Procedimiendo de Auditoria Interno Del Sig

SISTEMA INTEGRADO SIG
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN
CÓDIGO: A1-PRC-004 VERSIÓN: 01
PÁGINA: 1 de 13 FECHA: 15/05/2019
1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la realización a intervalos

planificados de las auditorías internas al SIG, con el fin de obtener
información sobre el desempeño y la eficacia del mismo y asegurarse
de que se han completado las disposiciones planificadas y que el
Sistema Integrado de Gestión se implementa y mantiene eficazmente
contribuyendo al mejoramiento continuo institucional.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos del

Sistema Integrado de Gestión de la Agencia ITRC, desde la
planificación del Programa de auditoría hasta la presentación del
informe consolidado de auditorías internas.
3. DEFINICIONES:
 Alcance de la auditoría1: Extensión y límites de una auditoría.
Nota 1: El alcance de la auditoría incluye generalmente una

descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización,
las actividades y los procesos.
 Auditado2: Organización o proceso que es auditado. En el marco

del presente procedimiento corresponde a los procesos del
Sistema Integrado de Gestión de la Agencia ITRC.
 Auditor3: Persona que lleva a cabo una auditoría.
 Auditor Líder: Persona responsable de llevar a cabo la auditoría.
 Auditoría interna SIG: Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias, que al evaluarse de
manera objetiva, permiten determinar la conformidad del
Sistema Integrado de Gestión con los requisitos establecidos y
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que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,

eficiente y efectiva.
 Ciclo de auditoría SIG: Período durante el cual se someten a

auditoría interna bajo los requisitos de la NTC ISO 9001:2015
todos los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de
Gestión de la Agencia ITRC.
 Competencia: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Conclusiones de la auditoria4: Resultado de una auditoria,

tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.
 Criterios de auditoría5: Conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos usados como como referencia frente a la cual se
compara la evidencia objetiva.
 Experto técnico6: Persona que aporta conocimientos o

experiencia específicos al equipo auditor.
 Evidencia de la auditoría7: Registros, declaraciones de hechos

o cualquier otra información que es pertinente para los criterios
de auditoría y que es verificable.
 Gestor del Programa de Auditoría SIG: Persona responsable de

la gestión del programa de auditoria.
 Hallazgos de la auditoría8: Resultados de la evaluación de la

evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de
auditoría.
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 No conformidad9: Incumplimiento de un requisito.
 Objetivo: Propósito por el cual se define una auditoria.
 Oportunidad de Mejora: Situación conforme que denota la

oportunidad de aumentar la capacidad de cumplir los requisitos
o mejorar un proceso de la Agencia.
 Plan de auditoría10: Descripción de las actividades y de los
detalles acordados de una auditoría.
 Programa de auditoría11: Conjunto de una o más auditorías

planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.
 Requisito12: Necesidad o expectativa establecida, generalmente

implícita u obligatoria.
Nota 1:
la organización y las partes interesadas el que la necesidad o

expectativa bajo consideración está implícita.
Nota 2: Un requisito especificado es aquel que está establecido,

por ejemplo, en información documentada.
Nota 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo

específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto,
requisito de la gestión de calidad, requisito del cliente, requisito
de la calidad.
Nota 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes

partes interesadas o por la propia organización.
Nota 5: Para lograr una alta satisfacción del cliente puede ser
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necesario cumplir una expectativa de un cliente incluso si no

está declarada ni generalmente implícita, ni es obligatoria.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y

CERTIFICACIÓN (ICONTEC
Internacional). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011:2012.
Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Primera
actualización. Bogotá, 2012.

Internacional). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2015.
Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
Segunda actualización. Bogotá, 2015.

Internacional). Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.
Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos Cuarta actualización.
COLOMBIA. PRESIDENTE DE COLOMBIDAE. CRETO 1499 DE 2017 Por

medio del cual se
Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. [En
Línea]. Disponible en
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261
Recuperado: Marzo 8 de 2018.
5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

E
La programación de los ciclos
de auditorías al Sistema
Integrado de Gestión SIG es
realizada anualmente por el Gestor del
Programa de Auditoria y/o jefe de la
Oficina Asesora de Planeación
considerando aspectos cómo:
JEFE
OFICINA
 Importancia de los procesos
1. PROGRAMAR ASESORA
 Prioridades de la Dirección
LAS DE
 Desempeño de los Procesos
AUDITORÍAS PLANEACI
 Cambios que afectan la
AL SISTEMA ÓN
organización.
INTEGRADO
 Resultados de auditorías
DE GESTIÓN- previas
SIG  Tendencias en quejas de partes
interesadas
 Cuestiones legales y
reglamentarias
El Programa de Auditoría se elabora

en el Formato Programa de
Auditorías Internas SIG al Sistema
Integrado de
Gestión SIG, estableciendo la
frecuencia
E
Los métodos, las responsabilidades,
los criterios y el alcance del programa
de auditorías internas.
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Una vez realizado el Programa de

Auditorías Internas SIG, se presenta
para su aprobación al Comité de
Gestión y Desempeño Institucional.
Punto de Control 1: En este punto de

control, se verificará que
efectivamente el Programa de
Auditorías Internas sea efectuado
anualmente, revisado y aprobado por
el Comité de Gestión y
Desempeño Institucional.
Una vez aprobado el Programa de
Auditorías Internas SIG, se debe
seleccionar al Equipo Auditor, de
acuerdo con los lineamientos
establecidos en el Instructivo Perfil
del Auditor Interno.
2. SELECCIONAR
En caso de que las Auditorías Internas JEFE
LOS
sean contratadas externamente y para OFICINA
AUDITORES
asegurar la objetividad e imparcialidad ASESORA
INTERNOS
del proceso de auditoría, se debe DE
SIG
verificar que los Auditores cumplan PLANEACI
con los lineamientos establecidos ÓN
dentro
del Instructivo Perfil del Auditor

Interno.
Punto de Control 2: En este punto

de control, se verificará que
efectivamente

E
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los Auditores Internos

seleccionados cumplan con lo
establecido dentro del
Instructivo Perfil del Auditor
Interno.
3. SOCIALIZAR Una vez sean seleccionados los
Auditores
PROGRAMA Internos SIG, se convoca a reunión y JEFE OFICINA
DE se da
AUDITORÍAS a conocer a cada uno de los ASESORA DE
Auditores
APROBADO A Internos seleccionados el Programa PLANEACIÓN
LOS de
AUDITORES Auditorías Internas SIG aprobados
en
INTERNOS Comité.
SIG
El Auditor Líder elabora el Plan de
Auditoría SIG, estableciendo de
acuerdo con lo definido en el
Programa de Auditoría, el objetivo de
la auditoria, su alcance y las
actividades a ejecutar en el marco de
la misma. De igual forma, asigna las
tareas al Equipo Auditor, de acuerdo
AUDITOR
con su competencia.
LÍDER
El Auditor líder envía el Plan de
4. REALIZAR PLAN JEFE
Auditoría SIG al Gestor del Programa
DE AUDITORÍA OFICINA
de Auditoría SIG para su revisión y
SIG ASESORA
aprobación.
DE
PLANEACI
ÓN
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El Gestor del Programa de Auditoría

SIG revisa el Plan de Auditoría SIG, si
esta correcto lo aprueba e informa al
Auditor Líder, en caso contrario lo
devuelve al para que realice
los cambios
correspondientes.

E
Una vez aprobado el Plan de
Auditoría SIG, los Auditores Internos
proceden a compilar la información
necesaria para la Auditoría, teniendo
en cuenta la normatividad vigente
aplicable al proceso, la caracterización
y demás documentación del Proceso a
Auditar.
Con estos insumos, se debe preparar
la Lista de Verificación de Auditoría
SIG para que sea gestionada en el
marco del desarrollo de la Auditoría
SIG.

control, se revisará y aprobará el Plan
de Auditoría SIG por parte del Gestor
del
Programa de Auditoria.
La auditoría inicia con la realización
de la reunión de apertura con el
propósito de presentar al equipo
auditor y realizar la revisión del Plan
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de auditoria SIG: confirmar objetivos,

alcance y criterios de auditoria,
AUDITOR
metodología a aplicar y recursos
ES
5. EJECUTAR LA necesarios, entre otros.
INTERNO
AUDITORÍA
S
El equipo auditor obtiene la
información que le permite determinar
la conformidad del Sistema Integrado
de Gestión, a través de diferentes
métodos que pueden incluir:
entrevistas, observación de ejecución
de actividades,
observación de entornos, muestreo
y

E
Observaciones de la información.
Toda la información obtenida debe

evaluarse objetivamente, indicando
hallazgos orientados a la conformidad
o no conformidad del requisito
evaluado.
En todos los casos los hallazgos

deben ser revisados con el auditado
con el fin de garantizar que la
información es exacta y
se ha comprendido
la
Desviación.
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Una vez culminada la evaluación se

consolidan y verifican los hallazgos de
auditoría, y se las recomendaciones y
conclusiones de la misma en el
Formato Informe de Auditoría SIG.
El equipo auditor debe entregar al

Gestor del Programa de Auditoría
6. REALIZAR AUDITOR
toda la documentación que contiene
EL ES
los requisitos de planificación y la
INFORME INTERNO
elaboración de informes y que se
DE S
encuentran consignados en los
AUDITORÍA
documentos:
 Formato Lista de Verificación

de Auditoría SIG.
 Formato Informe de
Auditoría
SIG.

E
 Formato Informe
Consolidado
de Auditorías Internas SIG.
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El Gestor del Programa de Auditoría

revisa el Informe de Auditoría SIG y
el Informe Consolidado de
Auditorías Internas SIG y si está
conforme lo comunica al auditado. En
caso contrario lo devuelve al Auditor
Líder para que realice la corrección
respectiva.

control, se verificará que
efectivamente el Informe de Auditoría
SIG y el Informe Consolidado de
7. REVISAR Y
Auditorías Internas SIG sea JEFE
APROBAR EL
coherente y estructurado de acuerdo OFICINA
INFORM
con las directrices y lineamientos ASESORA
DE AUDITORÍA
establecidos antes de ser comunicado DE
a los auditados. PLANEACI
ÓN
Las No Conformidades que se
detecten en las diferentes actividades
de las Auditorías Internas,
generarán correcciones o
Acciones Correctivas por parte
del auditado, las cuales
se realizarán sin demora
injustificada de conformidad con lo
establecido en el procedimiento de
Acciones Correctivas.
Las Oportunidades de
Mejora contempladas en el
Informe de Auditoría
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E
Pueden generar, a criterio del
auditado, correcciones o Acciones de
mejora que deben ser documentadas
y tratadas de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento de
Acciones de Mejora.
Nota 1: Para las No Conformidades

detectadas durante el ejercicio de la
auditoría, el líder del proceso auditado
deberá asegurar la realización de las
correcciones (si aplican) y tomar las
acciones correctivas adecuadas
sin demora injustificada, de
conformidad con lo establecido en el
procedimiento de Acciones
Correctivas
Nota 2: Las No Conformidades que se

detecten en la ejecución de las
Auditorías Internas, deben ser tratadas
de manera individual como acciones
correctivas. No se deben agrupar
hallazgos de requisitos diferentes de
manera que se garantice un adecuado
análisis de causas para enfocar
Las acciones correctivas.
El responsable del proceso recibe de
parte del Gestor del Programa de
8. VALIDAR Auditoría el Informe de Auditoría SIG RESPONSAB
INFORME DE y lo revisa. Si tiene observaciones o LE
AUDITORÍA desacuerdos respecto al informe PROCESO
deberá remitirlas vía correo AUDITADO
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electrónico al Gestor
Del Programa de Auditoría.

E
Nota 3: El auditado tiene tres días

para presentar sus observaciones al
informe, si en el curso de este
tiempo no se presentan, se entenderá
que se encuentra de acuerdo con el
informe y es
Accepted.
Realizar la presentación del Informe
Consolidado de Auditorías Internas
SIG a la Alta Dirección de la Agencia
ITRC para asegurar que los resultados
9. PRESENTAR
de las auditorías se informan a los JEFE
EL
procesos correspondientes. OFICINA
INFORME
ASESORA
CONSOLIDADO
Nota 4: La información documentada DE
DE AUDITORÍAS
de evidencia de implementación del PLANEACI
INTERNAS
Procedimiento de auditorías internas ÓN
será conservada por la Oficina Asesora
de
Planation.
6. PUNTOS DE CONTROL
 Punto de Control 1: En este punto de control, se verificará que

efectivamente el Programa de Auditorías Internas sea efectuado
anualmente, revisado y aprobado por el Comité de Gestión y
Desempeño Institucional.

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efectivamente los Auditores Internos seleccionados cumplan con

lo establecido dentro del Instructivo Perfil del Auditor Interno.
 Punto de Control 3: En este punto de control, se revisará y

aprobará el Plan de Auditoría SIG por parte del Gestor del
Programa de Auditoría.

efectivamente el Informe de Auditoría SIG y el Informé
Consolidado de Auditorías Internas SIG sea coherente y
estructurado de acuerdo con las directrices y lineamientos
establecidos antes de ser comunicado a los auditados.
7. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS
 Formato Programa de Auditorías Internas SIG.

 Formato Plan de Auditoría SIG.
 Formato Lista de Verificación de Auditoría.
 Formato Informe de Auditoría SIG.
 Informe Consolidado de Auditorías Internas SIG.
8. ANEXOS
 Instructivo Perfil del Auditor Interno.

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1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la realización a intervalos

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos del

 Alcance de la auditoría1: Extensión y límites de una auditoría.

Nota 1: El alcance de la auditoría incluye generalmente una

 Auditado2: Organización o proceso que es auditado. En el marco

 Auditor3: Persona que lleva a cabo una auditoría.

 Auditor Líder: Persona responsable de llevar a cabo la auditoría.

 Auditoría interna SIG: Proceso sistemático, independiente y

que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,

 Ciclo de auditoría SIG: Período durante el cual se someten a

 Competencia: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Conclusiones de la auditoria4: Resultado de una auditoria,

 Criterios de auditoría5: Conjunto de políticas, procedimientos o

 Experto técnico6: Persona que aporta conocimientos o

 Evidencia de la auditoría7: Registros, declaraciones de hechos

 Gestor del Programa de Auditoría SIG: Persona responsable de

 Hallazgos de la auditoría8: Resultados de la evaluación de la

 No conformidad9: Incumplimiento de un requisito.

 Objetivo: Propósito por el cual se define una auditoria.

 Oportunidad de Mejora: Situación conforme que denota la

 Programa de auditoría11: Conjunto de una o más auditorías

 Requisito12: Necesidad o expectativa establecida, generalmente

la organización y las partes interesadas el que la necesidad o

Nota 2: Un requisito especificado es aquel que está establecido,

Nota 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo

Nota 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes

necesario cumplir una expectativa de un cliente incluso si no

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5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

El Programa de Auditoría se elabora

Una vez realizado el Programa de

Punto de Control 1: En este punto de

del Instructivo Perfil del Auditor

Punto de Control 2: En este punto

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los Auditores Internos

El Gestor del Programa de Auditoría

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

Punto de Control 3: En este punto de

de auditoria SIG: confirmar objetivos,

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

Toda la información obtenida debe

En todos los casos los hallazgos

Una vez culminada la evaluación se

El equipo auditor debe entregar al

 Formato Lista de Verificación

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

El Gestor del Programa de Auditoría

Punto de Control 4: En este punto de

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

Nota 1: Para las No Conformidades

Nota 2: Las No Conformidades que se

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

Nota 3: El auditado tiene tres días

 Punto de Control 1: En este punto de control, se verificará que

 Punto de Control 2: En este punto de control, se verificará que