Cali, 02 de julio de 2020

Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad- NTC ISO 9001

Instituto SENA
Estudiante: Stephania Ortiz Home
Presentado a: Prof. Jasmín Aldana Lugo

Estudio de Caso 2
Para dar continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, ya que
este es uno de los puntos más importantes de la norma NTC ISO 9001, y permite que la
información se encuentre disponible todo el tiempo, se encuentre adecuadamente protegida
y se tenga control y responsabilidad sobre todas las actualizaciones realizadas.
Por este motivo, el primer paso a realizar es diseñar el procedimiento de control de la
información documentada, labor de la cuál se encarga una de las áreas pertenecientes a los
procesos estratégicos de la empresa, que es el área de Gestión de la Calidad.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. Objetivo

Definir las actividades y criterios necesarios para la creación, actualización y

control de la información documentada, para asegurar que las actividades en el
interior de la empresa se desarrollen con los más altos estándares de calidad.

2. Alcance

El procedimiento se enfoca en la creación, revisión y aprobación, identificación,

divulgación y control de cambios, para toda la información documentada de origen
interno del Sistema de Gestión de Calidad de la compañía.

3. Responsables

Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del

procedimiento de control de la información documentada son: el líder encargado de
cada uno de los procesos, y en ausencia de este, los coordinadores de área.

4. Definiciones

4.1. Documento: Toda la información y el medio de soporte en el cual está

contenida.
4.2. Información: Son los datos o hechos que poseen un significado para la
organización
4.3. Información documentada: Es la información que una organización debe
controlar y mantener, y el medio de soporte que la contiene.
4.4. Especificación: Documento que establece una serie de requisitos que la
organización debe cumplir.
4.5. Documento controlado: Documento sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
4.6. Copia no controlada: Documento sobre el cual no existe responsabilidad
de comunicar cambios y/o actualizaciones del mismo.
4.7. Documento obsoleto: Aquel documento que pierde su vigencia.

5. Control de la información documentada

 Para el control de la información documentada, la organización debe aplicar los
siguientes criterios:
5.1. Distribución

Identificar y utilizar un medio de comunicación y de divulgación de los documentos

vigentes que conforman el sistema de gestión de la organización. Con el fin de
garantizar que la información documentada llegue a sus usuarios y pueda ser
implementada oportunamente.

5.2. Acceso

Precisar los permisos para ver y/o modificar determinada información. Para esto es
necesario definir perfiles y asignar responsabilidades a los diferentes cargos que
conforman los procesos.

5.3. Recuperación

Facilitar la búsqueda de documentos gracias a su organización bajo un criterio

común. Adicionalmente, define la capacidad de recuperar la información
documentada en caso de pérdida, a través de copias de seguridad o respaldos.

5.4. Uso

Controlar el uso de la información documentada, para que sea destinada para la

utilización prevista por la organización y no para otros fines.

5.5. Control de cambios

Establecer mecanismos que permitan identificar los cambios realizados a la

documentación. Definir el personal autorizado para realizarlos y aprobarlos.

5.6. Almacenamiento y preservación

Determinar el medio y lugar en el cual se almacenará la información documentada,

y adicionalmente, los métodos y técnicas para la preservación de los materiales e
información contenida.

6. Actividades
 Actividad Descripción Responsable

La creación de documentos puede ser realizada por

cualquier funcionario de la organización, siempre y
cuando se identifique su pertinencia y necesidad de
ser incluido entre la información documentada. Para
su inclusión deben ser revisados y aprobados por el
líder del proceso.
Todo documento creado debe contener:
 Título (corto, claro y conciso)
 Código asignado y versión
 Fecha de emisión
 Tabla de contenido
Creación  Objetivo y alcance Cualquier persona
 Responsable(s) de la organización
 Definiciones de palabras técnicas utilizadas.
 Descripción de las actividades utilizando un
lenguaje claro y comprensible, evitando uso
de abreviaturas y términos en un idioma
diferente al del objetivo al que se dirige el
documento.
 Documentos de referencia o soporte para la
elaboración de este.
 Historial de modificaciones
 Anexos (si los tiene).
Una vez organizada, se debe adjuntar la
documentación completa para su respectiva
revisión, por parte del líder encargado del proceso
en el cual se desarrolla el documento. Cada líder de
proceso debe definir si recibe la documentación en
Revisión y medio digital o medio físico. Líderes de
aprobación proceso
Se debe esperar hasta tener respuesta del encargado
para realizar las respectivas correcciones de ser
necesarias. Una vez corregido y aprobado por el
líder de proceso, se imprime en papel blanco el
documento final.
El líder de proceso es el responsable de asignar el
título final al documento y remitirlo al área de los Área de Gestión
Identificació procesos estratégicos encargada de Gestión de la de la Calidad
n Calidad para que se le asigne un código único de
identificación según los lineamientos de la empresa.
Divulgación Los documentos no pueden ser divulgados ni Líder del proceso
 publicados hasta que el área de Gestión de la
Calidad no los reciba debidamente firmados, y les
asigne la respectiva identificación. Una vez se
cumpla esto, se deben almacenar en forma digital e
impresa, según su nomenclatura y código, y pueden
ser divulgados al personal.
Control de Se debe tener un formato que permita identificar los
cambios cambios realizados a la documentación, donde se Líder del proceso
defina el personal autorizado a realizarlos.