CURSO

MS Project para la gestión de

proyectos
Módulo 4

Edison Atencio C.
edison.atencio@pucv.cl
MS PROJECT PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS

Contenidos
Introducción

Módulo 3: Recursos, asignación y control de costos

3.1 Asignar recursos y costos a tareas
3.2 Identificar recursos sobre asignados
3.3 Asignar y trabajar con calendarios

Módulo 4: Controlar y visualizar avance

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea
4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos
4.3 Gráficos y aplicaciones complementarias

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PROYECTOS

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

En MS Project se disponen de diferentes campos para consignar el tiempo, costo y
recursos. Estos campos se pueden desplegar/ocultar de la siguiente forma:

Seleccionar vista “diagrama de

Gantt” o “Gantt de seguimiento”

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PROYECTOS

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

1) Botón derecho mouse sobre

cualquier campo

Opción para “ocultar columna”

2) Seleccionar “insertar columna”

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PROYECTOS

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

Seleccionar campo a desplegar

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PROYECTOS

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

A continuación se presentarán diferentes campos relacionados al tiempo, costo y
recursos disponibles en MS Project y en su misma nomenclatura.

Trabajo
El campo trabajo muestra la cantidad total de tiempo programada en una tarea para
todos los recursos asignados, en otras palabras, agrupa el “esfuerzo” de todos los
recursos involucrados en las tareas y que se “consumen” en función del tiempo. Por
tanto, los cuantificaremos en HH.

En Project podemos encontrar los siguientes valores de “trabajo”:

1) Trabajo previsto: HH planificadas por línea base

2) Trabajo: HH programadas, considerando cambios (adelantos o retrasos)
3) Trabajo real: HH “ganadas” con los avances reales
4) Trabajo restante: Trabajo – Trabajo real
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PROYECTOS

4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

Tiempo
El tiempo, en Project, lo controlaremos a través del campo “Duración”. Este campo
representa el período de tiempo total de trabajo activo de la tarea. Normalmente,
es la cantidad de tiempo transcurrida desde el comienzo hasta la finalización de la
tarea.
En Project podemos encontrar los siguientes valores relacionados al tiempo:

1) Comienzo/fin previsto: Definidos en la línea base

2) Comienzo/fin programado: Relacionado a la duración y considerando los
ajustes realizados a “duración restante”
3) Comienzo/fin real: Registrados manualmente, con la realidad
4) Duración de línea base: Fin previsto – Comienzo previsto
5) Duración real: (Fin real – comienzo real) o días proporcionales transcurridos
según avance de la tarea que aún no llega al fin (100%)
6) Duración programada: Fin programado – comienzo programado
7) Duración restante: Duración programada – duración real 7
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4.1 Definir tiempos, recursos y costos reales por tarea

Costo

El costo, en Project, puede considerarse como la valorización del uso de los

diferentes recursos en las tareas del proyecto.
En Project podemos encontrar los siguientes términos en relación a los costos:

1) Costo de línea base: Previsto según la definición en la línea base.

2) Costo real: Costo incurrido a la fecha de control del proyecto
3) Costo: Costo considerando atrasos o adelantos (proyectado a fin del proyecto)
4) Costo restante: Costo – Costo real
5) Variación del costo: Costo – Costo de línea base

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

Para realizar una instancia de seguimiento del proyecto, realizaremos los siguientes
pasos, los cuales se detallan más adelante:

1. Establecer línea base

2. Activar columnas auxiliares
3. Actualizar avances de las tareas (% completado)
4. Establecer “fecha de estado”, la cual es la fecha sobre la cual queremos
comparar lo esperado vs. lo real.
5. Verificar desvíos entre lo esperado y lo obtenido (o lo “real”).

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

Definido el cronograma, asignados los recursos/costos del proyecto podremos

realizar instancias de “seguimiento” periódico del proyecto para verificar el
cumplimiento del programa y la situación futura dado dicho cumplimiento.
Para ello seguiremos la siguiente secuencia de pasos en MS Project:

1. Establecer línea base 1

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

2. Activar columnas “% completado”, “% trabajo completado”, “trabajo”, “trabajo

previsto”, “trabajo real” con botón derecho (1), activar “insertar columna” (2) y
seleccionando el campo (3)

1
2

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

3. Actualizar avance de las tareas, en la columna “% completado”. Luego, si alguna

tarea comenzó o terminó en una fecha diferente a la definida por línea base,
registrar la fecha real en el campo “comienzo previsto” o “fin real”.
A modo de ejemplo, actualizar las actividades “Excavaciones” y “Tubería” al 100% y
90% respectivamente. (1)
1

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

Para efectos del ejemplo, mantendremos la fecha de fin real propuesta por defecto
por MS Project, que se asume la fecha programada.
Presionar “Calcular proyecto” para obtener un valor de avance global del proyecto:

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

Se obtiene entonces 22% de avance. Considerar que en ejemplo en pantalla, la

tarea “Tubería” debiese estar concluida el 8/11/2018.

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

4. Ajustar “fecha de estado” (1), que corresponde a la fecha de seguimiento. El

efecto de este paso es cotejar el avance registrado en los pasos anteriores con el
avance esperado a esta fecha de segumiento. Para efectos del ejemplo, la fecha de
seguimiento será el 13/11/2018. (2).
1

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

5. De esta forma, estamos diciendo que a esta fecha, la tarea “Tuberías” aún no está
concluida, denotando un retraso. Esto puede verificarse comparando la columna
“trabajo real” con la de “trabajo previsto”.

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4.2 Visualizar avance de proyecto en tareas, recursos y costos

Seguimiento del Proyecto

6. Adicionalmente, puede verificarse el desvío de cronograma a través del índice

“VP” (Variación de Programa), campo activable según lo indicado en el punto 3.

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PROYECTOS

ACTIVIDAD
Seguimiento del Proyecto
Guardar una copia del seguimiento actual!. A este le llamaremos en adelante “primer
seguimiento”.
En un nuevo archivo (segundo seguimiento), a partir de una copia del anterior
realice:
- “tuberías”, 100%, finalizada el 16/11/2018
- “relleno” , 100%, finalizada en la fecha “fin programado”
- “pavimentación” al 100%.
Fecha de estado: Considerar el “fin de línea base”.

1) Cuál es el avance del proyecto?

2) Cuál fue la duración final del proyecto?
3) Qué desvíos figuran? ($, HH)

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MÉTODO DEL VALOR GANADO

El análisis del valor ganado compara la línea base para la medición del desempeño
con respecto al desempeño real del cronograma y del costo. El EVM integra la línea
base del alcance con la línea base de costos y la línea base del cronograma para
generar la línea base para la medición del desempeño. El EVM establece y
monitorea tres dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de
control:

1) Valor planificado (PV, Planned Value)

2) Valor ganado (EV, Earned Value)
3) Costo real/actual (AC, Actual Cost)

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PROYECTOS

MÉTODO DEL VALOR GANADO

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MÉTODO DEL VALOR GANADO

En amarillo, la nomenclatura de los índices del EVM en MS Project.

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PROYECTOS

MÉTODO DEL VALOR GANADO

Ejemplo:
Para el proyecto “Alcantarillado”, primer seguimiento

1) Desplegar las columnas de los índices del EVM

2) Qué dicen los indicadores respecto de los desvíos?
3) Qué proyecciones a fin de proyecto pueden obtenerse?

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4.3 Gráficos y aplicaciones complementarias

1) Pestaña “diseño”

2) Seleccionar
“gráfico”

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PROYECTOS

4.3 Gráficos y aplicaciones complementarias

Seleccionar tipo de
gráfico

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PROYECTOS

4.3 Gráficos y aplicaciones complementarias

Seleccionar campos
a desplegar en el
gráfico

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PROYECTOS

BONUS: Gestión de Programa/ Portafolio

Algunas definiciones (PMI):

PROYECTO: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado único.

PROGRAMA: Un programa es un grupo de proyectos relacionados, programas

subsidiarios y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera
coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de
forma individual.

PORTAFOLIO: Un portafolio es una colección de proyectos, programas, portafolios

subsidiarios y operaciones gestionados como un grupo para alcanzar objetivos
estratégicos.

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PROYECTOS

BONUS: Gestión de Programa/ Portafolio

MS Project permite relacionar diferentes proyectos. Esto se puede establecer
consolidando diferentes proyectos (que pueden estar en archivos .mpp diferentes)
en un nuevo archivo .mpp. Esto lo realizaremos a través de la herramienta
“subproyecto”.
Junto con ello, los proyectos relacionados podrían compartir recursos (y competir
por ellos). Para representar esta situación, resulta útil la herramienta “Grupo de
recursos”.

Ejemplo: En una consultoría, un jefe de proyecto debe liderar 2 proyectos. Interesa

controlar el avance individual de cada uno y los recursos a asignar en cada uno de
ellos.

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PROYECTOS

Generar un archivo “gestión portafolio”, con la siguiente hoja de recursos.

Etiqueta de Capacidad
Nombre del recurso Tipo Iniciales Grupo Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular Calendario base
material máxima
Ingeniero de
Trabajo I 100% $ 1.500.000/ms $ 2.000.000/ms $ 0 Prorrateo Estándar
procesos 1
Ingeniero de
Trabajo I 100% $ 1.500.000/ms $ 2.000.000/ms $ 0 Prorrateo Estándar
procesos 2
Jefe de proyecto Trabajo J 100% $ 2.500.000/ms $ 2.500.000/ms $ 0 Prorrateo Estándar
Analista TI 1 Trabajo A 100% $ 1.200.000/ms $ 1.700.000/ms $ 0 Prorrateo Estándar
Analista TI 2 Trabajo A 100% $ 1.200.000/ms $ 1.700.000/ms $ 0 Prorrateo Estándar

Luego, generar los siguientes proyectos, cada uno en archivos diferentes,

consumiendo los recursos definidos en el archivo “portafolio”.
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras Nombres de los recursos
Consultoría 1 47 días lun 08-07-19 mar 10-09-19
Levantamiento 5 días lun 08-07-19 vie 12-07-19 Ingeniero de procesos 1;Jefe de proyecto[50%];Analista TI 1[50%]

Análisis 5 días mié 10-07-19 mar 16-07-19 1CC+2 días Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 2
Diseño 10 días mié 17-07-19 mar 30-07-19 2 Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 1
Implementación 30 días mié 31-07-19 mar 10-09-19 3 Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 1

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras Nombres de los recursos

Consultoría 1 47 días lun 15-07-19 mar 17-09-19
Levantamiento 5 días lun 15-07-19 vie 19-07-19 Ingeniero de procesos 1;Jefe de proyecto[50%];Analista TI 1[50%]
Análisis 5 días mié 17-07-19 mar 23-07-19 1CC+2 días Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 2
Diseño 10 días mié 24-07-19 mar 06-08-19 2 Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 1
Implementación 30 días mié 07-08-19 mar 17-09-19 3 Jefe de proyecto[50%];Ingeniero de procesos 1 28
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Cómo usar “recursos compartidos”?

En la pestaña “recurso”,
seleccionar la opción “grupo
de recursos”
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PROYECTOS

Cómo usar “recursos compartidos”?

Luego, en “hoja de recursos” se puede verificar la

disponibilidad de los recursos del archivo “gestión
portafolio” para su asignación.
Realizar los mismos pasos para “Consultoría 2”
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Consolidando proyectos. Uso de “Subproyecto”

Se recomienda primeramente, activar la “tarea

resumen de proyecto”.
Luego, en la pestaña proyecto seleccionar
“Subproyecto”
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Consolidando proyectos. Uso de “Subproyecto”

En el “browser” levantado y posicionados en una fila

de Project, seleccionar el archivo “Consultoría” 1 y
luego, en una nueva fila; “Consultoría 2”.
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Consolidando proyectos. Uso de “Subproyecto”

Vista de los proyectos consolidados en archivo

“gestión portafolio”
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PROYECTOS

Del ejemplo anterior….

1) Verifique el efecto de dar un % de avance a un proyecto individual sobre la
cartera. Si en “Consultoría 1” las tareas “Levantamiento”, “Análisis” y “Diseño”
concluyen:
• ¿Cuál es el avance del proyecto?
• ¿Cuál es el “avance” del portafolio”? Discuta la validez de este último valor

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Bibliografía
Sitios web
https://support.office.com
https://helpcenter.itmplatform.com/documents/es/ES_-_MAN_-_04_-_Gestion-Valor-
Ganado.pdf