Diseño Organizacional por Procesos

5´s
Milton Cesar Rojas Chagua – mrojas@uroosevelt.edu.pe
INDICE PRESENTACIÓN
1 Metodologia de las 5´s

2 Campaña de promoción
 E.P. DEADMINISTRACIÓN Y
NEGOCIOS INTERNACIONALES

Metodología 5´s
¿Por qué debemos implementar las 5S’S?
La competencia cada vez es mayor

Cambian las necesidades de los clientes

Cambian las tecnologías

Pero,
¿Qué significa 5S’s?
Es una metodología enfocada a lograr orden y la
limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas,
almacén, etc.)

Creando una disciplina que a la larga se convierta en

cultura y en práctica común.
¿Qué significa 5S’s?

Seiri Seleccionar
Seiton Organizar
Seiso Limpiar
Seiketsu Estandarizar
Shitsuke Disciplina
Objetivos de las 5S’s
Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean
objetos físicos o información en computadora.

Incrementar la Productividad;

Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5S’s

Cero:
1. Retrasos
2. Insatisfacción de Clientes
3. Pérdidas ($$$)
Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de
sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un
entorno tan exigente.

2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:

Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

Beneficios personales
Hacer más gratas las horas de trabajo

Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de

nuestra vida: el trabajo

Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las

respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).
Visión General de las 5S’s

1. 2.
ORDEN
ORGANIZACIÓN

5
.
DISCIPLINA

4
. 3
ESTANDA-
.
LIMPIEZA
RIZACION
Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:

¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo?

Ya tenemos organización y orden

Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.

¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?

Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.
Actividad para el participante

Paradigmas identificados en su área o

departamento de trabajo
¿Qué hacer para romper esos paradigmas?
No ignorarlas:

1. Hablar con nuestros colaboradores, para:

Conocer el origen de su resistencia

Conocer sus preocupaciones y temores

Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:

1. SELECCIONAR
Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar
Esta de mas Obsoleto Dañado

Es útil
para Descartar Se necesita
alguien
mas

Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo

Área de Oportunidad
Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.)
Oficinas
 Área de Oportunidad
✓ Cerca o detrás de lockers y muebles

✓ Esquinas y pasadizos

✓ Detrás de los pilares y bajo las escaleras

✓ En los Pisos y pasillos

✓ Pizarrones de avisos ya muy obsoletos

✓ Afuera, pegado a las cercas o bardas

Área de Oportunidad TARJETA DE OPORTUNIDAD

Fecha: Folio:

Area:

Oportunidad:

Actividad a realizar: Propuesta:

Equipo:

Observaciones:
Área de Oportunidad
Control de Tarjetas de Oportunidad

No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo

Seiri:
Seleccionar
Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda:

Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos

Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación

Nombre:
Fecha:

Localización:

Razón para etiqueta roja:

 Seiri:
Seleccionar
Control de Tarjetas Rojas

No. Fecha Descripción Categoría Razón Fecha decisión Destino Final Responsable Ubicación
Seiri:
Seleccionar
Periódicamente revisar el uso
futuro o actual de lo que se
almacena en eldeárea
Necesidad Frecuencia deGuardar
uso de las tarjetas en:
cosas:
rojas
Baja
y tomar
• Sin uso en
decisiones
años • Deshacerse de ellas
• Uso entre 6-12 meses • Guardar a distancia

Media • Uso entre 2-6 meses • Guardarlas en un

• Uso > 1 vez al mes lugar central en el
área de trabajo
Alta • Uso >1 vez por semana • Guardar cerca del
• Cosas usadas diario área de trabajo o
llevarlas consigo
Seiri:
Seleccionar

Principio

Solo lo que se necesita, en la cantidad

necesaria y cuando se necesite
Actividad para el participante
Identificar lo necesario de lo
innecesario de su área de trabajo/
frecuencia de uso
Seiton, la segunda ‘S:
Orden

Ordenar los artículos necesarios para nuestro

trabajo, estableciendo un lugar especifico
para cada cosa, de manera que se facilite su
identificación, localización, disposición y
regreso al mismo lugar después de ser usados
Seiton:
Orden
Objetivos:
❖ Ahorrar espacio

❖ Ahorrar tiempo de búsqueda

❖ Facilitar la administración visual

Ejemplos de Orden:

❖ Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

❖ Etiquetar espacios de almacenaje.

❖Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices,

etc.) y muebles
Seiton:
Orden
• El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de
trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera

Mapa
1 2 3 4 5

E
 Seiton:
Orden
Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas

Pasillo

Antes Después
Seiton:
Orden
“cualquier persona” puede inmediatamente:
Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta Respuestas
Definir los artículos necesarios
¿ Que? (Seleccionar)
Identificar los artículos

Definir la localización
¿ Donde?
Identificar el lugar

Definir la cantidad
¿ Cuantos?
Identificar la cantidad necesaria
Seiton:
Orden
Identificación de Gabinetes B

Utiliza letras para 1 2

identificar gabinetes A

Divide los gabinetes en

1 2 3

columnas y renglones 1

2G974 0074D 3G235

2G974 0074D 3G235

Utiliza números para 2

1G569 6264D 9964D

identificar columnas 1G569 6264D 9964D

y renglones
Seiton:
Orden
Dibujo de contornos
Seiton:
Orden
Código de Colores
 Actividad para el
participante
¿Cómo ordenaría el escritorio que a
continuación se presenta?
Seiton:
Orden
Seiton:
Orden de avisos y letreros
• Designar un lugar especial para colocarlas

• Indicar cuanto tiempo van a estar puestas

• La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared

• Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños
estándar)

• Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o
al caminar
Seiton:
Orden
• Documentar el método de organización
•
• Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos
Seiton:
Orden
Principio

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el participante
De lo que identificó como necesario,
explicar ¿Cómo lo ordenaría, según lo visto
en la sesión?
Seiso, tercera ´S:
Limpieza
Mantener el área de trabajo impecable
y libre de toda suciedad
Seiso:
Limpieza
Beneficios

Aumenta la moral del personal y su eficiencia

La imagen del lugar da otra proyección

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones

disminuyen

Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso:
Limpieza
Implementación en cinco pasos:

1. Determinar las metas de limpieza

2. Determinar las responsabilidades de la limpieza

(mapeo de áreas y definición de responsables)

3. Determinar los métodos de limpieza

(programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma)

4. Preparar las herramientas de limpieza

5. Implantar la limpieza.
Seiso:
Limpieza
• Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de
manejar
Seiso:
Limpieza
Etapas de la Limpieza:

Macro: limpieza general

Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y

partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)

Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

Seiso:
Limpieza
Promoción de un área de trabajo limpia
1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas
por grupos y personas (identificar problemas).

2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.).

3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de

limpieza y herramientas de limpieza (problemas
causados por falta de limpieza).

4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso:
Limpieza
Asignar responsables de las actividades de limpieza,
definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Programa de Limpieza
Área Artículos Responsable Frecuencia

Pisos J. Ramírez Diaria

Ventanas M. Suárez Semanal

Atención
a Lámparas H. Sánchez Semanal
clientes
Adornos J. Hernández Diaria
Seiso:
Limpieza
• Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar
• Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar
• Documente las actividades de limpieza en un procedimiento
Seiso:
Limpieza
Plegaria de las 5S’s

• No tendré cosas sucias

• No tiraré cosas alrededor

• Limpiaré las cosas en forma adecuada

• Rescribiré cosas que se han borrado

• Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

Seiso:
Limpieza
Recomendaciones en la limpieza

• Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos

• La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo

• Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)

Seiso:
Limpieza
Crear disciplina
Embarques Almacen de Materia Prima
Comedor Taller de
Troqueles
Almacen de

Prensa 1

Prensa 2

Prensa 3

Prensa 4
Producto
Terminado
M anual de

• Comunicar Of icinas Almacen de

Toqueles
P r ocedim ientos

Prensa 5

Prensa 6
Area de Almacen de
Ensamble Producto
en Proceso

Programa de Limpieza
Área Artículos Responsable Turno Frecuencia
Pisos J. Ramírez 1er Diaria
Prensa M. Suárez 2º Semanal
Prensa # 1
Lámparas H. Sánchez 3º Semanal
Transportador J. Hernández 2o Diaria

• Entrenamiento
Seiso:
Limpieza
Principio

El lugar más limpio, no es el que más se

asea, si no el que menos se ensucia
Actividad para el participante
Elabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los
responsables y tiempo en realizar cada actividad
Seiketsu, tercera ‘S:
Estandarización
Mantener las tres primeras S’s:

Selección
Orden
Limpieza
Seiketsu:
Estandarización
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten
consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección,
organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo
Seiketsu:
Estandarización
• Integrar las actividades en el trabajo de manera regular

Estableciendo procedimientos

Implementando auditorias de revisión

Seiketsu:
Estandarización
Elemento # Criterio 1 2 3 4 5

Existen letreros para identificar las

1 x
diferentes áreas y sub-áreas

2 Se encuentra delimitado el área de x

trabajo, maquinaria y equipo.
Organizar
Todos los estantes y artículos
3 almacenados están claramente x
identificados

Existen identificaciones visibles para

4 realizar correctamente las x
operaciones del área
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)

• Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos

para que sea fácil guardarlos por los niños

• Herramientas y métodos para control visual

• Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer
errores
• Avisos de peligro
• Indicaciones de donde deben ponerse las cosas
• Designaciones del equipo
• Recordatorios de precaución en la operación
• Ayudas visuales de mantenimiento preventivo
• Instructivos
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)

• Hacer que sea fácil verlas a distancia

• Desplegar los mensajes o dibujos adecuados

• Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal

• Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente

• Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente

• Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada
Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)

• Pintar las paredes y pisos periódicamente.

• Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función.

• Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5
S’s.

• Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas.

• Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

 Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)

• Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos
de emergencia

• Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar

• Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa

• Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías
Seiketsu:
Estandarización
Beneficios

✓ No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual

✓ Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar

✓ Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu:
Estandarización
✓ Se controlan las fuentes de suciedad y basura

✓ Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas

✓ NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.

Seiketsu:
Estandarización
Recomendación

. Es altamente recomendable que en la

elaboración de los estándares participen
quienes deben de realizar las actividades
de las primeras 3S’s
Seiketsu:
Estandarización
Principio

Di lo que haces, haz lo que dices,

y demuéstralo
Actividad para el participante
Elabore su esquema de evaluación
incluyendo únicamente las tres primeras
S’s
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
• Hábito de mantener correctamente los
procedimientos adecuados, buscando la mejora
continua

Saber Querer

Poder
Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Importancia)

1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito

2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente

3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican

4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los

estándares

5. Se busca la mejora continua.

 Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Formación de hábito)

• Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos

resultados

• Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la

implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’)

• Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace

• Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar

Shitsuke, quinta S:
Disciplina
• Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta
muestra su presencia.

• Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y

las pérdidas.
Las 5 S’s :
En la oficina
La oficina es una
Fabrica de papel
¿Cómo tener una oficina más eficiente?
• Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada

• Hacer un programa de trabajo para cada empleado

• Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente
sepa el estatus

• Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona

pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas
La campaña de
uno solo es mejor
• Una sola localización para expedientes

• Proceso de documentos en el mismo día

• Juntas de una hora

• Memos e E-Mail de una página

• Llamadas telefónicas de un minuto

• Guardar sólo una copia del original

Archivos eficientes
• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos

• Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro

• Organizar los archivos por:

• Sección, cliente, proveedor,

• tema, tipo de documento, por asunto,
• por proyecto, departamento, etc.

• de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Archivos eficientes
• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos

• Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio

• Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)

• Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso

• Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Actividad para el participante
Realice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para
mantener la Disciplina de las 5S’s
 E.P. DEADMINISTRACIÓN Y
NEGOCIOS INTERNACIONALES TÍTULO 1

5S’s
•Campaña de Promoción
Campaña 5S’s
• Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las
5 S’s

• Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará,
de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña

• No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por
eso debe efectuarse en etapas

• Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo

Campaña 5S’s

• Entrenamiento

• Difusión
✓ Slogans
✓ Campañas
✓ Posters 1er Gran concurso de 5’s
✓ Folletos
Campaña 5S’s
• Planeación y operación
• Organización promocional
• Educación
• Juntas promocionales

• Actividades paralelas
• Posters de invitación a participar
• Temas del mes

• Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas

• Docuementación
• Implantación
Campaña 5S’s
• Proyectos Kaizen
• Organizarlos conforme sea apropiado

• Entrenamiento técnico
• Tecnología Kaizen
• Entrenamiento inicial
• Seguimiento al entrenamiento

• Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

Campaña 5S’s
• Trabajo en
en equipo

• Reconocimiento
Registros de 5S’s
• Fotografias (antes, durante y después)

• Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención

• Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)

• Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas)

• Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnóstico y evaluación de 5S’s
• Competencias

• Patrullas y evaluación cruzada

• Uso de auditores y listas de verificación

Diagnóstico y evaluación de 5S’s
• Avisos
• Todos los avisos limpios y claros
• Sin avisos pasados de fecha
• Todos los avisos están alineados en su parte superior y a los lados

• Administración de las 5 S’s

• Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente delineadas a todos los niveles
• Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
FORMATO DE EVALUACIÓN

Seleccionar
1 Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso
2 El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso
3 Existen objetos sin uso en los pasillos
4 Pasillos libres de obstáculos
5 Las mesas de trabajo están libres de objetos sin uso
6 Se cuenta con solo lo necesario para trabajar
7 Los cajones se encuentran bien ordenados
8 Se ven partes o materiales en otras áreas o lugares diferentes a su lugar asignado
9 Es difícil encontrar lo que se busca inmediatamente
10 El área de está libre de cajas de papeles u otros objetos

Ordenar
11 Las áreas están debidamente identificadas
12 No hay unidades encimadas en las mesas o áreas de trabajo
13 Los botes de basura están en el lugar designado para éstos
14 Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)
15 Todas las sillas y mesas están el lugar designado
16 Los cajones de las mesas de trabajo están debidamente organizados y sólo se tiene lo necesario
17 Todas las identificaciones en los estantes de material están actualizadas y se respetan

Limpiar
18 Los escritorios se encuentran limpios
19 Las herramientas de trabajo se encuentran limpias
20 Piso está libre de polvo, basura, componentes y manchas
21 Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo están limpias
22 Las mesas están libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.
23 Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida

Estandarizar
24 Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operación
25 El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores
26 Todas las mesas, sillas y carritos son iguales
27 Todo los instructivos cumplen con el estándar
28 La capacitación está estandarizada para el personal del área
Diagnóstico y evaluación de 5S’s

Guía de calificación
0 = No hay implementacion
1 = Un 30% de cumplimiento
2 = Cumple al 65%
3 = Un 95% de cumplimiento
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
Evaluación 5 S's Fecha
Porcentajes Puntos
General 54% 44
Selección 47% 14 Regular Bien Excelente
Orden 57% 12
> 50 % > 70 % > 90 %
Limpieza 67% 10
Estandarización 53% 8

Regular

1
General
1 Excel.
0.9

0.8
0.8
0.6
Bien
0.7
0.4
Estandarización Selección
0.6
0.2

0 0.5 Regular

0.4

0.3

0.2
Limpieza Orden
0.1