Código: MC-AA-001

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MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGO Fecha de elaboración:
ASISTENTE ADMINISTRATIVA 19/06/2019

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NOMBRE DEL CARGO: Asistente administrativa y gestión humana

ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS:

 Publicación de vacantes.
 Selección hojas de vida.
 Entrevistas.
 Referenciación.
 Contratación.
 Afiliaciones.
 Inducción general.
 Atención al personal (solicitudes de colillas, cartas, préstamos, permisos,
quejas, reclamaciones, seguridad social, etc.)
 Cambios en el sistema de seguridad social, según solicitud del empleado.
 Procesos disciplinarios (Citación a descargos, audiencias de descargos,
respuestas y notificaciones de descargos).
 Elaboración evaluaciones de desempeño.
 Desvinculaciones, notificación y procesos de retiro de seguridad social.
 Archivo documentos o carpetas empleados con la información básica,
afiliaciones, cartas, etc.
 Control de asistencia y ausentismo del personal.
 Novedades de nómina.
 Elaboración de nómina.
 Envío desprendibles de pago.
 Envío seguridad social al área de seguridad y salud en el trabajo.
 Verificación de incapacidades y recobro para el caso en el que aplican.
 Elaboración de cartas, comunicados, actas, etc.
 Elaboración de Sarlaft.
 Elaboración ordenes de servicio.
 Envío y recibo de documentos legales de clientes y proveedores.
 Envío y recibo de contratos de proyectos.
 Revisión inicial de contratos.
 Envío de contratos para expedición de pólizas
 Envío comprobantes de pago a corredores de seguros
 Revisión de pólizas
 Revisión cuenta de cobro de acuerdo al contrato
 Elaboración de remisión de documentos para entrega al cliente
 Creación de carpetas de proyectos
 Revisión de otro si
 Expedición de pólizas para otro si
 Control de vencimiento de pólizas
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 Envío reporte de control de facturación

 Actualización hoja de vida proyectos RCI
 Seguimiento estado de proyectos.
 Liquidación de proyectos
 Verificación actas finales
 Expedición de pólizas finales
 Liquidación para pago FIC
 Envío documentos finales al cliente para cierre de proyecto y devolución de
retenido para los que aplica.
 Recibo de facturas de proveedores con documentos anexos.
 Cotización y pedido de papelería, aseo y cafetería.
 Manejo y legalización caja menor.
 Cuadros de control transporte y pintura de proyectos.
 Control personal de aseo.

PROVEEDORES CON CONTACTO:

 Papelería, aseo y cafetería (El punto, Papelería Dimensión, Marion)
 Reposterías (Amars, Pepos Cake, Deli)
 Pólizas (Gilma Salas, ASA, AON, Seguros Quatro)
 CF PUMPS
 FIRE MARSHALL
 ANRACI
 OPTIMA

CLIENTES CON CONTACTO:

 Área administrativa de todos los clientes de proyectos asignados.

ASESORES CON CONTACTOS

 COMFAMA (Alejandra María Díaz)
 SALUD TOTAL (Leonela Cano)
 SURA (Virtual)
 AON (Stefanny Bermúdez)
 PROTECCIÓN (Santiago Molina)
 PORVENIR (Andrés Mosquera)
 CRUZ BLANCA (Islendy Arcila)

 RELACIÓN ENTRADA Y SALIDA CON OTRAS ÁREAS RCI

 Documento de pólizas para pago desde el área contable
 Documento pago FIC para contabilización área contable
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 Factura proveedor papelería, aseo y cafetería para pago y contabilización área

contable.
 Elaboración de nómina para contabilización área contable.
 Legalización caja menor para contabilización área contable.
 Recibo y relación facturas para entrega área de almacén
 Recibo de contratos para paso al área de proyectos.
 Estado de pólizas para paso al área de proyectos
 Relación de facturación para paso al área de proyectos
 Recibo relación asistencia de personal a proyectos para elaboración de
novedades
 Solicitudes de personal para comunicar con el jefe inmediato de proyectos.
 Recibo de incapacidades para reporte de ausentismo al área de seguridad y
salud en el trabajo.

REUNIONES NECESARIAS
 Reunión de proyectos para conocer movimientos de personal, estado de
proyectos y relación de pasajes.

PERSONAL A CARGO
 Personal operativo en compañía de jefe inmediato
 Personal prestador de servicio de aseo

JEFE INMEDIATO
 Dirección Administrativa

ENTREGABLES Y PERIODICIDAD
 Nómina, novedades y soportes (Quincenal)
 Reporte estado de préstamos (Quincenal)
 Seguimiento transporte y pintura (Mensual)
 Seguimiento facturación (Mensual)
 Reporte incapacidades (Mensual)
 Estado de pólizas por proyecto (Mensual)
 Entrega relación facturas (Semanal)

POSIBLES INDICADORES


# de tareas semanales
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# de tareas ejecutadas

Personal vinculado
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Personal retirado

NEGOCIACIONES CON TERCEROS.

 Proveedores de aseo, cafetería y papelería

 Proveedor servicio de aseo
 Corredores de seguros