FUNCION ADMINISTRATIVA

CONTROL

DRA. GABRIELA BETTY ARIAS LUQUE

 ADMINISTRACION

Forma de
.ÉXITO
INSTITUCION administracion adaptarse a
los cambios FRACASO

origen público, como las de carácter

privado requieren el uso de la
administración para el cumplimiento de
sus objetivos.
 ADMINISTRACIÓN

ORGANIZACIONES PUBLICAS
ORGANIZACIONES PRIVADAS
UTILIZAN LA
ADMINISTRACIÓN PARA UTILIZAN LA
PRIORIZAR EL TRABAJO ADMINISTRACIÓN
CONVENCER Y MOTIVAR A
LA GENTE PARA LOGRAR
LOS OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
 PLANEACIÓN

 ORGANIZACIÓN

 DIRECCIÓN

 CONTROL
El proceso de administración de los
servicios de salud, ya sea en las
unidades de gestión nacional,
regional y local, así como al
interior de los propios
establecimientos de salud
(hospitales, centros y puestos de
salud), exige el
conocimiento de la ciencia de la
administración, y sobre todo, de
una de sus funciones importantes
cual es el control.
CONTROL
CONCEPTO:
Es la función del proceso administrativo,
mediante la cual se avalúa, mide o
supervisa la ejecución de los planes para
detectar y regular desviaciones con el fin de
establecer las medidas correctivas
necesarias conforme a los objetivos de la
empresa en condiciones de eficiencia y
eficacia.
CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relación con lo planteado: El Control siempre existe
para verificar el logro de los objetivos establecidos en
la PLANEACIÓN.
- Medición: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones
inherentes al control es la de descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la
PLANEACIÓN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante
retroalimentación, el control prevee y corrige los
errores, de manera que se hagan los ajustes en los
planes
IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso
administrativo por cuanto:
 Establece medidas de corrección.
 Se aplica a todos los recursos de la empresa.
 Determina y analiza rápidamente sobre las causas que
originan desviaciones.
 Localiza a los sectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
 Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.
 Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
 Se incrementala productividad en la empresa.
PRINCIPIOS BASICOS
 Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con
la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está
siendo debidamente ejercida.
 Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.
 Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con
anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas
correctivas sin anticipación.
 Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las
causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.
 De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades
representativas a fin de reducir los costos y tiempo.
 De la función controlada: La función controladora debe ser
separada de la función controlada. Esto es, adecuada segregación
de funciones para evitar actos fraudulentos.
ETAPAS DEL CONTROL

ESTABLECIMIENTO
MEDICIÓN
DE
DE ESTÁNDARES
RESULTADOS

CONTROL

RETROALIMENTACION CORRECCIÓN
ELEMENTOS
 Relación con lo
planeado
 Medición

 Detección de
Desviaciones
 Establecimiento de
medidas correctivas
ESTABLECIMIENTO DE
ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como
modelo, guía o patrón con base en la cual se
efectúa el control. Hay tres tipos de
estándares en cuanto al método: estándares
estadísticos, estándares fijados por
apreciación y los estándares técnicamente
elaborados. Los hay cuantitativos y
cualitativos. Los estándares cuantitativos son
físicos, de costo, de capital, de ingreso, de
programas; los cualitativos son de evaluación
de la actuación, curvas de comportamiento,
perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estándares sirven para establecer unidades
de medida definidas según el problema
presente. Es de utilidad en los sistemas de
información, pues la efectividad del control
depende en buena parte de la información
recibida cuyas características (confiable, fluida,
consistente, válida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medición, se comparan los

resultados obtenidos con los estándares
preestablecidos, determinándose así las
desviaciones.
CORRECCION
Es función del personal ejecutivo, desarrollar la
acción correctora con base en el análisis de las
causas que ocasionaron las desviaciones. Es un
proceso de retroalimentación entre el control y la
planeación lo que permite aumentar la calidad en
la acción correctora.
RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que a
través de la retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr el tiempo. Para ello es necesario, que el
sistema de información sea funcional y eficiente,
pues de esta manera se retroalimenta más
rápidamente el proceso de control-planeación.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO EN
ENTIDADES DE SALUD

 El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de

Planeación- de Información y de sus operaciones (Manuales).
 Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal, su
establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de
acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión
Organizacional.
 En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable
del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato.
 La Unidad de Control Interno en las Entidades de Salud se
encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y
propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo.
 Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta,
veraz y oportuna para preparar en igual forma informes
operativos, administrativos y financieros.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD
 Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.
 Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las
operaciones facilitando que los funcionarios cumplan la
misión institucional.
 Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos
de la entidad.
 Garantizar evaluación de la gestión Organización.
 Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.
 Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
 Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de
verificación y evaluación.
 Velar porque se disponga de procesos de planeación.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (I)
 UN PLAN DE ORGANIZACIÓN:
Adecuada organización, incluyendo un
organigrama flexible, limitando la
responsabilidad y la autoridad
mediante manuales de funciones
correctamente elaborados.
 LA CONTABILIDAD: Base para la
toma de decisiones y control de los
bienes de la entidad (Pasivos,
Patrimonio, Gastos, Egresos, etc.)
 LOS PRESUPUESTOS: Como elemento
de control se fundamentará en la
planeación, fijación de objetivos, metas,
planes de desarrollo.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (II)
 LAS ESTADÍSTICAS: Para
producir información y tomar
decisiones adecuadas.
90
 INFORMACIÓN: Elemento
para la toma de decisiones 80
(Información financiera,
económica, estadística, 70
informes de labores de 60
personal).
 SUPERVISIÓN: Le 50
corresponde a la Unidad de 40
Control Interno, para
garantizar su mantenimiento y 30
su permanente evaluación para 20
hacer las cosas a menores
costos y en el menor tiempo 10
posible.
0
 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (III)

 LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en

la administración produciendo más seguridad, por
ejemplo el computador y demás equipos modernos.
 EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante
para desarrollar un Sistema de Control Interno en las
Entidades de Salud para lo cual se requiere el
establecimiento de políticas así:
 SELECCIÓN: Mediante concursos.
 INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar las
obligaciones y los deberes.
 CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y
obtener buenos resultados.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (IV)
 ROTACIÓN DE PERSONAL:
Para evitar períodos largos en el
mismo cargo.
 POLÍTICAS DE VACACIONES:
Que las disfruten.
 FINANZAS DE MANEJO:
Establecerlas.
 ADECUADOS SISTEMAS DE
REMUNERACIÓN,
CONDICIONES DE TRABAJO,
PRESTACIONES SOCIALES,
INCENTIVOS, ASISTENCIA
SOCIAL PARA LOGRAR
MAYOR INTERÉS.
 DISCIPLINA: Reglamentos y
sanciones.
Un moderno “control interno” debe
ser un estímulo para la calidad de
la gestión, así como para una
mayor obtención de eficacia y
eficiencia de las organizaciones
públicas, considerado como
responsabilidades de los Gestores
que deben exigirse en cualquier
caso y, especialmente, en las
nuevas prácticas gerencialistas.