Gestión de la calidad

BRIEFINGS

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Gestión de la calidad

TABLA DE CONTENIDO

BRIEFINGS .................................................................................................................................... 3

OBJETIVO: ................................................................................................................................ 3

INSTRUMENTO: ....................................................................................................................... 3

EJEMPLO APLICATIVO ...................................................................................................... 6

VOCABULARIO ......................................................................................................................... 14

BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 15

LIBROS Y DOCUMENTOS .................................................................................................... 15

DIRECCIONES WEB .............................................................................................................. 16

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BRIEFINGS

OBJETIVO:

El personal empleado en forma directa y los contratistas que trabajan en las actividades

de manufactura no tienen mucho tiempo para recibir comunicaciones de la empresa. A este

hecho debemos aclarar que normalmente más del cincuenta por ciento del personal no lee las

carteleras colocadas en las áreas de descanso o de vestidores de las plantas industriales y el otro

cincuenta por ciento ni siquiera está interesado en recibir información mediante revistas o

plegables. Por otra parte, la comunicación con los altos ejecutivos está muy limitada, incluso en

algunas reuniones se emplea un vocabulario de muy alto nivel por parte de los administradores y

directivos, que no es fácilmente comprendido por los empleados de base y mucho menos

explicado.

Por las anteriores razones se presenta en este documento un método para poder elaborar

una comunicación efectiva con el personal y los contratistas mediante los briefings, que se puede

traducir como “charlas diarias de seguridad”.

INSTRUMENTO:

La empresa de manufactura es responsable de asegurar la mínima información de sus

contratistas y trabajadores directos, para asegurar:

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 El cumplimiento de los parámetros de calidad, medio ambiente, seguridad industrial y

salud ocupacional pactados con el cliente, establecidos en el cumplimiento legal o en las

políticas de la entidad, para todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa.

 Permite administrar la seguridad, medio ambiente y calidad en las actividades no

rutinarias que toda organización lleva a cabo para funciones no permanentes como el

mantenimiento, la construcción de nuevas facilidades o eventos publicitarios o sociales.

La mejor forma de lograr que el personal operativo tanto propio como el de contratistas logre

llevar a cabo el programa, es mediante charlas diarias técnicas de un solo tema y revisión de las

consignas de operación del día.

TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

Lectura de la política integral. La única forma de lograr que el personal aprenda la

política integral es repitiéndola todas las semanas. Si la

empresa tiene himno, se coloca para asegurar que las

personas se sientan identificadas con la organización.

No hay jefes Todos participan y todos se integran. Nadie puede

hablar mal del compañero, todos deben respetar las

preguntas e inquietudes de los compañeros para

facilitar la unidad de criterio.

Charla técnica crítica de 10 a 20 La manera de calificar al personal en los temas de

minutos calidad, seguridad industrial y medio ambiente.

Generalmente se emplea una película o la lectura de

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TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

breves textos en Power Point.

Revisión de las consignas de Permite asegurar que todo el personal conoce las tareas

operación del día (5 minutos) a desarrollar en el día, sus dudas están resueltas y

conoce los parámetros mínimos de calidad exigidos por

el cliente.

Revisión de las consignas de El personal recuerda rápidamente los implementos que

seguridad industrial. ( 1 minuto) debe usar, revisa sus radios, pone la hora exacta igual y

dice en forma muy breve el plan alterno.

Revisión de equipos ( máximo 5 Con sus implementos y equipos se aplica la lista de

minutos)
chequeo para asegurar que lleva todo lo necesario y que

los equipos están en buen estado, no importa que lleve

20 años empleándolos, debe REVISAR Y SEGUIR LA

LISTA.

Desplazamiento e inicio de Se lleva a cabo el desplazamiento a los frentes de

actividades. trabajo y se inicia la labor del día o del turno. Termina

la charla de seguridad.

Informe de auditorías cruzadas. Un día a la semana se llevan a cabo las auditorias

cruzadas entre grupos y contratistas. Esto permite a los

empleados y contratistas recibir retroalimentación del

grado de desempeño de sus sistemas de gestión y pone

de conocimiento las lecciones aprendidas por parte de

todo el personal.

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TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

Acta Un acta muy breve con tema, fecha y asistentes, se

elabora en el mismo momento de realizar la charla

técnica y todo el mundo firma.

Notas:

 Cada empresa puede realizar las adaptaciones que requiera para sus charlas técnicas y

para revisar en forma muy breve las consignas de seguridad, medio ambiente y calidad.

 El jefe es el responsable del briefing y normalmente no es una actividad delegable, pues

requiere experiencia y la persona debe ver y sentir la AUTORIDAD. En algunas

empresas un facilitador maneja la reunión, porque ha sido entrenado para manejar

reuniones efectivas de trabajo, pero el jefe siempre está presente porque es la autoridad.

EJEMPLO APLICATIVO

La organización de producción de bienes manufacturados capaz de exportar a 36 países

con base en Colombia, llevó a cabo la implementación de charlas diarias de inicio de turno desde

el inicio del milenio, logrando de esta manera realizar un cambio en la cultura de nuestra

organización en menos de cinco años y dando hoy en día una nueva cultura que permite penetrar

mercados en Europa, en especial las naciones que se están incorporando a la Comunidad

Económica Europea: Rumania, Checoeslovaquia, Estonia, Letonia y muchas otras naciones

pertenecientes al antiguo CAEM.

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Directora Integral

“Para realizar el trabajo se formaron 200 facilitadores que se encuentran organizados mínimos

uno por turno. Tenemos 2200 trabajadores y realizamos tres turnos diarios, de lunes a sábado,

6 días, 3 turnos diarios a la semana. Para iniciar cada jornada, siempre se hace la charla de

seguridad de 10 minutos coordinada por ese facilitador certificado por talento humano.”

TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

Lectura de la política integral al La única forma de lograr que el personal aprenda la

inicio de cada mes. política integral es repitiéndola todos los meses en el

inicio de turno y los altos ejecutivos al iniciar sus

reuniones semanales. Si la empresa tiene himno, se

coloca para asegurar que las personas se sientan

identificadas con la organización.

Participación del jefe El jefe es el primero que llega, siempre asiste, escucha

y apaga el celular, radio y los medios de comunicaron

durante ese tiempo.

No hay jefes durante el evento Todos participan y todos se integran. Nadie puede

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TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

hablar mal del compañero, todos deben respetar las

preguntas e inquietudes de los compañeros para

facilitar la unidad de criterio. Si alguien se burla de

una pregunta, debe de pagar el refrigerio o una multa

previamente acordada para celebrar los cumpleaños del

mes.

Experiencias compartidas Los contratistas y empleados más veteranos comentan

su experiencia, explican la manera de hacer las cosas,

las consecuencias de las desviaciones y la mejor forma

de focalizarse, empleando ejemplos prácticos basados

en su experiencia.

Charla técnica crítica de 10 a 20 La manera de calificar al personal en los temas de

minutos calidad, seguridad industrial y medio ambiente. Es

generalmente empleando una película o la lectura de

breves textos en Power Point. Los miércoles se

presentan los resultados de las auditorias cruzadas de

un proceso con otro. De esta manera las personas

sugieren mejoras y presentan lecciones aprendidas.

Investigación de incidentes Cuando se ha presentado un incidente, debemos de

llevar a cabo su investigación. AL finalizar es necesario

comunicar los resultados a todo el personal y de esta

manera la charla diaria de seguridad es el medio con el

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TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

cual comunicamos las lecciones aprendidas y los

cuidados que tenemos que aplicar para prevenir que se

repita el incidente.

Participación del personal. Una vez cada tres meses las personas en este espacio se

encargan de entrevistar a todo el personal operativo

sobre el uso de los implementos de seguridad, su

eficiencia, problemas y molestias que pueden generar

para poder determinar oportunidades de mejora o

debilidades en el conocimiento de las personas para

poder llevar a cabo un uso eficaz de los mismos.

Cumplimiento legal Durante una charla una vez al mes como mínimo se

revisa con el personal operativo el cumplimiento legal

mediante la revisión directa de los registros que

soportan el cumplimiento de las normas legales que

debe cumplir la organización.

Contratistas Los empleados del contratista están en nuestras

instalaciones, deben participar en las charlas de

seguridad y cumplir con todas nuestras normas

ambientales, de salud y seguridad. Durante la charla de

seguridad son un compañero más de trabajo, no hay

discriminación.

Acta Un acta muy breve con tema, fecha y asistentes se

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TEMARIO DE LAS CHARLAS TÉCNICAS

ACTIVIDAD DETALLE

elabora en el mismo momento de realizar la charla

técnica y todo el mundo firma. EL representante es el

responsable de archivarla.

Notas:

 Cada empresa puede realizar las adaptaciones que requiera para sus charlas técnicas y

para revisar en forma muy breve las consignas de seguridad, medio ambiente y calidad.

 Las charlas técnicas de inicio de turno pueden estar documentadas en el sistema de

gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, en el reglamento interno de trabajo o en

el sistema de gestión integral de una empresa. No realizar este evento a inicio de turno,

puede traer sanciones al jefe o director de proceso.

El procedimiento que empleamos es el siguiente:

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE ISO9001:8.1

ISO14001:8.1
GESTIÓN INTEGRAL
ISO45001:8.1

PROCEDIMIENTO MOMENTO DE

SEGURIDAD PARA PERSONAL Version: 1.03

PROPIO Y CONTRATISTAS

1. OBJETIVO
Reforzar comportamientos seguros de las personas operativas y de los contratistas de

todos los turnos y lugares de trabajo.

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2. CONDICIONES GENERALES

Esta metodología aplica a funcionarios directos y de contratistas de EMPRESA SAS.

Responde al modelo de gestión HSE y al modelo de cultura de nuestra organización. Este

documento contribuye en la definición y cumplimiento de estándares.

3. DESARROLLO

Para poder volver operativo el momento diario de la seguridad, se establecen las siguientes

reglas que las personas deben seguir para poder tener la mente y el tiempo en ese momento

diario de seguridad que es nuestra única oportunidad de convertirnos en personas conscientes de

los riesgos y de aplicar prácticas seguras:

1. Apagar celulares, computadores, Palm, tabletas y radios: Se debe buscar que todo el

personal se concentre en la charla de seguridad durante 5 minutos. Los equipos

distractores deben ser apagados.

2. Solo una persona interviene a la vez: Se busca comunicación y que todos escuchen. EL

jefe es el coordinador y vamos a respetar a los compañeros evitando hablar todos a la vez

o interrumpiendo a los que se encuentran dialogando.

3. No hay rangos: Solo hay personal de la empresa, no hay jefes, no hay directivos.

Tampoco se hace diferencia con los proveedores y contratistas, solo hay personas que

participan en un proceso.

4. Todos participan y contribuyen: Nadie domina la charla, nadie impone ideas, solo se

comparte el conocimiento y la experiencia. Se llega a los acuerdos de seguridad por

votación y convicción.

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5. Se escucha a otros: Todos aprenden y contribuyen con la presentación del tema, nadie

tiene la última palabra, la experiencia de todos es valiosa. Se escucha a todos los

compañeros con atención y respeto. NO se permite tutear o tratar de “mi amor”, mi

“primor” a las compañeras de trabajo. Nadie puede tener apodos, todo el mundo se trata

por su nombre.

6. NO se juzga, se buscan soluciones: Nadie juzga o busca culpables, solo se buscan

soluciones y comportamientos seguros. Nadie juzga al compañero por la manera cómo

lleva a cabo su trabajo o por sus actos inseguros, se busca crear un ambiente de mejora de

procesos y actividades en forma independiente de las personas.

7. Compromiso: Todo el personal se compromete. Las lecciones aprendidas son para ser

aplicadas en la operación diaria e incorporarlas al control operacional.

8. Se inicia a tiempo: El encuentro de seguridad se inicia a tiempo y termina 5 minutos

después. El tiempo es un recurso no renovable y se debe de respetar los compromisos de

cada uno de los participantes al finalizar el evento.

9. Sea exacto: En la charla de seguridad se explican en forma técnica cada una de las

situaciones analizadas, todos escuchan y aportan para fabricar un conocimiento a partir

del incidente. Nunca se critica al compañero o se le califica de inepto, de incapaz o se le

juzga.

10. Diviértase y aprenda: Participe, aprenda, involúcrese. Parte de las lecciones y el

aprendizaje solo se logra aplicando los conocimientos.

11. Asistencia: No olvide registrar su asistencia, pues esta actividad requiere tener evidencias

objetivas, como la mayoría de las situaciones en los sistemas de gestión integrales.

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4. CONTINGENCIAS

En las siguientes condiciones es posible no realizar briefing:

 Incidentes que se presenten en el turno

 Situación de orden público que no lo permita

 Situación de emergencia declarada (es decir estar en emergencia)

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VOCABULARIO

 PELIGRO: Evento adverso que se puede presentar cuando se está desarrollando una

actividad. Por ejemplo, al pintar un vehículo, se puede tener un reguero, una pérdida de la

pintura que puede contaminar el ambiente, hacer daño a los ojos, la piel y deteriorar otro

vehículo o el mismo que está siendo pintado.

 PROCESOS: Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y

eficiente cuando las actividades. Se entienden y gestionan como procesos

interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

 RIESGO: Probabilidad de ocurrencia del evento adverso que se puede presentar cuando

se está desarrollando una actividad. Puede ser una evaluación cuantitativa o cualitativa,

dependiendo de la cantidad de información que disponga la organización.

 TRAZABILIDAD: Todas las actividades que se realicen y su registro, que le sigue al

disparador se conocen como trazabilidad, es decir la capacidad de reconstruir la historia

de un servicio o de un producto.

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BIBLIOGRAFIA

LIBROS Y DOCUMENTOS

Cuatrecasas, Luis. Gestión integral de la calidad. Implantación, control y certificación.

Editorial Profit, ISBN 978-84-96998-52-0. Barcelona, España, 2010

Coma, Paco. La gestión basada en procesos. Cómo mejorar el desempeño de tu empresa.

Aprenden las nociones básicas para implantar la gestión por procesos en tu compañía. España,

2016.

IAF. Transition Planning Guidance for ISO14001:2015. Issue 1 (IAF ID 10:2015)

27/02/2015.

Jiménez, Hernán. Guía para la implementación de sistemas de gestión de la calidad

basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guías para implementar, mantener, mejorar

y diseñar sistemas de gestión para varios sectores. Publicación actualizada cada seis meses. Para

copias puede contactarnos en el teléfono 313-3210580 de Bogotá. HJ & Asociados, Bogotá, abril

de 2020

Stebbing, Lionel. Aseguramiento de la calidad, compañía editorial Continental, Colonia San Juan

Tlihuaca, México, 1991

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DIRECCIONES WEB

http://www.iaf.nu/ (International accreditation forum)

https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:17025:ed-2:v1:es (Organización ISO)

https://leansolutions.co/conceptos-lean/lean-manufacturing/amef-analisis-de-modo-y-efecto-de-

falla/ (AMEF)

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