El CONGRESO

DEFINICION

El congreso suele ser una reunión de personas con intereses en común que se planifica,
por lo menos, con un año o más de antelación y que, por lo general, es periódica. Esto
porque los congresos pretenden reunir, año a año o cada dos años, a la mayor cantidad
de expertos de una disciplina para que se presenten, discutan y analicen nuevos
descubrimientos o avances que fortalezcan el área de interés.

Reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación,

cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etcétera, se reúnen para debatir cuestiones
previamente fijadas.

Hay congresos de muchas especialidades, cada una con sus particularidades, pero con
tanto en común que los convierte en territorio aparte dentro de los mucho en los que
puede especializarse o trabajar un organizador de actos.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES 

La exposición y debate de múltiples ponencias,

 Ofrecer un espacio para la realización de numerosas exposiciones,

ponencias y simposios, por parte de los especialistas invitados al congreso, con
el fin de tener contacto con su conocimiento, puesto que por lo general un
congreso se hace con mirar a invitar a los profesionales, en un área específica.

 Regularmente, se hacen una vez al año, a fin de que los participantes tanto
profesionales ponentes como profesionales y público general puedan destinar
anualmente un espacio para reunirse y compartir sus opiniones y pareceres, al
tiempo de poder nutrirse del conocimiento de los especialistas en el área.
 Los congresos se identifican también por su duración, pues por lo general este tipo
de convenciones se realizan en períodos comprendidos entre los tres y cinco
días, tiempo durante el cual los participantes tienen oportunidad de participar en la
totalidad de actividades que se ofrecen.
  Las presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas
materias, etc.

 Pueden ser motivados por varios intereses, bien sea simplemente mostrar las
novedades de un campo determinado, comercializar algún producto específico o
simplemente servir como un espacio de intercambio cultural, social y profesional a
las personas interesadas en un conocimiento común.

 Su sitio de realización, los congresos pueden escoger siempre el mismo lugar,

a fin de hacer de su realización una tradición, o por el contrario cambiar cada
edición de ciudad, a fin de darles oportunidad a los profesionales de todas las
latitudes la oportunidad de participar.

LA FINALIDAD DE UN CONGRESO

Puede ser múltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo
de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político.
Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como
objetivo. Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comité
Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del
congreso, y que estarán compuesto por un ramillete de profesionales de las más diversas
áreas.

todo depende del área del conocimiento a la que pertenezca el congreso, por lo que la
finalidad puede ser muy diversa. Sin embargo, lo principal de un congreso es dar a los
profesionales el espacio para compartir información, debatir sobre temas prefijados,
buscar soluciones a problemas de la disciplina y plantear los nuevos avances o
investigaciones que hay dentro del campo

¿DÓNDE SE CELEBRAN LOS CONGRESOS?

Los congresos pueden realizarse en cualquier lugar, sin embargo, se prefiere hacerlos en
centros de conferencias, instituciones públicas o privadas o en centros académicos.
También, los congresos se pueden realizar a nivel regional, nacional o internacional. Sin
embargo, en este caso, lo que más interesa es que sea un espacio cómodo en el que los
profesionales puedan compartir e intercambiar sus experiencias y conocimientos con
otros.

Puede ser múltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo
de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político.
Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como
objetivo. Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comité
Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del
congreso, y que estarán compuesto por un ramillete de profesionales de las más diversas
áreas.

TIPOS DE CONGRESOS

Si nos atenemos a la periodicidad o no de su celebración podemos tener:

 Congresos ordinarios

Son aquellos congresos que, con independencia de sus objetivos, se celebran con una
cierta periodicidad. Pueden ser anuales, bianuales, etc. En algunos países también se les
llaman congresos periódicos.

 Congresos extraordinarios

Independientemente del objetivo del congreso, son aquellos que se celebran de forma
extraordinaria, por diversas razones, bien por hechos fuera de lo común o por razones
extraordinarias. Este tipo de congresos se pueden convertir en ordinarios, si luego tienen
una cierta periodicidad.

Por ejemplo, cuando surgió la terrible enfermedad del S.I.D.A., se hicieron congresos
extraordinarios para evaluar esta nueva enfermedad, y muchos de ellos luego se han
convertido en congresos ordinarios o periódicos.

TIPOS DE CONGRESOS POR EL CONTENIDO O TEMA ELEGIDO

Si nos atenemos al contenido de los congresos, podemos definir varios tipos:

1. CONGRESOS CIENTÍFICOS
 Aquellos congresos en los que se tratan todo tipo de avances o novedades en el
campo de las ciencias. También pueden tener un contenido académico.

2. CONGRESOS ACADÉMICOS
Congresos en los que se tratan distintos aspectos relacionados con el mundo de la
enseñanza (ya sean científicos, sociales, etc).

3. CONGRESOS CULTURALES
Congresos que suelen tratar disciplinas del mundo de la cultura y de las letras.
Pueden ser temas culturales de actualidad o bien históricos.

4. CONGRESOS ARTÍSTICOS
Pueden quedar englobados en los congresos culturales, Congresos que tratan
alrededor temáticas de las distintas disciplinas del mundo de las artes y de las
letras.

5. CONGRESOS TECNOLÓGICOS
De forma genérica, tratan de los avances y novedades que se dan en los campos
de la tecnología, en cualquiera de sus especialidades: medicina, informática,
ingeniería, etcétera.

TIPOS DE CONGRESOS SEGÚN LA FINALIDAD DEL MISMO

Atendiendo a la finalidad del congreso, podemos hacer la siguiente clasificación:

1. CONGRESOS SOCIALES
Son aquellos congresos cuya finalidad es transmitir a la sociedad algún tipo de
avance o mejora para la misma, en cualquiera de los campos de lo social.

2. CONGRESOS PRIVADOS
La finalidad de este tipo de congresos es un interés particular por mejorar
aspectos privados, generalmente de un colectivo, y que no suele tener una
 relevancia para la sociedad. Son los congresos de empresa, que tratan de mejorar
su fuerza de ventas, por ejemplo.

3. CONGRESOS GENERALES O MIXTOS

En este tipo de congresos partiendo de aspectos privados o no, se buscan
soluciones o mejoras que pueden revertir mejoras tanto en el campo privado como
en el social.

TIPOS DE CONGRESOS OFICIALES

Y por último vamos a dar una clasificación de los congresos oficiales, aquellos
organizados por instituciones, organizaciones sindicales o partidos políticos:

1. CONGRESOS CONSTITUYENTES

Congresos en los que la finalidad del congreso es definir una línea política, constituir
nuevas normas, reglamentos, o estatutos.

2. CONGRESOS RECONSTITUYENTES

Se dan cuando, posterior a un congreso constituyente, una institución, organización,

sindicato o partido político, se ha desviado de su definición, objetivos y documentos
fundamentales. Tienen la finalidad de restituir su constitución o principios fundamentales.

RAZONES PARA ORGANIZAR O PROYECTAR UN CONGRESO

Las principales razones para organizar un congreso pueden ser:

1. Difusión de conocimientos científicos, técnicos, culturales

Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden ser
revistas técnicas, artículos especializados en revistas generales, nuevos medios
como Internet, o simplemente la publicación de un libro. Pero ninguno de estos
medios se puede comparar a la presentación en directo de las personas que han
desarrollado estos descubrimientos-avances-estudios, sus explicaciones y sus
opiniones.

2. Promoción de intercambios
 La organización de un congreso, puede ser la semilla para la creación de
relaciones y futuros intercambios entre profesionales de un mismo sector o de
sectores distintos relacionados por objetivos comunes.

3. Creación de nuevos grupos o redes

La reunión de un nutrido grupo de profesionales conlleva el intercambio de
experiencias entre profesionales de un mismo país o de todo el mundo. La
creación de grupos de trabajo y la posibilidad de crear nuevos vínculos duraderos
que pueden dar lugar a significativos avances en los campos educativos,
científicos, culturales... y al enriquecimiento personal y general de toda la
comunidad.

4. Organización de nuevos congresos

Un congreso sobre cualquier materia, puede ser el punto de inicio para la
consecución y organización de nuevos futuros congresos sobre la materia, bien
con carácter periódico o bien extraordinarios. Se crea la necesidad de compartir
nuevas experiencias futuras.

5. Capacidad asociativa
Hay congresos cuya finalidad además de divulgar nuevos conocimientos, tiene
como finalidad estimular la creación de grupos, asociaciones y organizaciones de
profesionales de diversos sectores. Profesionales que no se encuentran
aglutinados en grupos de trabajo u organizaciones especializadas, sino que se
encuentran colegiadas en grupos demasiado generalistas. Estos congresos les
ayudan a fomentar este tipo de asociacionismo.

6. Conocimiento social
Muchas de las labores investigadoras, desarrollos nuevos o estudios, no suelen
ser conocidos por la mayor parte de la sociedad ni de los medios de comunicación.
Un congreso, puede servir de "altavoz" y de medio de difusión general para este
tipo de conocimientos y de trabajos.

7. Fuente de recursos
 Los trabajos desarrollados en los distintos campos y materias de nuestra vida
cotidiana, conllevan funcionar con equipos de trabajo, medios técnicos y
materiales. Para todo ello hacen falta medios económicos. Un congreso puede ser
una fuente de financiación, un modo de presentarse ante posibles inversores y un
estupendo medio para conseguir donativos, esponsorizaciones y patrocinios.

ANTES DE ORGANIZAR UN CONGRESO

Para que un congreso salga a la perfección hay que tener en cuenta muchos detalles, y
sobre todo, es fundamental ser muy exhaustivo con la coordinación tanto de proveedores
como de personas del equipo implicadas en la organización del evento.

 La fecha del evento es esencial para contar con los proveedores que quieras
y obtener relevancia
Cuando vayas a establecer la fecha para el congreso, lo hagas con un calendario
delante y tengas en cuenta los festivos nacionales y locales, los partidos de fútbol,
fechas de eventos del sector. Es importante que tu congreso no coincida con otro
evento relevante que le quite protagonismo al tuyo, sobre todo, si quieres que los
medios de comunicación cubran tu información.
Además, cuando decidas la fecha debes asegurarte que cuentas con tiempo
suficiente para que los ponentes puedan confirmar su asistencia y preparar sus
ponencias, reservar el lugar idóneo para la celebración, realizar una buena
comunicación y garantizar así el éxito del congreso.

 El presupuesto
Es imprescindible que tengas claro cuál es el presupuesto con el que cuentas y a
qué lo vas a destinar: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de
los ponentes, servicio de catering, cafés y comidas, inversión en comunicación del
evento, actividades, etc. Define todas las partidas económicas del congreso para
no llevarte sorpresas.
En el apartado del presupuesto, no debes pasar por alto los patrocinios. Es una
práctica muy habitual y muy recomendable buscar patrocinadores o empresas que
 se ocupen de subvencionar o sufragar determinados gastos o actividades que se
van a desarrollar dentro del congreso. Los patrocinios te permitirán incrementar el
presupuesto, y además, generar sinergias muy interesantes con empresas con las
que puedas tener objetivos comunes.
Si vas a buscar patrocinadores, es importante que elabores un briefing que detalle
los objetivos del evento, target, contenido, comunicación y les muestres las
ventajas que les van suponer esta colaboración. Además, si algún patrocinador en
concreto va a participar en el contenido del congreso, debes tenerlo en cuenta a la
hora de elaborar la agenda o el programa.

 el espacio en el que celebrar el congreso

El lugar de celebración del congreso es una cuestión fundamental de la cual van a
depender muchas de las decisiones que tomes posteriormente y, entre otras
cosas, va a marcar el tipo de actividades y servicios extra que puedes ofrecer a los
asistentes al evento.
También el mundo de los congresos, tiene nuevas tendencias. Cada vez son más
los organizadores de eventos que apuestan por lugares más innovadores y
originales. Está creciendo de forma vertiginosa los congresos que se celebran en
espacios tipo museos, jardines, edificios históricos o singulares, haciendas o
fincas, bodegas, etc. Aunque es verdad que los auditorios siguen siendo los
clásicos espacios elegidos para celebrar este tipo de eventos, tanto para grandes
congresos como para aquellos de menor tamaño.

 Tener los objetivos claros

Cuando te reúnas con tu equipo para organizar el congreso, lo primero que tenéis
que plantearos es qué queréis lograr con este evento: ¿Por qué lo vais a organizar
y para qué? son las primeras preguntas que tendréis que haceros.
Una vez que lo tengáis claro, centraros en cómo lograr vuestros objetivos.
A partir de que definas los objetivos, el siguiente paso es el de las prioridades.
¿Cuáles son tus objetivos principales y cuáles secundarios? Es fundamental que
consensúes los objetivos con el equipo, de modo que todo el mundo trabaje en la
misma dirección para lograr lo que se ha propuesto.
 Un equipo organizador eficaz, coordinado y comprometido
Conformar un buen equipo organizador es clave para que las cosas funcionen, de
modo que lo primero que tendrás que decidir son las personas, que junto contigo,
se van a ocupar de todos los aspectos que van a influir en la definición,
planificación y desarrollo del congreso.
Una vez que tengas formado el equipo, lo ideal es que nombres responsables de
cada área, definas rigurosamente las tareas y objetivos de cada uno de ellos para
que los procesos estén perfectamente cualificados y elabores un retroplanning que
refleje todas las tareas y los tiempos.
Tenlo claro, una buena coordinación y un alto grado de compromiso e implicación
de los miembros del equipo es clave para conseguir el éxito del evento.

 La Temática
Tal y como apuntábamos anteriormente, la tendencia en los congresos es a la
especialización, y por ello, es fundamental que lo tengas en cuenta a la hora de
escoger el tema. Uno de los objetivos principales de una persona que acude a un
congreso es intercambiar y adquirir nuevos conocimientos con profesionales de su
área, y por eso, escoger un tema de máxima actualidad es esencial para lograr
despertar el interés de los asistentes.

 El programa
Una de las cuestiones que más te va a traer de cabeza cuando organices un
congreso es la elaboración del programa, ya que supone la columna vertebral del
evento y muchas veces no resulta sencillo que todo cuadre como te gustaría.
Por eso, la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es
fundamental. Por un lado, tendrás que coordinar a todos los ponentes, ponerte en
contacto con ellos y proponerles que participen en tu congreso, que te confirmen
su asistencia, cuadrar los horarios de las ponencias con sus agendas, etc.
Además, tendrás que encajar actividades extras, comidas, descansos, talleres,
 momentos para Networking, etc. Recuerda que es importante seguir el paso a
paso de la organización de congresos casi al pie de la letra.
Lo ideal es diseñar un programa variado y atractivo con sesiones que no superen
en exceso los 20 minutos y, si es posible, que permitan la interacción. Como
organizador tienes que procurar ser muy estricto con los tiempos para que las
sesiones y actividades no se eternicen.

 Elige ponentes que sean referentes en el sector

Los ponentes son fundamentales para la calidad y credibilidad del contenido. Es
muy importante realizar una selección de personas expertas, que sean referentes
en el tema que se va a tratar. Sin duda contar con ponentes de referencia
aumentará el interés del congreso.
Recuerda que es muy interesante tratar de cerrar los ponentes con la mayor
antelación posible, para que puedas garantizar la elaboración del programa del
evento.

 La tecnología puede ser tu mejor aliado

La buena noticia es que la tecnología ha llegado al sector de los congresos para
quedarse y, sobre todo, para facilitarte la vida.
Olvídate de invertir horas en envío de correos, faxes, fotocopias o llamadas
telefónicas, porque eso ha pasado a la historia. Gracias a los nuevos medios
tecnológicos trabajos como la entrega de documentación, el envío de mensajes,
los cambios de última hora, las reservas de hoteles, el horario de los eventos... se
han agilizado de forma espectacular.
Los avances tecnológicos en el sector van más lejos con la incorporación de
aplicaciones diseñadas de forma personalizada para cada congreso. Sí, es justo lo
que estás pensando, actualmente existen plataformas que puedes diseñar en base
a las necesidades de tu evento que te ayudarán a agilizar la organización del
mismo.
Con estas aplicaciones podrás gestionar de manera eficaz la información relevante
del congreso, mejorar el engagement potenciando la participación de los
asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats, y además, medir los
 resultados del evento a través de estadísticas y feedback que se obtiene por parte
de los asistentes.
Estas aplicaciones suponen un avance y una ayuda muy importante para los
organizadores de eventos
Esta aplicación, que se puede personalizar en imagen y en estructura, contiene
todas las funcionalidades y apartados necesarios para que tanto asistentes,
ponentes como organizadores estén permanentemente informados de todo lo que
ocurre en el congreso (agenda, listado de ponentes, expositores, noticias, avisos,
notificaciones push, lugares de interés, etc.).
Una app como Congreso Móvil te permitirá ofrecer una mejor información sobre el
congreso, aportar mayor visibilidad para expositores y patrocinadores, fomentar la
participación de los asistentes gracias a apartados como votaciones, muros,
puntuaciones o encuestas, lograr una comunicación más fluida, mejorar el
Networking gracias a secciones de chat. Además, tendrás acceso a estadísticas
de uso o visitas a los diferentes apartados.
En el apartado tecnológico, además de las aplicaciones móviles, nos gustaría
pararnos un momento en una herramienta que nos parece súper útil para dar
máxima difusión a tu evento: el streaming.
Es posible que muchos profesionales, bien sea por cuestiones de agenda o
económicas, no puedan asistir a tu congreso, y por ello, ofrecer la posibilidad de
retransmitir el evento en streaming es la solución perfecta. Cualquier persona con
una conexión a Internet puede ver lo que está ocurriendo en todo momento.
Con este tipo de emisiones en directo conseguirás que tu evento sea más social e
interactivo, ya que podrás incluir funciones como un chat con el que los usuarios
interactúen con los ponentes.
Gracias al streaming la difusión y el alcance de tu evento no tendrá límites, ya que
estarás superando las barreras geográficas, para quienes no hayan podido asistir
al evento, e incluso, las del tiempo, si ofreces la posibilidad de programar una
grabación para poder visualizar el evento en diferido.

 Elabora una buena estrategia de comunicación

Tendrás que tomarte tu tiempo para definir qué estrategia llevarás a cabo
para comunicar el evento y analizar qué herramientas son las más eficaces para
 ello: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas
especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, patrocinios,
etc.
El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de una
comunicación eficaz, y ésta no se limita a la convocatoria, va mucho más lejos,
así que tendrás que plantear una estrategia que ofrezca contenidos
innovadores que logren generar interés tanto en el sector como de los medios de
comunicación.
Tampoco te olvides de la comunicación post- evento, agradece la asistencia y
elabora un informe detallando conclusiones y mensajes importantes del evento.

 Consigue que los asistentes vivan una experiencia única

Si quieres aportar un valor diferencial a tu congreso, deja de lado las clásicas
ponencias al más puro estilo clase magistral y apuesta por los eventos
interactivos. El objetivo es que los asistentes vivan una experiencia única e
inolvidable, de modo que consigas crear una conexión emocional que logre
imprimir los valores de tu marca en ellos.
Una vez más, la tecnología juega un papel fundamental en todo esto, ya que
existen múltiples opciones que puedes incorporar a tu evento con las que lograrás
impactar de verdad a todos los que se acerquen por allí. Recursos como pantallas
de led de alta resolución, tecnología láser, photocalls interactivos, realidad
aumentada, hologramas, etc. pueden dejar a los asistentes con la boca abierta.

 Actividades lúdicas: no todo tiene por qué ser trabajo

Sobre todo si tu congreso va a durar varios días, es muy interesante que
planifiques algunas actividades lúdicas como comidas, cenas o espectáculos que
sirvan para distender el ambiente y favorecer las relaciones entre los asistentes.

 No olvides hacer un análisis sobre el funcionamiento del congreso

Un error habitual que se comete cuando se organiza un congreso es el de invertir
todo el esfuerzo en la organización y el desarrollo del evento y dejar de lado el
análisis posterior.
 ¡No te relajes, porque todavía te queda un trabajo muy importante que hacer! Una
vez terminado el evento es fundamental realizar un informe sobre cómo han
funcionado nuestras propuestas, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes,
qué puntos se pueden mejorar, etc. Además, es muy interesante que compartas
con los asistentes los resultados y la consecución de los objetivos.

ANTES DEL CONGRESO

 Definir fechas
 Seleccionar la sede
 Hacer y administrar el presupuesto
 Confeccionar el cronograma de tareas y tiempos
 Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación
 Convocar los speakers
 Desarrollar las propuestas para los sponsors.
 Planificar eventos secundarios: cenas, actos, networking, etc.
 Pedir auspicios oficiales
 Contratar colaboradores
 Definir el sistema de inscripciones.
 Definir alojamiento de invitados especiales y oradores.
 Contratar servicios extras (traslados, catering, etc.)
 Coordinar reuniones con las personas de la institución para definir temas.
 Armar invitaciones
 Recibir las presentaciones de los oradores
 Crear gráficas
 Difundir el congreso
 Crear y administrar el sitio web
 Establecer un programa para acompañantes

DÍA DEL CONGRESO

 Armar y equipar todas las salas de conferencias y espacios comunes

 Distribuir y señalizar los espacios (acreditación, baños, networking, etc.)
 Crear e imprimir credenciales y material para los participantes.
  Descargar la app para acreditar a los participantes
 Tener la lista de participantes descargada
 Coordinar la llegada de los oradores
 Entregar certificados, diplomas y constancias
 Chequear sonido y WiFi
 Coordinar a los colaboradores
 Entregar obsequios

POST CONGRESO

 Entregar el material sobrante

 Enviar los certificados que no han sido retirados
 Enviar emails de agradecimiento
 Compartir los reportes del congreso

ES MUY CARO ASISTIR A UN CONGRESO

Es común que los congresos requieran una cuota de inscripción, esta cuota puede ser
financiada por alguna empresa, institución, programa o bien, cancelada por el
participante. El costo de la inscripción dependerá del tipo de congreso, el lugar y las
actividades propuestas para este. Algunas veces como ESTUDIANTE, podés recibir un
descuento en la inscripción, solo tenés que acercarte al organizador y preguntar.

BENEFICIOS DE ASISTIR A UN CONGRESO

Ir a un congreso es sumamente beneficio para tu desarrollo profesional porque en estos te

podés informar sobre lo que se está sucediendo en tu carrera, cuáles son los nuevos
retos que se presentan, hacia dónde va y qué no se ha descubierto. A su vez, podrás
hacer contactos con expertos y profesionales no solo de tu campo, sino también de
distintos lugares.

QUÉ DEBO HACER DURANTE UN CONGRESO?

Es muy sencillo, solo tenés que ir con una actitud de interés. Interés de adquirir nuevos
conocimientos, de compartir con otros profesionales, de participar en las distintas
actividades, de escuchar las diferentes ponencias, y de contribuir con tu experiencia o
formación al campo o disciplina que te apasiona.

Como viste, un congreso no es nada del otro mundo, así que cuando escuches sobre uno,
no tangás miedo de ir. Tu no sabés las vueltas que dé el mundo y pueda que de un
simple congreso salga la oportunidad de tu vida.

CONCLUSIÓN

Los congresos generan interacción y aprendizaje para un público masivo. Una serie de
actividades relacionadas se desarrollan a la par y cada organizador y su equipo debe
saber sortear este apasionante desafío.

El desafío es grande pero muy enriquecedor. Lo importante es ser ordenado, confiar en el

equipo, saber delegar las tareas a las personas indicadas y mantener reuniones y
comunicaciones fluidas con la institución