_ CREACIÓN DE FÓRMULAS BÁSICAS Y GRÁFICOS 1

GUÍA DE APRENDIZAJE
CREACIÓN DE UNA MACRO Y DISEÑO DE
FORMULARIOS
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Dirección de Planificación y Desarrollo Online - INACAP Online

Universidad Tecnológica de Chile - INACAP
www.inacap.cl
Santiago de Chile

Equipo recopilador

Experto Disciplinar: Francisco Javier Jara.

Diseñador Instruccional: Mariela Huenul
Editor de Contenidos: Camila Oróstica
Diseñador Gráfico: María Paula Ramírez

Enero, 2018. Propiedad de INACAP

Versión: 1.0 (11/2017)
Palabras claves: “planillas, cálculo, Excel, macro, diseño, formularios, Dim, Range, For Next, InputBox, Cells.”
FOLIO: ADN-P2017-TIOL07-GA

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Tema 0. Introducción

0.1. Macros y VBA

0.1.1. ¿Qué es una macro?

Las macros permiten realizar, grabando o programando, una serie de acciones repetitivas por medio de comandos e
instrucciones, lo que hace más eficiente el trabajo con nuestras planillas electrónicas. Se guardan en una zona especial
de la planilla electrónica, y están disponibles para ser ejecutadas cuando sea necesario, incluso con tan solo una
combinación de teclas. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas
tareas que se deben realizar una y otra vez.

Ejemplos: crear de gráficos, ocultar hojas activas, detectar cambio de valores en celdas, etc. Para
acceder a las funciones que tienen las macros, se debe habilitar la ficha o pestaña “Desarrollador” ya
que por defecto no aparece. Lo anterior se realiza en el Menú Archivo, posteriormente dentro de
Opciones escoger “Personalizar cinta de opciones” y activar la casilla de Desarrollador.

Imagen 1: Personalizar cinta de opciones. Fuente: elaboración propia.

Con lo anterior queda habilitada la pestaña Desarrollador y las opciones principales para trabajar con VBA y macros en
Excel (Grupos Código, Complementos. Controles, XLM y Modificar).

Imagen 2: Pestaña “Desarrollador” en archivo Excel. Fuente: elaboración propia.

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0.1.2. ¿Qué es VBA?

Las macros se escriben en un lenguaje de programación llamado Visual Basic for Applications (VBA), este es un lenguaje
de programación orientado a objetos y desarrollado por Microsoft. Una de las principales diferencias con Visual Basic,
es que VBA no generar archivos ejecutables, sino que el código se debe echar a andar al estar dentro de una de las
aplicaciones de Microsoft Office. La siguiente imagen muestra la pantalla principal de un Proyecto VBA (VBAProject).

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3

Imagen 3: Lenguaje de programación: Visual Basic for Applications (VBA). Fuente: elaboración propia.

1. Ventana de proyecto del editor de VBA: En esta ventana que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla, hay 3
botones: Ver código, Ver objeto y Alternar carpetas. Debajo de estos botones, se encuentran numeradas las hojas
del libro de Excel que se está usando y en las cuales se pueden ingresar funciones.

2. Propiedades: En esta se pueden apreciar las características de la hoja de trabajo activa que se encuentran en el
libro que se está editando, aparecerá debajo de la ventana del proyecto.

3. Área de trabajo del editor de VBA: El resto del espacio está dedicado a una hoja donde se escribirán los comandos
y es posible ver el código, que contiene las instrucciones para programar las funciones que caracterizarán la macro
que se está creando.

4. Examinador de objetos: Muestra las clases de propiedades, métodos, eventos y constantes disponibles desde las
bibliotecas de objetos y los procedimientos del proyecto. Se puede utilizar para encontrar y utilizar los objetos que
cree, así como objetos de otras aplicaciones. Para acceder a él, se debe activar un Módulo y en el menú Ver elegir
Examinador de objetos (F2) o utilice el acceso directo de la barra de herramientas: .

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5. Barra de Menú y Herramientas: En la parte superior de la ventana se encuentran las opciones generales del
programa, como las clásicas (archivo, edición, ver, insertar, otras) y debajo de la barra de menú, se encuentra la
barra de herramientas (para añadir o retirar algunas de las barras de herramientas se accede desde el menú Ver).

Tema 1. Macros
Para crear una macro podemos hacerlo, a través de la grabadora de macros o escribiendo las rutinas y código de
instrucciones que darán vida a la macro.

1.1. Mediante grabadora de macros

La grabadora de macros guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente y almacena cada acción
que se realiza en Excel, por eso es conveniente tener claridad en forma anticipada de los pasos a seguir de manera que
no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación.

Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha o pestaña Desarrollador y dentro del grupo Código seleccionar
el comando Grabar macro.

Imagen 4 y 5: Grabadora de macro y VBA. Fuente: elaboración propia.

Se abrirá una ventana en la que puedes asignarle un nombre a la macro, puedes asignar un método abreviado desde
el teclado para que esta macro se ejecute siempre al presionar (CTRL + tecla), establecer el lugar donde se guardará la
macro y, finalmente, puedes escribir una descripción con la que identifiques qué hace la macro al ejecutarla.

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Debes tener presente que, al Aceptar, el grabador comenzará a trabajar y a registrar el paso a paso, y
que le terminar debes detener la grabación. Al seleccionar la macro grabada e ingresar a Modificar,
podrás ver el código que ejecuta la Subrutina.

1.2. Mediante código VBA

Lo primero a considerar es que cada elemento de Excel, es representado en VBA como un objeto con el que podemos
interactuar.

Por ejemplo, el objeto Workbook representa a un libro de Excel. De igual forma, el objeto Sheet
representa una hoja y el objeto Chart un gráfico. Cada uno de estos objetos tiene propiedades y
métodos (las propiedades corresponden a características de un objeto, y los métodos a las acciones
que pueden realizar). Por ejemplo: El objeto Workbook tiene propiedades como Name (nombre),
ReadOnly (solo lectura), ActiveSheet (hoja activa), FileFormat (Formato del archivo), etc. Algunos de
sus métodos son Save (Guardar), Close (Cerrar), SendMail (Enviar por mail), PrintOut (Imprimir), etc.
Para crear una macro mediante código, debes comenzar creando un módulo, que contendrá las instrucciones que
ejecutará la macro. Para crear un módulo, debes acceder a la pestaña Desarrollador, luego al grupo Código y
seleccionar el ícono Visual Basic, se abrirá la pantalla que se muestra a continuación:

Imagen 6: Creación de módulo en VBA. Fuente: elaboración propia.

Posteriormente, hacer clic con el botón derecho sobre el nombre del proyecto: VBA Project (Nombre del Archivo) por
defecto. En el menú desplegable seleccionar “Insertar” y finalmente pinchar la opción módulo.

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1.3. Subrutina
Una subrutina comienza con la instrucción Sub, y termina con End Sub y ejecutará un conjunto de instrucciones
secuenciales. En el ejemplo siguiente, en la ventana (módulo) creada, se encuentra una sección o subventana llamada
“Código”, allí podemos escribir las siguientes líneas:

Imagen 7: Creación de módulo con subrutina. Fuente: elaboración propia.

La ejecución de este código, con el botón ejecutar en la barra de herramientas (F5), entregará el siguiente resultado:

Imagen 8: Resultado de VBA. Fuente: elaboración propia.

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1.4. Instrucciones básicas en VBA

Actividad: A continuación, se entregan una serie de códigos con instrucciones básicas en VBA, investiga sobre las
funciones que se utilizan y realiza la prueba del código en una planilla Excel.

Sub nombres ()
Palabras clave: Dim, Range, For Next, InputBox, Cells
Dim i As String
Dim a As Integer
Range("A1:A5").Select
For a = 0 To Selection.Cells.Count
i = (InputBox("Ingrese su nombre", "Nombre"))
ActiveCell.Offset(a, 0).Value = i
Next a
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sub copiar ()
Palabras clave: Copy, PasteSpecial, Application.CutCopyMode
Range("A1:C3").Copy
Range("E1").PasteSpecial xlPasteValues
Application.CutCopyMode = False
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sub Macro3()
Palabras clave: ActiveChart.ChartType = xl3DColumnClustered
ActiveSheet.Shapes.AddChart.Select
ActiveChart.ChartType = xl3DColumnClustered
ActiveChart.SeriesCollection.NewSeries
ActiveChart.SeriesCollection(1).Values = "=Hoja1!$A$1:$A$6"
End Sub
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sub If_then_Else_descuentoxtardanzas()
Palabras clave: If… Then… Else.
Dim llegada, descuento As Integer
MsgBox ("Seleccione la hora de ingreso del trabajador")
hora = ActiveCell.Value
llegada = Minute(hora)
If llegada > 40 Then
descuento = llegada - 30
MsgBox "Se le descontará " & descuento & " minutos el día de hoy"
Else
MsgBox "Gracias por su puntualidad"
End If
End Sub

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Tema 2. Formularios
Los formularios en Excel tienen como objetivo minimizar los errores comunes en el ingreso de datos a una planilla. A
continuación, se muestran ejemplos de formularios; en el primer caso, un Control de Formulario incrustado en una
hoja de cálculo y en el segundo caso, utilizando UserForms.

El siguiente ejemplo, asigna a un botón de control de formulario (llamado Filtro) la macro que realiza un filtro avanzado
a la planilla de acuerdo a los criterios expuestos.

Los pasos a seguidos son:

1. Utiliza la grabadora de macros y crea una macro de nombre Filtro (que realiza el filtro avanzado).
2. En la pestaña Desarrollador, Grupo Controles selecciona Insertar y dentro de esta el ícono Botón (control de
formulario).

Imagen 9: Control de formulario. Fuente: elaboración propia.

3. Asigna al botón la macro creada (filtro).

Imagen 10: Asignar macro en Excel. Fuente: elaboración propia.

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4. El resultado al presionar el botón Filtro, es el filtro avanzado sobre la planilla.

Se agrega al final del código la instrucción: MsgBox "Filtro Avanzado realizado con éxito".

Imagen 11: Filtro avanzado sobre la planilla Excel. Fuente: elaboración propia.

En el ejemplo que sigue, se utiliza un formulario en Excel conocidos como Userforms, que sirven para ejecutar
operaciones como el registro, actualización, eliminación o procesamiento de los datos existentes en Excel, o como una
interfaz de usuario desde la que se pueden ejecutar macros previamente existentes.

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Los pasos a seguidos son:

1. Desde la ficha o pestaña Desarrollador, se accede al Grupo Código opción Visual Basic.

2. Una vez que se está en la pantalla del Proyecto, sobre VBAProject (nombre libro) se realiza un clic con el botón
derecho y selecciona Insertar, dentro de esta opción clic sobre “Userform”.

Imagen 12: Proyecto en VBA. Fuente: elaboración propia.

3. Luego del paso anterior, aparecerá un formulario en Excel en blanco, desde el cual se podrán añadir los
elementos (objetos) que se consideren necesarios desde el cuadro de herramientas.

Imagen 13: Cuadro de herramientas en VBA. Fuente: elaboración propia.

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Consideraciones

Puedes insertar logos y otros archivos gráficos en el formulario por medio del control imagen.
 Los encabezados de campo (Ej. Colaborador, Departamento, Mail), se insertan a partir del control Etiqueta. De
la misma forma en que se cambia el título del formulario (Propiedades), puedes cambiar el caption de las
etiquetas.

 Para que el ingreso de los datos sea rápido, puedes utilizar el control Cuadro de lista, mediante la cual puedes
ofrecer un número limitado de opciones a ingresar.

 Los campos en blanco que aparecerán enfrente de los encabezados, se agregan a partir del control Cuadro de
texto.

 El botón Aceptar se inserta por medio del control Botón de comando. Del mismo modo que sea cambia el
título del formulario (Propiedades), puedes cambiar el caption del botón.

 En la sección Propiedades, por cada objeto que selecciones, se pueden configurar en forma personalizada
aspectos como color de fondo, tipo de letras, títulos, tamaño de los objetos, entre otros aspectos.

Actividad: investiga sobre las propiedades que se activan al seleccionar un objeto en particular, luego
cambia las propiedades para que veas el efecto que se produce en el formulario.

1. Para insertar una imagen, en el cuadro de Propiedades en la opción Picture se selecciona una imagen que está
previamente guardada.

2. Se ha creado el Formulario de título Ingreso de Personal, con los cuadros de textos Colaborador, Departamento
y Mail.

3. Adicionalmente se crean el Botón Aceptar y Cancelar, los códigos son los siguientes:

a. Botón Aceptar: que colocará los textos de las cajas de texto en las celdas B3, C3 y D3.
Private Sub CommandButton2_Click ()
Worksheets("Colaborador").Range("B3").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Colaborador").Range("C3").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Colaborador").Range("D3").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub
b. Botón Cancelar: que cerrará el formulario sin guardar la información capturada en ningún lugar.
Private Sub CommandButton2_Click()
Unload Me
End Sub

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Imagen 14: Crear botones “aceptar y cancelar” en VBA. Fuente: elaboración propia.

4. El resultado al ejecutar la macro es el siguiente:

Imagen 15: Resultado de macro. Fuente: elaboración propia.

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 En el Material de Profundización de Unidad, podrás revisar más opciones para actualización de registros (filtros,
consultas, modificación, eliminación).

Bibliografía
Referencias bibliográficas
Peña, R. (2013). Excel 2013. España: Altaria.

Valdes-Miranda, C. (2013). Excel 2013 (Manual Imprescindible). España: Anaya Multimedia.

Frye, C. (2013). Excel 2013. España: Anaya Multimedia.

Lecturas bibliográficas en Biblioteca en Red INACAP:

https://www.inacap.cl/tportalvp/red-de-bibliotecas-inacap

Aplicaciones ofimáticas / Óscar Chueca [y otros 3].

Madrid: Macmillan Iberia, S.A., 2013.

Leer: Unidad 6: Operaciones avanzadas con hojas de cálculo "Macros" (pp. 139-143)

http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/reader.action?docID=10820889&ppg=3

Aplicaciones ofimáticas / Óscar Chueca [y otros 3].

Madrid: Macmillan Iberia, S.A., 2013.

Leer: Unidad 8: Creación de consultas, formularios e informes "Formularios" (pp. 188-192)

http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/reader.action?docID=10820889&ppg=3

Excel XP avanzado / Antonio Manuel Campos Navas.

Málaga: Vértice, [2008]

Leer: Tema 6. Plantillas y macros en excel (pp. 93-111)

Leer: Tema 7. Formularios y análisis de datos en Excel (pp. 115-133).

http://site.ebrary.com/lib/inacapsp/detail.action?docID=10522630

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