DIAGNOSTICO Y PRESENTACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, DE

ACUERDO CON EL ANALISIS FACTORIAL

BECKY HAWKINS HENRY

SORAIDA JANETH PEREZ MORENO
INGRID NATALIA ABRIL TORRES
NATALIA FERNANDEZ VERA

TUTOR
WILLIAM ALEXANDER MENDOZA GALVIS 

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
2020
 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción

2. Hallazgos y diagnostico

3. Presentación del diagnostico

4. Conclusiones

5. Bibliografías
 1. Introducción

La presente actividad pretende implementar la metodología de análisis factorial, en el cual para

la empresa CMD SIPLAS específicamente en el área de bienes y servicios se encuentra hallazgos

en nuestra auditoría interna que nos permiten diagnosticar para realizar acciones correctivas.

En forma complementaria, se identifican una serie de hallazgos según auditoria integral ISO

9000, 14000 Y 18000 con los numerales de los requisitos.

Finalmente, es importante señalar que, pese a que este trabajo está relacionado estrechamente

con las etapas 4 y 5 del análisis factorial en el proceso de auditoría, nos permite identificar el logro

de los objetivos de acuerdo con lo planeado cumpliendo con los objetivos y nos ayuda a verificar

en que debemos poner mayor atención en el área seleccionada de CMD SIPLAS.

 2. Hallazgos y diagnostico

 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los

requisitos de la norma de sistema de integral ISO
9001,14001 Y 18001.
 Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar
el cumplimiento por la organización de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del
Objetivos de la auditoria sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.
 Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar
razonablemente que la organización puede lograr sus
objetivos especificados
 Identificar áreas de potencial mejora en el sistema de
gestión

CMD SIPLAS
DIRECCIÓN SISTEMA
GESTIÓN INTEGRAL
SISTEMA DE GESTIÓN
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS
INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIA INTERNA
SGI-For-125-V1
 
FECHA
DE 16/02/2020 FECHA DE FINALIZACION 17/02/2020 SEDE (S) Principal calle 94
INICIO:
AUDITADO (S)
NOMBRES Y APELLIDOS PROCESO CARGO
Director Administrativo y
Gerber Benavides Bienes y Servicios
Financiero
AUDITOR

NOMBRES Y APELLIDOS
SORAIDA JANETH PEREZ ISO 9001, INGRID NATALIA ABRIL TORRES ISO 14001, NATALIA
FERNANDEZ VERA ISO 18001
  
RESULTAD
REQ
O DESCRIPCION DEL
UISI PREGUNTA EVIDENCIA
N OB HALLAZGO
TO C
C S
No se evidencia
diligenciamiento
del formatos
ATS -Análisis
de Trabajo
seguro SGI-For-
57, establecido El proceso de Bienes y servicios
en el no determina aquellas operaciones
procedimiento y actividades asociadas con los
de Contratistas peligros identificados y aspectos
4.4.6
SGI-Prc-13-V2, ambientales en donde la
;
¿Como asegura la identificación como control implementación de controles es
4.4.6
y control de los Peligros, Riesgos para la necesaria para gestionar los
.-
y aspectos ambientales asociados identificación de riesgos y aspectos ambientales
Cont   X  
a las actividades realizadas por riesgos y significativos como se encuentra
rol
los proveedores y contratistas a aspectos establecido en el Procedimiento
oper
su cargo? ambientales SGI-Prc-13-V2. Incumpliendo el
acio
asociados a la numeral 4.4.6 Control
nal
actividad Operacional, literal c, de la NTC
limpieza de caja OHSAS 18001:2007 y el numeral
de inspección, 4.4.6. Control Operacional, literal
realizada por el c, de la Norma ISO 14001:2004.
Proveedor
FUMIGACION
ES CAS
CONTROL
LTDA el día 29
de Julio de 2016
4.4.6 ¿Como es el procedimiento para No se evidencia   X   El proceso de Bienes y Servicios
. la selección de proveedores? planilla de no da cumplimiento a los
Cont Verificación de hojas de vida de seguridad social controles operacionales
rol los proveedores que realizan (ARL) implementados por la
Oper mantenimiento biomédico correspondiente organización en el Procedimiento
acion (calibraciones) y de al mes de mayo SGI-Prc-13-V2 para aquellas
al infraestructura, fumigación. del Ingeniero operaciones y actividades
Oscar Ramírez relacionados con los contratistas y
de la empresa visitantes en el lugar de trabajo en
Biomédica, mes las cuales es necesario gestionar
en el cual estuvo los riesgos de Seguridad y Salud
en las en el trabajo. Incumpliendo lo
instalaciones de establecido en el numeral 4.4.6.
SIPLAS Control Operacional literal c de la
realizando norma OSHAS 18001:2007.
mantenimiento
preventivo de los
equipos
biomédicos, y
quien firmo el
informe N°0569
Equipo Cámara
 de Extracción de
Química
Especial.
No se tienen
El Subproceso de almacén no
documentados
garantiza la implementación de
los criterios
4.4.6 controles operacionales necesarios
ambientales y de
. - para la gestión de riesgos de SST
SST para la
4.4.6 y aspectos ambientales asociados
¿Cuáles son los criterios de compra de
. a las mercancías, equipos y
Seguridad y Salud en el trabajo y insumos y
Cont servicios comprados por la
Medio Ambiente definidos para productos, así
rol   X   organización y no comunica los
la compra de insumos, productos como tampoco
Oper procedimientos y requisitos
y reactivos? ¿Y para la selección se tienen
acion aplicables a los proveedores.
y evaluación de proveedores? establecidos
al Incumpliendo lo establecido en el
dichos criterios
(Alm numeral 4.4.6. Control
en la selección y
acén) Operacional de las normas ISO
evaluación de
14001:2004 y OSHAS
los proveedores
18001:2007, Literales c y b.
del almacén.
4.3.2 Resolución 1409/2012: Solicitar Se evidencia que   X   El proceso de bienes y servicios
Requ permisos de trabajo o listas de en los días 02- no asegura que los requisitos
isitos chequeo para realizar trabajo en 09-16-23 del legales aplicables se tengan en
legal alturas. Inspección o verificación mes de Julio de cuenta para establecer,
es y de los elementos de protección 2016, se realizó implementar y mantener el
otros anualmente por un ente limpieza de sistema de gestión de seguridad y
certificado. Concepto médico canales y salud en el trabajo. Incumpliendo
para la realización de trabajo en bajantes a cargo el artículo 3, Obligaciones del
alturas. Se realiza del proveedor empleador literales 2,5,6,10,11,12
acompañamiento en el momento ALDEMAR y 14 de la resolución 1409/2012
de realizar el trabajo en alturas. CIFUENTES (Trabajo en alturas) expedida por
registrado en el el Ministerio de Trabajo y de
formato BYS- obligatorio cumplimiento para la
FOR-7-V1, realización de cualquier actividad
actividad sobre una altura de 1,50 metros, y
considerada por ende incumpliendo el numeral
como un trabajo 4.3.2. Requisitos legales y otros
en alturas, en la de la NTC OHSAS 18001:2007.
cual se presenta
el riesgo de
sufrir una caída a
una altura mayor
a 1.50 m. No se
observan
medidas de
protección
activas y pasivas
para la
realización de
este tipo de
actividades, no
se evidencia
permiso de
trabajo firmado
por un
coordinador de
 trabajo en alturas
o por el gestor
de Seguridad y
Salud en el
trabajo,
4.4.5
Se realizó
.;
revisión en el
4.2.3 El proceso de bienes y servicios
software Kawak
.; se asegura de aprobar, revisar y
Los documentos propios del de los
4.2.3 actualizar los documentos
proceso se encuentran vigentes, procedimientos
- requeridos por el sistema de
codificados, protegidos, del proceso, los X    
Cont gestión integral. Cumpliendo lo
disponibles en kawak para cuales se
rol establecido en el Numeral 4.2.3.
consulta y revisados. encontraron
de Control de Documentos de la
aprobados,
docu norma ISO 9001:2008.
actualizados y
ment
vigentes.
os
No se evidenció
por parte de la
coordinación de
bienes y
servicios la
comunicación
dirigida al El proceso de Bienes y servicios
Cuando se va a realizar alguna
5.5.3 Sistema de no implementa los procedimientos
actividad donde se involucren
; gestión establecidos por la organización
contratistas – proveedores de
4.4.3 Integrado-previa para la comunicación interna
servicios, esto se comunica
; realización de la relacionada con los peligros y el
previamente al SGI (generación   X  
4.4.3 actividad de sistema de gestión de SST.
de residuos y en cuanto a SST).
Com limpieza de la Incumpliendo con lo establecido
Solicitar evidencia. (SE
unica caja de en el numeral 4.4.3.1
ENCUENTRA DEFINIDO EN
ción vertimientos Comunicación de la norma
ALGÚN DOCUMENTO).
ejecutada el 29 OSHAS 18001:2007.
de Julio por el
Proveedor
FUMIGACION
ES CAS
CONTROL
LTDA.
4.4.1 Se encuentran establecidas las No se evidencia   X   La organización no define
. funciones, responsabilidades, en el formato de funciones, rendición de cuentas y
Recu rendición de cuentas y autoridad descripción del asigna responsabilidades frente al
rsos, frente al Sistema de gestión cargo del sistema de gestión de SST con el
funci integral para el cargo auxiliar de auxiliar de fin de asegurar que las personas
ones, mantenimiento mantenimiento en el lugar de trabajo asuman
respo las funciones, responsabilidad por los aspectos
nsabi responsabilidade de SST, medio ambiente y el
lidad s y rendición de cumplimiento de los requisitos
, cuentas propias legales aplicables. Incumpliendo
rendi frente al sistema lo establecido en el numeral 4.4.1.
ción de gestión Recursos, funciones,
de integral. responsabilidad, rendición de
cuent cuentas y autoridad de la norma
as y ISO 18001:2007.
autor
idad
No se evidencia
capacitación en
riesgo químico
6.2.2
para el auxiliar
;
de
4.4.2
mantenimiento,
.;
ya que en el sitio La organización no identifica las
4.4.2
de necesidades de formación de las
.- Conoce los riesgos a los cuales
almacenamiento personas que estan bajo su control
Com se encuentra expuesto (Auxiliar
de los productos ejecutando tareas que puedan
peten de almacen y mantenimiento),
usados en las   X   tener impacto sobre la SST.
cia, cuales son los aspectos
actividades de Incumpliendo lo establecido en el
form ambientales asociados a sus
mantenimiento númeral 4.4.2. Competencia,
ación actividades?.
se encuentran formación y toma de conciencia
y
recipientes sin de la norma OSHAS 18001:2007
toma
rotular, sin
de
pictogramas y
conci
sin matriz de
encia
compatibilidad
para el
almacenamiento.
Se realiza
evaluación de
proveedores
anual, se
evidencia ultima
evaluación de
proveedores
realizada en el
El subproceso de almacén no
mes de
establece mecanismos para la
septiembre de
retroalimentación a los
7.4.1 2015. No se
proveedores de los resultados
. evidencia
obtenidos en el proceso de
Com retroalimentació
Evaluación de Proveedores y evaluación. Incumpliendo lo
pras n de la
retroalimentación de la   X   establecido en el procedimiento
(AL evaluación
calificación. interno SELECCIÓN Y
MA realizada en el
EVALUACIÓN DE
CEN 2015 al
PROVEEDORES-BYS-Prc-4-V2
) proveedor de
y en el númeral 7.4.1. Proceso de
insumos
Compras de la norma ISO
DORAL
9001:2008.
MEDICA, para
el cual se obtuvo
una calificación
de 76%, siendo
esta la más baja
entre los
proveedores
evaluados.
7.6. Solicitar Hojas de vida de Se evidencia que El proceso de bienes y servicios
Cont termómetros y pipetas. Rangos los termometros no establece procesos para
rol de aceptabilidad. Certificados de Nº activo fijo   X   asegurarse de que el seguimiento
de calibración. ¿Se cuenta con los 0300-00367 y medición de los equipos se
los certificados de los patrones usados en el realice de una manera coherente,
equip usados para la calibración de los Congelador proporcionando la evidencia de la
os de mismos? Calibración de CHALLENGER conformidad del producto con los
segui termómetros de las neveras. ubicado en el requisitos determinados.
mien Calibración de equipos. Factores area de Incumpliendo lo establecido en el
to y de corrección en la calibración Microbiología y numeral 7.6. Control de los
medi +/- XXX. Rangos de calibración el termometro Nº equipos de seguimiento y de
ción en termómetros usados en Activo fijo 300- medición de la norma ISO
congeladores y refrigeradores. 0324 usado en el 9001:2008.
(Los rangos usados en la Congelador
verificación o calibración Vertical ubicado
concuerdan con los rangos en los en el Shut de
cuales se usan los equipos). residuos, no
fueron
verificados y
calibrados en el
rango de trabajo
habitual, el cual
es de -16ºC a
-30ºC; según los
registros de
calibración 4091
del 15-11-2015 y
4003 del 07-10-
2015
respectivamente
el rango de
temperatura al
cual se
realizaron las
pruebas de
verificación y
calibración para
estos dos
dispositivos fue
de 18º a 21ºC
es decir a
temperatura
ambiente. Caso
similar se
evidencio en el
certificado de
calibración No
IMDF16765-
LT7150-15 del
12-16-2015
correspondiente
al termómetro
interno
(CITRAL) del
equipo REVCO
ubicado en el
centro de
análisis donde el
rango de trabajo
es de -50ºC a
-75ºC, y fue
 calibrado a
-22ºC.
No se evidencia
oportunidad de
mejora en el mes
de enero para el
Indicador El proceso de bienes y servicios
8.5.1
Oportunidad en no mejora continuamente la
.
el cumplimiento eficacia del Sistema de gestión
Mejo Se establece oportunidades de
de   X   mediante el análisis de datos.
ra mejora con los indicadores
requerimientos, Incumpliendo lo establecido en el
conti
para el cual se numeral 8.5.1 Mejora Continua de
nua
obtuvo un valor la norma ISO 9001:2008.
de 92,5% con
una meta
establecida de
95%.
8.5.2 Verificación de acciones No se evidencia   X   La organización no implementa
, correctivas auditoria 2015 e el cumplimiento las acciones necesarias para
4.5.3 ICONTEC. Certificaciones del de unos de los eliminar las causas de las no
Acci gestor que realizan la recolección planes de acción conformidades con objeto de
ón de los escombros. (Programar prevenir que vuelvan a ocurrir.
Corr capacitación de Incumpliendo el númeral
ectiv metrología con 8.5.2.Acción Correctiva de la
a ente de norma ISO 9001:2008.
formación
externa al
coordinador de
Bienes y
Servicios, con el
fin de obtener la
formación y
competencia
para la recepción
de los
certificados de
calibración de
los equipos de
laboratorio)
establecidos para
la No
Conformidad ID
1274 originada
de la auditoria
realizada en el
mes de
Noviembre por
parte del ente
certificador
ICONTEC, la
capacitación se
tiene
programada para
el mes de
septiembre
 según mensajes
de correo
enviados por la
Coordinadora de
Talento Humano
C: Conforme
FIRMA DEL
AUDITOR:   NC: No conforme

NOMENCLATURA
OBS: Observación
FIRMA DEL
AUDITADO:
   

3. Presentación del diagnostico

La problemática generada por los hallazgos hechos durante la auditoría implementada al proceso
de Bienes y Servicios a cargo del Director Administrativo y Financiero Gerber Benavides son las
siguientes:

3.1. ¿Cómo asegura la identificación y control de los Peligros, Riesgos y aspectos ambientales
asociados a las actividades realizadas por los proveedores y contratistas a su cargo?

Al no evidenciar el uso del formato ATS -Análisis de Trabajo seguro SGI-For-57) establecido en
el procedimiento de Contratistas SGI-Prc-13-V2, como control para la identificación de riesgos y
aspectos ambientales asociados a la actividad limpieza de caja de inspección, se incumple con el
numeral 4.4.6 Control Operacional, literal c, de la NTC OHSAS 18001:2007 y el numeral 4.4.6.
Control Operacional, literal c, de la Norma ISO 14001:2004.

El no cumplir con este formato puede generar peligros o riesgos por incumplimiento en la forma
en la que se realicen las actividades por parte de los proveedores o contratistas a cargo de esta
Dirección.

Dentro de esta Dirección, es responsabilidad del director quien debe asegurar que se ejecuten los
formatos de manera eficiente para cada contratista o proveedor.

Acciones de Mejora:

Establecer un plan de seguimiento a las carpetas de los proveedores y contratistas con una
periodicidad semanal para poder tomar: 1. tomar las acciones correctivas con aquellos formatos
que no se encuentren llenados, y 2. comenzar a implementar el formato con los proveedores y
contratistas que presten sus servicios a esta dirección a partir de la fecha.

3.2. ¿Cómo es el procedimiento para la selección de proveedores? Verificación de hojas de vida

de los proveedores que realizan mantenimiento biomédico (calibraciones) y de infraestructura,
fumigación.

Al no evidenciar planilla de seguridad social (ARL) correspondiente al mes de mayo del

Ingeniero Oscar Ramírez de la empresa Biomédica, mes en el cual estuvo en las instalaciones de
SIPLAS realizando mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos, y quien firmo el
informe N°0569 Equipo Cámara de Extracción de Química Especial se incumple con los
controles operacionales implementados por la organización en el Procedimiento SGI-Prc-13-V2
para aquellas operaciones y actividades relacionados con los contratistas y visitantes en el lugar
de trabajo en las cuales es necesario gestionar los riesgos de Seguridad y Salud en el trabajo.
Incumpliendo lo establecido en el numeral 4.4.6. Control Operacional literal c de la norma
OSHAS 18001:2007.

El no asegurar que los proveedores se encuentran en cumplimiento por lo estipulado por el

Ministerio de Trabajo en relación con la seguridad social, se pueden enfrentar sanciones y
multas.

Esta es una responsabilidad del Director y debe ejecutar este seguimiento o asignar a un
empleado para ello de manera que se garantice el cumplimiento de los requerimientos de pago de
seguridad social por parte de los proveedores y prestadores de servicio.

Acciones de Mejora:

Establecer un plan de seguimiento a las carpetas de los proveedores y contratistas con una
periodicidad semanal para poder tomar: 1. tomar las acciones correctivas con aquellos
proveedores con documentación faltante y 2. comenzar a implementar la exigencia del
cumplimiento con la planilla de aportes a seguridad social, incluida la ARL a los proveedores y
contratistas que presten sus servicios a esta dirección a partir de la fecha.

3.3. ¿Cuáles son los criterios de Seguridad y Salud en el trabajo y Medio Ambiente definidos
para la compra de insumos, productos y reactivos? ¿Y para la selección y evaluación de
proveedores?

No hay documentación de los criterios ambientales y de SST para la compra de insumos y

productos, así como tampoco se tienen establecidos dichos criterios en la selección y evaluación
de los proveedores del almacén, lo que evita garantizar la implementación de controles
operacionales necesarios para la gestión de riesgos de SST y aspectos ambientales asociados a
las mercancías, equipos y servicios comprados por la organización. La falta de comunicación de
los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores llevan a incumplir lo establecido en
el numeral 4.4.6. Control Operacional de las normas ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007,
Literales c y b.

El Director junto con su equipo, deben definir los criterios ambientales que se deben cumplir de
acuerdo con la ley. Paa cumplir con los criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo
mencionados.

Acciones de mejora:
Establecer criterios claros de acuerdo con los entes reguladores de control operacional (por
ejemplo, el Ministerio del Medio Ambiente).
3.4 Resolución 1409/2012: Solicitar permisos de trabajo o listas de chequeo para realizar trabajo
en alturas. Inspección o verificación de los elementos de protección anualmente por un ente
certificado. Concepto médico para la realización de trabajo en alturas. Se realiza
acompañamiento en el momento de realizar el trabajo en alturas.

Uno de los proveedores no fue registrado en el formato BYS-FOR-7-V1, actividad considerada

como un trabajo en alturas, en la cual se presenta el riesgo de sufrir una caída a una altura mayor
a 1.50 m. Al no evidenciar un permiso firmado por un coordinador de trabajo en alturas o por un
gestor de SST, se está violando el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Incumpliendo el artículo 3, Obligaciones del empleador literales 2,5,6,10,11,12 y 14 de la
resolución 1409/2012 (Trabajo en alturas) expedida por el Ministerio de Trabajo y de obligatorio
cumplimiento para la realización de cualquier actividad sobre una altura de 1,50 metros, y por
ende incumpliendo el numeral 4.3.2. Requisitos legales y otros de la NTC OHSAS 18001:2007

Esto puede acarrear sanciones provenientes de las aseguradoras de riesgo y del mismo Ministerio
del Trabajo al observarse como falta contemplada dentro de su articulado. El Director debe velar
por el cumplimiento de estos requerimientos y para esto debe cumplirse con los requerimientos
que se pueden evidencia con el correcto diligenciamiento de los formatos.

Acciones de mejora:

Se debe garantizar que el trabajador cumpla con los requisitos para desarrollar su labor siguiendo
las normas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, regulado por el Ministerio
de trabajo. Para esto, se revisarán las carpetas de proveedores para determinar que documentos
hacen falta y se debe establecer un proceso de revisión semanal para asegurar que los
proveedores y contratistas cumplen con los requisitos definidos en por el Ministerio del Trabajo
para el trabajo en alturas o trabajo específico que requiera de una certificación especial.

3.5 Los documentos propios del proceso se encuentran vigentes, codificados, protegidos,
disponibles en kawak para consulta y revisados.

Se cumplieron con los procedimientos del proceso, demostrando así que el proceso de bienes y
servicios están cumpliendo con lo establecido en el Numeral 4.2.3. Control de Documentos de la
norma ISO 9001:2008.

Acciones de mejora: No aplica

3.6 Cuando se va a realizar alguna actividad donde se involucren contratistas – proveedores de

servicios, esto se comunica previamente al SGI (generación de residuos y en cuanto a SST).
Solicitar evidencia. (SE ENCUENTRA DEFINIDO EN ALGÚN DOCUMENTO).

No se evidencia comunicación dirigida al Sistema de gestión Integrado-previa realización de la

actividad de limpieza de la caja de vertimientos ejecutada el 29 de Julio por el Proveedor
FUMIGACIONES CAS CONTROL LTDA. Lo cual incumple con las normas establecidas con
lo establecido en el numeral 4.4.3.1 Comunicación de la norma OSHAS 18001:2007.

Esto puede llevar a afectar los índices de deserción o ausentismo por parte de empleados debido
a afectaciones de salud ocasionadas por la no toma de medidas sanitarias frente a una
fumigación.

Acciones de mejora:

Establecer un sistema de comunicación claro para enlazar al sistema de Gestión integrado con
cualquier actividad que se vaya a hacer en la empresa, para que esta sea evaluada e informada
oportunamente a todos los empleados que puedan verse afectados por esa actividad en particular.

3.7 Se encuentran establecidas las funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridad

frente al Sistema de gestión integral para el cargo auxiliar de mantenimiento

Se encontró una infracción ante el sistema de gestión integral al no tener una descripción del
cargo dando los lineamientos que debe cumplir el auxiliar para poder desempeñar las
actividades. La organización está obligada a definir funciones y asignar las responsabilidades
frente al SST con el fin de asegurar y garantizar que las personas estén cumpliendo con las
normas.

La descripción de los cargos permite a los empleados saber cuál es su responsabilidad y el

alcance de sus acciones. No tener esto claro puede llevar a que haya responsabilidades que no
tienen un actor y puede llegarse a una falta grave por omisión que acaree problemas a los
empleados y a la empresa.

Acción de mejora:

Establecer para cada cargo, una descripción de acciones, tareas y responsabilidades de manera
que cada empleado sepa cuáles son sus funciones desde el inicio de la contratación, para poder
así cumplir con los requisitos legales aplicables. Esto evidenciará que tareas, acciones y
responsabilidades pueden quedar sin asignación para poder corregir el diseño de la estructura
organizacional si es requerido con el fin de cubrir todo lo que se debe hacer en la empresa.

3.8 ¿Conoce los riesgos a los cuales se encuentra expuesto (Auxiliar de almacén y
mantenimiento), cuales son los aspectos ambientales asociados a sus actividades?

En el caso del almacenista, se pueden generar peligros o riesgos por desconocimiento al

desconocer cuáles son las normas básicas para ejecutar dicha labor. No se siguieron las normas
de SST numeral 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia de la norma OSHAS
18001:2007

Es responsabilidad del Director del área asegurarse de que cada uno de sus empleados esté al
tanto de los riesgos que acarrea su cargo, y brindarle a cada uno la capacitación requerida para
desempeñarse con pleno conocimiento de sus actividades.

Acciones de mejora:

Con la descripción del cargo de cada empleado, la empresa debe hacer las capacitaciones con
respecto a los riesgos a los cuales están expuestos según el numeral 4.4.2. Competencia,
formación y toma de conciencia de la norma OSHAS 18001:2007 y de hacer el respectivo
seguimiento para corroborar que los trabajadores cumplan con las normas.

3.9 Evaluación de Proveedores y retroalimentación de la calificación.

No se evidencia retroalimentación de la evaluación realizada a uno de los proveedores,

incumpliendo así con el procedimiento interno SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES-BYS-Prc-4-V2 y en el numeral 7.4.1. Proceso de Compras de la norma ISO
9001:2008.

El Director debe asegurar que las evaluaciones de los proveedores sirvan como herramienta de
toma de decisiones para determinar si los proveedores continúan o deben ser cambiados.
Adicionalmente, esta evaluación permite una renegociación con los términos pactados con los
proveedores.

Acciones de mejora: El Director deberá revisar los resultados de las evaluaciones para hacer la
retroalimentación de correspondiente un plazo no mayor a 8 días después de haber completado la
evolución, y con base en esta revisión deberá establecer un plan de manejo de los proveedores
(que incluya si se deben renegociar, mantener o cambiar).

3.10. Solicitar Hojas de vida de termómetros y pipetas. Rangos de aceptabilidad. Certificados de

calibración. ¿Se cuenta con los certificados de los patrones usados para la calibración de los
mismos? Calibración de termómetros de las neveras. Calibración de equipos. Factores de
corrección en la calibración +/- XXX. Rangos de calibración en termómetros usados en
congeladores y refrigeradores. (Los rangos usados en la verificación o calibración concuerdan
con los rangos en los cuales se usan los equipos).

Los hallazgos muestran que hay termómetros actualmente usados que no se encuentran
calibrados según la norma de -16ºC a -30ºC; según los registros de calibración 4091 del 15-11-
2015 y 4003 del 07-10-2015 respectivamente el rango de temperatura al cual se realizaron las
pruebas de verificación y calibración para estos dos dispositivos fue de 18º a 21ºC es decir a
temperatura ambiente. Esto también se evidenció en el certificado de calibración No
IMDF16765-LT7150-15 del 12-16-2015 correspondiente al termómetro interno (CITRAL) del
equipo REVCO ubicado en el centro de análisis donde el rango de trabajo es de -50ºC a -75ºC, y
fue calibrado a -22ºC.

Al no establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición de los equipos se

realice de una manera coherente por parte del proceso de bienes y servicios, proporcionando la
evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados. Incumpliendo lo
establecido en el numeral 7.6. Control de los equipos de seguimiento y de medición de la norma
ISO 9001:2008, se puede incurrir en una gran falta que lleve a que los contenidos de estos
equipos se vean afectados, afectando los productos finales de la empresa.

El Director del área debe garantizar un estricto cumplimiento de las calibración y seguimiento a
los equipos que hagan parte del proceso, garantizando productos y resultados deseados de
acuerdo con las normas establecidas.

Acción de mejora: Se debe identificar la norma de calibración de todos los equipos que hagan
parte del proceso y se debe establecer un plan de calibración, registro y seguimiento a esta
acción.

3.11. Se establece oportunidades de mejora con los indicadores.

La evidencia no presenta oportunidad de mejora en el mes de enero para el Indicador

Oportunidad en el cumplimiento de requerimientos, para el cual se obtuvo un valor de 92,5% con
una meta establecida de 95%. Esto se debe a que el proceso de bienes y servicios no mejora
continuamente la eficacia del Sistema de gestión mediante el análisis de datos. Incumpliendo lo
establecido en el numeral 8.5.1 Mejora Continua de la norma ISO 9001:2008.

Es responsabilidad del Director del área recoger la información y analizar los datos para poder
establecer n plan de mejora que lo lleve a estar en cumplimiento de la meta establecida.

Acciones de mejora: Identificar las fuentes de información que lleven al cumplimiento; dentro de
ellas, identificar cuales datos son críticos y como se están recogiendo, quien lo hace y con qué
periodicidad. Hacer los ajustes necesarios y establecer un reporte recurrente que permita hacer un
seguimiento claro para poder establecer acciones que permitan llegar al cumplimiento de la meta.

3.12. Verificación de acciones correctivas auditoria 2015 e ICONTEC. Certificaciones del gestor
que realizan la recolección de los escombros.
Al revisar las acciones correctivas establecidas en la auditoria mencionada, no se evidencia el
cumplimiento de los planes de acción establecidos como Programar capacitación de metrología
con ente de formación externa al coordinador de Bienes y Servicios, con el fin de obtener la
formación y competencia para la recepción de los certificados de calibración de los equipos de
laboratorio como respuesta a la No Conformidad ID 1274 del mes de Noviembre por parte del
ente certificador ICONTEC, la capacitación se tiene programada para el mes de septiembre
según mensajes de correo enviados por la Coordinadora de Talento Humano se evidencia que la
organización no cumple con el numeral 8.5.2. Acción Correctiva de la norma ISO 9001:2008.
Esto impide que las acciones a ejecutar se puedan culminar con éxito y de conformidad con las
normas.

El Director de esta área debe cumplir con la ejecución de los planes de acción resultantes de las
auditorias y controles establecidos por la empresa.

Acción de mejora:

Es obligatorio cumplir con los planes de acción y para esto es necesario manejar fechas y hacer
las revisiones requeridas con seguimientos por parte del equipo de trabajo que ejecuta el proceso
y en coordinación con el área de talento humano, para cumplir con las normas legales que
apliquen.

4. Conclusiones
 5. Bibliografía

 Ansoff, Igor (1968). Estrategia corporativa. Nueva York: McGraw- Hill.

 Cartilla eje 3, Fundación Universitaria del área andina

 https://www.synlab.co/
 David, Fred R. (2003). Administración estratégica. 9a ed. Ciudad de México: Pearson
Educación.

 David, Fred R. (2013). Administración estratégica. 14a ed. Ciudad de México: Pearson
Educación