PROCEDIMIENTO DE GESTION SGC-PG-GP.

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1. OBJETIVO

Presentar a la Organización el resultado y análisis de las desviaciones del

Proyecto.
Incrementar la capacidad presupuestal de GyM, mediante la información
correspondiente.

2. ALCANCE

Abarca toda la ejecución del Proyecto.

3. DEFINICIONES

 No aplica.

4. RESPONSABILIDADES

 Gerente del Proyecto

 Preparar el Relatorio del Proyecto.

 Gerente de División
 Revisar y aprobar el Relatorio del Proyecto.

 Jefe de Base de Datos

 Archivar el Relatorio del Proyecto y ponerlo a disposición de los usuarios
que lo soliciten.

5. DESARROLLO

5.1 Contenido del Relatorio del Proyecto

5.1.1 El Relatorio es un documento que resume la información relevante del Proyecto.

Deberá tener una extensión máxima de aproximadamente 25 paginas, los anexos
deberán dimensionarse en función de la importancia de la información incluida.

5.1.2 No deberá incluirse en el Relatorio información estándar que sea de conocimiento

de la Oficina Principal tal como: copias de cartas, recopilación de informes

REVISION DESCRIPCION FECHA

Elaborado por: TF - Sistema de

Revisado por: Gerente Técnico Aprobado por: Gerente General
Gestión de Calidad
Firma: Firma: Firma:

Nombre: Deyve Porta V. Nombre: Luis Vinatea V. Nombre: Juan Manuel Lambarri
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mensuales, copias de acta de reunión, copias de documentos de la propuesta,

etc.

5.1.3 Deberá incluir los siguientes ítems:

SECCIONES CONTENIDO
 Cliente y Supervisión
Información  Ubicación, descripción y alcances del Proyecto
1 General del  Monto y plazo (finales) del Proyecto
Proyecto  Cronograma Macro
 Extensión de los Trabajos (Para información comercial)
 Presupuesto final del Proyecto (Resumen por capítulos)
Resultado del
2  Resultado en Monto y % de la Venta
Proyecto
 Resumen de Valorizaciones: Base y Adicionales
 Resumen comparativo de los Resultados según el SCC empleado
Análisis de
3  Análisis de Brechas por Rubros o Partidas de Control
Brechas
 Conclusiones de las causas de las Brechas
 Estadísticas de Costos estructuradas por especialidad
 Resumen de Ratios Técnicos por especialidad
Ratios  Resumen de Ratios de Costo y P.U. de partidas especiales
4 Estadísticos
La empresa, a través de su Dpto. de Presupuestos, deberá ser la
encargada de definir la información de utilidad que se deba
rescatar.
 Se incluirá una relación de los anexos complementarios a este
Relatorio, en función de su importancia para el conocimiento de la
Empresa, como por ejemplo:
- Análisis del Cliente y del Contrato.
- Detalle del Análisis de Brechas
Relación de - Análisis de Precios Unitarios
5 Anexos - Procedimientos Constructivos nuevos o relevantes
- Evaluación de subcontratistas o proveedores
- Charlas de Seguridad, Medio Ambiente o Responsabilidad
Social
- Procedimientos específicos de los Sistemas de Gestión de
Calidad, etc.

5.2 Análisis de Brechas

El Análisis de Brechas busca fundamentalmente establecer donde y porque se han

producido diferencias entre el presupuesto y la ejecución con el objetivo de evitar
las brechas negativas y aprovechar las brechas positivas en el futuro. Es pues
necesario un criterio muy amplio de análisis y una actitud de autocrítica de todas las
partes en beneficio del conocimiento.

El Análisis de Brechas requiere de desarrollo de las siguientes etapas de trabajo:

- Recopilación de la Información
- Determinación de las Brechas
- Distribución de las Brechas
- Análisis de las causas principales
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5.2.1 Recopilación de la Información

Se requiere contar con la siguiente información:

Presupuesto final descompuesto, de acuerdo con el SCC utilizado. Puede ser por
Rubros (MO, Materiales, Equipos, etc.); por Partidas de Control (PC) o por ambas
informaciones.

Resultados finales, obtenidos del SCC, que permitan comparar con la información
equivalente del Presupuesto final.

Esta información resulta clave en el estudio de las brechas porque permite

establecer los resultados de manera objetiva sin la contaminación de supuestas
causas, de origen subjetivo, que podrían distorsionar el análisis.

5.2.2 Determinación de las Brechas

Sobre la base de la información recopilada se establecerá un análisis cuantitativo a

manera de cuadros comparativos entre lo presupuestado y los resultados finales.

De esta comparación se procederá a identificar las diferencias sustanciales,

positivas y negativas, de modo que se justifique por lo menos el 90% de la
diferencia total. Aquellos rubros o partidas donde la diferencia sea menor (3-5 %) no
serán objeto de mayor análisis.

En los casos de Análisis de Brechas por Rubros debe tenerse especial cuidado
dado que el resultado puede coincidir con lo previsto por una acumulación de
brechas positivas y negativas que se compensen mutuamente. De no contarse con
partidas de control que fraccionen los rubros, se deberá tratar de independizar los
parciales de dichos rubros siempre que permitan la comparación con lo
presupuestado.

5.2.3 Distribución de las Brechas

El objetivo de este análisis es identificar el origen y la causa de las brechas con la

finalidad de poder mostrarlas en términos cuantitativos. Existen dos tipos de
brechas: las negativas y las positivas. Las brechas negativas se relacionan con las
ineficiencias tanto en la preparación del presupuesto como en la ejecución del
proyecto. Las brechas positivas están relacionadas con eficiencias en el
presupuesto y/o con mejoras en la ejecución del Proyecto.

Para su realización se ejecutaran trabajos de análisis con los responsables del

presupuesto y con los de la ejecución del Proyecto, con el fin de determinar origen y
causa de las diferencias encontradas.

Con el fin de estandarizar las causas y permitir análisis comparativos se han

establecido una relación de “Causas Predeterminadas”, típicas para presupuesto y
ejecución, que se detallan a continuación:
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ORIGEN CAUSAS PREDETERMINADAS

 Diferencias de Metrados.
 Omisiones en el alcance del Proyecto.
 Aspectos técnicos: Especificaciones, procedimientos
constructivos, rendimientos previstos, plazos estimados, etc.
1 Presupuestales  Precios Unitarios: Parámetros de costo de MO; Materiales;
equipos, etc. Condiciones de Logística, etc.
 Gastos Generales: Organización prevista, facilidades, seguros,
gastos financieros (fianzas, inversiones, capital de trabajo), etc.
 Contractuales : Revisión de bases y negociación contractual.
 Gestión operativa: Rendimientos de MO; materiales, equipos;
supervisión de campo; etc.
 Gestión Logística: Programación de recursos, negociaciones de
compra, pedidos, transporte de recursos, etc.
 Gestión de Subcontratistas: Negociación y control de
subcontratos.
 Gestión de Equipos: Propios y de terceros. Operación y
2 Ejecución mantenimiento.
 Gestión de los Gastos Generales: Recursos y facilidades de obra
 Gestión Administrativa: personal, almacenes, contabilidad,
manejo financiero y tributario, etc
 Gestión Contractual: Valorizaciones, adicionales, manejo
contractual.
 Aspectos técnicos: Retrabajos por especificaciones,
procedimientos constructivos; etc.

5.2.4 Análisis de las Causas Principales

El un análisis cualitativo que permite identificar las causas más importantes que
dieron origen a las brechas descubriendo la razón por la cual se produjeron y las
acciones correctivas sugeridas por cada una de estas.

6. DOCUMENTACION APLICABLE

 No aplica

7. ANEXOS

 Relatorio del Proyecto