organizacionales, de personal y

recursos físicos con el fin de formular las políticas de modernización institucional,
racionalización administrativa, mejoramiento de procesos y procedimientos,
desarrollo del personal y gestión de recursos físicos.

Planear, organizar y controlar la gestión del factor humano de la administración

municipal mediante el desarrollo de las actividades de vinculación, capacitación,
salud ocupacional, bienestar social, remuneración salarial y prestacional,
aplicación de normas disciplinarias y evaluación de los servidores públicos son el
fin de lograr un desempeño adecuado de las funciones, un desarrollo integral del
personal y un clima organizacional favorable.

Administrar los recursos físicos de la administración municipal mediante la gestión

racional de compras, la oportunidad de los suministros, el registro y la seguridad
del almacén y la actualización permanente de los inventarios de acuerdo a los
procedimientos legales establecidos con el fin de garantizar el uso óptimo de los
mismos.
Planear, organizar y controlar la prestación de los servicios de aseo, transporte,
vigilancia de inmuebles, mantenimiento de equipos y vehículos, además de los
servicios generales requeridos para el desarrollo de los planes y programas de la
administración municipal con el fin de garantizar su adecuada, eficiente y oportuna
prestación.

Coordinar el sistema de información institucional de la administración municipal

mediante la organización, administración, preservación y control de la
correspondencia interna y externa y el archivo documental de acuerdo a las
normas técnicas existentes, utilizando tecnologías de microfilmación con el fin de
garantizar la consulta ágil y la conservación de la memoria institucional.

Misión y Visión

Misión

De acuerdo con lo establecido en el artículo 311 de la Constitución Nacional, el

Municipio de Popayán, como entidad fundamental de la división política
administrativa del Estado, le corresponde prestar los servicios públicos que
determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el
desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento
social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la
Constitución y las leyes frente a sus habitantes, dándole especial énfasis al
desarrollo del ser humano como eje fundamental de la sociedad, con sentido de
responsabilidad frente a las generaciones futuras, administrando los recursos
públicos con justicia y equidad y con un alto sentido de pulcritud en su manejo.

Visión

El Municipio de Popayán se caracterizará por ofrecer a todos sus habitantes la

oportunidad de desarrollar las inmensas potencialidades de crecimiento individual
y colectivo basadas en la cultura de la amabilidad, la solidaridad, el orgullo y el
sentido de pertenencia, brindando espacios públicos de encuentro aptos para el
disfrute con alegría y seguridad ciudadana, todo esto para compartirlo con los
visitantes estudiantiles, turistas e inversionistas que contribuirán a dinamizar el
crecimiento económico mediante el fortalecimiento empresarial y la generación de
empleo, disminuyendo así la inequidad y consolidando el camino del progreso y la
paz de la región y el país.

Funciones

Desarrollar un proceso de fortalecimiento institucional de la Administración

Municipal que le permitirá atender con eficiencia, transparencia y calidad las
necesidades apremiantes de la población en educación, cultura y deporte, salud,
infraestructura y servicios públicos y de su hábitat en general especialmente de las
personas más vulnerables, brindando además las condiciones para cultivar los
valores culturales y familiares en entornos de sana convivencia, seguridad y activa
participación requeridos para el esfuerzo conjunto de enfocar el reconocido talento
payanés hacia el aprovechamiento sustentable de los recursos naturales de
nuestra meseta con el propósito de dinamizar las líneas productivas más
promisorias como el turismo, las industrias limpias y tecnológicas, las agro-
cadenas y nuestra excelente oferta educativa con el fin de generar el bienestar
que anhelamos para todos.

2.

Unidades Administrativas e Instancias de Gestión

Despacho y Secretarías

 Despacho
 Secretaria Ejecutiva del Despacho
 Secretaría General
 Secretaría de Educación
 Secretaría de Gobierno
 Secretaría de Hacienda
 Secretaría de Infraestructura
 Secretaría de Planeación
  Secretaría de Tránsito y Transporte
 Secretaría de Salud
 Secretaría del Deporte y la Cultura
 Secretaría de la Mujer
 Secretaría de Desarrollo Agroambiental y de Fomento Económico

Oficinas Asesoras

 Oficina Asesora de Control Interno

 Oficina Asesora de TIC
 Oficina Asesora Jurídica
 Oficina de Prensa y Comunicaciones
 Oficina Asesora Gestión del Riesgo
Políticas, planes o líneas estratégicas

La Alcaldía Municipal de Popayán basa su funcionamiento y su direccionamiento

estratégico según los siguientes criterios:

Misión

De acuerdo con lo establecido en el artículo 311 de la Constitución Nacional, el

Municipio de Popayán, como entidad fundamental de la división política
administrativa del Estado, le corresponde prestar los servicios públicos que
determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el
desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento
social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la
Constitución y las leyes frente a sus habitantes, dándole especial énfasis al
desarrollo del ser humano como eje fundamental de la sociedad, con sentido de
responsabilidad frente a las generaciones futuras, administrando los recursos
públicos con justicia y equidad y con un alto sentido de pulcritud en su manejo.

Visión

El Municipio de Popayán se caracterizará por ofrecer a todos sus habitantes la

oportunidad de desarrollar las inmensas potencialidades de crecimiento individual
y colectivo basadas en la cultura de la amabilidad, la solidaridad, el orgullo y el
sentido de pertenencia, brindando espacios públicos de encuentro aptos para el
disfrute con alegría y seguridad ciudadana, todo esto para compartirlo con los
visitantes estudiantiles, turistas e inversionistas que contribuirán a dinamizar el
crecimiento económico mediante el fortalecimiento empresarial y la generación de
empleo, disminuyendo así la inequidad y consolidando el camino del progreso y la
paz de la región y el país.

Responsabilidad

Desarrollar un proceso de fortalecimiento institucional de la Administración

Municipal que le permitirá atender con eficiencia, transparencia y calidad las
necesidades apremiantes de la población en educación, cultura y deporte, salud,
infraestructura y servicios públicos y de su hábitat en general especialmente de las
personas más vulnerables, brindando además las condiciones para cultivar los
valores culturales y familiares en entornos de sana convivencia, seguridad y activa
participación requeridos para el esfuerzo conjunto de enfocar el reconocido talento
payanés hacia el aprovechamiento sustentable de los recursos naturales de
nuestra meseta con el propósito de dinamizar las líneas productivas más
promisorias como el turismo, las industrias limpias y tecnológicas, las agro-
cadenas y nuestra excelente oferta educativa con el fin de generar el bienestar
que anhelamos para todos.

Política de calidad
La Administración Municipal de Popayán se compromete con los ciudadanos de su
jurisdicción a atender sus necesidades y expectativas con prontitud, eficiencia,
transparencia y calidad para satisfacer sus necesidades apremiantes en salud,
cultura y deporte, movilidad, infraestructura y servicios públicos y de su hábitat en
general especialmente de las personas más vulnerables, brindando además las
condiciones para cultivar los valores culturales y familiares en entornos de sana
convivencia, seguridad y activa participación.

Lo anterior aplicando los recursos requeridos y el esfuerzo conjunto de sus

habitantes hacia el aprovechamiento sustentable de los recursos naturales y el
territorio junto con nuestra excelente oferta educativa con el fin de generar el
bienestar que anhelamos para todos.

Procuramos permanentemente la mejora de los procesos, la comunicación abierta

con los ciudadanos y el fortalecimiento institucional como legado de la
administración municipal.

Objetivos de calidad

 Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema

Integrado de Gestión.
 Garantizar la satisfacción de la comunidad.
 Actualizar y aplicar el plan de ordenamiento territorial de Popayán POT.
 Contar con el apoyo humano competente, la logística y la tecnología
necesarias para el cumplimiento de la misión.
 Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado.
 Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los Procesos
Misionales de la Alcaldía de Popayán.
 Incrementar la participación de la comunidad en la medición del
cumplimiento de la realización de los proyectos que deben ejecutar los
Procesos de la Alcaldía de Popayán.

Políticas de operación
Las políticas de operación son guías de acción para la implementación de las
estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios
para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes
y proyectos.

Las políticas de operación facilitan el control administrativo estableciendo normas

administrativas para garantizar el desarrollo de los objetivos de la Alcaldía.

Las políticas de operación están directamente relacionadas con los otros

elementos del componente Actividades de control ya que éstas constituyen la
base para la definición de controles e indicadores, necesarios para evaluar el
desempeño del control interno y el cumplimiento de los fines de la entidad.

Finalmente el consolidado de las políticas de operación por proceso queda

registrado en el formato de Caracterización de procesos, dentro del software
COMPROMISO el cual permite al funcionario que participa en el proceso consultar
dicha información.

Una vez definidas las políticas de operación, éstas son presentadas al Comité
Coordinador de Control interno quien es el ente encargado de revisarlas y dar la
aprobación o solicitar los ajustes a las mismas.

3.
PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y

desempeño institucional, que, implementadas de manera articulada e
intercomunicada, permitirán que el MIPG funcione.

Cronograma de implementación del MIPG

Talento humano

Esta Dimensión tiene como propósito ofrecer las herramientas para gestionar
adecuadamente el talento humano a través del ciclo de vida del servidor público
(ingreso, desarrollo y retiro), de acuerdo con las prioridades estratégicas de la
entidad. De manera tal que oriente el ingreso y desarrollo de los servidores
garantizando el principio de mérito en la provisión de los empleos, el desarrollo de
competencias, la prestación del servicio, la aplicación de estímulos y el
desempeño individual.

Direccionamiento estratégico

Esta Dimensión tiene como propósito permitirle a las entidades definir la ruta
estratégica que guiará su gestión institucional, con miras a garantizar los
derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los
ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios.

Gestión con Valores para Resultados

El propósito de esta Dimensión es permitirle a la organización realizar las

actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar
las decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los
valores del servicio público.

En este sentido, se desarrollan los aspectos más importantes que debe atender
una organización para cumplir con las funciones y competencias que le han sido
asignadas. Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas: la
primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de la
organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y la segunda, referente
a la relación “Estado Ciudadano”.

Evaluación de Resultados

El propósito de esta dimensión es que las entidades públicas desarrollen una

cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación,
para la toma de decisiones y la mejora continua a partir del seguimiento a su
gestión y desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la
consecución de los resultados previstos en su marco estratégico y de esta forma
medir los efectos de la gestión institucional en la garantía de los derechos,
satisfacción de las necesidades y/o resolución de los problemas de los grupos de
valor.

Información y Comunicación

El propósito de esta dimensión es garantizar un adecuado flujo de información

interna, es decir aquella que permite la operación interna de una entidad, así como
de la información externa, esto es, la vinculada a la interacción con los
ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de comunicación
acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información.

En este sentido, es importante que tanto la información como los documentos que
la soportan (escrito, electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para
facilitar la operación de la entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y
protección de datos y garantizar la trazabilidad de la gestión. Por su parte, la
comunicación hace posible difundir y transmitir la información de calidad que se
genera en toda la entidad, tanto entre dependencias como frente a los grupos de
valor.

Gestión del conocimiento y la innovación

El propósito de esta Dimensión es fortalecer de forma transversal a las demás

dimensiones (Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión para el
Resultado con Valores, Evaluación de Resultados, Talento Humano, Control
Interno e Información y Comunicación) en cuanto el conocimiento que se genera o
produce en una entidad, es clave para su aprendizaje y su evolución.

Control Interno

El propósito de esta dimensión es suministrar una serie de lineamientos y buenas

prácticas en materia de control interno, cuya implementación debe conducir a las
entidades públicas a lograr los resultados propuestos y a materializar las
decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores
del servicio público. Se debe resaltar que el control interno tal como ha sido
concebido en la Constitución Política de 1991 busca: i) garantizar la correcta
evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; ii) proteger los recursos
buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; iii)
velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y características, lo que en su conjunto permitirá aumentar la confianza
de los ciudadanos en la entidad pública.
 Alcaldía de Popayán

Qué es MiPG?

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es el marco de referencia para

dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las
entidades públicas con el fin de generar resultados que atiendan a los planes de
desarrollo y que resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos con
integridad y calidad en los servicios.

Procesos de Calidad

 Mapa de Procesos
 Direccionamiento Estratégico
 Gestión Administrativa
 Subproceso Atención al Ciudadano
 Subproceso Gestión Documental
 Subproceso Recursos Fisicos
 Subproceso Talento Humano
 Gestión Ambiental
 Gestión de Comunicaciones y Sistemas de Información
 Subproceso Tecnología
 Gestión de Infraestructura
 Gestión de Operaciones
 Gestión Financiera
 Subproceso Contabilidad
 Subproceso Tesorería
 Subproceso Presupuesto
 Gestión Jurídica
 Subproceso Contratación
 Gestión Predial
 Gestión Social
LIDER DEL PROCESO: Jefe de Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar el Sistema Integrado de Gestión,

mediante el diseño y socialización de políticas, directrices, documentos y
acompañamiento en la implementación de herramientas que contribuyan mejorar
continuamente los procesos de la Alcaldía Municipal

PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

LIDER DEL PROCESO: Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Municipal

OBJETIVO DEL PROCESO: Orientar el desarrollo integral del municipio de

Popayán mediante la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de
Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversión y los planes de Acción, con
eficiencia, eficacia y cumplimiento de los requisitos normativos y técnicos.

PROCESO GESTIÓN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

LIDER DEL PROCESO: Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO DEL PROCESO: Planificar la dimensión territorial con base en criterios

económicos y sociales, racionalizando las actuaciones urbanísticas sobre el
territorio, que permita orientar su desarrollo y aprovechamiento sostenible.
Referencia Bibliográfica

Alcaldía. (s.f.). Alcaldía Municipal de Popayán. Recuperado el 19 de Julio de 2020,

de http://popayan.gov.co/ciudadanos/la-alcaldia