1.

Definir

a. Descripción y enunciado del proyecto.

Organización de Archivo Muerto en INIFAP según los lineamientos del “Archivo

General de la Nación”
El INIFAP es un Instituto descentralizado de la SAGARPA por lo tanto se rige
bajo estas normas, al día de hoy, no existe ningún control ni organización del
archivo. Lo cual genera una gran preocupación ya que este año se realizarán
auditorias por parte de Órgano Interno de Control el cual emitirá sanciones para
los servidores públicos que estén a cargo de este control archivístico en caso
de que no esté debidamente organizado.

Esta problemática se viene generando desde 1986 y que nos dimos cuenta de
las condiciones en las que se encuentra debido a la noticia de las auditorias
próximas.

Cabed mencionar que además, de las penalidades administrativas que esto

podría generar, está causando un derrame económico considerable por varios
factores como: utilización de bodegas y espacios que podrían estar siendo
usadas para otras actividades que quizá si generen ingresos, luz eléctrica,
criadero de roedores que además de dañar la integridad física del archivo
muerto, están siendo un problema en otros almacenes que por ejemplo se
utilizan para resguardar semilla en proceso de investigación.

Los métricos primarios que se estarán midiendo en este proyecto son:

- Personal
- Horas hombre
- Costo
- Espacio de almacenaje
-
2. Medir

a. Mapa del proceso actual y redefinido.

SIPOC
DIAGRAMA DE FLUJO
 b. Variable clave de entrada y salida.

Este proyecto por su escaza complicidad cuenta con muy pocas variables de
medición las cuales se enumeran a continuación:

1. El número de personal asignado a realizar la tarea.

2. El tiempo que llevara al equipo terminar cada uno de los pasos que
integra este proyecto.
3. Horas hombre que se invertirán a cada una de las actividades.
4. Espacio que se utilizara para el acomodo.
5. Material que se utilizara. Cajas, Escáner, Ropa de Trabajo, Foliadora,
entre otras.

c. Base de Datos.

Actividad Personas Horario Días Material

Ropa de Trabajo
Clasificación
2 7hrs Lu-Vi Equipo de Seguridad
Bodega 1
Cajas de archivo
Ropa de Trabajo
Clasificación
2 7hrs Lu-Vi Equipo de Seguridad
Bodega 2
Cajas de archivo
Ropa de Trabajo
Clasificación
2 7hrs Lu-Vi Equipo de Seguridad
Bodega 3
Cajas de archivo
Ropa de Trabajo
Depuración 1 7hrs Lu-Vi Equipo de Seguridad
Contenedores de basura
Ropa de Trabajo
Organización 2 7hrs Lu-Vi Equipo de Seguridad
Espacios para almacenar
Aplicación de
3 7hrs Lu-Vi Foliadora
Folios
Escáner
Digitalización 3 7hrs Lu-Vi Computadora
Unidad de almacenamiento
d. Conclusiones sustentadas con el uso apropiado de
herramientas (C&E y QFD)
3. Analizar
a. Análisis Causa Raíz.
b. Análisis de Datos.

Días Personas Horas al día Costo de hora

91 3 8 $ 35,00
c. Límites de variables clave de entrada validados.
 d. Impacto financiero o de lealtad de cliente validado.

El primer ahorro será en el dejar de utilizar la Bodega número 3 que es la más

grande y donde se encuentran archivos que datan de más de 30 años por un
costo de $6,000.00 pesos mensuales, pero más que un impacto financiero lo
que se buscaba lograr primeramente es evitar las sanciones por parte del
Órgano Interno de control del INIFAP el cual realiza auditorías a los centros
para verificar entre muchas otras cosas, que este en correcto orden el archivo
muerto.

4. Mejorar

a. Impactos de mejora validados.

Con el objetivo de proporcionar a las diferentes Unidades Administrativas

del INIFAP un instrumento normativo que permita regular de manera
sistemática las vigencias, plazos de conservación y destino final de las
series documentales que genera el INIFAP.
Al finalizar el proyecto se pretende contar con los siguientes entregables:
Almacenes organizados por fechas y departamentos, información
digitalizada en memorias o discos duros externos, un catálogo de
localización del archivo muerto y un plan de seguimiento para todos los
departamentos.

b. Estrategia de Administración del cambio

La estrategia que aplicaremos para que en un futuro no se siga presentando

esta problemática, es la creación de un plan de seguimiento donde se
estará concientizando a los departamentos involucrados para que no se les
vuelva a acumular tanta cantidad de archivo, esto al ir depurando,
clasificando, organizando y digitalizando los archivos conforme vayan
siendo almacenados.

c. Impacto financiero o de lealtad de cliente validado.

Como se mencionó anteriormente el impacto que tendrá este proyecto

principalmente, es en el cumplimiento a las disposiciones gubernamentales
que rigen el instituto, ya que el no contar con este sistema de organización
se aplican penalidades administrativas a los encargados del departamento.
 d. Conclusiones sustentadas con el uso apropiado de
herramientas

5. Controlar
a. Desarrollar el plan de control del proceso
La manera en la cual se va a controlar el proceso será creando un
instrumento normativo y de control para que los departamentos y las
unidades administrativas realicen por su propia cuenta todo el proceso
archivístico basado en la ley, de esta manera en un futuro no se va a contar
con un almacenaje innecesario y mal organizado.

6. Realizar la validación económica final y el alcance del

proyecto.

Se mencionan a continuación los costos y ahorros que tendrá este proyecto.

Costo en Personal x 3 meses de trabajo $ 26.320,00

Costo en Material $ 18.500,00

Ahorro:

Gasto en 2 años de renta de almacén $ 144.000,00