IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DIANA PATRICIA TREJOS CALVO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CURSO COMPLEMETARIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2020
 INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura;

es decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de
esta palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene
del latín Archivium y éste del griego Archeión que significa principio,
origen) y esto nos demuestra lo importantes que han sido para la
evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los
archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos.

Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte

esencial de los recursos de información de una empresa, entidad pública,
privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en forma
única. El desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su
importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, y la investigación; además de ser fundamental en la
evolución de cultural, social, política y científica de la humanidad además
representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para
su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de
información.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos
sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema
operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información,
en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del
valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad,
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o
recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades
que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas.
. Los archivos constituyen una parte esencial dentro de los recursos de
información a una organización o a nivel personal. Son muy importantes,
ya que en ellos encontramos datos sobre el pasado de cualquier
institución o pasado personal, y gracias a ellos, podemos utilizarlos para
mejorar nuestro futuro.
Deben ser conservados de acuerdo a leyes y acuerdos para que sirvan de
información histórica, de carácter público o privado.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor
importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados
no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos
en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de
operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una
deficiente administración. Por eso es de gran importancia contar con un
buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y
recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo
organizacional. Como recurso, proveen información y como activo,
proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para
archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una
forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de
ésta.

CONCLUSIONES.

 Los archivos han sido fundamentales en la evolución cultural, social,

política y científica de la humanidad.

 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada

o un país representada en la conservación de los documentos.

 Un archivo representa un centro de consulta en todo momento.

 El archivo satisface las necesidades de consulta y resolución de

dudas sobre cierto de tipo de información.

 El archivo genere información eficaz y contundente.

 El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.

 El archivo conserva información verídica.