Manual Del SGI

MANUAL DEL SISTEMA CÓDIGO: MN-SGI-001
DE GESTIÓN INTEGRAL FECHA: 20-04-2016

(SG-SSTA) VERSIÓN: 03
1. OBJETIVO
Este Manual del Sistema de Gestión integral (SSTA) de la empresa GRUPO CALDERON
S.A.S busca especificar de forma clara y coherente los parámetros y estándares de calidad,
seguridad, salud en el trabajo y Ambiente, permitiendo suministrar un servicio eficaz a
nuestros clientes, asociados, comunidad en general, satisfaciendo las necesidades del
cliente, previniendo accidentes de trabajo, lesiones, enfermedades Laborales y la
contaminación ambiental.
2. ALCANCE
Este manual especifica de manera detallada todas las actividades asociadas a cada uno de
los procesos de la organización y para el cumplimiento de los sistemas de gestión integrado
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, GUIA RUC TRANSPORTES y los lineamientos
establecidos en el Decreto 1072 de 2015, capítulo 6.
3. DEFINICIONES
 Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de Trabajo, y de la protección y promoción
de la Salud de los trabajadores. Busca mejorar las condiciones y el medio ambiente de
Trabajo, así como la Salud en el Trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento
del bienestar físico, mental y social de los trabajadores. Ley 1562/2012.
 Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del Trabajo
y produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una
invalidez o la muerte. Ley 1562/2012.
 Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad

laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. Ley 1562/2012.
ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

CARGO: Coord. HSEQ CARGO: Coord. HSEQ CARGO: Coord. HSEQ
FECHA: 20/04/2016 FECHA: 20/04/2016 FECHA: 20/05/2016
 Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha

planificado y es estandarizable.
 Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

organización, que no es estandarizable debido a la diversidad de escenarios y condiciones bajo
las cuales pudiera presentarse.
 Partes Interesadas: Persona o grupo dentro o fuera del lugar de Trabajo (véase el numeral
2.17) involucrado o afectado por el desempeño de Seguridad y Seguridad y Salud en el Trabajo
(véase el numeral 3.15 de NTC-OHSAS 18001:2007) de una organización (NTC-OHSAS
18001:2007).
 SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Decreto 1072 de 2015

 ISO 9001 V08
 ISO 14001 V04
 OHSAS 18001
 GUIA RUC TRANSPORTES
5. DESARROLLO DEL CONTENIDO
5.1 DATOS GENERALES
RAZON SOCIAL GRUPO CALDERON Y CALDERON S.A.S
ACTIVIDAD ECONOMICA TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA LIQUIDA

NIT 900327307-5
DIRECCION Transversal 22 N° 12-57 Sur Local1 Conjunto Aranjuez II
CIUDAD Villavicencio - Meta
TELEFONO 681 81 81
FAX 672 33 99
PAGINA WEB WWW.grupocalderon.co
ARL: SURA
CLASE DE RIESGO CLASE 4
 CENTROS DE TRABAJO:
Nombre centro de trabajo Código Clase de riesgo # trabajadores

Administrativo 001 1
Transportes 002 4
Transportes 0960 5
 Horarios de Trabajo
NOMBRE CENTRO DE TRABAJO HORARIO DE TRABAJO

De lunes a viernes
Administrativo TURNOS DE 8 HORAS
Transportes TURNOS DE 10 HORAS

5.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (9001-14001-OHSAS 18001-

GUIA RUC TRANSPORTES y DECRETO 1072 de 2015)
 Prestación de Servicio de Transporte terrestre de carga Liquida de Hidrocarburos y
sus derivados.
5.2.1 EXCLUSIONES:
Los requisitos de la NTC ISO 9001:2008 que se excluyen son:
Numero 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO: La organización no diseña ni desarrolla

productos, debido a que ejerce el transporte de carga terrestre
5.3 PROCESO GERENCIAL

Proceso destinados a Planificar, administrar, controlar, y mejorar continuamente el Sistema de
Gestión Integrado cuyos principios están basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar).
5.3.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL
5.3.2 Quiénes Somos
GRUPO CALDERÓN Y CALDERÓN S.A.S. es una empresa

100% colombiana, creada en noviembre de 2009 en la ciudad de
Villavicencio – Meta, habilitada por el Ministerio de Transporte mediante Resolución 054 de
2012, nuestra Actividad Económica y Comercial Principal es el Transporte de Carga
Terrestre a nivel Nacional además la Comercialización al por menor de Combustibles de Alta
Calidad, a través de Nuestra Red de Estaciones de Servicio Biomax en Villavicencio.
Comprometidos con el medio ambiente y la seguridad y salud laboral de nuestros

colaboradores, a través de modernos equipos de transporte y estaciones de servicio, con un

talento humano de estupendas cualidades que busca la excelencia y su desarrollo integral.
En Julio de 2012 se concretó una alianza estratégica con el Comercializador Alejandro

Calderón Laverde, empresa dedicada a la comercialización Industrial de Combustible con
más de 7 años de presencia en el mercado colombiano.
La empresa se encuentra ubicada en la Transversal22 # 12 – 57 Sur Local I – Conjunto

Aranjuez II Vía Villavicencio- Puerto López (Meta), teléfono: 6818181.
5.4 Misión y Visión
5.4.1.1 Misión
GRUPO CALDERÓN & CALDERÓN S.A.S. ofrece los servicios de Transporte de carga
terrestre y Comercialización de hidrocarburos de una forma segura, efectiva y responsable
con el ambiente y la comunidad; a través de estrategias comerciales, administrativas,
operativas y financieras que garantizan el cumplimiento de las expectativas de nuestros
clientes.
5.4.1.2 Visión
Consolidarnos para el año 2017 como la mejor empresa a nivel regional para:
 Los Clientes, por el compromiso con el ambiente y la eficiencia del servicio de
Transporte de carga terrestre y la comercialización de hidrocarburos.
 Los Empleados, por el interés en la conservación de la salud del trabajador y la
estabilidad laboral.
 La Comunidad, por interesarse en el bienestar de las familias de los trabajadores.
 Los Accionistas, por generar utilidades y ser una empresa sostenible en el tiempo.
5.5 DESCRIPCION PRESTACION DEL SERVICIO

5.5.1 Nuestros Servicios:
La empresa brinda servicios de transporte terrestre de carga liquida y comercialización de

productos derivados del petróleo (hidrocarburos).
La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos así:
ESTACIONES DE SERVICIO
COMERCIALIZACION
DE COMBUSTIBLE
INDUSTRIA
SERVICIO DE
TRANSPORTE
TERRESTRE DE CARGA

TIPO DE DESCRIPCIÓN SERVICIO CLIENTE

CLIENTE DEL CLIENTE PRESTADO
 ALEJANDRO
Servicio de
CALDERON
EDS Transporte
Comercialización Terrestre
de combustible para  BIOMAX
Planta
clientes de
Refinería
industria
Exploración y  PACIFIC ENERGY

Servicio de
producción de
Petrolera Transporte
gas natural y
Terrestre
petróleo
Comercialización Servicio de  IMPALA
Terminal
de Petróleo y sus Transporte
portuaria
derivados. Terrestre
5.5.2 Marca y logo empresarial
El logo y marca de la empresa es GRUPO CALDERON Y CALDERON S.A.S.
5.5.3 Materia prima y equipos utilizados en el proceso
 Tracto Camiones Tanques

 Camioneta.
 Moto
 Sistema de Monitoreo
 Elementos para la atención de Emergencia

 Computadores
 Impresora
 Teléfonos fijos y móviles
 Elementos de Oficina (grapadora, perforadora, sacaganchos, bisturí, etc.)
5.4 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Es aprobado y firmado por el Gerente y permanece en dos lugares visibles de la empresa, es

divulgado a todos los trabajadores y partes interesadas. Ver anexo 1
5.4.1 Estructura Organizacional:
5.4.2 Mapa de Procesos:

 Ver caracterización de los procesos
5.5 POLITICAS
El Gerente General establece las políticas de acuerdo a las regulaciones colombiana o

necesidades específicas de la empresa, las políticas establecidas a la fecha son:
 Política Integral De Calidad, Seguridad, Salud Laboral Y Ambiente

 Política De Drogas, Alcohol Y Tabaco
 Política De Seguimiento para la Seguridad Vial
Las políticas son publicadas y divulgadas a todos los empleados, contratistas y partes
interesadas al momento de su ingreso a la compañía, a través del instructivo de Inducción y
manual del conductor y reinduccion anual de la inducción o cuando se presenten cambios en

éstas. Como constancia de haber recibido las políticas se firma el formato de inducción y
Reinduccion y/o Formato FT-SGI- 002 de registro de Actividades para la divulgación en las
partes interesadas, se archiva en cada una de las hojas de vida de los trabajadores Directos
propios y AZ PG de Inducción terceros.
A través de la revisión gerencial se garantiza que las políticas son revisadas y actualizadas
de acuerdo a los cambios que presente la organización, los requerimientos de los clientes y
las regulaciones colombianas.
Si se detecta la necesidad de actualización o diseño de políticas nuevas, el Coordinador de

HSEQ realiza los cambios y los presenta al Gerente General para su aprobación. Cuando se
hayan aprobado, se difunden los cambios al personal.
5.7.1 POLÍTICA INTEGRAL DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD LABORAL Y AMBIENTE
GRUPO CALDERÓN & CALDERÓN S.A.S., se compromete a realiza el Servicio de

transporte de carga terrestre, de manera eficiente enfocándose en el CLIENTE mediante la
satisfacción de los requerimientos y expectativas del mismo; a realizar actividades que
contribuyan a la Promoción de la calidad de vida laboral, la identificación, evaluación
valoración, mitigación y control de los peligros prioritarios generados como producto de la
ejecución de nuestras labores o de nuestras instalaciones que puedan afectar a los
TRABAJADORES, CONTRATISTAS y demás GRUPOS DE INTERES, mediante la
implementación y ejecución de procedimientos de trabajo seguros, programas de Gestión ,
sistemas de Vigilancia Epidemiológica, campañas de salud, actividades de capacitaciones y
suministro de elementos de protección personal, que prevenga la ocurrencia de lesiones
personales, enfermedades laborales y accidentes de Trabajo; el AMBIENTE a través de la
identificación, control y reducción de impactos socio-ambientales significativos como la
generación de residuos sólidos, consumo de los recursos naturales, emisión de gases,
derrames de producto y otros que se presenten en el desarrollo de las actividades; para
lograrlo se establecen programas de gestión ambiental, preparación y atención de
emergencias, uso eficiente de los recursos y una disposición final de los desechos; las
PARTES INTERESADAS mediante actividades que promuevan estilos de Vida Saludables
y/o el bienestar de los trabajadores, sus familias, proveedores, subcontratistas y la
comunidad; las INSTALACIONES mediante la prevención y preparación para la atención de
daños a la propiedad.
Para la compañía es de gran importancia dar cumplimiento a los requisitos legales aplicables
a la organización establecidos por la Legislación colombiana, las normas de los clientes y de
la empresa en seguridad, salud en el trabajo, ambiente y calidad, así como disponer de los
recursos necesarios para la realización de las actividades contempladas en el Sistema de
Gestión Integral como recursos humanos, tecnológicos, técnicos y financieros.
La gerencia se compromete a desarrollar e instaurar las medidas necesarias para establecer

el mantenimiento y seguimiento adecuado del Sistema de Gestión Integral con el fin de
garantizar el mejoramiento continuo en la gestión y desempeño del mismo y el cumplimiento
de altos estándares de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad.
El incumplimiento de esta política iniciará lo indicado en el procedimiento de medidas

disciplinarias.
____________________________________
ALEJANDRO CALDERON LAVERDE
Gerente y Representante Legal
1/Abril/2016
5.7.2 POLÍTICA DE PREVENCION A LA ADICCION DE ALCOHOL, TABAQUISMO y

SUSTANCIAS PSICOACTIVAS.
GRUPO CALDERON & CALDERON S.A.S., tiene como objetivo principal la prevención y
reducción del consumo de cualquier adicción (alcohol, tabaquismo y sustancias psicoactivas
o alucinógenas) y control de los medicamentos que generen afectación al estado de salud
física y mental de los trabajadores; por lo anterior, se prohíbe:
 Consumo de bebidas alcohólicas, cigarrillos y sustancias alucinógenas o psicoactivas

en todos los lugares de trabajo y las instalaciones de los clientes.
 Presentarse a desempeñar labores con aliento a cigarrillo, o bajo los efectos de
sustancias psicoactivas y alcohol.
 Consumo de medicamentos que afectan la salud del trabajador, salvo autorización
médica y conocimiento del departamento de HSE.

En caso de presentarse un accidente laboral se realizará una prueba de alcohol al

empleado(s) relacionado(s).
Dando cumplimiento a la legislación colombiana se divulgará campañas para prevenir la

adicción de drogadicción, tabaquismo y alcoholismo; y se estimulará al personal afectado por
el uso del tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas a que participen en programas de
rehabilitación para el bienestar de los trabajadores y/o sus familias.
Como control operativo se realizará pruebas aleatorias a los conductores con el fin de
garantizar operaciones seguras, por tal motivo el conductor que se encuentre en estado de
embriaguez o bajo el efecto de sustancias psicoactivas como resultado de la prueba será
despedido con justa causa ya que pone en riesgo la seguridad de él mismo y la de la
comunidad.
El incumplimiento de esta política iniciará lo indicado en el procedimiento de medidas

disciplinarias.
________________________________
ALEJANDRO CALDERON LA VERDE
28/Marzo/2016
5.7.3 POLÍTICADE CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA LA SEGURIDAD VIAL
GRUPO CALDERON & CALDERON S.A.S. como parte del tratamiento a riesgos prioritarios
se compromete a buscar e implementar programas de mitigación, control y eliminación de
todos los factores causantes de accidentes de tránsito, en las vías públicas, durante el
transporte terrestre de carga y las actividades propios de la organización, las cuales pueden
llegar a afectar a nuestros empleados, subcontratistas, la comunidad y/o a los equipos en las
diferentes áreas donde se desarrollan actividades; por lo tanto, establece dentro de su
política que:
Empresa:
 Se compromete a dar cumplimiento a las Regulaciones, Normas de Tránsito y

Transporte, Especificaciones Técnicas emitidas por la regulación colombiana y otras
que suscriba la Organización y los clientes.

 A garantizar el mejoramiento continuo en la gestión y el cumplimiento de altos

estándares de Seguridad Vial.
Empleados:
 Establecer actividades de Concientización a través de capacitaciones, charlas
jornadas y campañas viales, orientadas a la prevención de Accidentes de Tránsito
como actores de la vía, que permitan la adopción de comportamientos y conductas
proactivas seguras en la vía.
Conductores propios y subcontratistas:
 Los conductores deben estar certificados en Manejo Defensivo.

 El uso del cinturón es obligatorio para el conductor.
 No se permite durante el transporte el traslado de pasajeros.
 Los límites de velocidad deben ser respetados. La velocidad máxima permitida en la
ciudad es:
o En ciudad fluctúa entre 30 a 60 km/h
o En carretera pavimentada es de 60 Km/h.
o El conductor debe adaptar la velocidad de su vehículo a las condiciones del viaje.
 Los conductores no deben iniciar o contestar las llamadas o mensajes de teléfonos
móviles, mientras estén conduciendo un vehículo, al igual que el uso de manos libres,
reproducción de videos o música con el uso de audífonos, el conductor podrá dejar el
teléfono móvil encendido para poder oír la señal de llamada o mensaje durante el viaje;
pero tendrá que detener completamente el vehículo en un lugar seguro antes de
responder; durante el cargue y descargue de mercancías peligrosas, el celular DEBE
estar apagado.
 El conductor que reciba cualquier infracción de tránsito, asumirá el costo de las multas
que resulten de estas acciones.
 Se evaluará el desempeño de los conductores enfocado al cumplimiento de los criterios
la tarjeta de ruta y límites de velocidad.
 Los conductores deben respetar los Horarios de Movilización Autorizados por la
empresa desde las 5:00 am hasta las 20:00 horas, ampliable como máximo hasta las
22:00 horas, según sean las especificaciones del cliente.
 En la prevención de la Fatiga, los conductores no deben exceder 8 horas de
conducción, ampliable como máximo a 10 horas en un mismo turno, en caso de
presentarse un exceso de la jornada máxima debe indicar la justificación. Debe
descansar como mínimo 7 horas.
 Tras 4,5 horas de conducción realizar una pausa de descanso 15 minutos.
 Cada empleado está en la obligación de reportar al Coordinador de HSE o Coordinador
de Transporte cuando no se sienta en capacidad de desarrollar su función debido a
fatiga, o cuando no haya descansado las horas estipuladas en esta política.
 Los conductores deben tener cortesía y respeto por otros conductores y usuarios de la
vía.
 Velar por el cuidado del vehículo y de la carga; daños en el vehículo no reportados
durante la inspección pre-operacional del vehículo serán asumidos por el conductor.
 El conductor podrá realizar el estacionamiento del vehículo en los sitios destinados y
autorizados para ello.
 No dar uso indebido al pito durante las labores.
Vehículos:
 Se adoptaran las medidas pertinentes para asegurar que todos los vehículos al servicio
de la empresa se les realicen las laborales de mantenimiento Preventivo mínimas
recomendadas.
 Todos los vehículos tendrán instalados sistemas de monitoreo de velocidad y ubicación.
 Los empleados no podrán utilizar los vehículos para realizar actividades personales.
 El vehículo deberá permanecer en parqueaderos autorizados, en caso contrario solicite
la autorización de Analista de Seguridad.
 El lavado de los vehículos debe realizarse en los sitios autorizados, en caso contrario
solicite la autorización del Coordinador de Mantenimiento.
Esta política va dirigida a todos los trabajadores, conductores, vehículos de la empresa y

subcontratados.
El incumplimiento de esta política da inicio a lo indicado en el procedimiento de medidas

disciplinarias.
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1/Abril/2016
5.7.4 POLITICA DE COMPENSACIÓN Y PRESTACIÓN
La Gerencia se preocupa por el bienestar de sus empleados enfocándose en actividades que

garanticen la igualdad en el empleo, a respetar la dignidad y el mérito de todas las personas
por lo que desarrollará actividades tendientes a mantener una adecuada convivencia laboral y

el cumplimiento de leyes aplicables sobre salarios y prestaciones legales establecidas por

Colombia.
GRUPO CALDERON & CALDERON S.A.S.se compromete a:
 La remuneración será fijada de acuerdo a un estudio referencial de competitividad de

mercado y a la hoja de vida del candidato seleccionado, y la tabla de salarios vigentes
para Colombia.
 Los sueldos se pagarán mensual mediante depósito transferencia bancaria.
 Los sueldos pagados cumplen con la normatividad colombiana vigente y nunca podrán
ser inferiores al salario mínimo legal del año en curso.
Contrato Indefinido:
 Anticipos salariales que no excedan el total de la remuneración mensual del empleado.
 Pago de Seguridad Social y parafiscales.
 Se entrega dotación de uniformes por lo menos una vez al año, sin costo para los
empleados, así mismo funciona para los elementos de protección personal.
Contrato a término fijo

 Pago de Seguridad Social y parafiscales.
 Se entrega dotación de uniformes por lo menos una vez al año, sin costo para los
empleados, así mismo funciona para los elementos de protección personal.
 Seguro de Vida.
Descuentos:
 Pago de Salud y Pensión, según porcentaje establecido por la regulación colombiana.
 Impuesto en la rete fuente.
 Anticipos salariales
 Retenciones judiciales ordenadas por la autoridad competente
 Otras deudas reconocidas y autorizadas por el empleado
 En caso de desarrollar actividades laborales fuera del área de la oficina, la empresa
generará un anticipo por concepto de gastos de viaje.

Otros Beneficios
 Préstamos para mejora de vivienda, estudios Universitarios, bienestar social

 Horarios Flexibles de trabajo sin afectar las operaciones de la empresa.
 Permisos Personales Justificados.
 Seguro de Vida.
 Recursos Tecnológicos para facilitar los procesos.
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01/04/2015
5.8 OBJETIVOS Y METAS
La Gerencia General junto con el Coordinador HSEQ establece y actualiza los objetivos y
metas generales del Sistema de Gestión; dichos objetivos son evaluados semestralmente; en
caso de presentarse incumplimiento con respecto al indicador establecido; se debe
diligenciar una acción correctiva con el fin de determinar la causa del incumplimiento. Ver
Despliegue de Objetivos y Metas del Sistema de Gestión Integral.
5.8.1 OBJETIVOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
 Satisfacción de los requerimientos y expectativas del cliente.
 Promover y mantener buenos niveles de seguridad y salud en el trabajo.

 Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo y lesiones personales asociadas con la

exposición a los riesgos prioritarios.
 Prevenir las enfermedades laborales de los trabajadores, asociadas con la exposición

a los riesgos prioritarios.
 Prevenir y controlar el impacto ambiental asociado con el manejo de residuos sólidos y
consumo de recursos en las actividades que realiza la empresa
 Prevenir la ocurrencia de accidentes ambientales durante el transporte de producto.
 Evitar daños a la propiedad en casos de emergencias.
 Cumplir todas las normas legales aplicables a la organización, vigentes en colombia y

otros requisitos que la organización suscriba.
 Lograr la correcta administración, asignación y control de los recursos financieros de
la organización.
 Mantener la mejora continua del desempeño global de la organización.
5.6 RECURSOS
Grupo Calderón & Calderón S.A.S. destina los recursos humanos, financieros, técnicos y
tecnológicos para el cumplimiento de los requisititos en HSEQ establecidos por el cliente y
por la regulación colombiana. (Ver presupuesto SGI)
5.5.1 Humanos
La Gerencia General ha designado el cargo de Coordinador HSEQ y Gestión Administrativa

para la administración del Sistema de Gestión integral en Seguridad, Salud en el trabajo,
Ambiente y Calidad.
5.5.2 Técnicos
 Tracto Camiones Tanques

 Camioneta.
 Moto
 Sistema de Monitoreo
 Sistema Software contable
 Elementos para la atención de Emergencia
 Computadores
 Impresora
 Teléfonos fijos y móviles
 Elementos de Oficina
5.5.3 Financieros
La empresa cuenta con un presupuesto anual, que se administra como se indica a

continuación:
 El presupuesto para las actividades planteadas por el Sistema de Gestión integrado

de HSEQ es desarrollado en Enero de cada año por el Gerente General, Contadora
contable, coordinador Financiero y el Coordinador de HSEQ. Teniendo en cuenta el
instructivo de presupuesto.
 El control de la ejecución se lleva a cabo trimestralmente.
 Cuando se detecta una necesidad adicional de presupuesto, bien sea por cambios en
regulaciones o por requisitos especiales de alguno de los clientes, se lleva a cabo una
adición al presupuesto, aprobada por el Gerente General.

 A comienzos de año, al tiempo de elaborar el presupuesto del año que empieza, se

revisa el cumplimiento global con el presupuesto del año anterior.
Ver Presupuesto del Sistema de Gestión Integral. (HSEQ)
5.7 COMPROMISO GERENCIAL
La Gerencia desarrolla las siguientes actividades enfocadas al desarrollo de operaciones

seguras, sin accidentes, la protección de los empleados y el ambiente; y la satisfacción del
cliente.
5.7.1 Estructura Gerencial
Nivel I
 Gerente General
Nivel II
 Coordinador HSEQ
 Coordinador Administrativo y RRHH
 Coordinador de Finanzas
5.7.2 Representante de la Gerencia o Alta Dirección
El Representante Legal, el señor ALEJANDRO CALDERON LAVERDE quién actualmente

se desempeña como Gerente General, establecen los recursos necesarios (infraestructura
de la organización y los recursos Tecnológicos), para el desempeño del sistema de gestión
integrado y cualquier necesidad de mejorar, garantizar la toma de conciencia de los
requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Para ello se apoya del
coordinador sistemas de Gestión HSEQ de la empresa y nombra como Representante por
la Dirección a la señorita DIANA SIRLEY ALDANA MEDINA, quien independientemente de
otras funciones tiene la responsabilidad y autoridad para asegurar que se establecen,
implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión integrado.
NOMBRE Profesión Formación SSTA Propio o
contratado
Diana Aldana Profesional en Especialista en propio
Medina Mercadeo. administración en
salud
Ocupacional.
Curso virtual 50
horas SG-SST
5.7.3 Identificación de Responsabilidades
Para la identificación de las responsabilidades del empleador y de los empleados se revisa el

Decreto – Ley 1295 de 1994, o en su defecto el que lo modifique; el decreto 1072, capitulo 6

y demás documentos relacionados con Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y

Calidad y otras que considere el departamento HSEQ.
Las responsabilidades y autoridad de cada cargo en designado en el documento Descripción

de Cargo.
5.7.3.1 Responsabilidades
Coordinador del Sistema Gestion Integrado HSEQ
 Planear, Organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestion Integral y como

mínimo realizar su evaluación.
 Participar en la identificación de las necesidades de capacitación para el mejoramiento
del Sistema de Gestión Integral.
 Participar en el análisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades Laborales.
 Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del sistema de
gestión Integral de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008; ISO
14001:2004: OSHAS 18001:2007; Guía RUC TRANSPORTES: Febrero 2016 y
DECRETO 1072.
 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del
Sistema de Gestion Integral –Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
 Asegurar que se establezca, se implemente y se mantenga el sistema de Gestión
 Determinar disposiciones políticas y prácticas propuestas que cumplan con los
requerimientos de la norma. ISO 9001:2008; ISO 14001:2004: OSHAS 18001:2007; y
Guía RUCTRANSPORTES: 2016, si son adecuados para cumplir las necesidades de
Grupo caldero S.A.S, y si están siendo apropiadamente aplicadas y dan lugar a corregir
una no conformidad.
 Apoyar la conformación de un clima favorable para la adaptación de la norma ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS 18001 y RUC TRANSPORTES
 Realizar el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión Integral, para detectar las
deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias.
 Reportar ante la ARL los accidentes de trabajo presentados en la organización dentro de
los plazos establecidos en normatividad vigente.
 Procurar el cuidado Integral de su salud
 Suministrar Información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de Gestión de la
seguridad y salud en el trabajo de la empresa
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos

latentes en su sitio de trabajo.
 Informar Sobre cualquier acto o condición insegura, Riesgos e Impactos identificada en su
puesto de trabajo.
 Coordinar los programas de motivación y consulta.
 Supervisar el funcionamiento del COPASST, Comité de Convivencia y Comité PESV
 Cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los procesos del Sistema de Gestión
Integral, Seguridad Salud en el Trabajo y ambiente.
 Manejo adecuado de los elementos que le corresponde manejar en el desarrollo de su
trabajo.
 Presentación de informes solicitados por el Cliente
 Realizar inspecciones planeadas periódicas e informes, para identificar y controlar
posibles Riesgos.
 Dar un buen uso y mantenimiento a los elementos de protección Personal y dotación que
la empresa le suministre
 Aplicar los planes de emergencia de la empresa cuando sean necesarios
 Aplicar las políticas del Sistema de Gestión Integral, los objetivos y metas propuestas
 Preservar o mejorar el medio ambiente sobre el cual tiene impactos sus actividades.
 Identificar y reportar los peligros, condiciones Subestandar, Riesgos e impactos de las
actividades en el sitio de trabajo
 Atender emergencia con derrame de crudo implementando del plan de contingencia.
 Asignar tareas y responsabilidades a los miembros del programa para su correcto
funcionamiento y cumplimiento de objetivos y metas del programa
 Motivar y mantener en alto la moral y el espíritu de servicio
 Diseñar los planes de protección contra caídas, contingencia entrenamientos.
 Cumplir con el manejo de residuos “Reciclaje”
 Garantizar la disposición final de los residuos peligrosos
 Garantizar el envasado o embalado y etiquetado de residuos peligros conforme al plan de
gestión Integral de residuos.
 Realizar seguimiento a los controles operacionales definidos con el fin de mitigar los
riesgos e impactos ambientales
 Elegir libremente su representante del COPASST
 Informar al Copasst las situaciones de riesgos que representen y manifestar sus
sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Seguridad Salud en el Trabajo y
Ambiente.
 Realizar las actividades que alta Gerencia Asigne.
 Atender las consultas los trabajadores de cada área.
 Participar de auditorías Internas y Externas.
Gerente y/o Empleador

 Pago de la totalidad de la cotización de los trabajadores a su servicio.

 Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad administradora de riesgos laborales
correspondiente, dentro de los plazos que para el efecto señale el reglamento.
 Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo.
 Verificar el cumplimiento de las actividades del Sistema de Gestión, y procurar su
financiación.
 Garantizar la notificación de los accidentes laborales a la ARL y su respectiva
investigación.
 Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño,
implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control,
para la Gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que
los responsables de la SSTA en la empresa, el comité paritario y PESV pueda cumplir de
manera satisfactoria con sus funciones.
 Garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable
en materia de SSTA, en armonía de los estándares mínimos del sistema obligatorio de
Garantía de Calidad del sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14
de la ley 1562 de 2012.
 Permitir la conformación del comité paritario en seguridad y salud en el trabajo
(COPASST).
 Facilitar la asistencia del personal a las actividades del Sistema de Gestión Integral.
 Aprobar plan de Trabajo anual para alcanzar los objetivos propuestos en el sistema de
gestión Integral.
 Implementar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.
 Verifica la ejecución y a los Comités de Seguridad y salud en el trabajo.
 Revisa una vez o dos veces al año la documentación del Sistema de Gestión Integral y
coordina las actualizaciones a que haya lugar.
 Asegurar la participación de todos los trabajadores y de los representantes de COPASST.
 Garantizar la participación de las actividades de capacitación en seguridad y salud en el
trabajo definido en el plan de capacitación del SGI.
 Rendición de cuentas internamente en relación con su desempeño en SGI
Nivel Medio
 Favorecer el control de la accidentalidad, morbilidad y el ausentismo laboral, así como
liderar el control de pérdidas sobre el medio ambiente, los materiales la infraestructura
física y tecnológica y sobre los clientes internos y externos.

 Servir como multiplicador en el conocimiento de los factores de riesgo, sus efectos,

controles y protecciones y ser ejemplo en la aplicación de procedimientos y
comportamientos seguros en el trabajo.
 Promover los hábitos de vida y de trabajo saludables, convirtiéndose en modelo sobre
el autocuidado en salud.
Trabajadores
 Procurar el cuidado Integral de su salud.
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud al área HSEQ.
 Controlar los documentos propios de su actividad.
 Manejo adecuado de los elementos que le corresponde manejar en el desarrollo de su
trabajo.
 Desarrollo de sus actividades de acuerdo a los procedimientos establecidos.
 Dar buen uso y mantenimiento a los elementos de Protección Personal y dotación que la
empresa le suministre.
 Reportar al coordinador HSEQ de los actos inseguros y condiciones Subestandar.
 Reportar al Coordinador HSEQ de los Incidentes de trabajo (Accidentes y casi
Accidentes).
 Conocer sus funciones y deberes en caso de emergencia.
 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido
en el plan de capacitación SG-SST.
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Participar en Auditorías Internas y Externas del Sistema de Gestión Integral.
 Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la
seguridad y Salud en el trabajo de la empresa.
 Elegir libremente su representante del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el trabajo
COPASST.
 Participar en la prevención de los riesgos profesionales a través del Comité Paritario en
Seguridad y Salud en el trabajo COPASST.
 Concientizar a los riesgos ocupacionales a los cuales se encuentran expuestos,
prevenirlos y controlarlos.
 Preservar o mejorar el medio ambiente sobre el cual tiene impactos sus actividades.
 Motivar y mantener en alto la moral y el espíritu de servicio.
 Cumplir con el manejo de residuos “Reciclaje”.
 Participa en la prevención del acoso laboral dentro de la organización.

 Cumplimiento de los Requisitos legales aplicables al proceso que pertenece.
 Informa oportunamente al empleador acerca de los Aspectos e impactos Ambientales
 Garantiza la disposición final de los residuos peligrosos con proveedores autorizados por
la autoridad ambiental.
 Cumple con los objetivos definidos en el PESV y contribuye con la seguridad vial como
actor de la vía.
 Presentar informes solicitados por el Gerente General
 Realizar Funciones que la alta gerencia asigne.
5.8 COPASST
Responsabilidades
 Reportar al coordinador HSEQ de los actos inseguros y condiciones Subestandar.
 Participar en la investigación de los Incidentes de trabajo (Accidentes y casi
Accidentes).
latentes identificados en los sitio de trabajo.
 Participar en planificación de las actividades de capacitación en seguridad y salud en

el trabajo definido en el plan de capacitación SG-SST.
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Participar en Auditorías Internas y Externas del Sistema de Gestión Integral.
 Participar en la prevención y control de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y
del SG-SST.
 Cumplimiento de los Requisitos legales aplicables al proceso que pertenece.
 verificar las recomendaciones de los resultados de las evaluaciones Ambientales.
5.9 CONVIVENCIA
Responsabilidades
5.10 DENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS PARA LA INTERELACION ENTRE LOS

PROCESOS
Una de las metodologías para la identificación de la interrelación entre los procesos de la

empresa se encuentra dentro de las Caracterizaciones de cada uno de los procesos , y la
relación entre las entradas y salidas de los mismos.
En el mapa de procesos encontramos descritos los procesos y la interrelación entre otros
procesos mediante las líneas de conexión entre cada uno de los procesos. Además se
cuenta con la matriz de interrelación de los procesos de cada unos de los sistemas de
gestión de la empresa.
5.11 DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES PROCESOS Y ELEMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTION
Para el sistema de Gestion Integral se aplica el círculo del ciclo PHVA, que permite planear
actividades y recursos, definir los métodos de control, verificación y así mismo la
implementación de las acciones para lograr los resultados planificados y mejoramiento
continuo

5.9.1 PROCESO DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
El proceso gerencial realiza la Dirección estratégica y fija políticas, objetivos, recursos y

define presupuesto para la realización del mismo.
5.9.2 Elementos visibles del compromiso gerencial
5.9.2.1 Requisitos generales

 Manual del sistema de gestión integrado
 Misión
 Visión
 Políticas
 Políticas del sistema de gestión integral de Calidad, seguridad, salud en el trabajo y
Ambiente
 Política de alcohol tabaco y drogas
 Política de seguimiento y control para la seguridad Vial.
La política es publicada comunicada y entendida al interior de la organización y a las partes

interesadas.
Dentro de las actividades del proceso de Dirección Estratégica esta el cumplimiento y

seguimiento a los Requisitos legales vigentes aplicables a la organización y de otra
índole, quien de manera mensual solicita al Abogado externo la revisión y la
reglamentación que está registrada en las páginas del Ministerio del Trabajo, Ministerio de
Transporte, y Ministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial, según lo definido en PR-GG-001
- Procedimiento para la identificación de los requisitos legales.

Una vez identificados los requisitos nuevos, estos son analizados por el Abogado externo
para verificar nuevas exigencias y acciones a seguir para su cumplimiento; una vez
analizados los requisitos se ingresan en la Matriz de Requisitos Legales. Ver anexo 2 Matriz
de Requisitos Legales.
5.9.2.2 Reunión Gerencial
Se establece que las reuniones gerenciales deben llevarse a cabo e en las cuales se debe
tratar temas relacionados con el Sistema de Gestión en Salud Ocupacional, Seguridad,
Ambiente y Calidad, toda recomendación derivada de las reuniones se debe administrar
hasta su cierre a través del registro Seguimiento Recomendaciones, Acciones correctivas y
preventivas, según lo establecido en PR-SIG-029 - Procedimiento de acciones preventivas,
correctivas y de mejora.
5.9.2.3 Frecuencias de la reunión gerencial
El gerente realizara una reunión trimestralmente a todos los trabajadores, para garantizar la
ejecución de los sistemas y adicionalmente se traten temas de la seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente. Las cuales se diligenciaran el formato de acta de acuerdo al
procedimiento de revisión gerencial.
El Gerente convoca a revisión gerencial, con una frecuencia Anual para garantizar la
eficacia, conveniencia y adecuación del Sistema de Gestión Integrado de la empresa.
5.9.2.4 Inspección Gerencial
Con el propósito de asegurar la adecuada implementación y efectividad del sistema la

gerencia revisara la operación del mismo por lo menos cada dos meses se dejara actas de
inspección Gerencial analizando los resultados de esta reunión se planteara la mejora

continua, de acuerdo al procedimiento.
 Consultar el PR-SGI-007 - Procedimiento de inspecciones
5.9.2.5 Revisión por parte de la Gerencia
El Coordinador de HSEQ es responsable de programar y coordinar el desarrollo de la

revisión gerencial de manera anual. Previo al desarrollo de la revisión debe recopilar la
información necesaria para el desarrollo de la misma según los aspectos establecidos en el
PR- GG- 002 – procedimiento de Revisión Gerencial.
Responsabilidad, Autoridad y comunicación

Compromiso gerencial o por la Dirección
Enfoque al cliente
Información para la revisión
Reuniones gerenciales
Inspecciones Gerenciales
Revisión por la dirección SGI
Resultados de la revisión
No conformidad, Acción correctiva y Acción preventiva
 Objetivos y metas.
Despliegue de objetivos metas y programas
 Indicadores del sistema de Gestion Integral

Se definen los indicadores cualitativos o cuantitativos mediante los cuales se evalúan la

estructura, el proceso y los resultados, y se hace el seguimiento a los objetivos y metas del
SGI, cada indicador cuenta con su hoja de indicador.
 Provisión de Recursos
Presupuesto
 Requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba
Procedimiento para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales
Matriz de requisitos legales.
Evaluar el cumplimiento de otros requisitos que suscriba.
 Infraestructura
Gestión de cambio
Propósito: Desarrollar acciones lideradas por la gerencia para evidenciar su compromiso

con la seguridad, la salud ocupacional y el medio ambiente
5.10 PROCESO DE REALIZACION DEL SERVICIO
5.10.1 Comercial
La Gerente de Transportes hace contacto con el Cliente actual o inicial por vía telefónica y/o
correo electrónico o visitas y registra la labor comercial en el formato Gestión Comercial
luego se dispone a pedir requisitos necesarios del cliente para cumplir con la prestación del
servicio, realiza estudio de rutas este con el fin de evaluar costos y pago de fletes, se realiza
encuesta de disponibilidad de vehículos si lo requiere el contrato, la cual identifica la
disponibilidad de vehículos para el posible contrato. De acuerdo al procedimiento de
comercial, el gerente de Transportes notifica al Gerente General el inicio de la prestación del
servicio a través del formato Inicio de actividades con el Cliente sección Uno y cuando sea

necesario notificar a otros procesos que están involucrados en este mismo formato el
proceso que está involucrado, lo que debe hacer y la firma en señal de notificado.
5.10.1.1 Elementos del proceso
Planificación del servicio

 Matriz de planificación
 Notificación del servicio
 Inicio de Actividades
 Modificación de Actividades
Producción y prestación del servicio
 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio
 Propiedades del cliente
Proceso relacionados con el cliente
 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
 Comunicación Interna
Control operacional
Seguimiento y medición
 Seguimiento y medición del servicio
 Satisfacción al cliente
 Quejas y Reclamos
 Control del servicio no conforme
 Mejora continua
 No conformidad, Acción correctiva y Acción preventiva

5.11 Proceso de Transportes:
Realiza programación y despachos de vehículos previamente seleccionados y contratados

por el Área de Gestión Administrativa y de RRHH y Analista de Transportes para el personal
contratista (Terceros), la evaluación y reevaluación de terceros teniendo en cuenta el
procedimiento de servicio de transportes PR-GT-009.
Luego de ser seleccionado y aprobado el vehículo y conductor el Gerente de Transportes

realiza la programación de vehículos y el Analista de Transportes de acuerdo al
procedimiento de servicio de transportes y teniendo en cuenta las especificaciones del
cliente y se apoya de gerencia de transportes para analizar el valor de los anticipos y sobre
anticipos.
5.11.1 Mantenimientos de vehículos
Para el proceso de mantenimiento de vehículos, Inicia con la definición y programación de

las actividades de mantenimiento preventivo de vehículos y finaliza con la ejecución de
mantenimiento preventivo y/o correctivos de vehículo propios y Terceros, con el fin de hacer
seguimiento al mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos garantizando su
adecuado funcionamiento teniendo en cuenta el PR-SGI-007 Procedimiento de
Mantenimiento de Vehículos.
5.11.1 Elementos del proceso

 Inicio de Actividades
 Prestación del servicio

 Validación de los procesos de la prestación del servicio

Control operacional
Seguimiento y medición del servicio
Propiedades del cliente:
 Orden de cargue
 Remisión cliente
 Manifiesto
 Guía de transporte
 Control del servicio no conforme
 Matriz servicio no conforme
 Novedades
Subprograma de seguridad industrial
Estándares y procedimientos
 Procedimiento de cargue y descargue
 Procedimiento de varadas
 Procedimiento de trasvase
 AST
 Hojas de seguridad de materiales y productos
Mantenimiento de Vehículos
 Programa de Mantenimiento de los vehículos
 Solicitud de Mantenimiento.
 Programa de Orden y Aseo para los vehículos
 Información Estadístico de Movilización de Mercancías peligrosas

5.11.3 Seguimiento Vehicular
 Identificación y trazabilidad
Al ser despachado el vehículo se genere un manifiesto para el transporte de carga, se

reflejara automáticamente en el software de carga, El Analista de Transportes ingresa el
despacho al formato informe diario Operativo FT-GT-006. De acuerdo al procedimiento de
seguimiento y control de vehículos, el Analista de Transportes inicialmente debe realizar
seguimiento a la programación reportada por la Gerente de Transportes y registrar en el
formato informe diario de transito FT-GT-005 el estado y georeferencia para verificar el
cumplimiento al cliente.
El Analista de transportes ingresa al software de DESTINO SEGURO ítem despachos, plan

de ruta donde verifica el número de manifiesto, origen, destino y placa del vehículo para
luego generar el plan de ruta para el manifiesto registrado en el sistema con sus respectivos
puestos de control para su seguimiento vehicular.
Después de haber generado el plan de ruta se ejecuta la acción SALIDA para verificar la
información relacionada en cada manifiesto y se procede a aceptar la salida del despacho
para iniciar el seguimiento a cada manifiesto, ingresa a la página satelital del vehículo
diligenciando los datos del usuario y clave, ingresa a la página satelital se busca los datos de
ubicación del vehículo y se registra en el formato informe diario de transito FT-GT-005.
Planificación de la realización del Servicio

Producción y prestación del servicio
 Identificación y trazabilidad
Controles dispositivos de seguimiento y medición

 Seguimiento y medición del producto
Propiedades del cliente.
 Seguimiento y control vehicular
 Control del producto No conforme
 Novedades
Sistemas de control
 Control operativo
Identificación y trazabilidad
 Seguimiento y control vehicular
 No conformidad, Acción correctiva y Acción preventiva.
Tratamiento del riesgo
 Procedimiento de prestación del servicio
5.12 PROCESO GESTION DEL RECURSO
5.12.1 Coordinación Financiera
5.12.2 Facturación y Liquidación
Inicia con el seguimiento al cumplimiento del viaje, una vez que el conductor ha terminado el
viaje, este se acerca a la oficina de GRUPO CALDERON S.A.S a cumplir el viaje entregando
a la recepcionista la documentación que soporta que cumplió el viaje. Quien a su vez le
entrega a la Responsable de facturación el cumplido con los soportes correspondientes al
viajes con el fin de efectuar las liquidaciones de los fletes correspondientes a vehículos de

contratistas -terceros y la factura al cliente de acuerdo al procedimiento de facturación de

Transportes.
5.12. 3Elementos del proceso

 Prestación del servicio
 Validación de los procesos de la prestación del servicio
Propiedades del cliente
 Cumplido del producto
 Entrega de Guía de transporte
 Facturación
Control operacional
Medición, Análisis y Mejora
 Generalidades
 Seguimiento y medición del proceso
Control del servicio no conforme
5.12.4 Compras
Es quien realiza la compra oportuna de los productos y/o servicios que afectan la calidad, la
seguridad, salud y medio ambiente en la prestación del servicio, asegurando el cumplimiento
de los requisitos de la compra. El trabajador identifica las necesidades de compra de un
producto y/o servicio, diligenciando el formato de requisición.

Tesorería y compras pide autorización al gerente General para realizar la compra de lo

solicitado y si es aprobado el gerente firma el formato de requisición en señal de
aprobación.
La tesorera verifica que existan el o los proveedores del producto y/o servicio en el listado
maestro de proveedores de no ser así debe Continuar con el seguimiento al desempeño de
los proveedores de acuerdo al procedimiento Selección, evaluación y re-evaluación de
proveedores.
El solicitante recibe el pedido y debe verificar, contra su copia de la Orden de Compra, que el
producto/servicio tenga las características requeridas y que se entregue con la respectiva
remisión y/o factura a nombre de GRUPO CALDERON S.A.S, de igual manera debe realizar
la evaluación del proveedor trimestralmente
Diseño y Desarrollo
 Compras
 Procedimiento de compras
 Información de las compras
 Verificación de producto comprado
 Generalidades
 Seguimiento y medición del proceso
 Mejora continua

Control del servicio no conforme

Administración del riesgo
 Tratamiento de Riesgo
 Administración de contratistas y proveedores
 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores
5.13 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE RECURSO HUMANO

5.13.1 Desarrollo y Ejecución del SSTA
5.13.1.1 Selección, Administración y Promoción del Personal
El personal es un recurso muy importante para la empresa por lo que se ha establecido

actividades que permiten evaluar las capacidades, competencias y conocimientos del
personal. Ver procedimiento de PR-ARH-002 - Procedimiento para la selección y
contratación del personal.
Se encarga de realizar la selección, contratación y retiro del personal, define perfiles,

descripciones de cargos, programas de capacitación y Entrenamiento de acuerdo a la Matriz
de entrenamiento por cargo.
Los registros generados durante el proceso de selección (Hojas de Vida, constancias de

empleos anteriores, referencias, etc.), contratación (afiliaciones, exámenes, otros) y retiro, se
archivan de acuerdo a las disposiciones descritas en el procedimiento de selección,
contratación y retiro del personal. Todo trabajador que ingrese a GRUPO CALDERON S.A.S
se le explica sus funciones y responsabilidades a desempeñar según el cargo, se le realiza la
inducción a la empresa siguiendo las instrucciones del procedimiento de inducción el cual es

realizado por la Coord. HSEQ. Dicha inducción debe quedar registrada en el formato de
Inducción Reinduccion con los siguientes temas como mínimo:
 Generalidades de la empresa
 Aspectos de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente
 Política de No alcohol y no droga
 Política integral de Calidad, seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente
 Política de control y seguimiento para la seguridad Vial.
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
 Funcionamiento del Cosst (comité paritario de salud en el Trabajo)
 Plan de Emergencia
 Factores de Riesgo
 Aspectos e Impactos ambientales inherentes al cargo
Anualmente se actualizará la información de todos los trabajadores, se diligenciará el formato

Actualización de datos, dejando evidencia de la revisión en la carpeta del colaborador
correspondiente.
Según el cargo al que ingrese se le hará entrega de la dotación de acuerdo a las

generalidades descritas en este procedimiento de Uso de Dotación y Epp`s.
El personal tiene un periodo de prueba de dos (2) meses, faltando cinco días para terminar
este periodo se aplica la evaluación de desempeño y después cada 6 meses de acuerdo al
procedimiento de evaluación de desempeño para verificar el cumplimiento de las habilidades
descritas en el Manual de funciones.

5.13. 2 Motivación, Comunicación, participación y consulta
Para lograr la participación de todo el personal de la empresa en la implementación y

mantenimiento del sistema de gestión integral, se creó el procedimiento de motivación,
comunicación, participación y consulta. PR-SGI-004 - Procedimiento de comunicación,
participación y consulta y PR-ARH-001 - Procedimiento de inducción y re inducción.
5.13.3 Comunicaciones
La organización ha definido el procedimiento de comunicación el cual define la metodología

que tienen las partes interesadas para comunicarse con la compañía, en cuanto a consultas
sobre impactos y aspectos ambientales, peligros y riesgos, cambios en la organización y sus
sistemas de gestión, así como su divulgación.
En este proceso se administra el tema de las comunicaciones internas y externas de la

compañía, las sensibilizaciones al personal interno y partes interesadas, respecto a la
mitigación de la contaminación ambiental y la prevención de accidentes, lesiones y
enfermedades Laborales.
5.13.4 Mantenimiento de las instalaciones
Inicia desde la planificación de mantenimiento de los equipos de oficina, la programación de

las actividades de mantenimiento. En este procedimiento la responsable es la Auxiliar de
HSEQ quien se encarga de llevar a cabo las actividades programadas de acuerdo a la
frecuencia asignada en el plan de mantenimiento aprobado por la gerencia y finaliza con la
implementación, seguimiento y control del mantenimiento, Teniendo en cuenta el
procedimiento de mantenimiento para el mantenimiento de Equipos y Oficina PR-ARH-008

5.13.5 Elementos del Proceso.
Responsabilidad y Autoridad y comunicación

Comunicación interna
Gestión de recursos
 Recurso Humano
 Generalidades
 Selección, contratación y retiro de personal.
 Afiliación al sistema de seguridad social
 Información Estadístico de accidentalidad
 Registro de Ausentismo
 Registro de primeros Auxilios
 Comité Paritario de salud en el Trabajo
Implementación y Operación
 Documentación
 Elementos de protección personal
 Recursos funciones, responsabilidades y Autoridad
 Competencia, formación y toma de conciencia.
 Capacitación y entrenamiento
 Programa de inducción y reinducción.
 Motivación, comunicación, participación y consulta
 Programa de Reconocimiento y acciones Disciplinarias
Seguimiento y medición de los procesos
 Mejora continua
 Seguimiento y Medición
 Seguimiento y medición de los procesos
 Mejora continua
 Control operacional
 Programa de Mantenimiento de Equipos y oficina
 Estado de Equipos y herramientas de trabajo críticos
5.14 PROCESO DE GESTION HSEQ
5.14.1 Manejo Documentos y Registros
Los documentos y registros deben seguir lo establecido en el PR-SGI-001 - Procedimiento

Administración y control de documentos y registros.
Realiza el control de los documentos y registros interno y externos del sistema de gestión en
los formatos de solicitud de creación de documentos realiza Creación, modificación,
adquisición o eliminación de los documentos y reporta no conformidades.
5.14.2 Auditorias
Contamos con los siguientes mecanismos de auditoría:
Auditoría Interna: Se programa auditoría interna con una frecuencia anual con el fin de
revisar el funcionamiento del sistema, establecer acciones correctivas y preventivas, hacer
mejoras por cambios tecnológicos, legales u operacionales, para garantizar el mejoramiento
continuo del Sistema.
Auditoría Externa: Estas auditorías no tienen una frecuencia establecida y son hechas según
lo determine el cliente.

Para la realización de Auditorías Internas, inicia con la elaboración del programa de auditorías,
plan de auditoría y finaliza con la entrega del informe de auditorías, toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora con el fin de que esta sea una herramienta eficaz y fiable
para evaluar el cumplimiento y eficacia del sistema integrado.
El ciclo de auditorías internas se realiza cada semestre antes de la Revisión Gerencial o

cuando el Gerente General lo solicite.
5.14.3 Administración del Riesgo:
5.14.3.1 Identificación y evaluación de los Peligros y riesgos e impactos ambientales
Las operaciones de Grupo Calderón S.A.S, son desarrolladas teniendo en cuenta que las
mismas NO generen lesiones al personal, impactos negativos al ambiente; por lo que es
responsabilidad del Coordinador HSEQ evaluar las operaciones de acuerdo a lo establecido
en los PR-SGI-009 - Procedimientos para la identificación y evaluación de riesgos y PR-SGI-
005 - Procedimiento para identificación y evaluación de aspectos e impactos.
Las recomendaciones derivadas de dichas evaluaciones deben ser registradas, analizadas y

monitoreadas a través del FT-SGI-014 - Registro de recomendaciones, acciones preventivas
y correctivas.
Como resultado de la aplicación de este procedimiento se obtiene la matriz de peligros y
Matriz de aspectos ambientales.
La gestión de residuos sólidos peligrosos y no peligrosos de la empresa, las actividades de

prevención de contaminación y minimización de consumo de recursos naturales se realizan
en este proceso.

Teniendo en cuenta que los riegos prioritarios e impactos ambientales significativos que se
presentan no solo se generan en la empresa si no también con nuestros contratistas del
servicio de transporte, GRUPO CALDERON S.A.S apoya actividades de prevención y
control de estos riesgos e impactos a través de la implementación de programas de gestión.
5.14.4 DIAGNOSTICO INTEGRAL DE LAS CONDICIONES DE SALUD
 Caracterización de la accidentalidad
El Coord. Hseq encargado de seguridad y salud Ocupacional es responsable de mantener

actualizada la caracterización de la accidentalidad para su análisis y seguimiento periódico.
 Caracterización del ausentismo
El coord. HSEQ encargado de seguridad y salud Ocupacional es responsable de mantener

actualizada la caracterización de ausentismo para su análisis y seguimiento periódico.
5.14.5 PLAN DE EMERGENCIAS

Este plan debe incluye los siguientes elementos:
 Análisis de amenazas e inventario de recursos

 Determinación de la vulnerabilidad y plan de acción
 Informar, capacitar y entrenar periódicamente a todos los trabajadores
 Comité de emergencia y brigadas de apoyo
 Plan de evacuación
 Simulacros
 Hojas de seguridad para productos químicos
La empresa garantizará la disponibilidad de las hojas de seguridad de los productos químicos

en las áreas de uso y capacitará al personal sobre el manejo de las mismas.
5.15 Grupos de interés
Dimensión Ámbito Grupos de interés Subgrupos

Prácticas de Junta de Accionistas

Gobierno
gobernanza en la
Corporativo
empresa
PACIFIC Rubiales
Prácticas con
Clientes y usuarios IMPALA TERMINALS
Clientes
ECONÓMICO BIOMAX S.A
Conductores Subcontratistas
Proveedores de servicios (Asesoria profesional y
Prácticas con Proveedores y
servicios de Mantenimiento infraestructura y
Proveedores contratistas
vehículos)
Proveedores de Bienes
Prácticas Operativos
Empleados
Laborales y DDHH Administrativos
SOCIAL Prácticas con la Visitantes
Comunidad- Sociedad comunidad
Sociedad Familiares
Corporaciones Autonomas Regionales
MEDIO Prácticas
Medio Ambiente comunidad
AMBIENTE Ambientales

 Terceros
Los contratistas son personal que no frecuenta las instalaciones; por lo que es indispensable
darles a conocer las normas de seguridad de la instalación y la obligación de cumplimiento
dentro de la misma según las actividades que vayan a desarrollar.
 Visitante
Se considera aquella persona que ingresa a las oficinas de la empresa con fines
administrativos como reuniones y otras actividades que impliquen más de una hora; para los
visitantes se establece un proceso de Divulgación en las normas de seguridad de la
instalación mediante la Tarjeta de Visitante.
 Proveedor

Es aquella persona o empresa que ofrecen un bien o servicio o desarrolla actividades dentro
de las instalaciones de reparación o mantenimiento de la instalación, para laborar con
contratistas revisar el procedimiento de Selección, Evaluación de proveedores.
5.15.1 Grupos de interés
Los grupos de interés para Grupo Calderón & Calderón S.A.S. se determinan a través de
instrumento de Gestión de Grupo de Interés.
5.15.2 Medicina Preventiva y del Trabajo
La empresa desarrolla las siguientes actividades relacionadas con la prevención y cuidado

de la salud del trabajador:
 Programas de Vigilancia Epidemiológica
El desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológicos está a cargo del Coordinador

HSEQ, quien toma como base el diagnóstico de condiciones de salud, el certificado de
aptitud médica y panorama de Riesgos; en caso de requerirse solicita la ayuda de un médico
especialista en salud ocupacional para el desarrollo del mismo.
 Actividades de Promoción y Prevención en Salud
La empresa basa la promoción de la Salud en actividades como:

 Publicación de información relacionada con HSEQ en la cartelera
 Entrenamientos como Control del Estrés, Ergonomía y Estilos de vida saludables
 Jornada de Salud
La empresa contempla dentro de sus actividades de prevención en salud:

 Desarrollo de Exámenes Médicos.

 Análisis de los Riesgos de Salud Pública de las áreas en las que se opera.
 Ejecución del plan de vacunación.
 Seguridad Industrial
Hojas de Seguridad de Materiales (MSDS):
Los productos que maneja la empresa son los derivados del petróleo como: gasolinas
corriente y extra, ACPM, Nafta y crudo.
 Orden y Aseo
Las instalaciones y los camiones tanques se incluyen dentro del programa de orden y aseo
con el fin de garantizar que se cuenta con áreas salubres para el desarrollo de las
actividades y que se utiliza empresas autorizadas por las entidades legales requeridas.
 Inspecciones
Existe un procedimiento de inspecciones, que contempla áreas, equipos, herramientas y

comportamientos. Las inspecciones aportan los siguientes beneficios:
 Identificación de problemas relacionados con deficiencias en el diseño de las

instalaciones, en el diseño de los puestos de trabajo y equipos.
 Brinda una herramienta de control preventivo para equipos con los que cuenta la
empresa, detectando fallas relacionadas con desgaste de piezas o daños generales
que puedan originar una condición de peligro, tanto para las personas, como para los
equipos y el proceso.
 Detecta acciones inapropiadas en la forma como se realiza el trabajo.

 Permite un seguimiento de las acciones correctivas implementadas con el fin de
minimizar la ocurrencia de incidentes y además, retroalimenta la información para la
mejora o diseño de nuevos controles.
 Control Operacional
Se debe determinar las operaciones de alto riesgo de acuerdo a lo establecido en la

regulación colombiana y en los resultados de la evaluación de riesgos. Las operaciones a
controlar por su criticidad son:
 Transporte nacional de carga: En Carretera, de Noche, bajo la Lluvia y bajo

condiciones adversas del ambiente.
 Cargue y descargue de combustible sin conexión a estática
 Respuesta A Emergencias
Se desarrolla los planes de emergencia para cada instalación y se actualizan anualmente.

Estos planes son divulgados al personal durante la inducción, anualmente o cuando el plan
se haya modificado.
5.14.2 Elementos del Proceso
Sistemas de Gestión Integrado

 Requisitos Generales
Requisitos de la Documentación
 Generalidades
 Manual del sistema de gestión integrado

 Control de documentos y registros
 Planificación del sistema de gestión integrado
 Comunicación interna
Gestión de los recursos
 Ambiente de Trabajo
 Generalidades
 Seguimiento y Medición
 Seguimiento y medición de los procesos
 Auditoría interna al sistema de gestión integrado
 Mejora continua
 Estado de Equipos y herramientas de trabajo críticos
 Hojas de seguridad de Materia y productos.
 Programa de gestión ambiental
 Plan de manejo ambiental
Planificación
Administración del riesgo
 Peligro y Aspectos Ambientales
 Identificación de peligros, Aspectos ambientales, valoración y determinación de control
de riesgo e impactos.
 Programas de gestión de riesgo prioritarios
 Requisitos legales y otros requisitos
 Visitantes, comunidad y autoridad
 Programas de gestión del riesgo
 Tarjetas de ruta y de Sitio

 Programa de Gestión en seguridad, salud en el trabajo
 Subprograma de Medicina Preventiva y del trabajo
 Subprograma de Higiene Industrial
 Subprograma de Emergencia
 Programa de gestión Ambiental
 Plan de gestión de residuos
 Objetivos metas y programas
Implementación y operación
 Documentación
 Control de documentos
 Control operacional
Subprograma de Emergencia
 Preparación y respuesta ante emergencia
 Planes de emergencia
 Plan estratégico
 Plan operativo
 Plan informativo
Verificación
Mejora continua
 Evaluación y monitoreo
 Incidentes (Accidentes y casi accidentes)
Inspecciones
 Programa de Inspecciones
 Sistema de información estadístico sobre movilización de mercancías peligrosas
 Informe mensual de gestión operativa y de HSE del contratista.
6. ANEXOS
 Mapa de procesos
 Organigrama
 Caracterizaciones
 Listado Maestro de documentos y registros.
_____________________________ ______________________________
FIRMA REPRESENTANTE LEGA FIRMA DE COORDINADOR SG-SSTA&Q
CONTROL DE CAMBIOS
REV FECHA DESCRIPCIÓN FACILITADOR

#
1 06/08/2014 Emisión del Documento Andrea
Ballesteros
2 17/02/2014 Modificación del manual del SGI Diana Aldana
Actualización manual del SG-SSTA con
3 20/04/2016 el fin de incluirle normatividad según Diana Aldana
decreto 1072 de 2015.
LISTADO DE DISTRIBUCIÓN
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MANUAL DEL SISTEMA CÓDIGO: MN-SGI-001

DE GESTIÓN INTEGRAL FECHA: 20-04-2016

 Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

 Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha

 Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la

 SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Decreto 1072 de 2015

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO

5.1 DATOS GENERALES

RAZON SOCIAL GRUPO CALDERON Y CALDERON S.A.S

ACTIVIDAD ECONOMICA TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA LIQUIDA

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

DIRECCION Transversal 22 N° 12-57 Sur Local1 Conjunto Aranjuez II

CIUDAD Villavicencio - Meta

PAGINA WEB WWW.grupocalderon.co

CLASE DE RIESGO CLASE 4

Nombre centro de trabajo Código Clase de riesgo # trabajadores

NOMBRE CENTRO DE TRABAJO HORARIO DE TRABAJO

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

5.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (9001-14001-OHSAS 18001-

Los requisitos de la NTC ISO 9001:2008 que se excluyen son:

Numero 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO: La organización no diseña ni desarrolla

5.3 PROCESO GERENCIAL

5.3.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

5.3.2 Quiénes Somos

GRUPO CALDERÓN Y CALDERÓN S.A.S. es una empresa

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

colaboradores, a través de modernos equipos de transporte y estaciones de servicio, con un

En Julio de 2012 se concretó una alianza estratégica con el Comercializador Alejandro

La empresa se encuentra ubicada en la Transversal22 # 12 – 57 Sur Local I – Conjunto

5.4 Misión y Visión

5.5 DESCRIPCION PRESTACION DEL SERVICIO

La empresa brinda servicios de transporte terrestre de carga liquida y comercialización de

La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos así:

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

TIPO DE DESCRIPCIÓN SERVICIO CLIENTE

Exploración y  PACIFIC ENERGY

5.5.2 Marca y logo empresarial

El logo y marca de la empresa es GRUPO CALDERON Y CALDERON S.A.S.

5.5.3 Materia prima y equipos utilizados en el proceso

 Tracto Camiones Tanques

 Elementos para la atención de Emergencia

5.4 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Es aprobado y firmado por el Gerente y permanece en dos lugares visibles de la empresa, es

5.4.1 Estructura Organizacional:

5.4.2 Mapa de Procesos:

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

 Ver caracterización de los procesos

El Gerente General establece las políticas de acuerdo a las regulaciones colombiana o

 Política Integral De Calidad, Seguridad, Salud Laboral Y Ambiente

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

Si se detecta la necesidad de actualización o diseño de políticas nuevas, el Coordinador de

5.7.1 POLÍTICA INTEGRAL DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD LABORAL Y AMBIENTE

GRUPO CALDERÓN & CALDERÓN S.A.S., se compromete a realiza el Servicio de

La gerencia se compromete a desarrollar e instaurar las medidas necesarias para establecer

El incumplimiento de esta política iniciará lo indicado en el procedimiento de medidas

5.7.2 POLÍTICA DE PREVENCION A LA ADICCION DE ALCOHOL, TABAQUISMO y

 Consumo de bebidas alcohólicas, cigarrillos y sustancias alucinógenas o psicoactivas

ELABORO: Diana Aldana REVISÓ: Diana Aldana APROBÓ: Alejandro Calderón

En caso de presentarse un accidente laboral se realizará una prueba de alcohol al

Dando cumplimiento a la legislación colombiana se divulgará campañas para prevenir la