DOCUMENTOS CONTABLES

(FACTURA DE VENTA, NOTA DEBITO Y NOTA CREDITO)

MIKE RIVERA ARANGO

DIEGO FERNANDO CIFUENTES
MIGUEL ANGEL CUCUÑAME
MARIA CAMILA QUINTERO
ALEJANDRO VANEGAS

UNIVERSIDAD DEL VALLE

CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
CONTADURÍA PÚBLICA
CALI
2019

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 TABLA DE CONTENIDOS
1 INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................3
2 OBJETIVOS.................................................................................................................................4
2.1 Objetivo general....................................................................................................................4
2.2 Objetivo especifico................................................................................................................4
3 DOCUMENTOS CONTABLES..................................................................................................5
3.1 Para qué sirven los documentos contables.......................................................................5
3.2 Los documentos contables se dividen en dos tipos los cuales son:..............................6
3.3 Documentos contables internos.................................................................................6
3.4 Documentos contables externos................................................................................6
3.5 Importancia de los documentos contables........................................................................6
4 LA FACTURA DE VENTA..........................................................................................................7
4.1 El Concepto de factura.........................................................................................................7
4.2 Requisitos que se deben cumplir en la factura para efectos comerciales....................7
4.3 Requisitos para la factura de venta para efectos tributarios...........................................8
4.4 Personas que no están obligadas a expedir factura........................................................9
5 NOTA DEBITO...........................................................................................................................10
5.1 En qué casos se usa la Nota de Débito...........................................................................10
5.2 Datos obligatorios de la Nota de Débito..........................................................................10
5.3 Cuál es la información básica que debe tener la Nota de Débito................................10
6 NOTAS CREDITO.....................................................................................................................11
6.1 ¿Quién debe emitir una nota crédito?..............................................................................11
6.2 ¿Qué conlleva una nota crédito en la contabilidad?......................................................11
6.3 ¿Cuándo emitir una nota crédito?....................................................................................12
6.4 ¿Qué debe llevar una nota crédito?.................................................................................12
7 Diferencia entre Nota Debito y Nota Crédito.....................................................................12
8 CONCLUSIONES......................................................................................................................13
9 BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................14

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 1 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es realizado dentro del ámbito educativo del área contable, con
la finalidad de que los estudiantes en la asignatura “Fundamentos de Contabilidad
Financiera” expandan sus conocimientos básicos sobre los documentos contables
al desglosarlos y ser puntuales con tres de ellos que trataremos a continuación.

Esperamos, como equipo de trabajo, que nuestro informe sea claro, puntual y deje
claras las dudas que el estudiante puede tener sobre estos documentos ya que les
serán útil no solo en la asignatura sino también en la vida profesional.

Hacemos énfasis al aclarar que al ser nosotros estudiantes de primer semestre de

la Universidad del Valle, la información aquí presentada es gracias a el proceso de
investigación que tanto individual como grupalmente llevamos a cabo para
exponer e impartir conocimiento a nuestros compañeros de asignatura.

3
 2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Brindar a los estudiantes de contaduría pública de primer semestre, una breve

explicación sobre los documentos contables, haciendo énfasis en algunos de
estos como lo son: factura de venta, nota débito y nota crédito. Con el fin de poder
ampliar su conocimiento para que así puedan tener un concepto mucho más claro
y completo sobre este tema tan necesario para su formación académica y
profesional.

2.2 Objetivo especifico

• Investigar y adquirir más conocimiento acerca de los documentos contables.

• Conocer los tipos de documentos contables que existen.
• Conocer para que sirven los documentos contables y como se utilizan.
• Aprender sobre la factura de venta, nota débito y nota crédito, las leyes que las
rigen, como se emplean, en qué momento se utilizan y con qué finalidad.

4
 3 DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos contables son soportes físicos que son la base para el registro de
las operaciones de naturaleza comercial en una empresa. Dependiendo de la
transacción comercial que vayamos a hacer, será el tipo de documento contable
que se va a utilizar.
La cantidad de copias de documentos contables dependerá del tipo de documento
y de la cantidad de partes involucradas (generalmente es uno para cada uno); en
ocasiones esto no depende de la voluntad de las partes, sino que está
reglamentado.

3.1 Para qué sirven los documentos contables

Los documentos contables tienen una gran cantidad de funciones, algunas de

ellas para nuestra propia organización y control, y en otras ocasiones, de terceros
como entes reguladores. Funcionan como herramientas contables y nos sirven
para:

 Respaldar las transacciones económicas que se hacen en una empresa,

 Calcular ingresos, egresos y patrimonio del mismo,
 Calcular movimientos internos no solo de dinero, sino de otros bienes.
 Respaldar datos y/o importes en una ubicación temporal específica (un
presupuesto).
 Controlar por parte de entes reguladores gubernamentales.

5
3.2 Los documentos contables se dividen en dos tipos los cuales son:

3.3 Documentos contables internos

Son aquellos que emite la empresa directamente. Al momento de llevar la
contabilidad, se deben priorizar por la importancia y delicadeza de los datos que
incluye.

 Factura de venta.
 Notas Debito
 Notas crédito
 Recibos de cobro.
 Recibos de pago.
 Presupuesto

3.4 Documentos contables externos

Los documentos contables externos por lo general se usan para controlar
aspectos que no afectan los movimientos en la contabilidad; reorganización del
dinero, cuestiones necesarias para continuar funcionando.

 Recibo de caja.
 Comprobante de pago.
 Remisiones.
 Comprobante de devolución.
 Recibo de consignación bancaria
 Letras de cambio.
 Factura de compra.

6
3.5 Importancia de los documentos contables

Estos documentos son sumamente importantes para lograr un control adecuado

de las acciones realizadas por la empresa o compañía, ya que en ellos queda
registrada la relación jurídica existente entre las diferentes partes que actúan en
una operación determinada.
Además, demuestran que se ha realizado una acción comercial y es el elemento
principal para contabilizar dichas acciones, no olvidemos que permiten el control
de las operaciones que se han practicado la empresa, así como para la
comprobación de los asientos contables. Nos permitirán a futuro revisar cada
movimiento, o permitirán a los entes gubernamentales revisarlos por nosotros.

4 LA FACTURA DE VENTA

Cualquier persona o empresa que esté obligada a emitir facturas o que no tenga
que hacerlo pero tenga la intención de emitirlas y que estas se consideren como
un título valor, debe cumplir una serie de requisitos, tanto del Código de Comercio
como del Estatuto Tributario.

Cabe señalar que, para que se aprueben en ambos, deben cumplirse los
requisitos fiscales y comerciales.

4.1 El Concepto de factura

Una factura es un documento de valor probatorio y es un valor de propiedad que el

vendedor entrega al comprador y que demuestra que ha realizado una compra por
este valor y productos relacionados. La factura contendrá una descripción de la
parte, la naturaleza y la cantidad de los bienes vendidos o del servicio prestado, el
número y la fecha de expedición, el precio unitario y el importe total, los costos a
pagar al comprador por diversas razones y los valores correspondientes a los
impuestos a los que está sujeta la actividad empresarial. Este documento se
denomina normalmente factura de venta.

El artículo 772 del Código de Comercio colombiano define una factura como:
“Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”.

4.2 Requisitos que se deben cumplir en la factura para efectos comerciales.

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 Para que una factura sea legalmente válida y segura, debe contener al menos los
siguientes requisitos del artículo 774 del Código de Comercio:

Además de los requisitos establecidos en el artículo 621 del presente Código y en

el artículo 617 del estatuto tributario nacional o en las disposiciones por las que se
modifique, complemente o sustituya la factura, deberán cumplirse los siguientes
requisitos:

1. Fecha de vencimiento: Si no se indica explícitamente la fecha de

vencimiento en la factura, el pago debe efectuarse dentro de los 30 días
calendario siguientes a la fecha de emisión de la factura.

2. La fecha de recepción de la factura, indicando el nombre, la identificación o

la firma de la persona responsable de la recepción de la factura, de conformidad
con lo dispuesto en la presente Ley.
3. El emisor, vendedor o prestador de servicios deberá indicar en la factura
original el estado del pago del precio o de la remuneración y, en su caso, las
condiciones de pago. Los terceros destinatarios de una factura también están
sujetos a la misma obligación.

Una factura que no cumpla todos los requisitos legales, no es un documento título

valor. No obstante, la falta a una de estas condiciones no afectará a la validez del
negocio jurídico que originó la factura.

En cualquier caso, cualquier comprador o destinatario tiene derecho a exigir al

vendedor o prestador de servicios que presente y entregue una factura de la
transacción original, indicando el precio y su pago total o parcial anulado.

El valor de las facturas no se verá afectado por la ausencia de requisitos

adicionales distintos de los mencionados en el presente artículo. Estas
necesidades deben coincidir con la factura a efectos fiscales.

4.3 Requisitos para la factura de venta para efectos tributarios.

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615

consiste en entregar el original de la misma, con los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

8
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

4.4 Personas que no están obligadas a expedir factura.

Por regla general todas las operaciones económicas que se realicen deben ser
debidamente facturadas. La expedición de la factura es obligación del vendedor,
quien debe cumplir con todos los requisitos de la factura.

1. Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y

Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial, las Cooperativas de
Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones
Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los
Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen
tales entidades.

2. Los responsables del régimen simplificado.

3. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas
natural comprimido, en lo referente a estos productos;
4. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o
metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;
5. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y
reglamentaria, en relación con esta actividad;
7. Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre
las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen
los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen

9
 simplificado.

5 NOTA DEBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
Para el vendedor, la nota de débito también sirve para registrar una transacción en
su sistema contable.
No todas las empresas usan notas de débito, muchas simplemente envían
facturas luego de producirse la obligación. Las notas de débitos son más usadas
en las transacciones entre empresas (Business to Business), pero también usan,
aunque no tan frecuentemente, en las transacciones con clientes finales.
Una nota de débito no requiere un pago inmediato, generalmente se usa solo para
informar a los clientes de las futuras obligaciones. En un futuro próximo, se
generará una factura para la cancelación de estas obligaciones.

5.1 En qué casos se usa la Nota de Débito

 Devolución de mercancía a un proveedor, ya que disminuye el importe de

cuentas por pagar que presenta la entidad.

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  Corrección del valor facturado por parte del proveedor, lo que da lugar a un
menor valor a pagar por parte de la entidad.
 Corrección de valor facturado por la entidad a un cliente, lo que da lugar a
un mayor valor de la cuenta por cobrar de la entidad.

5.2 Datos obligatorios de la Nota de Débito

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración,

importe, cantidad que devuelves, importe total.

5.3 Cuál es la información básica que debe tener la Nota de Débito

Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos
o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificación de
quien la recibe; así como los datos de la autorización y de su caducidad.

6 NOTAS CREDITO

La idea de nota de crédito se emplea en el terreno de la contabilidad. Se trata de

un documento que puede usarse para anular una factura o para compensar algún
monto incluido en ésta.

Cuando se concreta una operación comercial, el vendedor emite una factura

correspondiente al producto entregado o al servicio prestado. En ella se detalla
el dinero que el comprador / usuario tuvo o tiene que abonar. Si, por algún motivo,
se debe anular la factura o devolver un porcentaje de lo pagado, se utiliza la nota
de crédito.

6.1 ¿Quién debe emitir una nota crédito?

La realización de este comprobante debe estar en manos de los vendedores o de

la empresa que presta el servicio o comercializa un producto: e irá dirigida al
cliente que solicitó devolución o cambios de la factura.

6.2 ¿Qué conlleva una nota crédito en la contabilidad?

Este tipo de comprobante luego de ser emitido, deberá ser enviado al cliente con
una copia de la factura, para asegurar la devolución de dinero si es que este

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alcanzó a pagar una parte o en su totalidad. En algunas ocasiones, no se hace
devoluciones del dinero, si no se le ofrece al cliente un bono redimible o
descuentos para futuras compras.

En este sentido, la emisión de una nota crédito generará en la mayoría de los

casos un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante
dentro de una empresa, porque es la constancia en la contabilidad que el dinero
ha sido devuelto al cliente.

El comprobante pasa a convertirse en un saldo positivo para el cliente, ya que

recibe algo por parte de la empresa que presta el servicio o producto.

6.3 ¿Cuándo emitir una nota crédito?

Para realizar una nota crédito debe ser porque una factura presenta las siguientes
situaciones:

 Se emitió una factura por error.

 Se realizó un descuento luego de realizar la factura.
 El cliente ya no pagará dicha factura.
 Corregir datos, valores o información diligenciada en la factura.
 Devoluciones del cliente por inconformidad.
 Diferencia del precio real y el importe cobrado.

6.4 ¿Qué debe llevar una nota crédito?

Este tipo de documentos debe llevar los siguientes datos para que sea válido tanto
para el empresario como para el cliente:

 Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente

 Fecha de emisión
 Concepto o motivo por el que se realiza
 Importe total
 Monto de disminución (si se generará una nueva factura)
 IVA (cuando sea el caso)
 Información del cliente como datos de teléfono, nombre completo,
documento de identidad

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  Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT,
razón social, ciudad de la oficina, número de teléfono).

Nota importante: la información diligenciada en la nota crédito deberá ser la

misma que se diligenció en la factura a anular y adicionalmente debe tener la
razón por la cual se anula la factura.

7 Diferencia entre Nota Debito y Nota Crédito

Una nota de débito informa de un incremento de deuda por parte del cliente,
mientras que una nota de crédito informa sobre una disminución de la deuda, o
bien, sobre un aumento del saldo a favor de un cliente.

8 CONCLUSIONES

Luego de realizada la investigación sobre los diferentes documentos contables y

como estos se componen, se encontraron bien definidos muchos aspectos lo
cuales permiten a los estudiantes ampliar su conocimiento en cuanto a este tema.
En conclusión, se puede asumir que los objetivos del trabajo se cumplieron
minuciosamente arrojando buenos resultados, debido a que se abordó el tema con
los conceptos más claros posibles y de esta manera esperamos que dicha
información sea utilizada por los estudiantes de la mejor manera en el proceso de
aprendizaje sobre la profesión contable.

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 9 BIBLIOGRAFIA

- http://caymansseo.com/documentos-contables-que-son-tipos-e-importancia
- https://estatuto.co/?e=436
- https://www.siigo.com/blog/contador/tipos-de-documentos-contables/
- https://clauserp.com/blog/la-factura-de-venta-en-colombia/
- https://www.gerencie.com/personas-no-obligadas-a-expedir-factura.html
- https://clauserp.com/blog/la-factura-de-venta/
- https://www.siigo.com/blog/empresario/nota-credito/
- https://www.zonaeconomica.com/contabilidad/nota-debito
- https://www.econlink.com.ar/nota-de-debito

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