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PORTAL EMPRESAS
PROYECTO ID
1
Tabla de contenido
1. Objetivo .................................................................................................................... 3
2. Alcance ..................................................................................................................... 3
3. Distribución ............................................................................................................. 3
4. Definiciones ............................................................................................................ 3
5. Condiciones Generales ........................................................................................ 4
6. Procedimiento ........................................................................................................ 4
7. Manual de Usuario................................................................................................. 4
8.1 Ingreso al Portal .......................................................................................................... 4
8.2 Olvido Contraseña ...................................................................................................... 9
8.3 Módulo Actualizaciones .......................................................................................... 15
8.4 Módulo Administración ........................................................................................... 27
8.5 Reingresos .................................................................................................................. 39
8.6 Afiliaciones ................................................................................................................. 44
8.6.1 Afiliar Trabajador ................................................................................................... 45
8.6.2 Gestión Afiliados ................................................................................................... 55
8.6.3 Gestión Afiliados con PACs ............................................................................. 105
8.7 Sucursales ................................................................................................................ 109
8.7.1 Solicitud Sucursal ............................................................................................... 109
8.8 Certificación Empresa ........................................................................................... 116
8.9 Consulta Radicados ............................................................................................... 119
2
1. Objetivo
Presentar a los usuarios del PORTAL EMPRESAS, las instrucciones para acceder
y utilizar a las diferentes funcionalidades.
2. Alcance
3. Distribución
Actualizaciones
Administración
Reingresos
Afiliaciones
o Afiliar Trabajador
o Gestión Afiliados
o Gestión Afiliados con PACs
Sucursales
Certificación Empresa
Consulta radicados
4. Definiciones
3
Módulo Certificación Empresa: Permite descargar los certificados de
afiliación de la empresa.
Módulo Consulta Radicados: Permite consultar las solicitudes de afiliación
por número de radicado y otras solicitudes de actualización o retiro.
5. Condiciones Generales
Seguir atentamente las instrucciones y el paso a paso sobre el uso del Portal
Empresa, sobre cada módulo y submódulo, para acceder correctamente a sus
funcionalidades.
6. Procedimiento
7. Manual de Usuario
NOTA: En caso de que se ingrese al portal empresas con tipo de Documento NIT,
debe llevar el digito de verificación. Como quedó el usuario creado en el momento
de la afiliación.
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Paso 2: Realice la validación del captcha y haga clic en “iniciar sesión” y
seleccione el usuario con el que desea ingresar.
Usuario administrador
Usuario gestor
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Paso 3: Si el usuario elige usuario gestor y está asociado a una o más empresas,
mostrara la siguiente pantalla.
6
Paso 4: Elija una empresa asociada y haga clic en “seleccionar”.
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Paso 5: El sistema mostrara la siguiente pantalla.
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8.2 Olvido Contraseña
9
Paso 2: Si desea continuar, ingrese el tipo y número de documento y haga clic en
“continuar”.
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Paso 4: Haga clic en “continuar”, el sistema el enviará un correo electrónico con el
enlace para reestablecer la contraseña.
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Paso 5: Llegara la información para reestablecer la contraseña al correo
registrado que tenga el usuario, haga clic en “reestablecer contraseña”.
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Paso 8: Si no desea continuar, haga clic en “cancelar”.
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Paso 10: El sistema mostrara el siguiente mensaje.
Recuerde que en caso de que cuente con usuario administrador y a la vez con
usuario gestor, puede tener una clave diferente para ambos casos.
NOTA: Al ingresar al portal empresas con un usuario por primera vez, el portal le
mostrara los términos y condiciones.
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8.3 Módulo Actualizaciones
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Al hacer clic en “Actualizaciones”, visualizara la pantalla de este módulo.
Paso 1: Para actualizar los datos básicos empresa (Ubicación y Contacto), haga
clic en “Datos básicos empresa”.
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Paso 2: Si desea actualizar la dirección. Haga clic en el check para habilitar la
opción.
Paso 3: Llene los datos solicitados, si no desea continuar haga clic en el botón
“Atrás”.
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Paso 4: Si desea continuar, haga clic en “Actualizar”.
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Paso 6: Llegara el siguiente correo al actualizar datos básicos empresa.
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Paso 8: Haga clic en “Aceptar”, y saldrá de la pantalla de actualización datos
empresa.
Paso 9: Haga clic en “Razón social y/o Representante legal”, para actualizar.
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Paso 10: Se mostrará la pantalla para actualizar “Razón social y/o Representante
legal”.
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Paso 11: Para actualizar razón social, seleccione el check.
Paso 12: Llene los datos solicitados para Razón social tal cual como registra en la
Cámara de Comercio.
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Paso 13: Para actualizar Representante legal, seleccione el check.
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Paso 15: Adjunte los documentos solicitados.
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Paso 17: Si desea continuar. Haga clic en “Actualizar”.
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Paso 19: Llegara el siguiente correo.
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8.4 Módulo Administración
27
CREAR
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Paso 2: Se abrirá la pantalla para crear usuario, donde deberá colocar tipo y
numero de documento.
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Paso 4: Si desea continuar, llene los datos solicitados.
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Paso 6: Se mostrará el segundo paso para la creación, si no desea continuar
haga clic en “Cancelar”.
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Paso 8: Haga clic en el botón “Crear”.
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CONSULTAR
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Paso 2: Si desea consultar más específico, llene los campos.
34
Paso 4: Se mostrará los registros encontrados.
EDITAR
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Paso 2: Se visualizará la pantalla de edición. Si no desea continuar con la edición
haga clic en “Cancelar”.
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Paso 4: Haga clic en “Actualizar”.
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DESCARGAR
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Paso 3: Abra el documento y visualizara la descarga en formato Excel.
8.5 Reingresos
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Al hacer clic en “Carga masiva” visualizara la pantalla de este sub módulo,
descargue el instructivo y la plantilla, haciendo clic “Aquí”
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SUBIR ARCHIVOS
Paso 1: Para realizar la carga del archivo en formato Excel con la información de
los trabajadores, descargue la plantilla, diligencie la información guárdela en su
computador y haga clic en “Seleccione un archivo”.
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Paso 3: Se visualizará en la pantalla lo siguiente:
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Paso 5: Se mostrará una ventana con información sobre la consulta.
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8.6 Afiliaciones
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8.6.1 Afiliar Trabajador
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CREAR AFILIACION TRABAJADOR
Este sub módulo, permite realizar la solicitud de afiliación de un trabajador. Siga lo
siguientes pasos para culminar la afiliación.
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Paso 2: Si desea continuar, haga clic en “Afiliar”.
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Paso 4: Seleccione el nombre de la Sucursal, si aplica. Si no desea continuar haga
clic en “Salir”.
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Paso 6: Llene los datos del segundo paso “datos del trabajador”. Si desea volver
al primer paso haga clic en “Atrás”.
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Paso 7: Si desea continuar haga clic en “Siguiente”.
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Paso 8: Llene los datos solicitados del tercer paso “Datos laborales del
trabajador”.
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Paso 10: Llene los datos solicitados del cuarto paso “Datos de pago” para el
Subsidio Familiar.
Nota: El medio de pago Daviplata, debe validarlo con su gestor calidad de vida.
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Paso 12: El sistema mostrara el mensaje de confirmación y el número de Radicado.
Paso 13: Si desea una nueva afiliación, haga clic en “Nueva afiliación” y le
mostrara la pantalla para iniciar una nueva afiliación.
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Paso 14: Si desea salir del formulario de afiliación, haga clic en “Salir”.
Paso 15: Si desea retroceder a algún paso del formulario de la afiliación, haga clic
en “Atrás”.
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8.6.2 Gestión Afiliados
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CONSULTAR
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Paso 2: Se mostrará los registros de trabajadores vigentes de la empresa.
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Paso 4: Haga clic en “consultar”.
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VER DETALLE AFILIADO
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INFORMACION DEL TRABAJADOR
Paso 1: Para visualizar la información del afiliado, haga clic en “información del
trabajador”.
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Paso 3: Para visualizar los “Datos Básicos”, haga clic aquí.
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Paso 5: Para visualizar los “datos laborales”, haga clic aquí.
62
Paso 7: Para volver a la pantalla de edición del afiliado, haga clic en “atrás”.
ACTUALIZAR DATOS
Paso 1: Para actualizar los datos del afiliado, haga clic en “Actualizar datos”.
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Paso 2: Se mostrará la siguiente pantalla, si no desea continuar haga clic en
“cancelar”.
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Paso 3: Llene los datos solicitados y haga clic en “actualizar”.
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Paso 4: El sistema mostrara el mensaje de confirmación.
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Paso 6: Para salir de la pantalla de actualización de datos, haga clic en “aceptar”.
PERSONAS A CARGO
Paso 1: Para ingresar a los PACS (personas a cargo) del afiliado, haga clic en
“Personas a cargo”.
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Paso 2: Visualizara las personas a cargo que tiene el afiliado, donde podrá realizar
la solicitud de afiliación, actualizar datos y retirar una persona a cargo.
Paso 3: Para volver al módulo de información del afiliado, haga clic en “Atrás”.
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AFILIACIÓN PERSONA A CARGO
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Seleccione el parentesco (Hijo, hijastro, hermano, padre/madre, cónyuge).
Fecha de nacimiento de la persona a cargo.
Tipo y número de documento.
Nombres y Apellidos.
Nivel de educación.
Seleccionar si la Persona a Cargo tiene algún tipo de discapacidad.
Género.
Departamento y ciudad de Residencia de la persona a cargo.
70
Paso 4: Haga clic en “siguiente”.
71
Paso 5: Se mostrará el segundo paso donde deberá adjuntar los documentos
soporte de la solicitud de afiliación.
72
Paso 7: Si no desea continuar con la creación, haga clic en “cancelar”.
73
Paso 8: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.
74
Paso 9: Si desea continuar con la solicitud de afiliación de persona a cargo,
adjunte los documentos solicitados y haga clic en “guardar”.
75
Paso 10: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado.
Paso 1: Para actualizar datos de una persona a cargo, haga clic en “editar”.
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Paso 2: Se visualizará la ventana de edición. Si no desea continuar con la edición
haga clic en “Cancelar”.
77
Paso 3: Para actualizar los datos, diligencie la siguiente información:
78
Paso 4: Haga clic en “siguiente”.
79
Paso 5: Se mostrará el segundo paso, donde debe adjuntar los documentos soporte
para la actualización.
80
Paso 7: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.
81
Paso 9: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud.
RETIRO-PERSONA A CARGO
Paso 1: Para retirar una persona a cargo, haga clic en el botón “retiro”.
82
Paso 2: Se visualizará la ventana de retiro. Si no desea continuar con el retiro haga
clic en “Cancelar”.
83
Paso 3: Si desea continuar con el retiro, seleccione el motivo y la fecha de retiro.
Si el motivo es “Fallecimiento”, indique si la persona a cargo recibía subsidio.
84
Paso 4: Haga clic en “siguiente”.
85
Paso 5: Se mostrará el segundo paso, donde debe adjuntar los documentos soporte
de la solicitud de retiro.
86
Paso 7: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.
87
Paso 9: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud
de retiro.
Paso 10: Para volver al módulo de información del afiliado, haga clic en “atrás”.
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GENERACIÓN DE CERTIFICADOS
Paso 2: El sistema mostrará las opciones para generar Certificado de afiliación del
Titular y Certificado de afiliación con Personas a cargo.
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Paso 3: Si desea volver, haga clic en “atrás”.
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Paso 6: Al abrir el documento descargado, se mostrará lo siguiente:
91
Paso 7: Para descargar el certificado de afiliación con personas a cargo, haga clic
aquí.
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Paso 9: Seleccione las personas a cargo que desea incluir en el certificado.
93
Paso 11: El sistema mostrara la descarga.
94
Paso 13: Para descargar el certificado de subsidio, haga clic aquí.
95
Paso 10: Haga clic en “descargar”.
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Paso 12: Al abrir el documento descargado, se mostrará lo siguiente:
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CONSULTA SUBSIDIOS
Paso 1: Para visualizar los subsidios del afiliado, haga clic en “subsidios”.
98
Paso 3: Si desea volver a la pantalla de información del afiliado o trabajador, haga
clic en “atrás”.
99
Paso 5: Automáticamente le mostrara los registros encontrados.
DESAFILIACION TRABAJADOR
100
Paso 2: El sistema mostrara la siguiente pantalla.
101
Paso 4: Si desea continuar, ingrese el motivo y la fecha de retiro. Haga clic en
“finalizar”.
102
Paso 6: Si el retiro es motivo por “fallecimiento”, llene los datos y haga clic en
“siguiente”.
103
Paso 8. Si desea continuar, una vez adjunte los documentos haga clic en
“finalizar”.
104
8.6.3 Gestión Afiliados con PACs
Al hacer clic en “Gestión Afiliados con pacs” visualizara la pantalla de este sub
módulo. Muestra la consulta de los trabajadores afiliados, con las personas a cargo.
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CONSULTAR
106
DESCARGAR
107
Paso 2: Se descargará automáticamente los registros que se encuentran en la
pantalla.
108
8.7 Sucursales
109
Esta opción permite realizar la solicitud de creación de sucursales para la empresa.
Al hacer clic en “Solicitud Sucursal” visualizara la pantalla de este sub módulo.
CREAR
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Paso 2: Se abrirá la ventana de crear sucursal, donde deberá ingresar los datos
solicitados:
Nombre Sucursal
Teléfono Fijo
Celular
Correo electrónico
Departamento
Ciudad
Dirección correspondencia
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Paso 3: Si desea cancelar la creación, haga clic en “cancelar”.
112
Paso 5: El sistema mostrará el mensaje con el número de radicado.
CONSULTAR
113
Paso 2: Se mostrará los registros existentes.
114
Paso 4: Haga clic en “consultar”.
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8.8 Certificación Empresa
116
Al hacer clic en “Certificación Empresa” visualizara la pantalla de este módulo.
DESCARGAR
117
Paso 2: Se descargará automáticamente los registros que se encuentran en la
pantalla.
118
8.9 Consulta Radicados
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CONSULTAR
120
Paso 2: Se mostrará los registros existentes.
Paso 3: Si desea consultar más específico, ingrese los datos en los campos de
búsqueda.
121
Paso 4: Haga clic en “consultar”.
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REEMPLAZAR DOCUMENTOS
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Paso 3: Adjunte el documento a reemplazar y haga clic en “aceptar”.
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