Unidad 2 - Tablas y Filtros - EI

UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN UNIVERSITARIA
Microsoft Excel Intermedio
Unidad 2
Coordinador: Ing. Adrián Morales Alfaro

Contenido
Objetivos de aprendizaje .................................................................................................... 2

2. Base de datos, tablas o listas. ............................................................................... 3
2.1 Tablas y listas ....................................................................................................... 3
2.2 Filtrando los datos ............................................................................................... 5
2.2.1 Caracteres comodín. ............................................................................................. 11
2.2.2 Filtrar datos de un rango de celda ...................................................................... 12
2.2.3 Uso del filtro automático ...................................................................................... 12
2.2.4 Crear un filtro automático personalizado. ......................................................... 18
2.2.5 Filtro de los datos mediante los atributos de celda. ......................................... 21
2.3 Ordenar datos. ................................................................................................... 24
2.3.1 Ordenar datos según un único criterio. ............................................................. 29
2.3.2 Ordenar datos basándose en varios criterios. ................................................... 30
2.3.3 Ordenar datos según los atributos de celda. ..................................................... 34
2.3.4 Ordenar por una lista personalizada. ................................................................. 37
2.3.5 Ejemplos de listas personalizadas: ...................................................................... 44
Objetivos de aprendizaje
Al finalizar el estudio de esta unidad, se espera que usted sea capaz de:
1. Manipular un libro de Excel ordenando y filtrando datos de tablas y listas.
2. Filtrar datos en un rango de celda.
3. Utilizar diferentes formas de ordenamiento de datos.
2
2. Base de datos, tablas o listas.

Como ustedes saben, Microsoft Excel le brinda al usuario la posibilidad de trabajar
con listas o tablas de datos, en donde puede almacenar información como: nombres,
direcciones, teléfonos, etc.
En Excel las listas son tratadas y creadas como tablas de datos, lo que permite tener
los datos de una empresa o persona de manera ordenada y relacionada entre sí, para
facilitar la administración y el análisis de datos a la hora de tomar decisiones
eficientemente.
Cabe mencionar, que Excel no pretende remplazar a un programa administrador de
Bases de Datos, en donde se puede manipular gran cantidad de datos y hacer
múltiples relaciones entre ellos, sino más bien facilitar y apoyar la gestión de
Administración de la Información.
2.1 Tablas y listas

Para crear una lista o tabla de datos realice lo siguiente:
1. Seleccionar el rango de datos que convertirá en tabla.
2. Dar clic en la ficha Insertar, grupo Tablas, y presione clic en el botón Tabla.
Figura 2-1. Botón Tabla
3
3. Automáticamente se visualizará el cuadro de diálogo Crear tabla, que
visualiza en un recuadro el rango de datos seleccionados. Si el rango
seleccionado no coincide con los datos se puede dar clic en el botón para
ir a demarcar el rango. Ver figura 2.2.
Figura 2-2. Crear tabla
Cuando el rango de datos seleccionado incluye encabezados de tabla, se deberá
activar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. y se visualiza el
siguiente producto.
4. Se ha creado la lista o tabla que presenta a cada columna de datos con un
Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El
Autofiltro será de utilidad para filtrar u ordenar rápidamente los datos. Ver
figura 2.3.
Figura 2-3. Tabla con Encabezados
4
Nota: ésta información ha sido tomada como referencia del Curso Básico de Excel
2.2 Filtrando los datos

Cuando se tiene una tabla muy grande, con mucha información, muchas veces es
difícil poder buscar manualmente la información que requerimos.
Al aplicar un filtro a una columna, solamente se mostrarán los datos que cumplen
con el criterio que se especifica y oculta las filas que deseamos ver. Con los datos
filtrados, podemos trabajar solamente con ellos, podemos: buscar, modificar, aplicar
formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados
sin tener que volver a organizarlo ni moverlos.
Excel nos permite también filtrar por más de una columna.
Con Autofiltro, se pueden crear tres tipos de filtros:
1. por una lista de valores,
2. por un color
3. por texto.
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente. Veamos un ejemplo:
Tenemos una tabla con datos de una prueba (Lectura) aplicada por diferentes
escuelas de una Universidad. En ella se describe la calificación, calificación de escala,
nivel de proficiencia (aprovechamiento), tipo de escuela y el código de la misma. Ver
figura 2.4.
5
Figura 2-4. Ejemplo de tabla para usar filtros.
Necesitamos saber cuántas pruebas obtuvieron un grado de Insatisfactorio en la
columna de proficiencia. En este caso vamos a filtrar usando una lista de valores.
Sigamos los siguientes pasos para aplicar el filtro:
1. Si quiere poner filtro a todas las columnas, posiciónese en el título de la
columna, en la pestaña Inicio, en el apartado Modificar, en la opción Ordenar
y Filtrar, presione la flecha para que se active el menú emergente. Ver figura
2.5.
6
Figura 2-5. Aplicando filtros a todas las columnas.
Tome en cuenta: Si quiere aplicar filtro a una sola columna, se debe posicionar en el nombre de la columna y marcarla
toda. Ver figura 2.15.
Figura 2-6. Aplicando filtros a una columna.
7
Tome en cuenta: No se pueden aplicar dos filtros diferentes al mismo tiempo. Por ejemplo, puede filtrar por color de
celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por
ambos.
2. Note como se agrega una flecha en el encabezado de las columnas. Al tocar
la flecha, aparece una ventana. En ella marcamos solamente los datos que
necesitamos. En el caso del ejemplo, necesitamos saber cuántas pruebas
obtuvieron un grado de Insatisfactorio en la columna de proficiencia. Ver figura
2.7.
Figura 2-7. Aplicando filtros a una columna.
3. Al aceptar, Excel nos va a mostrar solamente las celdas que tenga el valor
elegido. Ver figura 2.8.
8
Figura 2-8. Filtro aplicado a la columna D.
Tome en cuenta: Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o
números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de
filtro.
4. Vamos a filtrar ahora por color. Para este ejemplo vamos a utilizar una lista
de estudiantes de la escuela de Bellas Artes. En ella aparece nombre y apellido
de los estudiantes, disciplina, fecha de inscripción y nota. La columna
Disciplina tiene aplicado un formato condicional. Vamos a aplicar filtro por
formato, el cual será filtrar las disciplinas cuyo formato de texto sea color de
letra blanco. Ver figura 2.9.
9
Figura 2-9. Tabla ejemplo para aplicar filtro por formato.
5. Presionamos la flecha de filtrado , al abrirse la ventana elegimos la opción
Filtrar por color y en la parte Filtrar por color de fuente, elegimos el color que
queremos filtrar, que en este caso es el blanco. Ver figura 2.10.
Figura 2-10. Filtrando por color de fuente.
10
6. Vamos a filtrar ahora por texto. Para este ejemplo vamos a utilizar la misma
lista del ejemplo anterior. Vamos a filtrar los textos que contengan Fotografía
y Pintura.
7. Presionamos la flecha de filtrado , al abrirse la ventana elegimos la opción
Filtros de texto, elegimos la opción Es igual a y en la lista escogemos la
palabra. Como queremos filtrar también la palabra Pintura, escogemos el
operador Y. Ver figura 2.11.
Figura 2-11. Filtrado de texto...
2.2.1 Caracteres comodín.
Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación
para filtros de texto. Ver tabla 2.1.
Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
11
~ (tilde) seguida de ?, *, o Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde

~ Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"
Tabla 2-1. Caracteres comodín
2.2.2 Filtrar datos de un rango de celda
Cuando se tiene hojas con mucha información (por ejemplo, un padrón electoral o
el inventario completo de una tienda) es muy difícil visualizar información
individualmente. Por ejemplo, si necesitamos información solamente de los
ciudadanos que votan en determinada ciudad o de ciertos productos de la tienda, es
complicado obtener esta información si tenemos todos los datos desplegados en la
pantalla.
Con Excel podemos visualizar una parte de nuestra hoja, pero sin perder el resto de
la información. Al usar filtros, podemos visualizar solamente los datos de nuestro
interés, sin que se modifique la base de datos, ni se elimine ninguna fila o columna
con información de interés.
El filtro lo que hace es “esconder” temporalmente la información que no se está
utilizando y mostrar solamente la necesaria.
2.2.3 Uso del filtro automático
Es la forma más rápida de configurar una tabla para que muestre únicamente las
filas que cumplen criterios básicos, por ejemplo, solo los ciudadanos que están
empadronados en cierta ciudad.
12
Cuando hacemos una búsqueda sencilla, en la cual necesitamos buscar datos
existentes en las celdas, podemos utilizar un filtro automático.
Podemos configurar filtros más complejos y avanzados, los cuales veremos más
adelante.
De momento, nos centraremos en realizar simples evaluaciones de datos.
El filtro automático convierte la fila de encabezados de la tabla en un conjunto de
controles que se utilizan para elegir los criterios y seleccionar los datos que desea
ver.
Para aplicar filtro automático, siga los siguientes pasos:
1. Debe posicionarse dentro de la tabla donde quiere aplicar el filtro.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Ver figura
2.12.
Figura 2-12. Agregando filtro automático.
3. Al aplicar filtros, se agregarán botones desplegables a los nombres de campo
de todas las columnas de la lista. Ver figura 2.13.
13
Figura 2-13. Agregando filtro automático.
4. Al seleccionar la fecha desplegable, se mostrará el menú de la figura 2.14.
Figura 2-14. Menú Autofiltro.
5. Por ejemplo, para mostrar solamente los alumnos con apellido Acuña, deje
seleccionado solamente el apellido y presione Aceptar. Las demás filas se
ocultarán y podrá ver las de su interés. Ver figura 2.15.
14
Figura 2-15. Aplicando Autofiltro.
Tome en cuenta: para seleccionar solamente un valor en Autofiltro, presione primero Seleccionar
todo. Todas las marcas se desaparecerán. Ahora seleccione el o los valores que desea que se muestren.
15
6. Cuando escribimos en la ventana Buscar, Excel va discriminando las
opciones que no cumplan con lo que se escribe. Por ejemplo, al escribir la A
(de Acuña), inmediatamente desaparecerá el apellido Méndez y Solís, pues
no empiezan con esta letra. Conforme vamos avanzando en la escritura, se
van discriminando otras opciones, hasta que quede la que estamos
buscando. Ver figura 2.16.
Figura 2-16. Utilizando ventana Buscar.
7. Para ordenar la tabla alfabéticamente por nombre, haga clic en Ordenar A a
Z. Esto ordenará la tabla en orden alfabético por Nombre. Ver figura 2.17.
16
Figura 2-17. Ordenando alfabéticamente.
8. Cuando un filtro automático está activo; es decir, se ven los resultados
filtrados en vez de la tabla completa, Excel cambia la forma del botón del
filtro automático en la columna a la que se le aplicó el filtro. Ver figura 2.18.
Figura 2-18. Filtro aplicado.
Tome en cuenta: Cuando tenemos aplicado un filtro, el nombre de las filas se ponen de color azul y
no son consecutivas, esto porque están ocultas las filas que no coinciden con el filtro aplicado.
17
2.2.4 Crear un filtro automático personalizado.
Un filtro especializado es, sencillamente, filtrar los datos dependiendo de una
condición específica.
Así, un filtro automático personalizado establece una regla que indicará a la hoja de
cálculo cuales valores mostrará.
La regla que indiquemos a Excel, comparará cada valor de la columna con algo: ¿es
igual a? ¿es superior a? ¿es inferior a? ¿se encuentra entre los diez superior o inferiores? El
filtro automático personalizado es una de las herramientas más flexibles de Excel.
Para aplicar filtro automático especializado siga los siguientes pasos:
Usaremos de ejemplo la hoja de la Figura 2.19., que es de una clínica veterinaria, en
la cual necesitamos tener los registros de los propietarios cuyo número sea mayor
que 34, pero menor que 48.
Figura 2-19. Hoja ejemplo.
18
1. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Ver Figura
2.20.
Figura 2-20. Aplicando filtro.
2. Se activan las flechas desplegables a la par de los nombres de las columnas.
Ver figura 2.21.
Figura 2-21. Activación de las flechas desplegables
3. Presionaremos la flecha desplegable junto a N°. de propietario. Se desplegará
el menú. Elija Filtros de números. Se desplegarán las condiciones que podemos
aplicar para el filtro. Ver figura 2.22.
19
Figura 2-22. Aplicando condiciones de filtrado.
4. En este caso elegiremos la opción Entre. Se abrirá la ventana Autofiltrado
Especializado. Según la especificación de filtrado, debemos poner los
siguientes correspondientes. Ver figura 2-23.
Figura 2-23. Utilizar filtro personalizado Entre
5. Haga clic en Aceptar.
20
6. Se aplica el filtro con la condición especificada y muestran solamente los
datos mayores o iguales a 34 pero menores o iguales a 48. Ver figura 2.24.
Figura 2-24. Aplicando filtro condicional.
2.2.5 Filtro de los datos mediante los atributos de celda.
Excel nos da también la opción de filtrar según el formato de una celda, es decir,
según el color del texto o del color de relleno, etc. Para este ejemplo, aplicamos
formato condicional a la columna Perro o gato Ver figura 2.25.
21
Figura 2-25. Tabla ejemplo.
Vamos a aplicar Filtro y vamos a dejar solamente los textos que estén en color verde.
Para hacer esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Ver Figura
2.26.
Figura 2-26. Aplicando filtro.
22
2. Se activan las flechas desplegables a la par de los nombres de las columnas.
Ver Figura 2.27.
Figura 2-27. Activación de flechas desplegables
3. Presionaremos la flecha desplegable junto a ¿Perro o gato?. Se desplegará el
menú. Elija Filtrar por color; se desplegarán las condiciones que podemos
aplicar para el filtro. Ver figura 2.28.
Figura 2-28. Aplicando filtro condicional.
23
Tome en cuenta: La opción Filtrar por color se activará solamente

si la columna elegida tiene formato condicional de relleno de celda o
color de fuente.
4. Elegiremos por color de fuente. La tabla filtrada queda como la de la Figura

2.29.
Figura 2-29. Filtro condicional aplicado.
2.3 Ordenar datos.
El ordenar los datos nos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente.
24
En la pestaña Datos, en el apartado Ordenar y Filtrar, está la opción para ordenar los
datos. Ver figura 2.30.
Figura 2-30. Opción ordenar datos.
Los datos se pueden ordenar por varios criterios, veamos cuáles son esos criterios:
a. Texto (A a Z o Z a A).
b. Números (de menor a mayor o de mayor a menor).
c. Fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos).
d. Por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño).
e. Por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de
iconos.
Tome en cuenta: la mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es
posible ordenar por filas.
Para ordenar datos de forma general, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione una columna de datos o el rango que desee ordenar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordena y filtrar, seleccione Ordenar. Ver figura
2.31.
25
Figura 2-31. Opción ordenar datos.
3. Si escoge la opción Ordenar de A a Z, los datos automáticamente se
acomodarán de menor a mayor o si es texto de la A a la Z. Ver figura 2.32.
Figura 2-32. Ordenar de menor a mayor
4. Si escoge la opción Ordenar de Z a A, lo datos automáticamente se
acomodarán de mayor a menor o si es texto de la Z a la A. Ver figura 2.33.
Figura 2-33. Ordenar de mayor a menor
5. Al seleccionar la opción Ordenar, se abre el cuadro de diálogo Ordenar. Ver
figura 2.34.
26
Figura 2-34. Opción ordenar.
6. Con esta a opción podemos decirle a Excel con cual columna quiero ordenar
los datos. Ver figura 2.35.
Figura 2-35. Seleccionar columna para ordenar
7. Continuando con el ejemplo de la Figura 2.35, la figura 2.36. muestra los datos
ordenados por la columna C, mientras en la figura 2.37, los datos fueron
ordenados por la columna D.
27
Figura 2-36. Figura 2-37
Tome en cuenta: En algunos casos, los datos que se importan de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la
izquierda. Antes de ordenar los datos se deben quite esos espacios.
Tome en cuenta: si la opción Ordenar no devuelve el resultado esperado, puede ser que la columna contenga números
almacenados como texto.
Se puede también ordenar las celdas por color de celda o color de fuente.
8. En la ventana Ordenar, en la sección Ordenar según, active la flecha de
opciones y se desplegarán las opciones requeridas. Ver figura 2.38.
Figura 2-38. Ordenar por color.
28
Ahora veremos con mayor detalle, las formas de ordenamiento
2.3.1 Ordenar datos según un único criterio.
Ordenar un grupo de datos por un único criterio se refiere a usar una condición
específica, y única para realizar el ordenamiento. Por ejemplo, el número de cedula.
Para ordenar los datos según un criterio único, siga los siguientes pasos:
1. Posiciónese en la columna que desea ordenar.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ordenar
de menor a mayor . Ver figura 2.39.
Figura 2-39. Ordenando alfabéticamente.
3. Los datos de la columna Raza se acomodan en orden alfabético. Ver figura 2.40.
29
Figura 2-40. Columna ordenada alfabéticamente.
Consejo: aunque el botón tiene letras, esta opción ordenara

alfabéticamente también columnas con datos numéricos o de fechas.
2.3.2 Ordenar datos basándose en varios criterios.
Cuando trabajamos con bases de datos con mucha información, puede surgir la
necesidad de ordenarla siguiendo varios criterios.
Por ejemplo, una base de datos que contiene registros de personas, puede dividir
cada elemento de los nombres entre el nombre, segundo nombre, primer apellido y
segundo apellido.
Por esta razón, cada vez que ordene una base de datos, rango o tabla por nombres,
le será útil ordenarlos siguiendo varios criterios.
Consejo: para activar el comando de ordenar la tabla usando varios criterios,

debemos posicionarnos en cualquier celda dentro de ella.
30
Si le aparece este mensaje, es porque la celda activa está fuera de la tabla.
Siga los siguientes pasos para ordenar los datos basándose en varios criterios.
1. Posiciónese dentro de la tabla.
2. Vaya a la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Ver
figura 2-41.
Figura 2-41. Seleccionar la opción Ordenar
3. Se marcará toda la tabla y se abrirá la ventana Ordenar. Ver figura 2.42.
31
Figura 2-42. Aplicando criterio de orden.
4. Vamos a ordenar la tabla anterior utilizando el Apellido y el Nombre como
criterios.
5. Entonces, en la tabla Ordenar, en la sección Columna, presionamos la flecha de
selección de la opción Ordenar por. Aquí elegimos el Nombre, que está en la
columna A y que será el primer criterio. Ver figura 2.43.
Figura 2-43. Seleccionar las columnas por las cuales se aplicará el criterio de ordenación
32
6. Ahora elegiremos el botón Agregar Nivel. Se abrirá un reglón más en el cual
debemos elegir la columna que será el segundo criterio. En este caso, será la
columna B, que contiene el Apellido se será el segundo criterio. Ver figura 2-
44.
Figura 2-44. Agragar niveles
7. Elegimos Aceptar. La tabla se ordenará utilizando ambos criterios. Note que
ahora, la lista se acomodó en orden alfabético por apellido y luego por
nombre. Ver figura 2.45.
33
Figura 2-45. Tabla ordenada usando criterios.
2.3.3 Ordenar datos según los atributos de celda.
Excel puede ordenar los registros basándose en el formato condicional que se aplica
a las celdas. Esto es importante pues no hay una función condicional que se pueda
aplicar para ordenar datos.
Siga los siguientes pasos para ordenar los datos basándose en atributos de celda.
1. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
34
2. Usaremos de ejemplo la siguiente tabla que tiene aplicado un formato
condicional donde todas las celdas que contienen la palabra Médico tienen
relleno color azul y color de fuente blanco. Ver Figura 2.46.
3. En la lista Ordenar por, elija Puesto y en la lista Ordenar según, elija Color de
fuente. Ver figura 2.47.
35
Figura 2-47. Ordenando tabla usando atributos de celda.
4. Al elegir Color de fuente, se activa la casilla para elegir el color de fuente por
el que queremos ordenar. Para este ejemplo, nos mostrará solamente los
colores Automático y Blanco, que se representa en el cuadro debajo de
Automático. Ver figura 2.48.
Figura 2-48. Eligiendo color de fuente.
5. La tabla se ordenará según la columna condición. Ver figura 2.49.
36
Figura 2-49. Tabla ordenada usando atributos de celda.
2.3.4 Ordenar por una lista personalizada.
Podemos utilizar una lista personalizada para ordenar los datos según un orden
definido previamente por el usuario.
Para explicar esto vamos a usar la tabla de la Figura 2.50.
37
Recordemos como validar una celda con una lista personalizada.
1. En la pestaña Datos, en el apartado Herramientas de datos, elija la opción

Validación de Datos. Ver figura 2.51.
Figura 2-51. Validando datos.
2. En la flecha elija la opción Validación de datos. Ver figura 2.52.
Figura 2-52. Validando datos.
38
3. Se abre la ventana Validación de datos. En la lista emergente Permitir, elija
Lista. Se activará la caja de diálogo Origen. Ver figura 2.53.
Figura 2-53. Eligiendo datos para lista de validación.
4. En este punto, tenemos dos opciones para ingresar los datos de nuestra
lista:
 Escribiendo los valores directamente en el cuadro de diálogo Origen:

Ver figura 2.54.
Figura 2-54. Escribiendo datos para lista de validación.
 Importarla desde un rango de celdas. Ver figura 2.55.
39
Figura 2-55. Exportando datos para lista de validación.
Consejo: Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana

y de meses del año.
Ahora, vamos a ordenar nuestra tabla basándonos en una lista personalizada.
1. Vaya a la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
2. En la lista Ordenar por, elija Valor* y en la lista Ordenar según, elija Lista
Personalizada. Ver figura 2.56.
Figura 2-56. Ordenando la tabla usando atributos de celda.
* En este caso elegimos Valor pues es el nombre de la columna que contiene la lista
personalizada.
40
5. Se mostrarán las listas personalizadas existentes. Como puede ver,
nuestra lista no está en las opciones. Las listas que aparecen son las que
Excel brinda como predeterminadas. Ver figura 2.57.
Figura 2-57. Listas predeterminadas.
Nosotros podemos hacer nuestras propias listas y agregarlas a la biblioteca de listas
que nos ofrece Excel. Sigamos los siguientes pasos:
a. Escriba los valores con los que desea hacer la lista y seleccione el rango que
acaba de especificar. Ver figura 2.58.
Figura 2-58. Listas predeterminadas.
b. En la pestaña Archivo elija Opciones. Se abrirá la ventana Opciones de Excel.
Elegimos la opción Avanzadas. En la parte de abajo, localizamos el apartado
General y presionamos el botón Modificar listas personalizadas. Ver figura 2.59.
41
Figura 2-59. Modificando listas.
c. Se abrirá la ventana Listas Personalizadas. En ella se muestra el rango de las
celdas donde están los datos que formarán la lista. Aquí elegimos el botón
Importar y luego Agregar y la lista se agregará en el apartado de Listas
personalizadas. Ver figura 5.60.
Figura 2-60. Agregando listas.
42
Tome en cuenta:
Sólo puede crear una lista personalizada basadas en un valor (texto, número, fecha u
hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color
de fuente e icono). La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y
el primer carácter puede no empezar por un número.
d. Una vez que hicimos nuestra propia lista y la agregamos a la biblioteca de
Excel, podemos ordenar nuestra hoja usando la lista requerida.
e. Volviendo al punto 2., en la lista Ordenar por, elegimos Valor y en la lista
Ordenar según, elegimos Lista Personalizada. Ahora si nos aparece nuestra lista.
Ver figura 2.61.
Figura 2-61. Eligiendo lista personalizada.
f. Elegimos nuestra lista y presionamos Aceptar. Ver figura 2. 62.
43
Figura 2-62. Eligiendo lista personalizada.
g. La tabla se ordenará usando como criterio la lista especificada. Ver figura 2.63.
Figura 2-63. Lista Ordenada por lista personalizada.
Como vimos anteriormente, podemos hacer nuestras propias listas y agregarlas a la
biblioteca de listas que nos ofrece Excel.
Veamos ciertos ejemplos de listas personalizadas:
2.3.5 Ejemplos de listas personalizadas:
En la tabla 2.2 se muestran ejemplos de listas personalizadas.
44
Alto, Medio, Bajo
Grande, Mediano y Pequeño
Norte, Sur, Este y Oeste
Jefe de ventas general, Jefe de ventas regional, Jefe de ventas del
departamento y Representante de ventas
Tabla 2-2. Listas personalizadas
Hemos visto hasta ahora como ordenar Columnas usando diferentes criterios de
ordenación. Excel nos permite ordenar también Filas.
Veamos los pasos para hacer esto:
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. Elegimos Opciones y se abre la

ventana Opciones de Ordenación. Ver figura 2.64.
Figura 2-64. Cambiando opciones de ordenación.
45
4. Aquí elija Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. Ver
figura 2.65.
Figura 2-65. Eligiendo fila para aplicar ordenación.
6. Puede ordenar la fila utilizando las mismas opciones que vimos
anteriormente: Por valor, por color de celda, etc. Ver figura 2.66.
Figura 2-66. Eligiendo fila para aplicar ordenación.
7. Así quedará nuestra tabla aplicando criterio de ordenación por la Fila 2. Ver
figura 2.67.
46
Figura 2-67. Tabla ordenada por Fila 2.
47

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Coordinador: Ing. Adrián Morales Alfaro

Objetivos de aprendizaje .................................................................................................... 2

1. Manipular un libro de Excel ordenando y filtrando datos de tablas y listas.

2. Filtrar datos en un rango de celda.

3. Utilizar diferentes formas de ordenamiento de datos.

2. Base de datos, tablas o listas.

direcciones, teléfonos, etc.

facilitar la administración y el análisis de datos a la hora de tomar decisiones

Cabe mencionar, que Excel no pretende remplazar a un programa administrador de

Bases de Datos, en donde se puede manipular gran cantidad de datos y hacer

2.1 Tablas y listas

1. Seleccionar el rango de datos que convertirá en tabla.

Figura 2-1. Botón Tabla

3. Automáticamente se visualizará el cuadro de diálogo Crear tabla, que

visualiza en un recuadro el rango de datos seleccionados. Si el rango

ir a demarcar el rango. Ver figura 2.2.

Figura 2-2. Crear tabla

Cuando el rango de datos seleccionado incluye encabezados de tabla, se deberá

activar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. y se visualiza el

4. Se ha creado la lista o tabla que presenta a cada columna de datos con un

Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El

Figura 2-3. Tabla con Encabezados

2.2 Filtrando los datos

difícil poder buscar manualmente la información que requerimos.

formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados

sin tener que volver a organizarlo ni moverlos.

Excel nos permite también filtrar por más de una columna.

Con Autofiltro, se pueden crear tres tipos de filtros:

1. por una lista de valores,

Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente. Veamos un ejemplo:

escuelas de una Universidad. En ella se describe la calificación, calificación de escala,

nivel de proficiencia (aprovechamiento), tipo de escuela y el código de la misma. Ver

Figura 2-4. Ejemplo de tabla para usar filtros.

Necesitamos saber cuántas pruebas obtuvieron un grado de Insatisfactorio en la

Sigamos los siguientes pasos para aplicar el filtro:

1. Si quiere poner filtro a todas las columnas, posiciónese en el título de la

columna, en la pestaña Inicio, en el apartado Modificar, en la opción Ordenar

Figura 2-5. Aplicando filtros a todas las columnas.

Figura 2-6. Aplicando filtros a una columna.

2. Note como se agrega una flecha en el encabezado de las columnas. Al tocar

necesitamos. En el caso del ejemplo, necesitamos saber cuántas pruebas

obtuvieron un grado de Insatisfactorio en la columna de proficiencia. Ver figura

Figura 2-7. Aplicando filtros a una columna.

elegido. Ver figura 2.8.

Figura 2-8. Filtro aplicado a la columna D.

de estudiantes de la escuela de Bellas Artes. En ella aparece nombre y apellido

de los estudiantes, disciplina, fecha de inscripción y nota. La columna

Disciplina tiene aplicado un formato condicional. Vamos a aplicar filtro por

letra blanco. Ver figura 2.9.

Figura 2-9. Tabla ejemplo para aplicar filtro por formato.

5. Presionamos la flecha de filtrado , al abrirse la ventana elegimos la opción

queremos filtrar, que en este caso es el blanco. Ver figura 2.10.

Figura 2-10. Filtrando por color de fuente.

7. Presionamos la flecha de filtrado , al abrirse la ventana elegimos la opción

Filtros de texto, elegimos la opción Es igual a y en la lista escogemos la

palabra. Como queremos filtrar también la palabra Pintura, escogemos el

operador Y. Ver figura 2.11.

Figura 2-11. Filtrado de texto...

2.2.1 Caracteres comodín.

Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación