SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, CURSO DE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENTREGADO A LA INSTRUCTORA CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

BOGOTA D.C.

2020
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Teniendo en cuenta que la profesión archivística como un todo en lo relacionado a

el estudio  de las teorías, principios, procedimientos, almacenamiento, custodia y
administración de la información contenida en documentos propende que los
mismos perduren a través del tiempo como base firme e histórica de la memoria
mundial, no ha tenido la relevancia que merece, es posible afirmar que como
profesión reconocida a nivel mundial, no le ha sido posible posicionarse en el lugar
que se merece. Esto no por se ha dado, no por la falta de interés de los
profesionales en el área si no por la falta de conciencia de las organizaciones y la
mayoría de las entidades que no ven en sus archivos y en el manejo de la
información las características propias de una organización pujante que de
acuerdo a la normatividad vigente debe mantener sus archivos organizados e
implantar Programas de Gestión Documental que les permitan emprender caminos
de excelencia tanto en los procesos administrativos que manejan como en la
utilidad e impacto que la implementación de estos programas proveen al momento
de cumplir con los objetivos misionales de tales organizaciones.

Si bien es cierto que los encargados del manejo y custodia de la información

contenida en cualquier tipo de soporte, son los responsables de dicha información
y más aún de los cuidados a los que deben ser sometidos los soportes que la
contienen; es de suma importancia profundizar el en trato que esta recibe dentro
de su tránsito por el ciclo vital de los documentos y el estado al que llega cuando
es sometida a custodia. Esto en el evento en que la gran mayoría de las personas
no tienen una conciencia conservadora de la información que lo que hace es que
después de que el documento para muchos “papel” cumple con su objetivo,
deja de serles un instrumento útil y empieza a convertirse en un estorbo del cual
hay que deshacerse lo más pronto posible o como lo he escuchado en algunas
organizaciones, “mandarlo para el hueco” expresión que fija el desarraigo de las
organizaciones por los archivos y peor aún son los grandes contribuyentes de
fondos documentales que lo que permiten es generar o más bien degenerar en un
desgreño administrativo que con el tiempo puede ser un gran foco de corrupción
en dichas entidades e incluso como lo podemos ver en la actualidad una gran
corrupción al interior ciertos gobiernos.

Teniendo en cuenta lo anterior cabe anotar que a pesar de la falta de conciencia

de los usuarios y todos los problemas con que cuenta la administración y la
profesión archivística, se han venido implementando estrategias consistentes
primero que todo en la formación de personal idóneo y especializado en dichas
actividades, y estos a su vez han generado programas y estrategias de
sensibilización en el área tanto en las organizaciones como en la creación de
aplicativos que permiten realizar las actividades documentales de una forma más
ágil, en la que no es necesario estar con el pasamanos de documentos, si no que
por el contrario permiten realizar un flujo efectivo de la documentación para así
evitar la manipulación indiscriminada de los mismos, echando mano a las nuevas
tecnologías ya que estas van en un creciente desarrollo que a mi forma der ver
afecta directamente la profesión archivística a nivel mundial y principalmente a la
educación y al acceso de la información. Si hacemos un análisis concienzudo
podemos aseverar que dichas tecnologías se presentan cada vez más en nuestra
profesión como una necesidad en el aumento del conocimiento y la demanda de
fuentes de información veraz y rápida que se encuentren de forma constante a la
mano de nuestros usuarios.
Honesta y prudentemente puedo afirmar que en la época actual la archivística y
las nuevas tecnologías son el complemento primordial para el acceso a la
información y el conocimiento y eso es tan así que cada día más podemos
observar centros de documentación que están implementando herramientas
electrónicas como fuentes y medios para la consulta de información, cuyo objetivo
primordial es salvaguardar toda la documentación que se tenga en soporte físico.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente es imprescindible mencionar que a la par

de la evolución de las nuevas tecnologías de la mano con la profesión archivística
se ha generado una nueva conciencia tanto de recuperación de información, como
de consulta de los documentos existentes, no importando su tipo de soporte; si no
lo valioso de la información en ellos contenida.

La atención a nuestros usuarios se debe centralizar en la necesidad que ellos

poseen de la información que nosotros administramos y de la capacidad que
nosotros como administradores de la misma tengamos al momento de prestarles
asesoría; no esto implicando que se les permita un acceso directo a la
documentación física pero siempre haciéndoles referencia sobre las
características, la calidad de los tipos de soportes, el volumen de la
documentación a consultar e incluso participarles sobre los procedimientos
administrativos de creación y flujo.