REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN C.O.L- CABIMAS

Cierre de proyecto
Y
Muerte de proyecto

Realizado por:
Genesi meza
C.I:20.068.818

Cabimas, agosto 2020

 Actividades de Cierre de un Proyecto

 Primero vamos a definir que es un proyecto: es una planificación,

que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera
articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios
capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los
límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados. Para que un
proyecto esté bien diseñado y formulado se debe explicar cuál es su
finalidad, sus objetivos, beneficiarios, productos, actividades,
cronograma y presupuesto.

 Las actividades de cierre del proyecto aseguran que el producto que

has creado cumple con los requisitos del proyecto. El período de cierre
del proyecto también te permite revisar los logros y deficiencias para
referencia a futuro. Entre ellas estan:

 Conseguir la aceptación del proyecto

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser
emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un
Handover. Por tanto el primer paso para iniciar el proceso de cierre es
asegurarse de que hemos completado la aceptación externa de los
entregables, y que esta aceptación se ha formalizado por escrito. Para ello
podemos usar la ejemplo de acta de cierre incluida en la sección de recursos.

Puede ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de
puntos abiertos. En este caso, antes de continuar con el proceso deberemos
cerrar estos puntos y obtener la aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos
con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de
estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto
no puede considerarse como cerrado.

 Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto)

Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos

proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este
momento debemos autorizar la emisión de las facturas y seguir su pago.

 Cierre de los contratos con proveedores

Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores

que haya participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto
debemos también aceptar su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al
cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes en
la organización.

 Liberación del equipo interno

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha

participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el entregable
final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería
ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja
con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre
de la orden de trabajo. Prueba gratis varios programas de gestión de equipos

 Cierre financiero del proyecto

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que

estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y
en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la
gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto,
el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han
sido pagadas.

 Cierre administrativo del proyecto

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el

proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos
cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un
proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del
proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente
a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los
resultados económicos del proyecto.

 Lecciones aprendidas y documentación del proyecto

Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no

hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya
estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy
importante para la organización. Las lecciones aprendidas y la documentación
permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la
planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los
procesos de mejora.

Tipos de muertes de un Proyecto

.

La muerte de un proyecto es cuando fracasa totalmente debido a las

siguientes circunstancias:

1. Una mala planificación o la falta de la misma y de los procesos

necesarios.
 Todos sabemos lo importante que es planificar antes que actuar, más aún
en el área de la gestión.

Es importante definir los objetivos del proyecto, definir que va a suponer el

éxito o el fracaso del mismo y desde este punto ir avanzando en la planificación
de todas las áreas antes de comenzar a realizar ningún trabajo.

2. No saber definir y gestionar las expectativas

Esto es algo importante, el definir correctamente con los interesados del

proyecto y el equipo que se espera del proyecto, en terminos medibles que
puedan ser luego contrastados.

Si no marcamos inicialmente y de manera adecuada las expectativas,

tendremos dificultades con su gestión a medida que avance el proyecto.

3. Falta de comunicación

Este es un error bastante común en muchos proyectos, independiemtente

del área de especialización. El gestor de proyecto debe estar continuamente
comunicando, con el equipo y con los interesados.

Se debe trabajar por generar un entorno abierto y de colaboración, donde

todo aquel que tenga algo que decir o aportar el proyecto, pueda hacerlo
libremente y sin sentirse coaccionado.

4. Gestores de proyectos no formados y con poca experiencia

Este también es un problema común, en muchas organizaciones los

gestores son perfiles técnicos no formados adecuadamente y se les exige
realizar tareas para las cuáles no han sido debidamente preparados.

Haciendo un símil sencillo, es como si entrara en la sala de urgencias de un

hospital un paciente con hemorragia cerebral y en la mesa de operaciones en
vez de un cirujano se presentara un pediatra, nadie pone en duda los
conocimientos del pediatra en su área, ¿pero está cualificado para soportar la
presión de una operación? ¿conoce en profundidad las técnicas y herramientas
que tendrá que utilizar? ¿ha sido formado para este tipo de situaciones?

Al igual que en el anterior símil, si ponemos a gestionar un proyecto crítico

para la organización a un perfil técnico sin formarlo previamente, por mucha
experiencia o buena voluntad que tenga, el proyecto dificilmente llegará a buen
puerto.

5. Falta de liderazgo y soporte por parte de la organización

Muchas veces se identifica al lider del proyecto, la capa de senior

management o ejecutivos de la organización, deben (o deberían) dar el soporte
necesario al proyecto para asegurar su éxito, esto implica entre otras cosas
que se entienda el porque se lleva a cabo el proyecto, y los beneficios que este
aporta a la empresa.