Política de Plan

Política Anti-Fraude y Anti-Soborno y Corrupción

Área Funcional: Gobernanza

Responsable Funcional: Director(a) de Aseguramiento Global (GA)
Aprobada por: Asamblea de Miembros
Fecha de Aprobación: 21/11/2014
Versión: Final
Próxima revisión: 21/11/2017
Idioma: Inglés (versiones disponibles en francés y español)
Aplicable a: Plan International Inc. y Subsidiarias,
Organizaciones Nacionales y Subsidiarias
Políticas relacionadas:  Vínculo a Código de Conducta y Política del Silbato
 Vínculo a Procedimiento Global de Quejas
 Vínculo a Política de Conflicto de Interés
Procedimientos  Vínculo al Proceso de Gestión Contractual
relacionados:  Vínculo al Manual de Operaciones - Compras
Contacto: Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude

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Política Anti-Fraude y Anti-Soborno y Corrupción
Síntesis/Propósito

Esta política describe las responsabilidades de gerentes, empleados y voluntarios de Plan con respecto a los
riesgos de fraude y de soborno y corrupción.

Los principios y definiciones incluidos en esta política también se extienden a las relaciones de Plan con
organizaciones externas (incluyendo pero no limitado a socios implementadores, contratistas, funcionarios
gubernamentales y donantes).

Política

Introducción

A fin de asegurar que Plan (es decir, Plan International Inc. y subsidiarias y Organizaciones Nacionales de Plan y
subsidiarias) continúe manteniendo altos estándares de rendición de cuentas, transparencia y cumplimiento
legal,1 es imperativo que Plan pueda proporcionar orientaciones claras a su personal, en torno a su estructura
organizativa para enfrentar riesgos de fraude y corrupción.

La presente política establece las responsabilidades específicas de gerentes, empleados y voluntarios con
relación a riesgos de fraude y de soborno y corrupción. También es una demostración clara del compromiso por
parte del liderazgo principal y órganos rectores de Plan por la promoción de una cultura de integridad y
transparencia a lo largo y ancho de la organización.

Política

Plan mantiene una política de cero tolerancia ante el fraude y la corrupción, y exige que en todo momento su
personal y voluntarios actúen con honestidad e integridad y protejan los bienes y recursos por los que son
responsables. El fraude y la corrupción son amenazas constantes al patrimonio y la reputación de Plan y por lo
tanto deben ser objeto de preocupación de todos(as) los/las miembros de su personal y voluntarios(as).

PIan toma muy en serio cualquier acto o intento de fraude o corrupción por miembros de su personal, sus
voluntarios(as), sus contratistas o sus empleados(as), sus socios(as) implementadores(as) o agentes que actúen en
nombre de Plan. Los/Las empleados(as) y voluntarios(as) involucrados(as) en actos o intentos de fraude o
corrupción de cualquier índole estarán sujetos(as) a acciones disciplinarias, incluyendo su destitución (de estar
obligados[as] legalmente), y podrán ser reportados(as) a las autoridades policiales y judiciales para su
procesamiento penal. Plan realizará todos los esfuerzos legales posibles para recuperar cualesquiera fondos
perdidos por fraude de parte de los/las responsables.

Ámbito de aplicación

El alcance de esta política aplica a todo el personal y voluntarios(as) de PIan International Inc. y de las
Organizaciones Nacionales de Plan, y a los/las empleados(as) de subsidiarias. Los principios y definiciones de esta
política también rigen las relaciones entre Plan y organizaciones externas (incluyendo pero no limitándose a
socios(as) implementadores(as), contratistas y donantes).

Definiciones: ¿Qué son el Fraude, el Soborno y la Corrupción?

1El UK Bribery Act 2010 o Ley del Reino Unido Contra el Soborno del año 2010 y el US Foreign Corrupt Practices Act 1977 o Ley de los
Estados Unidos Sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero del año 1977, entre otras normas, imponen estrictos requisitos legales y procesales
globales sobre Plan y su personal.

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El Fraude es un engaño civil o penal para obtener beneficio financiero o personal injusto o ilegal o para causar
pérdida a otros, como por ejemplo la apropiación indebida de activos, abuso de autoridad, falsa representación
y/o el perjuicio de los derechos de otros(as). Adicionalmente los actos de robo están incluidos en esta política.

El Soborno y la Corrupción implican el intercambio cómplice (o tentativa) de beneficios privados y el abuso de

la autoridad encomendada. Esto incluye ofrecer, prometer, proporcionar, aceptar o solicitar…

 dinero, un regalo u otra ventaja privada...

 como incentivo a o recompensa por…
 hacer algo que es ilegal, un abuso de poder o autoridad, una violación de confianza o deber, o que sea
inapropiado de alguna otra manera, en el proceso de realizar las actividades de la organización.

La corrupción puede incluir el nepotismo o el favoritismo. Ni el fraude ni la corrupción están restringidos a la

ganancia monetaria o material (de cualquier cuantía), y pueden incluir beneficios intangibles como el estatus o la
información, y pueden ser de beneficio a un individuo o a un grupo de interés.

Falta de Represalias por reportar fraude o por negarse a pagar sobornos

Plan apoya a su personal a tomar pasos firmes contra el fraude y la corrupción, y velará porque su personal no
sufra evaluaciones negativas de rendimiento, consecuencias adversas relacionadas a su empleo o represalias por
reportar sospechas de fraude y/o de corrupción (refiérase a la Política de Denuncias) o por rehusarse a pagar
sobornos. En cuanto a sobornos esto se aplica a todos los casos, incluso cuando esta negativa a pagar sobornos
tenga implicaciones negativas para la ejecución programática de Plan. El imperativo a largo plazo de promover la
integridad en la toma de decisiones supera los obstáculos a corto plazo para la planificación táctica. En efecto, el
pago de sobornos en sí mismo perpetúa los riesgos y la cultura de corrupción.

Por lo tanto, Plan prohíbe las represalias por rehusar o reportar el pago de sobornos, o por señalar o ayudar a
atender una preocupación en relación al fraude o la corrupción. Las represalias son motivo de acción disciplinaria,
incluyendo la destitución.

La Coacción

Podrán surgir circunstancias en las que se realicen pagos para proteger al personal de Plan o a quienes les rodean
de amenazas inminentes a sus vida, su salud, su seguridad o su libertad. El personal que realice pagos bajo
coacción tan extrema como ésta deben reportar el incidente pero no estarán sujetos a sanciones por parte de
Plan.

Responsabilidades Específicas a Roles

Plan se compromete a prevenir el fraude y la corrupción y a crear una cultura anti-fraude y anti-corrupción. Para
tal fin, Plan:
 Desarrollará e implementará controles efectivos para prevenir el fraude y la corrupción a todos los niveles
 Procurará que, en casos de fraude o corrupción, se realice una pronta y efectiva investigación
 Tomará acciones disciplinarias y legales apropiadas en todos los casos que lo ameriten
 Tomará todas las medidas apropiadas y razonables para recuperar pérdidas financieras
 Evaluará sus sistemas y procedimientos de prevención de fraudes o actos de corrupción similares, y
 Garantizará que los riesgos de fraude y corrupción sean tomados en consideración en su planificación de
programas.

Cuando los requerimientos de donantes con respecto a procedimientos de investigación relativos a fondos de
donaciones entren en conflicto con esta política, los requisitos de los donantes tendrán preferencia.

Responsabilidades del Personal

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Todo el personal es responsable de:
 Actuar con propiedad en el uso de los bienes y recursos de Plan
 Conducirse de acuerdo a los principios establecidos en el Código de Conducta, incluyendo:
 Declarar a la mayor brevedad posible cualquier conflicto de interés real o aparente que pueda afectar sus
responsabilidades (más detalles en la Política de Conflictos de Interés)
 Alertar a su supervisor(a) inmediato(a) cuando consideren que existen oportunidades de fraude o
corrupción
 Reportar cuanto antes a su supervisor(a) inmediato(a) detalles sobre
(a) cualquier acto presunto o real de fraude o corrupción
(b) cualquier acto o evento sospechoso que podría dar lugar a sospechas de fraude o corrupción
Si por cualquier motivo un(a) miembro del equipo no se siente capaz de reportar un presunto caso de
fraude o corrupción a su supervisor(a) inmediato(a), debe informar a un(a) gerente de mayor jerarquía o
al/a la directora(a) de Global Assurance. El personal debe remitirse a lo establecido en la Política de
Denuncias de Plan cuando no se sientan en capacidad de reportar un presunto caso de fraude o corrupción
a su supervisor(a) inmediato(a) o consideran que sus inquietudes no ha sido debidamente atendidas. El
servicio confidencial de denuncias Safecall está disponible con este propósito (ver Apéndice A)
 Apoyar cualquier investigación poniendo a disposición toda la información pertinente y cooperando en las
entrevistas.

Responsabilidades de los/las Gerentes

La responsabilidad del día a día en la prevención y detección de casos de fraude y corrupción recae en los/las
gerentes de línea bajo cuya responsabilidad:

 Se identifican los riesgos a los que están expuestos los sistemas, operaciones y procedimientos
 Se desarrollan e implementan controles efectivos para prevenir y detectar fraude y corrupción
 Se asegurara el cumplimiento de dichos controles.

Los/Las Directores(as) Nacionales, Directores(as) de País, Directores(as) Regionales y Directores(as) de

División son responsables por:
 Garantizar que todos los casos de sospecha y/o presunción de fraude sean reportados a la mayor brevedad
posible al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude utilizando el mecanismo de reporte estándar de incidentes.
Vínculo al mismo: Incident Report Form
 Adicionalmente, cuando el presunto fraude afecte fondos de donaciones, reportarlo a la Organización
Nacional (NO, por sus siglas en inglés) relevante
 Apoyar al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude a responder con una investigación apropiada.
 Excepcionalmente los/las Directores(as) Nacionales (ND, por sus siglas en inglés) podrán, a su discreción y
como alternativa a elevar la responsabilidad al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude, dirigir o delegar
ellos/ellas mismos(as) las investigaciones y/o referir el tema a las respectivas autoridades policiales y
judiciales nacionales si son casos circunscritos a las jurisdicciones de su país de NO y no involucran a ningún
oficial de Plan fuera de su NO. En estos casos los requisitos de reporte total al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-
Fraude se seguirán aplicando.
 Responder a las recomendaciones hechas en los reportes de investigación subsiguientes.
 Asegurarse que su personal y organizaciones externas son informados(as) y estén concientes de esta
Política, de Procedimientos y Directrices suplementarios y de sus responsabilidades de acuerdo a las mismas
durante su entrenamiento, incluyendo el que se proporcione a todo personal nuevo como parte de su
proceso de inducción.
 Los/Las ND también son responsables de reportar incidentes de fraude que afecten su NO al/a la Jefe(a) de
la Junta de la NO.

Responsabilidades específicas a los roles para Plan

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Para Plan, el/la Director(a) de Finanzas es responsable de:
 Establecer el sistema de control interno diseñado para contrarrestar el riesgo de fraude y corrupción y
asegurar que dicho sistema sea adecuado y efectivo.

Para Plan, el/la Director(a) de Global Assurance es responsable de:

 Asegurar que los riesgos de fraude y corrupción hayan sido apropiadamente identificados y evaluados por la
gerencia
 Comprobar que el marco de control interno haya sido apropiadamente diseñado para atender los riesgos de
fraude y corrupción y que esté trabajando en forma efectiva
 Asegurar que existan procedimientos para la pronta y apropiada investigación de todos los casos reales,
supuestos o presuntos de fraude o corrupción a un nivel consistente.

Para Plan, el/la Jefe(a) de Gestión Global de Riesgos es responsable de:

 Asegurar que las evaluaciones de riesgos de fraude y corrupción formen parte constante de todo el proceso
de gestión de riesgos de Plan.

Responsabilidades específicas a los roles NO

No todas las NO operan bajo un modelo organizativo común. Sin embargo los/las NDs deben asegurar que las
responsabilidades equivalentes de oficiales específicos(as) de PII (arriba descritas) sean asignadas al personal
designado de la NO para la NO, ya sea al/a la ND mismo(a) o delegadas a otra persona. La NO mantendrá un
registro documental de estas responsabilidades.

El/La Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude (bajo el/la Director[a] de GA) es responsable globalmente de:
 Conducir todas las investigaciones de fraude – excepto cuando el/la ND ha ejercido su discreción para
dirigirlas, en las circunstancias arriba descritas. Al recibir cualquier denuncia de fraude o corrupción, ya sea
de Plan o de una NO, él/ella determinará, en consulta con los/las Directores(as) involucrados(as), la
naturaleza y composición de cualquier investigación subsiguiente. El personal que participa en las
investigaciones será dirigido por él/ella o por la persona que él/ella delegue
 Mantener capacidad investigativa dentro de la organización
 Mantener registros de fraude y corrupción
 Reportar al/a la Jefe(a) de la Junta de NO pertinente, por medio del/de la ND (a menos que no sea
apropiado), los detalles de las investigaciones de fraude que dirige concernientes al personal de la NO o
fondos de la NO dentro del país en cuestión
 Reportar trimestralmente un resumen de todos los casos de fraude y corrupción al Comité de
Auditoría Financiera (Financial Audit Committee o FAC) de la Junta Directiva Internacional. Para
garantizar la supervisión mundial a nivel gerencial, antes de someterlos al FAC dichos informes trimestrales
deben llegar al Comité de Gerencia Global
 Proveer servicios de apoyo anti-fraude y anti-corrupción a la gerencia para ayudarla a reducir la
exposición al riesgo de fraude y corrupción y asegurar el cumplimiento de dicha política.

El personal de la Unidad Anti-Fraude, Finanzas Globales y Aseguramiento Global están disponibles para ofrecer
cualquier tipo de orientación y apoyo sobre temas de control y prevención de fraude y se exhorta a los/las
gerentes a hacer uso de este servicio.

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APÉNDICE A – DIRECTRICES GENERALES
(Las referencias en estas directrices podrán ser actualizadas periódicamente)

Plan valora las relaciones duraderas, y se relaciona con sus proveedores, socios de programas, reguladores,
agencias gubernamentales, funcionarios públicos, figuras políticas y otras partes interesadas en base a mérito,
profesionalismo, confianza e integridad – nunca con pagos ilícitos, “favores” ilegales y otras acciones que podrían
exponer a Plan a los numerosos riesgos de pérdida financiera, deterioro operacional, dependencia, chantaje,
extorsión, sanción legal y daño a su reputación.

 “NOes” - Plan prohíbe toda forma de fraude y corrupción con una política de tolerancia cero.

No de ni reciba ningún tipo de pago u obsequio, ni proporcione ni reciba otros favores, para o de
cualquier funcionario público, figura política, representante de un organismo regulador o agencia de
gobierno, ni a o de cualquiera de nuestros proveedores, socios de programa o cualquier otro grupo
(ya sea público o privado) con intención de influir o recompensar cualquier acto o decisión de
conceder una licencia o aprobación regulatoria, obtener o retener negocios, o con el fin de obtener
otra ventaja ilegal o inapropiada.

Esta prohibición excluye regalos y hospitalidad de menor valor acordes con las prácticas generales de
negocios, que no puedan ser interpretados como un incentivo.

 “SÍes” - En situaciones críticas, actúe como detallamos a continuación:

 Ignore o rechace cualquier insinuación para cometer actos de fraude o corrupción

 Procure tener presente un testigo que le proporcione apoyo
 No acepte nada inapropiado, incluso si la propuesta sugerida incluye una “donación caritativa”
 Mantenga registros justos y precisos, documentando detalles de cualquier solicitud, intento o
acto de fraude o corrupción, tan pronto le sea posible después de los hechos.

 “SI VE ALGO, DIGA ALGO”

 Informe sobre todas las sospechas, solicitudes, intentos o realización de actos de fraude o
corrupción a su persona o a gerentes de mayor rango, o utilice el servicio confidencial de
reportes Safecall.
El Safecall puede ser contactado por medio de números telefónicos específicos a cada país, en línea o
vía correo electrónico. Para detalles favor vea el enlace para SAFECALL

Señales de Alarma (‘Red Flags’)

Los siguientes ejemplos de señales generales de alarma pueden causar sospechas y ser indicadores útiles de
riesgos de fraude y corrupción (NB. esta no es una lista exclusiva):

 Discrepancias entre registros financieros y contables, tales como …

o descripciones de transacciones o asignaciones contables faltantes, vagas, inconsistentes o falsas;
o inexistencia, falsificación o anomalía en los récords de identidad de la persona / agente /
contraparte compensado(a);
o remuneración excesiva o inusualmente elevada sin datos de respaldo;
o patrones o estructuras inusuales de pago, uso de empresas fantasma u otros arreglos financieros;
o cuentas de uso general o cuentas de gastos misceláneos que puedan utilizarse para ocultar pagos
indebidos;
o sobrefacturación; facturas y formularios de viaje y/o de gastos falsos o inexactos; cuentas o
transacciones sin registrar.
 Un tercero no parece estar calificado para realizar las funciones que se ha comprometido a ejecutar para
apoyar a Plan;

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 Un tercero se rehúsa a certificar o proporcionar información sobre sus relaciones con el gobierno para
verificar su conformidad con requisitos anti-corrupción:
 Solicitudes de pago de comisiones en un tercer país, o en efectivo o con fondos no rastreables;
 Fuerte dependencia de una parte interesada en contactos políticos o gubernamentales en lugar de en el
personal calificado o en la inversión de tiempo para promover los intereses de Plan;
 La intención de mantener secreta la representación por medio de terceros;
 Ausencia de acuerdos escritos, políticas anti-soborno, entrenamiento o código de conducta en la empresa de
destino;
 Declaraciones falsas o rechazo de la empresa de destino a cooperar en procesos de auditoría e investigación
voluntaria.

Riesgos Específicos
Las variadas operaciones de Plan están expuestas a riesgos de fraude y corrupción. Esto requiere que todo el
personal de Plan esté conciente de y se adhiera a las siguientes normas:

 Gratificaciones: Va en contra de la política de Plan que cualquier miembro de su equipo contraiga gastos en
nombre de Plan para proporcionar regalos, viajes, entretenimiento u otras gratificaciones a terceros, con
excepciones muy limitadas de gastos de hospitalidad de mínimo valor que cubran la asistencia de huéspedes
externos a actividades de Plan, cuando dicha hospitalidad no cause la más mínima sospecha de irregularidad
o influencia en la objetividad de la toma de decisiones. Esto no incluye los casos en los que Plan paga los
gastos de un tercero (tal como una celebridad) involucrado en promover nuestro trabajo.

 Oficiales de gobierno: Plan debe preservar relaciones colaborativas de integridad con diversos organismos
gubernamentales para ingresar a sus respectivos países, establecer oficinas, contratar personal local y
extranjero, gestionar fondos, conducir actividades programáticas, mantener su estatus de exención fiscal y
así sucesivamente. En consecuencia, Plan no inducirá ni premiará la administración pública inadecuada. En
particular:

 Pagos de facilitación son pagos a funcionarios de gobierno para realizar o acelerar una función o
proceso administrativo en curso en el que el resultado ya ha sido determinado previamente. Según
la legislación aplicable a Plan, un pago de facilitación es considerado una forma de soborno, que
Plan prohíbe bajo su política de ‘tolerancia cero’. El personal debe mantenerse alerta al riesgo de
que estos pagos puedan están incluidos de manera solapada en las comisiones de agencias. Sin
embargo, los pagos transparentes tipo per diem o dietas no son considerados facilitaciones.

 Actividades programáticas: especialmente cuando agencias de gobierno están involucradas en la

planificación y coordinación de actividades programáticas, por ejemplo, en respuesta a desastres y
en grandes proyectos de infraestructura, funcionarios de gobierno específicos podrían tratar de
influir de manera indebida el proceso decisorio de Plan en torno a la contratación de terceros, los
subcontratos, la selección de socios y los pagos.

A menos que el contrato correspondiente de provisión de fondos explícitamente requiera este tipo
de participación gubernamental, Plan tomará dichas decisiones de manera objetivamente
independiente de cualquier intento de influencia.

 Adquisiciones y alianzas: Al involucrar a actores externos, por ejemplo en alianzas para realizar
adquisiciones y programación, el personal de Plan implementará las normas obligatorias, los procesos de
mejores prácticas y las herramientas de facilitación aplicables, para cumplir con los requisitos legales y
maximizar la efectividad de tales compromisos.

En la práctica, llevar a cabo procesos de auditoría bajo el concepto “Conoce a tu Contraparte”,

implementar controles financieros y monitorear el desempeño son algunas de las mejores
herramientas para combatir tanto el fraude como la corrupción.

En General: Satisfacer las obligaciones arriba mencionadas usualmente requiere

 implementar un proceso de licitación,
 conducir una evaluación de procesos de auditoría e investigación voluntaria,

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  seleccionar la mejor contraparte, y
 negociar los términos de referencia del contrato,
 segregar, limitar y delegar autorizaciones de gastos,
todo bajo el principio de plena competencia y en relación a criterios objetivos, incluyendo
la
 eficacia,
 calidad, y
 fijación de precios de los bienes / servicios propuestos.

El Manual de Operaciones Financieras para Plan International – Contrataciones (vínculo a: Finance

Operations Manual – Procurement) establece responsabilidades funcionales específicas para la gestión de la
cadena de suministro, cubriendo normas clave de compras, para asegurar que todos los bienes y servicios
sean adquiridos con el mejor interés de Plan en mente.

El Proceso de Gestión Contractual PII (vínculo a Contract Management Process) proporciona un diagrama
sencillo de los pasos y herramientas necesarios para navegar muchas de estas complejidades de manera
simple y racional.

Se recomienda enfáticamente a los NOs de integrar controles y directrices similares y apropiados dentro de
su marco de control y/o políticas y procedimientos de adquisición.

Recursos Adicionales

Transparencia Internacional – Prevención la Corrupción en las Operaciones Humanitarias

Vínculo al original en inglés:
http://www.transparency.org/whatwedo/pub/handbook_of_good_practices_preventing_corruption_in_huma
nitarian_operations
Vínculo a la traducción al español:
http://www.transparency.org/whatwedo/publication/manual_de_buenas_practicas_prevencion_de_la_corrupc
ion_en_las_operaciones_h

Bond – Principios y Guías Anti-Soborno para ONGs

Vínculo al original en inglés:
http://www.transparency.org.uk/publications/15-publications/890-anti-bribery-principles-and-guidance-for-
ngos

LRN – Coordinando la Ley del Reino Unido Contra el Soborno y el cumplimiento con la Ley de los Estados Unidos
Sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA)
Vínculo al original en inglés:
http://www.lrn.com/sites/default/files/Coordinating%20UK%20Bribery%20Act%20and%20FCPA%20Compli
ance_0.pdf

Transparencia Internacional –Principios Empresariales para Contrarrestar el Soborno

Vínculo al original en inglés:
http://www.transparency.org/whatwedo/tools/business_principles_for_countering_bribery/1/
~~~
La corrupción es una plaga insidiosa que tiene una amplia gama de efectos corrosivos en las sociedades. Socava
la democracia y el estado de derecho, da pie a violaciones de los derechos humanos, distorsiona los mercados,
menoscaba la calidad de vida y permite el florecimiento de la delincuencia organizada, el terrorismo y otras
amenazas a la seguridad humana.
Este fenómeno maligno se encuentra en todos los países grandes y pequeños, ricos y pobres, pero es en el
mundo en desarrollo en donde sus efectos son más destructivos. La corrupción lastima al pobre
desproporcionadamente al desviar fondos destinados al desarrollo, socavando la capacidad del gobierno de
proporcionar servicios básicos, alimentando la inequidad y la injusticia, y desalentando la inversión y la ayuda

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extranjeras. La corrupción es un elemento clave en el bajo desempeño económico, y un grave obstáculo a la
reducción de la pobreza y el desarrollo.
Secretario General de las Naciones Unidas Kofi Annan, Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción
2004