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Empleador debe almacenar y

custodiar de manera adecuada los
documentos de sus trabajadores

La Ley 594 del 2000 y la Circular 004 del 2003 regulan los temas de archivo en
Colombia, cuyos destinatarios son las entidades estatales y los particulares que ejercen
funciones públicas.

No obstante, aunque estas normas no están dirigidas a la empresas privadas, este

sector puede adoptar la normativa en gestión documental producida en el país
como parte de buenas prácticas que les permita la correcta administración de historias
laborales, precisó el Ministerio del Trabajo.
En este evento, se parte de la base de la libertad de empresa que connota la libertad de
organización dentro del marco legal, es decir, el correcto y obligatorio tratamiento de
datos, en los términos de la Ley 1581 del 2012.

Al respecto, la Corte Constitucional ha señalado como deber de los responsables del

tratamiento de datos personales la implementación de medidas de seguridad
necesarias para impedir la adulteración, pérdida o deterioro de la información y su uso
o acceso no autorizado o fraudulento.

Así, por ejemplo, en el caso de los regímenes de pensión, el valor probatorio que
ostenta la historia laboral compromete a las entidades encargadas de su
administración a asegurar que su contenido sea conable, es decir, garantizar que
reeje el verdadero esfuerzo económico que realizó el potencial beneciario de la
pensión en aras de la satisfacción de las condiciones legales para acceder a ella.

El principio de veracidad exige que la información personal almacenada por las

entidades públicas o privadas sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible, lo cual, a su vez, prohíbe un tratamiento de datos parcial, incompleto,
fraccionado o que induzca a error, agrega el alto tribunal.

Por lo tanto, precisó el ministerio, es deber del empleador almacenar y custodiar de

manera adecuada todos los documentos de sus trabajadores, guardando las reservas
legales correspondientes.

Mintrabajo, Concepto 55860, jun. 03/20

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