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XXXXX S.A.

Vicepresidencia
GESTIÓN HUMANA CORPORATIVA

POLITICAS DE PERSONAL

DOCUMENTO PARA ESTUDIO

COMITÉ DE PRESIDENCIA
XXXXX.

PRESENTADO POR EL CONSULTOR

ALBERTO MERLANO
AGOSTO
2010
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INDICE DE CONTENIDO
Páginas

Objetivo del documento 3

Guía para el uso y consulta del documento 3

Directrices Generales para las políticas de

Personal 4

POLÍTICAS DE PERSONAL

A.Selección de Personal 7
B. Desarrollo de Personal 11
C. Compensación 15
D. Relaciones Laborales 18
E. Comunicaciones Internas 22
F. Salud 24
G. Estructura y clima organizacional 25
H. Derechos Humanos 30
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MANUAL DE POLITICAS DE
PERSONAL1

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

El presente documento busca consolidar todas las políticas que rigen el actuar de XXXXX
en los diferentes procesos de personal, brindando la posibilidad a todas las personas en
la Organización de consultarlas de manera fácil y rápida.

Estas políticas deben ser comprendidas, aceptadas y adoptadas por parte de todas las
personas de XXXXX, como orientación para las decisiones que en materia de personal
deban tomar. Su propósito es orientar los procesos de personal, facilitar la unidad de
criterios al aplicar Ia normatividad y darle coherencia a la Organización en la gestión de
personal, con el fin de ayudar a generar espacios de alta productividad humana que
propendan por el logro de los objetivos de la Empresa.

GUIA PARA EL USO Y CONSULTA

DEL DOCUMENTO
El contenido de estas páginas es el siguiente:

1. Directrices Generales para las Políticas de Personal: Son aquellas que

orientan Ia formulación de las Políticas de Personal.

2. Políticas de Gestión de Personal: Contiene las políticas de Selección, de

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Este Manual de Políticas de Personal es resultado del trabajo de muchos años del autor, Alberto
Merlano. Está fundamentado en trabajos previos realizados en diferentes épocas en Cartón De
Colombia S.A. Uniroyal S.A, PRIDES, BANCAMÍA S.A. etc. Originalmente se basó en una
adaptación del libro de Robert Blake y Jane Mouton CORPORATE EXCELLENCE DIAGNOSIS,
hoy representa el resultado del intento de aplicación de las políticas en las organizaciones que han
trabajado con este modelo y de la experiencia del autor.

Las políticas reflejan sin adaptación alguna producto de inevitables transacciones en el momento
de ponerlas en práctica lo que significaría una Administración a Escala Humana fundamentada en
las mejores prácticas administrativas en el área de Gestión Humana y la aplicación del espíritu y la
letra de los Derechos Humanos. Su aplicación permitiría en opinión del autor hacerle frente con
éxito a una auditoría en Derechos Humanos.
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Personal, Desarrollo de Personal, Compensación, Relaciones Laborales,

Comunicaciones Internas, Salud, Estructura y Clima Organizacional y Derechos
Humanos. Cada uno de estos temas contiene lo siguiente:

 Política General: es Ia macro política del tema de la cual derivan las políticas
especificas.

 Políticas Específicas: Son los enunciados de las políticas, es decir,

orientaciones, marcos de referencia o directrices, que rigen Ia actuación de
XXXXX en el tema especifico.

 Propósito: objetivo o efecto que busca lograrse con cada política. Explican el
para qué de cada una de ellas.

DIRECTRICES GENERALES PARA LAS

POLITICAS DE PERSONAL

Las Políticas de Personal de XXXXX son un conjunto de declaraciones que

expresan Ia orientación que rige Ia actuación de Ia Empresa respecto a Ia
administración y desarrollo de las personas que laboran en ella, de tal manera que
sirvan de guía para decisiones en asuntos de personal.

Las políticas deberán ser entendidas, aceptadas y puestas en práctica por todo el
personal.

Las políticas de personal guardan consistencia entre si y con las demás políticas
de XXXXX. Su fin es promover el crecimiento tanto de las personas como de Ia
Organización.

Propósito: Que las Políticas de Personal sean una real gula y ayuda para Ia toma
de decisiones en materia de personal y apoyen el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de XXXXX y la integración de las personas con los fines de la
Empresa.

CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTACION VIGENTE

Las Políticas de Personal tienen como marco de referencia las políticas, normas y
reglamentos gubernamentales vigentes que aplican a XXXXX, así como la
normatividad interna derivada de la MISIÓN, VISIÓN, PILARES y PRINCIPIOS
CORPORATIVOS de la Organización.
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Todos los procesos de gestión de personal estarán alineados y apoyarán el

cumplimiento de los propósitos y valores que rigen el accionar en Ia Empresa,
dentro de una filosofía administrativa que facilite una dinámica organizacional de
alto desempeño y productividad.

Propósitos:

 Cumplir en materia de personal, los parámetros que Ia Ley y Ia normatividad

interna presuponen.

 Que Ia gestión de personal sea eficiente, eficaz y responda a las necesidades

de las personas y de la Organización.

INCORPORACION DE LAS MEJORES PRÁCTICAS DE PERSONAL

XXXXX identificará las mejores prácticas en gestión de personal a nivel nacional e

internacional que desarrollen otras Empresas, para incorporarlas a su propio
funcionamiento de acuerdo con sus condiciones y circunstancias particulares.

Propósito: Mejorar de manera continua los procesos de gestión de personal.

ORIENTACIÓN DE LA V.P. DE GESTIÓN HUMANA

Toda la labor de la Vicepresidencia de Talento Humano debe estar encaminada

hacia la creación de un clima laboral en XXXXX que permita que lo mejor para el
Banco sea lo mejor para su personal y viceversa.

Aunque este objetivo de integración entre las necesidades de las personas y las
de la Organización es imposible de lograr en forma plena, suministra una dirección
a los esfuerzos emprendidos en esta área que permite que la Vicepresidencia de
Talento Humano de XXXXX obtenga realizaciones más cercanas al ideal que si no
lo tuviera. Determina igualmente una actitud corporativa que conduce a
preguntarse ante los inevitables dilemas de la relación Personal-Organización
¿por qué no?, en lugar de aceptar como normal un statu quo muy inferior a lo
deseable.

Los funcionarios de Talento Humano deben ser mediadores entre los trabajadores
a todos los niveles, y la Empresa. En ellos debe existir una actitud de confiada
búsqueda de la integración entre las necesidades del personal y las de XXXXX
que los conduzca a un permanente intento de lograr las mejor solución a las
situaciones de integración entre ambas partes, tipo gana-gana, en lugar de
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contentarse con acuerdos distributivos o ubicarse siempre del lado de la

administración de la Empresa imponiendo a los trabajadores la visión de la misma.

Propósito: Empoderar a la Vice-presidencia de Talento Humano como

representante en simultanea de los intereses de XXXXX y de los trabajadores
dándoles el mandato de intentar lograr la integración entre los intereses de
ambos.

AUTORIDAD FUNCIONAL DE LA V.P. DE GESTIÓN HUMANA

La Vicepresidencia de Gestión Humana de XXXXX tiene autoridad funcional para

dirigir en los aspectos conceptuales y normativos la gestión de personal. Por Io
tanto, las orientaciones en materia de políticas, procedimientos y normas
impartidas por la Vicepresidencia de Gestión Humana al resto de la Organización,
deben acatarse en toda Ia Empresa.

Propósito: Lograr unidad de criterios en Ia aplicación de políticas y normas de

personal y un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en las áreas de
personal de Ia Empresa.

COMITES DE GESTIÓN HUMANA

XXXXX, a través de los Comités de Gestión Humana mantendrá Ia integralidad de

los procesos de gestión de personal y velará por Ia aplicación de las políticas
contenidas en este Manual. Se tendrá Comités a tres niveles: Corporativo,
Vicepresidencias y Gerencias Operativas. Dichos Comités estarán conformados
por Ia máxima autoridad del nivel correspondiente y Ia primera línea administrativa
de reporte directo al mismo y serán coordinados por el representante de Gestión
Humana en cada nivel.

Propósito: Garantizar una gestión integral de personal en Ia Empresa.

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS POLITICAS

La aplicación de las políticas contenidas en el presente Manual, será

responsabilidad de todos los funcionarios de XXXXX. Los Gestión Humana
realizarán eI seguimiento y evaluación de cumplimiento de estas políticas.

La Vicepresidencia de Talento Humano será Ia encargada de coordinar las

modificaciones al Manual de Políticas. La aprobación de dichos cambios estará a
cargo del Comité de Gestión Humana Humano Corporativo.

Propósito: Garantizar Ia pertinencia, aplicación y actualización de las políticas.

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POLITICAS DE PERSONAL

A
SELECCION DE PERSONAL

POLÍTICA GENERAL

XXXXX desarrollará un proceso permanente de Planeación de Personal a corto,

mediano y largo plazo, para orientar en forma integral Ia gestión del talento
humano en Ia Empresa, con el fin de asegurar Ia disponibilidad del personal
requerido y su preparación adecuada para el logro de los objetivos
organizacionales, seleccionado y contratando las personas que mejor cumplan el
perfil para el cargo, incluyendo su adecuada proyección y aporte futuro a Ia
Organización.

La Organización buscará mantener su planta de personal, independientemente de

la modalidad de vinculación usada, ajustada al volumen de sus operaciones.

La Empresa, para integrar los fines de sus trabajadores con su visión y su misión
organizacional, dentro de un criterio de Comunidad Empresarial propiciará una
vinculación laboral de largo plazo, en aquellas actividades relacionadas con su
misión, siendo muy cuidadosa en sus procesos de selección y desvinculación de
personal.

A – 1 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL

XXXXX mantendrá un estudio actualizado de personal de la ORGANIZACIÓN

teniendo en cuenta tanto retiros probables como planes de expansión de la
misma. Este estudio debe incluir inventario de fuentes de personal, puestos
disponibles en el presente, mediano y largo plazo, requisitos para ellos y
proyecciones sobre cargos futuros.

Propósito: Efectuar una planeación cuidadosa del personal que la Organización

necesite asegurando tener el personal disponible en el momento adecuado para
sustentar su crecimiento y desarrollo futuro.

A – 2 OPTIMIZACIÓN DE LA PLANTA DE PERSONAL

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El esfuerzo del personal, independientemente de su forma de vinculación:

permanente, temporal o contratista, es productivo cuando su trabajo considerado
individualmente, se aplica a actividades que sean esenciales para el cumplimiento
de los objetivos de la Empresa. No puede, por tanto, existir plena productividad si
realizan actividades que aportan poco a los fines de XXXXX, debido a que no se
requieren o que llevan a cabo de modo ineficiente. Si se está bien organizado no
se debe tener exceso de personal y cada individuo debe contribuir desempeñando
una función necesaria para la Organización.

XXXXX realizará un esfuerzo permanente de optimización de su planta de

personal. Anualmente hará una revisión de la Nómina de Personal incluyendo
todas las personas que trabajen para XXXXX, independientemente de su forma de
vinculación. Cada Jefe será responsable del número de personas que trabajen
para él y deberá en el momento de realizar el presupuesto anual justificar su
permanencia en la nómina independientemente del tiempo que lleven vinculado a
la Organización. Las personas temporales y los contratistas serán estimados
sobre una base promedia mensual que no deberá ser excedida y sobre la que se
realizará un control mensual por parte de la Secretaría General.

La creación de cargos a término indefinido solo podrá realizarla el Comité de

Gestión Humana Corporativo.

Propósitos:

 Mantener el tamaño de la nómina de personal directo e indirecto de XXXXX

ajustado al logro de los propósitos organizacionales, teniendo en cuenta no
solo los cargos a término indefinido sino temporales y contratistas, logrando
una Organización mínima que responda a las condiciones del entorno y
asegure la supervivencia de Ia Empresa en el largo plazo.

 Controlar sobre una base mensual el crecimiento de la planta de personal de

la Empresa.

A - 3 INVENTARIO DEL PERSONAL

XXXXX elaborará un inventario de los conocimientos, habilidades, experiencias

etc. de su personal. La información se actualizará por lo menos anualmente y será
almacenada de forma tal que pueda ser localizada en forma rápida y ser tenida en
cuenta en los momentos de decidir sobre quien debe ocupar una vacante
existente o ser asignado a tareas especiales.

Propósito: Facilitar el desarrollo humano en la Organización construyendo sobre

las fortalezas de las personas y realizar mejores decisiones de personal, en
particular en casos de promociones o traslados.
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A – 4 IGUALDAD DE OPORTUNIDADES

Sólo el mérito individual determinará el ingreso o el progreso de una persona en

XXXXX. Se suministrará oportunidades de desarrollo al personal para eliminar
limitaciones que de otra manera podrían descalificar.

Los requisitos de admisión se basarán en Especificaciones del Cargo que

determinarán las competencias que deben tener las personas que aspiren al
mismo.

Propósito: Promover condiciones en las que las personas no sean discriminadas

ni en el proceso de selección ni en su desarrollo dentro de la ORGANIZACIÓN,
teniendo en cuenta consideraciones no relacionadas con las tareas a
desempeñar.

A – 5 DECISION DE VINCULACIÓN

La decisión de vincular a una persona XXXXX será responsabilidad en última

instancia de quien vaya a ser su jefe. Talento Humano presentará para cada cargo
una terna de candidatos. Si ninguno es satisfactorio a juicio del jefe inmediato,
Talento Humano presentará nueva terna hasta que se tome la decisión. En caso
de conflictos insalvables decidirá el jefe inmediato de los funcionarios en conflicto.

En la selección de personal debe evitarse acelerar indebidamente el proceso ya

que la urgencia por proveer un cargo vacante no debe incidir en la calidad de la
selección y es preferible demorarse en cubrirlo a hacerlo deficientemente.

Propósito: Que los jefes de dependencia asuman su responsabilidad por

el nombramiento de las personas a su cargo dentro de los requisitos establecidos
a nivel corporativo por XXXXX, evitando desesperos.

A – 6 PROMOCIÓN INTERNA

En XXXXX, para proveer los cargos vacantes, se realizará prioritariamente

procesos de selección interna con el personal vinculado laboralmente a Ia
Empresa; no obstante para toda vacante debe haber por lo menos tres candidatos.

Si no hay candidatos internos o no alcanzan a llegar a tres, se buscarán

candidatos externos.

Propósito: Propiciar Ia igualdad de oportunidades al personal interno con el

externo para acceder a cargos de mayor nivel en XXXXX, aprovechando en Ia
mejor forma posible al personal con experiencia laboral y conocimiento de Ia
Empresa que esté preparado para asumir mayores responsabilidades.

A – 7 CONTRATOS TEMPORALES DE TRABAJO

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Proporcionar SEGURIDAD en el empleo es uno de los propósitos de XXXXX; no

obstante la Organización acudirá a las diferentes modalidades de contratación de
personal establecidas en Ia legislación laboral colombiana con el fin de cumplir
con los objetivos que le han sido encomendados, buscando una vinculación a
largo plazo del personal que contrate; por esta razón no ocupará personal
temporal en cargos de naturaleza permanente, esenciales a la misión de XXXXX,
salvo para reemplazos temporales cuando no existan las personas al interior de la
Organización o para períodos de prueba en cargos de la planta permanente
superiores al legal. (Ver Política A – 8 Uso del Período de Prueba)

Un cargo se considerará permanente cuando uno o varios temporales lo hayan

desempeñado por un término superior a un año con interrupciones inferiores a tres
meses.

Todo trabajador que desempeñe un cargo de naturaleza permanente en XXXXX

tendrá contrato a término indefinido.

Propósito: Avalar dentro del espíritu y la letra de la Ley la permanencia con

contrato a término indefinido de las personas que trabajen para XXXXX en los
cargos esenciales y permanentes de la Organización, garantizando un razonable
nivel de seguridad a sus empleados.

A – 8 USO DEL PERÍODO DE PRUEBA

XXXXX además del período de prueba legal definirá para cada cargo un período
de prueba real durante el cual buscará que el empleado realice todas las
funciones del normal ejercicio del cargo. Al final del mismo hará una evaluación
360 grados y se decidirá la vinculación definitiva de la persona. En los casos en
que ello sea posible se realizará un contrato temporal de trabajo por el tiempo de
período de prueba real.

Propósito: Evaluar en forma completa las personas que trabajan para XXXXX
permitiendo que realice todas las tareas del cargo una vez se haya entrenado
para las mismas, antes de considerarlo vinculado definitivamente a la
Organización.

A – 9 PROGRAMAS DE INDUCCIÓN

XXXXX mantendrá un sólido programa de inducción, el cual será tomado por toda
persona que ingrese al Banco. En él se cubrirán aspectos generales relacionados
con XXXXX y aspectos específicos propios del oficio que cada quien vaya a
desempeñar. Particular énfasis tendrán los aspectos esenciales para mantener la
cultura de la Organización.

Propósito: Dar a conocer XXXXX a los empleados de reciente ingreso con

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énfasis en su cultura y los requisitos para la permanencia y desarrollo dentro de la

Organización. Igualmente suministrar el entrenamiento previo que el empleado
necesite para el correcto desempeño del cargo que vaya a desempeñar.

A - 10 PREVENCIÓN DE RETIROS NO DESEADOS.

Existe un retiro no deseado cuando un empleado a quien se juzga competente que

XXXXX desea retener, abandona su trabajo. Cierto grado de retiros no deseados
es inevitable pero la Organización buscará reducirlos al mínimo, investigando las
razones de los mismos y usando esta información para prevenir nuevos casos
solucionando los problemas identificados.

Los retiros que ocurran por iniciativa de la Organización serán igualmente

estudiados y confrontados con el proceso de selección con el fin de descubrir
fallas del mismo y usar la experiencia para mejorarlo.

Propósito: Reducir la rotación del personal valioso para la Organización y mejorar

los procesos de selección y retención del personal.

A – 11 PASANTÍAS

XXXXX vinculará Estudiantes en Práctica para realizar objetivos o actividades

previamente definidas que no reemplacen las de un cargo permanente en Ia
Organización.

Propósito: Apoyar Ia formación de los futuros profesionales colombianos y

evaluar posibles candidatos para vinculación definitiva en XXXXX sin perturbar el
funcionamiento de la Organización.

B
DESARROLLO DE PERSONAL

POLÍTICA GENERAL

Desarrollo no significa necesariamente promoción, también puede existir

desarrollo en el cargo actual mediante el crecimiento del cargo en responsabilidad.
En XXXXX los procesos de desarrollo humano están enmarcado en los
lineamientos estratégicos de la Organización y las necesidades de Ias personas
que trabajan para el. Con él se busca que cada persona dentro de XXXXX pueda
lograr desarrollar su máximo potencial laboral en la Empresa. Ello implica el
compromiso de todos los funcionarios para facilitar espacios de desarrollo integral
y armónico, que respondan a las necesidades personales y las demandas del
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entorno Organizacional.

El Desarrollo de Personal con la ayuda y supervisión de los Comités de Gestión

Humana, es responsabilidad de quienes tienen personal a su cargo. Los jefes, en
su función formadora, facilitarán los medios y propiciarán las oportunidades para
promover el mejoramiento de la gestión humana, armonizando el crecimiento del
individuo con el de la Organización.

La competencia de las personas para desempeñar un cargo será la consideración

primaria para decidir quien lo ocupa. La antigüedad solo primará cuando la
competencia sean equivalentes entre dos candidatos.

B - 1 PROMOCIÓN A PUESTOS EJECUTIVOS CLAVES

Se denominan posiciones ejecutivas aquellas en las que se tiene visión general de

XXXXX y en la que se toman generalmente decisiones que la afectan en su
totalidad.

Las vacantes que se presenten en estas posiciones serán ocupadas por los
individuos que estén en mejor calificados para ella, pertenezcan o no a XXXXX,
aunque en igualdad de circunstancias se preferirá al que ya esté en la
Organización. Como consecuencia de lo anterior en la terna de selección debe
estar presente por lo menos un candidato externo.

Propósito: Garantizar equidad dentro de un contexto de competencia,

estimulando el criterio de la mejor persona para el cargo independientemente de
que esté vinculado a XXXXX o no, poniendo a competir el personal interno con el
externo para las posiciones claves de la Organización.

A largo plazo se pretende disminuir el riesgo que la vitalidad de la Organización se

vea debilitada por el mantenimiento de formas tradicionales de hacer las cosas
propias de una cultura Empresarial que privilegia en exceso la sucesión interna.

B - 2 IDENTIFICACIÓN Y DESARROLLO DEL POTENCIAL EJECUTIVO

XXXXX tendrá un programa de identificación temprana del personal con potencial

de llegar a cargos EJECUTIVOS complementado con programas generales y
particulares para su desarrollo; tales como asistencia a cursos de entrenamiento,
educación de postgrado, asignaciones especiales, participación en comités,
rotación, etc.

Propósito: Desarrollar en forma dirigida las personas que tengan un alto potencial
para ocupar en el futuro en XXXXX cargos de nivel ejecutivo.

B - 3 PROMOCIÓN DE PERSONAL TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO.

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Para el fortalecimiento de Ia Empresa, se identificarán los funcionarios con talento

técnico y/o administrativo para ocupar en el futuro las posiciones de dirección en
los diferentes niveles de Ia Organización, con el fin de hacer un seguimiento
especial a su proceso de desarrollo.

Para cargos de Jefatura entre las competencias NECESARIAS estará la

inteligencia emocional del titular. La falta de esta aptitud impedirá el nombramiento
de quien no la tenga para posiciones que impliquen mando sobre los demás.

Propósitos: Asegurar Ia calidad de la dirección de Ia Empresa en el largo plazo y

crear las condiciones mínimas para un buen ejercicio del Liderazgo dentro de la
Organización.

B - 4 PLAN DE REEMPLAZOS TEMPORALES

En cada área los jefes deben saber de antemano quien está disponible y lo
suficientemente preparado para hacer reemplazos temporales, para ello debe
elaborar Tablas de Reemplazos Temporales de su área y actualizarlas
periódicamente, igualmente mantener informadas a las personas de los puestos
en los que puede hacer reemplazo.

Propósito: Llevar a cabo con un mínimo de interrupciones las labores operativas

y administrativas de XXXXX y proporcionar oportunidades entrenamiento para su
desarrollo al personal de la oprganizaciónm..

B - 5 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Toda persona que trabaje en XXXXX debe tener claridad de lo que se espera de
ella, en consecuencia independientemente de su nivel revisará y definirá con su
jefe inmediato la misión de su cargo, las áreas claves de resultado y sus objetivos
anuales de trabajo. Las metas deben ser concretas y medibles. Los objetivos
serán utilizados como indicadores contra los cuales se evaluará los resultados del
personal.

Propósito: Promover la efectividad del personal manteniendo consciencia de la

función básica de su trabajo, las áreas claves de resultados y los logros
específicos que debe obtener en un período de tiempo dado.

B - 6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La evaluación del desempeño en XXXXX será una acción permanente llevada a

cabo a cabo a todos los niveles entre jefes y subalternos, de tal manera que cada
empleado pueda examinar los aciertos y errores de su ejecución y efectuar las
correcciones necesarias para mejorar sus resultados.

Por lo menos una vez al año se realizará una evaluación formal del desempeño de
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360 grados, cuyos resultados serán discutidos entre el jefe y cada uno de sus
colaboradores. Esta revisión servirá como base para la planeación del desarrollo a
corto, mediano y largo plazo de los empleados y para calcular el valor individual de
la Prima por desempeño. (Ver C - 2 Prima de Desempeño por Resultados)

Los elementos a evaluar tendrán que ver con los siguientes elementos

 Factores del SER necesarios para la permanencia de la persona en la

Organización, independientemente de sus resultados.

 Resultados de acuerdo con el plan de objetivos medibles establecido

anualmente.

Las características de las personas solo serán tenidas en cuenta en el proceso de

evaluación cuando tengan relación con su permanencia en XXXXX o con su
desempeño en el trabajo.

Los programas de desarrollo deben ser hechos por el Jefe con la colaboración del
interesado y la participación de Talento Humano, puestos por escrito y revisados
en su ejecución de manera periódica.

Propósito: Promover la efectividad Organizacional y el mejoramiento constante d

las personas que trabajan en XXXXX estimulando su desarrollo en el cargo actual
y/o la preparación para asumir cargos futuros.

B - 7 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

Se entiende por CAPACITACIÓN toda actividad educativa promovida por XXXXX

por medio de cursos cortos, que permitan al personal adquirir conocimientos o
competencias que les ayuden a desempeñar mejor su trabajo en la Empresa.

Lo Organización buscará asegurar que los miembros de la Organización se

mantengan en un proceso continuo de actualización de sus conocimientos y de
mejoramiento de sus competencias.

La Empresa estimulará Ia formación y participación de instructores internos para

realizar las acciones de desarrollo como una manera de transferir experiencias y
conocimientos generados en la Organización.

El entrenamiento que favorezca prioritariamente los propósitos de la Organización

será suministrado en tiempo de XXXXX. El que favorezca prioritariamente el de los
trabajadores será en tiempo de ellos, el que favorezca a ambos en tiempo
compartido.
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Propósitos:

 Asegurar que los miembros de la Organización se mantengan en un proceso

continuo de actualización de sus conocimientos y de evolución de sus
competencias administrando en forma equitativa el tiempo dedicado a esta
actividad.

 Aprovechar el conocimiento y Ia experiencia de los funcionarios de XXXXX en

los procesos de entrenamiento del personal.

B - 8 PREPARACIÓN DE LÍDERES DE BASE

Las personas en posiciones de jefatura en la base la pirámide organizacional son

de importancia crucial para XXXXX dado que son el punto de unión entre la
dirección y el personal operativo y fundamentales en la estructuración de un buen
clima laboral, pues las personas tienden a percibir a la Empresa en función de la
relación que mantienen con su jefe inmediato.

Deben ganar el respeto tanto de la administración como del personal a su cargo

siendo capaces de actuar simultáneamente como líderes y como jefes, integrando
los fines de sus colaboradores con los fines de la Organización sin identificarse en
exceso con una de las partes en detrimento de la otra.

XXXXX dedicará particular atención a este personal siendo muy cuidadoso en el

proceso de selección de los mismos e invirtiendo lo que sea necesario para
fortalecer su posición tanto de líderes como de jefes.

Propósito: Cuidar la efectividad del personal y el clima laboral de XXXXX a través

del mantenimiento de unas excelentes relaciones entre jefes y colaboradores en la
base de la pirámide organizacional, integrando en las tareas de supervisión el
interés por la tarea con el interés por la gente.

B – 9 EDUCACIÓN SUPERIOR

XXXXX facilitará la financiación para estudios a nivel técnico o universitario

relacionado con carreras que tengan que ver con el cargo actual de la persona o
con su línea de ascenso próxima en la Organización.

En casos en donde no exista alternativa de estudios en el tiempo libre del

trabajador, el Banco estudiará la posibilidad de conceder permisos remunerados
para estudio.

Propósito: Favorecer el desarrollo individual de carácter profesional

especializado compatible con el desarrollo de la Organización.
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C
COMPENSACIÓN

POLÍTICA GENERAL

XXXXX mantendrá un Sistema de Compensación que le permitirá atraer, retener y

motivar asumir mayores responsabilidades a las personas requeridas por Ia
Organización para Ia consecución de sus objetivos.

C – 1 ESTRUCTURA SALARIAL

Los niveles salariales de XXXXX, involucrando todos los elementos monetarios y

no monetarios que hacen parte del Sistema de Compensación de Ia Empresa,
serán competitivos con Ia Media del Sector de referencia del Pals con el fin de
atraer y retener lo mejor dentro de cada categoría ocupacional.

En ningún caso la remuneración establecida para los cargos de XXXXX será

inferior al promedio del sector de referencia.

Reconocimientos adicionales al salario derivados de la antigüedad, méritos etc.se

manejarán a través de esquemas distintos a los de la remuneración mensual, como
prestaciones sociales o bonificaciones. (Ver C – 2 Prima de desempeño por
Resultados).

La estructura salarial respetando el principio de “igual salario a trabajo igual”,

reconocerá diferencias en la contribución de cada quien hacia los fines de la
Empresa basándose en la Evaluación de Cargos. Igualmente tendrá en cuenta
variaciones individuales relacionadas con el desempeño.

El diseño de la estructura salarial deberá estimular en el personal la asunción de

mayores responsabilidades.

Propósitos:

 Establecer un piso para la paga en XXXXX.

 Ser competitivos a nivel de paga total, para atraer, retener y motivar el

personal requerido por Ia Empresa, teniendo en cuenta con que sectores se
compite por talento humano.

 Incentivar económicamente la asunción de mayores responsabilidades.

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 Mantener la equidad externa y estimular el rendimiento por encima de lo

normal.
 No desfasar la curva salarial con remuneraciones no derivadas de la
Evaluación de Oficios y la comparación con la curva del mercado.

C – 2 PRIMA DE DESEMPEÑO POR RESULTADOS

La paga estará en función de aportes y resultados. La antigüedad solo será

reconocida en las prestaciones sociales y en las promociones en caso de igualdad
de otros factores.

XXXXX con el propósito de estimular el trabajo en equipo y promover obtención de

resultados superiores a los presupuestados remunerará anualmente los resultados
extraordinarios con una Prima de Desempeño sin incidencia salarial.

Para calcular el valor de la Prima de Desempeño se tendrán en cuenta dos niveles

de resultados:

 Resultados económicos obtenidos por XXXXX.

 Resultados derivados del desempeño individual.

Anualmente el Comité Corporativo de Gestión Humana propondrá a la Junta

Directiva el valor de la Prima de Desempeño y los porcentajes de distribución de la
misma entre las dos categorías.

Propósitos:

 Estimular el trabajo colectivo vinculando la remuneración a los resultados

económicos de la Organización, fomentando la cultura del trabajo en equipo
y la visión global.

 Premiar el desempeño que esté sobre lo normal sin afectar la curva salarial
de la Organización.

C - 3 PRESTACIONES EXTRA LEGALES

Las prestaciones extralegales estarán relacionadas en XXXXX con la búsqueda de

la seguridad y el bienestar del personal y son independientes del desempeño, se
reciben como consecuencia de pertenecer a la Organización. Serán diseñadas
dentro de las posibilidades económicas de la Empresa, teniendo en cuenta las
necesidades de las diferentes clases de persona que forman parte de XXXXX
buscando que exista un equilibrio entre los diversos paquetes de prestaciones
extra legales.
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Al personal temporal propio o de contratistas al servicio permanente de XXXXX se

les extenderá algunos servicios extra - legales prestados al personal directo; tales
como cafetería y transporte, entre otros.

Propósitos:

 Asumir responsabilidad social interna con el personal de XXXXX contribuyendo

en forma directa al bienestar de los trabajadores y de su familia sin mezclar la
remuneración relacionada con la contribución del cargo a los propósitos de la
Organización, con el hecho de pertenecer al grupo humano de XXXXX.

 Extender al personal indirecto de XXXXX algunos servicios que mejoran su

calidad de vida mientras estén al servicio de la Organización y disminuyen las
tensiones entre personal propio y el de contratistas y entre permanentes y
temporales.

D
RELACIONES LABORALES

POLÍTICA GENERAL

XXXXX buscará a través de sus Políticas de Gestión Humana, crear un ambiente

laboral que haga innecesario a sus empleados la creación de un Sindicato para
participar en las decisiones que los afectan o exigir el cumplimiento de sus derechos.

XXXXX mantendrá con todo su personal unas relaciones laborales fundamentadas

en el respeto a los derechos humanos, el diálogo constructivo y Ia transparencia
en las comunicaciones para lograr y sostener un clima laboral que propenda por la
integración entre los objetivos de la los trabajadores y los de la Organización, mas
no tolerará acciones individuales o colectivas por fuera de la Ley que perturben el
logro de la misión fundamental de la Organización, deterioren el clima laboral o
impidan el libre ejercicio de los derechos de las personas.

D – 1 PRESUNCIÓN DE BUENA FE

XXXXX presupone la buena fe por parte de sus trabajadores, por lo tanto no

adoptará prácticas que vayan en contradicción con esta presunción.

Cualquier duda sobre la conducta de un trabajador se resolverá a su favor, aplicando

el principio de favorabilidad.

Propósito: Crear un clima organizacional basado en la confianza.

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D - 2 DERECHO A LA DIFERENCIA

XXXXX acepta el derecho a la diferencia; manifestada a través de la expresión de la

opinión pública y privada, modo de vida, relaciones sociales, orientación sexual,
política o religiosa, etc. que no vulneren los derechos de los demás ni perjudique la
imagen corporativa de la Organización. Nadie, ni empleado, ni proveedor, ni cliente,
será discriminado, entre otras, por razones de raza, color, género, idioma, religión,
opinión política, nacionalidad, posición social o económica.

Propósito: Garantizar en XXXXX el derecho a la diferencia establecido por los

Derechos Humanos y la Ley Colombiana.

D – 3 DERECHO A LA IGUALDAD

XXXXX adhiere al principio de la igualdad de todas las personas, cualquiera que sea
su nivel jerárquico; por consiguiente no se permitirá discriminación alguna en el uso
de las facilidades para los empleados, tales como comedores, baños públicos,
medios de transporte, sitios de descanso etc. separados según el rango de las
personas.

Propósito: Respetar el derecho a la igualdad ontológica entre los seres humanos,

creando una cultura organizacional en donde el SER predomine sobre el quehacer.

D – 4 DERECHO AL BUENTRATO

XXXXX rechaza todas aquellas actitudes de supervisión que puedan ser

amenazantes o producir inseguridad o desestima en las personas; por esta razón no
admite ninguna clase de maltrato en palabras o en acciones a ninguna persona que
en forma directa o indirecta esté vinculada a la Organización de parte de funcionarios
ubicados en posiciones de mando.

Toda persona tiene derecho a la protección de la Organización contra tales ataques,

demandado la atención a su caso y exigiendo la debida reparación en caso de
acciones injustas.

Quienes incurran en esta conducta cometen falta grave, que independientemente de

su desempeño en otras áreas de trabajo, puede conducir previa investigación, a la
terminación de la vinculación laboral con XXXXX.

Propósitos:

 Tener en posiciones de jefatura personas cuidadosas en el trato con los

demás
 20

 Garantizar a todos los empleados de XXXXX el no maltrato laboral.

D – 5 DERECHO A DISENTIR

Estimularemos el derecho de todo trabajador a hacer uso público de su razón y a

cuestionar las medidas administrativas que no contribuyan al mejoramiento de la
institución, que sean injustas o antidemocráticas, o que violen el debido respeto por
la dignidad humana, dentro de marcos de respeto a los demás tanto en sus
intenciones como en su forma de proceder.

Partimos al establecer esta política de la creencia que una Organización sana, no es

la que no tiene conflictos sino la que es capaz de sacarlos a luz y resolverlos de
forma productiva.

Aspiramos a ser una Organización EXCELENTE, no a pesar de los conflictos que

tengamos con nuestro personal, sino gracias a ellos.

Las relaciones con el personal se orientarán a la prevención y solución de los

desacuerdos y conflictos que se presenten, analizándolos en forma amplia y
desprevenida en busca de las soluciones que erradiquen sus causas en forma
permanente.

Propósito: Estimular en XXXXX la comunicación no solo de hechos sino de

opiniones y sentimientos, facilitando que se hagan explícitas las razones de
descontento con el fin de manejarlas y eventualmente corregir lo que las haya
originado.

D – 6 DERECHO A LA PARTICIPACIÓN

XXXXX desarrollará procesos conducentes a asegurar al máximo la participación de

los trabajadores en la gestión de las Empresas de tal forma que puedan participar en
las decisiones que los afecten en forma directa.

La calidad de la participación dependerá del nivel de información que posean en

relación con los temas que se estén decidiendo.

XXXXX creara los mecanismos de participación individuales y colectivos, a todos

los niveles de la Organización, que permitan implementar esta política.

Propósito: Generar mecanismos colectivos de participación en la toma de

decisiones que estimulen el entendimiento, la aceptación y el compromiso con las
acciones de XXXXX.

D – 7 DISCIPLINA
Los objetivos del sistema disciplinario de XXXXX deben contemplar la uniformidad
de las sanciones, la consistencia entre la gravedad y la severidad de las mismas y
 21

la posibilidad de defensa y apelación del sancionado.

Tanto las normas como el proceso disciplinario deben comunicarse al personal de

la Empresa a través del Reglamento de Trabajo, cuya finalidad debe estar
orientada a la prevención y corrección de fallas y no hacia la represión.

Propósito: Mantener la disciplina en la Organización usando el Reglamento de

Trabajo para prevenir y corregir, a través de procesos educativos, conductas que
atenten contra los fines de XXXXX.

D – 8 TRATAMIENTO DE DESEMPEÑOS INEFICACES

Los empleados cuyo desempeño sea inferior al aceptable se incluirán en

programa de desarrollo de personal, se transferirán a cargos en los que sus
resultados puedan ser mejores, se les someterá a una supervisión más estricta,
etcétera, según el caso. Si ninguna medida da resultado o la gravedad de la
conducta amerita decisiones drásticas, se les cancelará su contrato de trabajo; no
obstante si esta acción es necesaria, será precedida de un cuidadoso estudio de las
razones que la motivan aplicando al trabajador en caso de duda, el principio de
favorabilidad del que se habla en la Política D - 1

Toda acción de despido deberá ser aprobada por las dependencias de Talento
Humano.

Propósito: Propiciar el mejoramiento de empleados con rendimiento deficiente,

prescindiendo de aquellos cuyo perfil de personalidad o sus resultados no se
ajusten a los que XXXXX espera de ellos, previo examen objetivo de la situación.

D – 9 DERECHO DE APELACIÓN

Todo empleado tendrá derecho a ser oído por el superior de su respectivo Jefe,
para examinar cualquier acusación contra él que ponga en peligro su estabilidad
laboral o su progreso dentro de XXXXX. Igualmente tiene derecho a que se presuma
su inocencia mientras no se compruebe su culpabilidad y a que se le aseguren
todas las garantías necesarias para su defensa.

Propósito: Garantizar el derecho de apelación a los trabajadores ante un nivel

jerárquico superior al que lo acusó y/o sancionó y en última instancia ante el Veedor
de Personal. (Ver H – 5 Veedor de Personal)

D - 10 DESPIDOS COLECTIVOS

Al despido colectivo se debe llegar solo después de estudiar otras alternativas

económicas y en últimas de reubicación del personal a desvincular en XXXXX o en
Empresas de contratistas, entre otras.
 22

En caso de ser inevitable la desvinculación de un buen número de trabajadores por

razones económicas, en igualdad de rendimiento individual se dará prelación en el
mantenimiento del empleo a aquellos trabajadores que por sus condiciones
personales o sociales necesitan más de él; en particular madres cabezas de familia.

Propósito: Minimizar el impacto individual y familiar de las decisiones de despidos

colectivos motivadas por razones distintas al desempeño laboral.

D – 11 PENSIONADOS
XXXXX consciente de que las personas son lo más importante y valioso para el
logro de sus objetivos y en muestra de agradecimientos con las que dedicaron
gran parte de su vida a trabajar en la búsqueda de los propósitos de la
Organización, propenderá por el bienestar y el mejoramiento de la calidad de vida
de los que se jubilen estando a su servicio. En tal sentido ofrecerá y desarrollará
programas de asistencia que contribuyan al bienestar y mejoramiento de Ia calidad
de vida de este personal.

Propósito: Proporcionar a todas las personas que se pensionen al servicio de

XXXXX una ayuda efectiva para mejorar su calidad de vida durante los años de
retiro.

D – 12 LEGISLACIÓN LABORAL

En XXXXX, a través de Ia Vicepresidencia de Talento Humano, se regulará a nivel

corporativo el manejo y asesoría en temas relacionados con Ia interpretación y
aplicación de Legislación y demás normatividad relacionada con el Derecho
Laboral.

Cualquier decisión relacionada con el personal deberá ser consultada previamente

con las dependencias de Talento Humano.

Propósito: Que todas las dependencias de XXXXX, dentro de sus funciones

en materia de administración de personal, cumplan con las leyes laborales con
criterios unificados.

E
COMUNICACIONES INTERNAS

POLÍTICA GENERAL
Las comunicaciones Internas en XXXXX apoyarán el proceso de mantenimiento
de la cultura de excelencia de XXXXX fundamentada en la integración entre los
 23

objetivos de la Organización y los de sus empleados, mediante el diseño e

implantación de procesos de comunicación orientados a mantener una
permanente comunicación con los trabajadores que facilite el alineamiento de
objetivos entre las partes.

La Comunicación Interna en XXXXX estará encaminada a educar y a formar

opinión de lo trabajadores y también su familia en los aspectos que a juicio de la
Organización le interesen conocer a ella. Igualmente se buscará dar participación,
motivar, integrar y brindar reconocimiento al personal. No debe darse cabida en
ella a temas que impliquen controversias de tipo político o religioso.

E – 1 COMUNICACIONES CON EL PERSONAL

XXXXX promoverá una comunicación completa y honesta tanto horizontal como

vertical con todo su personal, no sólo para que conozcan lo que está sucediendo
en la Organización, sino también para lograr un intercambio de hechos, opiniones
y sentimientos que ayuden a buscar las alternativas más adecuadas para
solucionar problemas y aprovechar oportunidades, en un ambiente de confianza
mutua que fomente la comprensión, la aceptación y el compromiso con soluciones
que favorezcan la consecución integrada de los objetivos de la Organización y los
de las personas que forman parte de la misma.

Propósito: Lograr que las personas estén informadas en forma veraz de lo que
tienen que saber sobre su trabajo y la Empresa, estimulando un clima de
confianza que fomente un óptimo clima laboral y la productividad de la
Organización.

E – 2 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

XXXXX contará en el área de Talento Humano con los medios de comunicación

necesarios para cubrir a sus trabajadores, familias y personas que se hayan
pensionado a su servicio, así como otros públicos objetivos que se definan en
casos especiales. Dichos medios funcionarán como canales para dar a conocer y
promover las políticas de Ia Administración y apoyarán el compromiso intelectual y
emocional del personal con los objetivos de Ia Empresa.

Propósito: Mantener comunicaciones eficaz y oportuna con los públicos

objetivos de la Vice Presidencia de Talento Humano.

E – 3 DERECHO A LA PRIVACIDAD Y A LA INFORMACIÓN

XXXXX respetará la intimidad del trabajador en todas las esferas de su vida y no

propiciará prácticas que violen sin autorización espacios personales que le
corresponden en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia.

Igualmente honrará el secreto profesional no presionando su violación por razones

 24

de Empresa.

Los datos del trabajador estarán siempre a su disposición.

Propósitos:

 Respetar el derecho a la privacidad y a la confidencialidad de los empleados de

XXXXX.

 Garantizar a los trabajadores el libre acceso a la información que se tenga sobre

ellos que afecte su relación con XXXXX.

F
SALUD

POLÍTICA GENERAL

XXXXX considera como parte de su responsabilidad social con sus trabajadores

directos e indirectos la creación de condiciones que no pongan en peligro por
razones de trabajo, la salud física y mental de los mismos; así como estimular la
adquisición de buenos hábitos de vida que les permitan conservarse sanos.

La Promoción y Prevención en Salud estará apoyada en procesos educativos y

programas especiales dirigidos a controlar los factores de riesgo y a crear hábitos
de vida sana; igualmente a organizar actividades culturales y de recreación través
de los programas de Bienestar de XXXXX.

F – 1 SALUD OCUPACIONAL

Contribuir al buen estado de salud en el trabajo es Ia razón de ser de Ia Salud

Ocupacional y uno de los principios generales de Ia Administración de XXXXX. En
las decisiones de Salud Ocupacional primará Ia protección del estado de salud del
trabajador por encima de otras consideraciones.

Propósito: Enfatizar la conservación de la vida y la salud del personal de XXXXX

sobre propósitos productivos de corto plazo.

F – 2 PREVENCIÓN DE ACCIDENTES

XXXXX promoverá condiciones de trabajos seguras que disminuyan la

probabilidad de ocurrencia de accidentes para trabajadores propios y de
contratistas, clientes y visitantes.
 25

La Organización desarrollará medios para determinar la frecuencia y severidad de

los accidentes y los comparará con Empresas similares buscando estar por debajo
del promedio del sector.

Todas las causas de accidentes, tanto graves como leves, serán investigadas y se
adoptarán medidas para prevenir que ocurran en el futuro.

Aunque exista una dependencia dentro de XXXXX encargada de promover la

seguridad, se entenderá que la responsabilidad por la creación de condiciones
seguras es de las personas que tienen a su cargo personal propio o de
contratistas, clientes o visitantes.

Propósito: Disminuir la frecuencia y severidad de accidentes en las instalaciones

de XXXXX tanto para personal propio o de contratistas, como para clientes y
visitantes.

F – 3 AMBIENTE DE TRABAJO

XXXXX buscará que los ambientes laborales sean cómodos y atractivos para el
personal directo e indirecto de XXXXX.

Propósito: Hacer de la Organización un sitio físicamente agradable para trabajar.

F – 4 EQUILIBRIO FAMILIA - TRABAJO

Se respetará el tiempo de descanso de los empleados y si por razones de trabajo

este ocasionalmente es sacrificado se compensará concediendo tiempo adicional.
Se propenderá igualmente porque el sitio de trabajo quede cercano a la residencia
de nuestros trabajadores.

Propósito: Lograr que las actividades laborales interfieran al mínimo con las
responsabilidades familiares de los trabajadores de XXXXX.

G
ESTRUCTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

POLÍTICA GENERAL

La estructura y el clima organizacional de XXXXX son resultado de su MISIÓN,

VISIÓN, PILARES y PRINCIPIOS CORPORATIVOS y de las decisiones
estratégicas relacionadas con los mismos tomadas por la Junta Directiva y el
 26

grupo ejecutivo de la Empresa.

Para lograr óptimos resultados tanto para la Organización como para las personas
es necesario integrar los fines de XXXXX con los fines de los que laboran para
ella. Esto no solo tiene que ver con la estructura organizacional sino con la forma
en que es percibida la Empresa por los que trabajan en ella.

Se pretende idealmente obtener el ajuste entre las personas y las funciones que
desempeñan en la Empresa logrando una integración entre estructura y clima
organizacional. Conseguirlo es de vital importancia para obtener la máxima
satisfacción y productividad de las personas que forman parte de XXXXX.

Por las anteriores razones en XXXXX la responsabilidad del diseño y del clima
organizacional se le asigna al Comité Corporativo de Presidencia coordinado en
este tema por la Vicepresidencia de Talento Humano que es la que tiene mayor
acercamiento institucional a los temas relacionados con la integración entre los
trabajadores y la Empresa.

G – 1 DISEÑO DE LOS CARGOS

XXXXX desea lograr la excelencia en sus operaciones; para ello necesita tener en
todos los cargos personas altamente motivadas hacia su trabajo. La investigación
Motivacional indica que esto se logra manejando no solo factores que tienen que
ver con las políticas de Personal de la Empresa; tales como: salario, estabilidad,
trato, condiciones ambientales, calidad técnica de la supervisión recibida, no
interferencia con la vida familiar del trabajador, equidad en el reconocimiento de
los símbolos de status, etc. sino con el diseño del trabajo en si mismo. El
contenido de cada cargo debe incentivar el logro individual y/o colectivo
proporcionado a sus titulares autonomía que les permita ejercitar la creatividad y
crecer profesionalmente. A este proceso se le llama Enriquecimiento Laboral.
Teniendo en cuenta lo anterior, los cargos de XXXXX independientemente de su
nivel serán estructurados de modo tal que sus titulares puedan encontrar en el
ejercicio del mismo expresión de su vocación y aptitudes, oportunidad de expresar
su creatividad y posibilidades de crecimiento en responsabilidades en el mismo
cargo o en otros dentro de la Organización., incrementando el nivel de autoridad y
responsabilidad de su titular en la medida

Propósito: Mantener al personal de XXXXX, independientemente de su nivel y de

las condiciones laborales de Banco, altamente motivado hacia la tarea que
desempeñe en la Organización buscando que en la medida de lo posible, cada
trabajo represente un verdadero reto a nivel de lo que el individuo hace o a través
de lo que el grupo al que pertenece realiza en conjunto.

G – 2 DESCRIPCIÓNES DE CARGOS

Todos los cargos a término indefinido de la Organización deben contar con

 27

descripciones adecuadas, claras y concisas, proporcionando a cada persona un

punto de partida para entender lo que de él se espera y para determinar la
naturaleza del trabajo que realiza. Igualmente debe identificar los conocimientos y
competencias requeridos para el oficio y los criterios para evaluar su desempeño.
Las Descripciones de Cargo deben ser actualizadas cada vez que se presente una
vacante y servir de base para determinar la remuneración de los cargos.

Los cargos temporales independientemente de su modalidad de contratación

deberán contar con una Descripción de Cargo previa al proceso de realizar la
contratación, indicando con claridad la Función Básica del oficio, sus áreas de
resultados y/o actividades y el tiempo de vinculación.

Propósito: Saber con claridad cuál es la contribución de cada cargo a los fines de
XXXXX generando una base objetiva para los procesos de selección y de
remuneración del personal.

G – 3 CRITERIOS DE SELECCIÓN EXTERNA PARA CARGOS AUXILIARES

Con el fin de facilitar el proceso de ajuste a XXXXX de nuevos empleados que van
a trabajar en cargos auxiliares se adopta como criterio de selección los siguientes:

 Para cargos como los de aseo, vigilancia, mensajería etc. se contratará con
firmas especializadas en suministrar estos servicios.

 Para cargos en los que no hay firmas especializadas que presten el servicio se
buscará vincular personas de edad superior a 28 años, responsables, ojalá
cabezas de familia.

Propósito: Facilitar el proceso de motivación en cargos con dificultad de ser

enriquecidos en forma individual.

G – 4 EQUILIBRIO ENTRE CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

Se buscará una combinación óptima entre centralización y descentralización de

autoridad, concediendo la máxima autonomía a los niveles operativos. Para ello se
trabajará en la definición de objetivos, políticas, procedimientos y normas que
faciliten la delegación y empoderen los cargos de la Organización sin ceder la
dirección y el control central.

Propósito: Propiciar el que las decisiones se sitúen organizacionalmente en los

sitios en donde haya mayor información estimulando el compromiso ejecutivo con
las mismas sin perder a nivel central el control de los resultados de la
Organización.

G - 5 GRUPOS TEMPORALES DE TRABAJO

 28

Ciertas actividades no rutinarias dentro de la marcha corriente de XXXXX pueden

ser desarrolladas por grupos temporales de trabajo cuya existencia dura lo que
dura la tarea. XXXXX hará uso de este tipo de recurso, estimulando la creatividad
del personal, evitando la creación de grupos permanentes dentro de la
Organización y la contratación innecesaria de asesores.

Propósito: Romper la monotonía del trabajo utilizando al máximo la creatividad

del personal propio, evitando volver permanente lo que es transitorio y
disminuyendo costos de contratación de consultores externos.

G – 6 UTILIZACIÓN DE ASESORES EXTERNOS

XXXXX usará asesores externos cuando surjan situaciones que hagan

conveniente la necesidad de conocimientos, experiencia o competencias que no
posea la Organización o cuando teniéndola la falta de tiempo de los recursos
internos o la necesidad de tener juicios no comprometidos lo haga necesario.

La aprobación de estos asesores será realizada por el Comité Corporativo de

Gestión Humana.

Propósito: Disponer de conocimiento especializado sin incurrir en el gasto de

representa crear un departamento de servicio o tener empleados permanentes
para tareas que no lo son.

G – 7 ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS

Los trámites y papeleo interno y externo de XXXXX deben ser ágiles y funcionales.
Cada año cada Vicepresidencia contratará externamente una revisión externa con
una firma de consultoría especializada en el tema para examinar si deben ser
simplificados, actualizados o suprimidos. Esta revisión será usada igualmente para
examinar las actividades de rutina de los cargos modificando las Descripciones de
Cargos y eventualmente su valoración.

Propósito: Mantener la agilidad operativa de XXXXX.

G – 8 ORGANIGRAMAS Y CARTAS DE ORGANIZACIÓN

La forma en que está estructurada la Empresa determina la manera de canalizar la

energía humana hacia sus fines. La estructura debe ajustarse a la estrategia
corporativa facilitando la máxima productividad y coordinación de los esfuerzos
individuales.

Cada unidad organizacional debe tener claramente definida su Misión, Áreas de

Resultado y Autoridad enfatizando en este último elemento, la interacción con
otras áreas para la toma de decisiones.
 29

La estructura debe revisarse cada vez que haya una modificación importante en
EL Plan Estratégico de XXXXX, o cada cuatro años, contratando para ello con una
firma externa especializada en el tema para garantizar la objetividad del análisis y
de las recomendaciones hechas.

Propósito: Mantener actualizada la estructura organizacional ajustándola a los

cambios en el Plan estratégico de XXXXX.

G – 9 AUTO - CRÍTICA ADMINISTRATIVA

La auto crítica de nivel CORPORATIVO, sistemática y organizada es clave para

aprender de la experiencia. Ella se basa en el análisis de los resultados
organizacionales buenos, regulares o malos y puede servir tanto para solucionar
problemas inmediatos como para anticipar y evitar los futuros. Esta auto-crítica de
las actividades de la Empresa realizada por el nivel ejecutivo de XXXXX debe
efectuarse por lo menos una vez al año, analizando tantas las causas de éxito
como de fracaso. Esta revisión debe ser manejada por consultores externos con el
fin de favorecer la objetividad de los análisis y conclusiones.

Propósito: Estimular el auto-aprendizaje y la apertura al crecimiento a través de

la experiencia del nivel ejecutivo de XXXXX.

G – 10 TRABAJO EN EQUIPO

La Empresa es el medio para utilizar la fuerza de los individuos que la componen y

compensar sus debilidades. Esto exige trabajo en equipo. Este se facilita cuando
el personal de la Empresa posee conocimientos y desarrolla habilidades para
diferenciar e integrar esfuerzos. XXXXX debe promover el trabajo en equipo como
práctica usual de la Organización tanto para mejorar la calidad de las decisiones
como para facilitar la coordinación entre las personas que deben ejecutar una
acción. Este debe mantenerse aun en aquellos casos en donde la presión del
tiempo para obtener resultados es alta. XXXXX debe invertir tiempo y dinero en
enseñar a los grupos como trabajar en forma eficiente y efectiva.

El funcionamientos de los grupos de por los menos los tres primeros niveles
organizacionales debe revisarse mínimo una vez al año, para mejorar
continuamente su desempeño.

Propósitos:

 Promover la sinergia organizacional consecuencia de aprender a trabajar en

grupo en forma eficiente y efectiva.

 Revisar frecuente y periódicamente el funcionamiento de los grupos de mayor

 30

nivel de la Organización.

G – 11 PROGRAMAS INSTITUCIONALES

Construir una cultura de excelencia que integre las necesidades de la XXXXX con
las de su personal exige crear una serie de programas institucionales que
consoliden en forma teórica y práctica los elementos que se consideran vitales
para lograr esto. En esta dirección XXXXX mantendrá los siguientes programas
institucionales que deberán ser obligatoriamente tomados por todo el personal:

 Administración a Escala Humana

 Metodología del Trabajo Gerencial
 Toma de Decisiones
 Creatividad
 Trabajo en Equipo
 Prevención y Manejo de Conflictos
 Liderazgo Consciente

Propósito: Promover una prácticas y un lenguaje común que permita en XXXXX

el mantenimiento de una cultura de alta productividad orientada hacia lo social,
efectiva en la toma de decisiones lineales y sistémicas, capaz de trabajar en
equipo, de resolver conflictos en forma gana y en la que los jefes son líderes de
las personas bajo su mando.

G – 12 COMPARACIÓN CON EMPRESA SIMILARES

Para XXXXX es conveniente conocer la forma como instituciones similares a

afrontan los típicos problemas del sector del microcrédito y de administración de
personal. Un modo de hacerlo es a través de la participación en programas de
comparación con la competencia. Se debe participar en ellos si existen o crearlos
y fomentar la participación de pares en la muestra. De esta manera se tendrá
como Organización mayores probabilidades de descubrir puntos ciegos y áreas
débiles, siendo más fácil rectificar errores y reforzar aspectos positivos del
funcionamiento de XXXXX.

Propósito: Propiciar el mejoramiento corporativo continuo a través de la

comparación con pares en el mercado, evitando la actitud de “si no se hace aquí
es porque no sirve”

G – 13 MEDICIÓN DEL CLIMA LABORAL

XXXXX monitoreará permanentemente las inquietudes de su personal tanto

directivo como operativo y anualmente realizará una encuesta de clima laboral,
con el fin de medir objetivamente las opiniones de las personas sobre el ambiente
de trabajo, analizarlas y tomar las medidas correctivas del caso.
 31

Propósito: Anticipar y prevenir conflictos laborales en Ia Empresa.

H
DERECHOS HUMANOS

POLÍTICA GENERAL

Apoyados en el espíritu de la Declaración Universal de los Derechos Humanos

recogidos en la Constitución Nacional de la República de Colombia y en los
desarrollos filosóficos del Humanismo aplicados a la Empresa, que buscan
armonizar los fines Empresariales con los humanos XXXXX declara su compromiso
con el respeto a los Derechos Humanos en la ejecución de todas sus prácticas de
Gestión Humana.

Reconocemos como derecho la autodeterminación del individuo traducida en el

ámbito laboral la necesaria consulta del interés personal buscando en todos los
casos integrarlo con el interés organizacional. Rechazamos como premisa no
cuestionable que los intereses de la XXXXX predominen en todos los casos sobre
los intereses de las personas que trabajan para ella.

En consonancia con lo anterior lucharemos por construir una comunidad laboral

que armonice las necesidades de los miembros de la Organización con los
propósitos de XXXXX, orientada hacia Ia convivencia y el respeto a los derechos
de Ios trabajadores, buscando alcanzar los fines organizacionales con la
participación de la totalidad del personal directo e indirecto de la Empresa,
creando un ambiente laboral amable, productivo, que haga del trabajo una fuente
de desarrollo integral.

Acogemos los artículos de la Declaración Universal de los Derechos Humanos y de

la Constitución de la República de Colombia que se relacionan con la actividad
Empresarial, o que por analogía pueden y deben aplicarse en el quehacer
administrativo, siendo de obligatorio cumplimiento en la gestión gerencial de XXXXX.

En esta parte de Manual de Políticas de Personal aparecen aquellas políticas

relacionadas con Derechos Humanos que no encajan en las categorías de
presentación establecidas para este trabajo.

H – 1 ORIENTACIÓN SOCIAL

La política social de XXXXX estará enmarcada por el valor ético de Ia

responsabilidad por el desarrollo de las personas ubicadas en la base de la
 32

pirámide económica que por nuestro origen e historia decidimos asumir frente a Ia
nación; este hecho nos Ileva a validar nuestra naturaleza de proyecto social en
que las utilidades son un medio para cumplir cada vez mejor con nuestra finalidad
social y no la razón de ser de XXXXX.

Este principio ético obliga a todos los administradores de Ia Empresa a que

mantengan una reflexión permanente acerca del alcance e impacto social de sus
actuaciones. En XXXXX ésta debe ser una preocupación permanente por parte de
quienes formulan las directrices macro Empresariales y ha de reflejarse en Ia
gestión de proyectos bien sea de carácter operativo, social o de cualquier otra
índole con los que, finalmente, se busque el incremento de Ia productividad y eI
retorno a los dueños de una rentabilidad social cada vez mayor que a su vez
aporte recursos para el ejercicio de nuestra razón de ser como Empresa.

Propósito: Hacer de XXXXX una Empresa con un alto sentido de la

responsabilidad social, siendo coherentes con la razón por la que fue creada.

H – 2 RESPETO A LOS DERECHOS HUMANOS

La reflexión ética acerca del ajuste a los letra y el espíritu de los Derechos
Humanos y en la Legislación Colombiana, deberá ser permanente en Ia
Organización pues con nuestras acciones afectamos las condiciones de vida de
las comunidades en que nos movemos, y porque las decisiones que tomamos en
el ejercicio interno de nuestro trabajo también deben estar marcadas por los
valores éticos que fundamentan nuestra responsabilidad como Empresarios,
funcionarios y ciudadanos.

Se espera que ante cualquier dilema ético en Ia que se comprometan o entren en

conflicto valores fundamentales, se realice un ejercicio previo de reflexión sobre el
ajuste a esta política de las decisiones que se hayan de tomar.

Propósito: Que todas las decisiones en XXXXX se ajusten al espíritu de los

Derechos Humanos.

H – 3 DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS

La pedagogía en derechos humanos y convivencia, así como en la misión, visión,

y valores de XXXXX deberá ser incluida como una acción permanente de
capacitación ya que con ella se busca crear conciencia en toda Ia Organización
sobre el valor de Ia persona humana y su dignidad y sobre Ia necesidad de crear
espacios de convivencia y respeto a los demás.

Propósito: Crear conciencia acerca de los Derechos Humanos corno uno de los
pilares en Ia construcción de una Empresa y una sociedad mejor.

H – 4 AUDITORÍA EN DERECHOS HUMANOS A CONTRATISTAS

 33

Velaremos por el trato humano al personal de parte de todas aquellas

organizaciones vinculadas a nosotros y que nos ayudan al cumplimiento de
nuestra misión. No se contratará trabajadores a término o en actividades no
esenciales a la misión de XXXXX con Empresas que violen las normas de Derechos
Humanos establecidas en el Manual de Políticas de Personal. XXXXX realizará
auditoría a las Empresas contratistas de personal para garantizar que esta pauta se
cumpla.

Propósito: Lograr que a todo trabajador directo o indirecto de XXXXX le sean

respetado los derechos humanos, protegidos por la Ley Colombiana y por la
normatividad interna de XXXXX.

H – 5 VEEDOR DE PERSONAL

Con el fin de velar por la aplicación y el mantenimiento del espíritu de las normas
relacionadas con el personal contenidas en este Manual, XXXXX contratará con
alguien externo a la Organización la auditoría de la aplicación de las mismas. Este
funcionario asistirá con voz pero sin voto al Comité Corporativos de Gestión
Humana, pudiendo también participar en los Comités de Gestión Humana de las
Vicepresidencias y Gerencias Operativas. Igualmente recibirá y tramitará las quejas
del personal relacionadas con el incumplimiento de las normas consignadas en este
Manual y propenderá por soluciones ajustadas al espíritu aquí consignado;
igualmente cada dos años realizará una auditoría de cumplimiento de las políticas
aquí consignadas.

Propósito: Auditar el cumplimiento de las Políticas de Personal y estimular su

aplicación a todos los niveles de XXXXX.
 34

HOJA DE VIDA
ALBERTO MERLANO

Administrador de Empresas de EAFIT, MBA Universidad del Valle.

Decano-Fundador de la Facultad de Administración de la Universidad del Norte.

Fue Vicepresidente de Gestión Humana de ECOPETROL durante 12 años
continuos y recientemente Gerente de la Empresa de Acueducto de Bogotá.

Profesor visitante de los programas de postgrado de las Facultades de

Administración de la Universidad de los Andes de Bogotá y de la Universidad del
Norte de Barranquilla en la que es también Director Académico de la
Especialización en Manejo de Conflictos.

Autor de múltiples monografías en el área de Gestión Humana, algunas de ellas

incluidas como capítulos en libros relacionados con el tema.

Galardonado en el 2005 con el premio Obra y Vida de la Asociación Colombiana

de Gestión Humana - ACRIP.

Coordinador académico del año 2000 al 2008 del programa de Concertación

Laboral de los gremios empresariales, liderados por la ANDI y las Centrales
Obreras, financiado por Suecia.

Actualmente trabaja como Consultor en Gestión Humana Corporativa con énfasis

en Manejo de Conflictos Laborales. Entre sus clientes actuales se cuentan de
Bancolombia. El Cerrejón y Bancamía.
 35

Socio Fundador de SASANA S.A. una comunidad de aprendizaje que busca

facilitar la evolución de la consciencia de la sociedad en todos los campos de la
actividad humana, a través de procesos educativos de carácter integral y del
crecimiento en consciencia de sus miembros. En ella maneja el tema del
Desarrollo Humano aplicado a las Organizaciones.

Elegido por PORTAFOLIO en el 2004, como uno de los 50 mejores gerentes del
país.