Caracterización del proceso: (identificar, una entrada, proveedor, actividad, salida, cliente y un indicador del

proceso

OBJETIV Asegurar y garantizar cada una de las compras de productos y servicios que cumplan con cada uno de los requisitos solicitados y se un control adecuado a la materia prima y demás RESPONSABLE DEL
insumos que se presentan.Gestionar los servicios de tecnologías de información que apoyan la gestión académica, administrativa e investigativa de la UMB mediante el desarrollo de
O proyectos y la optimización de los recursos tecnológicos con los que cuenta la institución..
PROCESO
Jefe de comprasDirector de Tecnología
Comprender cada una de las actividades de compras y almacén, basándose en la identificación de necesidades de compra hasta la entrega de productos que se encuentren almacenados en el
ALCANCE inventario.Aplica desde la planeación de las necesidades de servicios de tecnologías de información en la UMB hasta la entrega en operación de los servicios a los usuarios finales.

DOCUMENTOS DE RECURSOS REQUISITOS

APOYOINFORMACION
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros
(GPGP-FM-011)Procedimiento de tecnología
Instructivo de activación de usuarios en el sistema
Formato de mantenimiento de software
•Coordinador – auxiliar de compra – auxiliar de almacén. Talento Humano • Recursos Financieros • Infraestructura • Licencias y Contratos de Soporte • Acuerdos de
Tecnológica (Hardware y Software) • Proveedores de servicio • Cuarto de Servicio Técnico licenciamiento de Software • Norma ISO 9001.001:2008 2015
•Bases de datos. • Normatividad. institucional • Ley 1581 de 2012.

PROVEEDOR ENTRADAS  ACTIVIDADES

Identificar cada una de las necesidades de compras en cada área y solicitar la aprobación de SALIDAS CLIENTE
gerencia.Elaborar planeación del área, definiendo indicadores para medir su ejecución ABDGH
 Procesos de sistema Adquisición de compras de bienes o Procesos verificados y  Gestión de

de gestión de servicios.Planeación estratégica A aprobados.Políticas de datos, equipos y compras.Todos los
 Identificar posibles proveedores o contratistas de bienes o servicios.Establecer políticas de
calidad.Planeación usuarios ADde seguridad de la procesos de la
datos, equipos y usuariosEstablecer y gestionar políticas de seguridad de la información para
Estratégica Procesos verificados y aprobados.Presupuesto información UMB A-K
B los servicios de TI ADEG
ADFHKPROCESOS 
DE LA U/ 
Listado de herramientas y equipos.Vinculación
Cotizaciones de proveedores  Ejecución de
ESTUDIANTES Gestionar la infraestructura de comunicacionestecnológica que apoya los procesos misionales(red,
de Personal C potenciales. servicios y
telefonía e infraestructura de computoy canales de atención de usuarios) DF
 (En caso de ser solicitada) proyectos.Cliente
Necesidad SOLICITUD DE SOPORTE Capacitar a estudiantes y funcionarios acerca del ingreso a Aulanet y diferentes herramientas de
 Gestión de Documentación de proveedores. de la UMB
PARA SOFTWARE Y/O HARDWARE comunicación CDGde los servicios de TI
compras.Gestión Cronograma de mantenimiento DEFEstudiantes
D Gestionar el respaldo de la información institucional EG
Institucional preventivo. Cuenta de usuario en el
Seguridad de la Información de la UMB REALIZAR SOPORTE,
ABCDFHIK Riesgos DESARROLLO
y oportunidades. Y ADMINISTRACIÓN A LOS SISTEMAS DE Active Director, con los permisos
E iINFORMACIÓN BDFK
 Gestión Humana Requisición de Bbienes y Sservicios, pertinentes CDF
BRINDAR SOPORTE TÉCNICO DE PRIMER NIVEL A LA INFRAESTRUCTURA
CDFK herramientas de mensajería y TECNOLÓGICA EN VerHARDWARE
matriz de riesgo y oportunidades
Y SOFTWARE CD : Configuración de estación C
PROCESOS DE APOYO
comunicaciones para equipos Capacitación en AULANET
Evaluar la requisición para equipos informáticos realizada por las dependencias de la Universidad F
CDGPersonal
 Dirección capacitado
de Almacén, Compras e InventariosGestión de
INDICADOR informáticos F Recibir y atender Solicitudes, Quejas y Sugerencias de los Clientes J
Soporte
compras.Gestión
de Software de Recursos
y hardware
e Infraestructura
Directrices para el Control de
SEGUIMIENTO
• Evaluación de proveedores. Ranking de AltaRegistros
Documentos/ TecnologíaG • Gestión
Recoger datos, calcular y analizar resultados Indicadores de Gestión H  Gestión de recursos humanos.
brindadoINFRAESTRUCTURA
Revisar y analizar resultados de Auditorías Internas I  Gestión financiera. OPERANDO
de actualiza-ción
Seguimiento aalos través de laIndicadores
documentos tercerización
del SGC de con IBM.H • Optimi-
Gestión TECNOLÓGICA
Realizar acciones correctivas, preventivas y de mejora al proceso de Tecnología, de acuerdo a los
zación de la utilización
Radicación de accionesdel Sistema de telefonía
Necesidad InformeIPdede la UMB. I•
Aauditorías CORRECTAMENTE D
resultados obtenidos DGHIJK
Manejo, control ydel
Cumplimiento planeación del presupuesto.
Ciclo de Auditorías
Quejas y Solicitudes •J TIEMPO DE Copia de Seguridad (Información
RESPUESTA
Seguimiento a la ejecución
SOPORTE de
TÉCNICO. la planeación
Radicación estratégica
de Acciones K depurada, oportuna confiable y
asegurada) EG
Soporte, desarrollo y administra-ción de
la informaciónSistemas de información
operando correctamente D
INVOLUCRADOS
Desarrollos implementados BDK
Solicitudes y Quejas atendidas J
 Asistente de Tecnología
Informe de resultados
 Coordinador de soportedel Aanálisis
Indicadores
 TécnicosdedeGestión
SoporteH
Revisión resultadosBase
 Administrador de Auditorías
de datos IPlan
de
 acción de mejora continua de tecnología
DesarrolladoresAnalistas
 Proveedores
Seguimiento a Acciones
externosDEGHIJK
de servicio

Suramérica - Colombia, Bogotá, Av. Circunvalar N° 60-00 - Teléfonos PBX. (091) 5460600/56/58. Línea Gratuita 018000931919
Sede Bucaramanga: Cra. 27 No. 33-106 – Teléfonos. (7) 6343440 – 6570607 / 6322650
Pagina Web www.umb.edu.co
 Identificar cuales serían los procesos misionales, estratégicos y de apoyo que se relacionan con esta
empresa.

Mapa de procesos

Procesos estratégicos
Planeación estratégica
Auditoría interna
Mejora continua
Política financiera.

Procesos
Nota: Inicie la misionales
interacción del proceso desde el código asignado a las entradas
Desarrollo
Producción
Comercialización.

Procesos de apoyo
Gestión de compra
Gestión de recursos humanos
Gestión financiera

Integrantes:
Yorlidis Suarez
Yurleys Viloria
Mario Aguirre
Maria Valentina Velilla
Lina Marcela Villa
Keren Hamburger

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