Informe de Auditoría Interna

EMPRESA:PRONTOFLEX
S.A.S
 No. de Auditoría: Fecha de auditoría No. de páginas
01 OCTUBRE 07/2019 5
ING. Elkin Martínez- ING.Karina
Garcia
Equipo Auditor:

Objetivo:
Verificar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en Prontoflex S.A.S. determinando su grado de conformidad con la
norma ISO 9001:2015 y presentar el marco general de los hallazgos encontrados en los procesos y las conclusiones generales de la
gestión, de tal manera que se establezcan los compromisos para la solución de los mismos-

Alcance:
Todos los procesos del SGC de la empresa.

Criterios de Auditoría:

ISO 9001:2015 y documentación de cada proceso (manuales, procedimientos e instructivos).

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Realizar Auditoria de los procesos: Gestión Gerencial, Gestión de Calidad, Gestión Comercial, Producción, Despacho,
Servicio al Cliente, Mantenimiento, Recursos Humanos, Compras y Despacho.

Requisito
que
Proceso Descripción del Hallazgo incumple
10-
No se evidenció el registro de acciones correctivas y 10.1-
preventivas en los procesos con lo que no se puede 10.2-
determinar si la empresa mejora continuamente la 10.3
eficacia del SGC mediante el uso de los anteriores
conceptos, incumpliendo el numeral 10. de la norma
PROCESO-GESTIÒN DE ISO 9001:2015. Lo anterior configura una NC General
CALIDAD y se sustenta en los siguientes hallazgos

No se comunica a los proveedores externos los

PROCESO- DESPACHO
PROCESO-RECURSOS
HUMANOS
requisitos para:
Las interacciones con la empresa
El control y seguimiento a aplicar al proveedor
8.4.3 d, e)
5.3 c.d.e)
No se asignan y comunican las responsabilidades y
 autoridades con el sistema de gestión de la calidad en
los perfiles de cargos para:
*Informar, en particular a la alta dirección sobre el
desempeño del sistema de gestión y las oportunidades
de mejora
*Promover el enfoque al cliente en toda la organización
*Asegurar que se mantiene la integridad del sistema de
gestión de la calidad cuando se planifican e
implementan cambios en este.

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

El SGC de la empresa cuenta con todas las herramientas a nivel documental y operativo para mejorarlo continuamente, se
encuentra bien estructurado y adecuado, pero evidentemente entró en una etapa, en la que, a nivel documental, tuvo un vacío
en cuanto al control de la misma, etapa que ha debido ya ser superada, pues el SGC de la empresa tiene más de 5 años. Este
tema ha debido ser una fortaleza para poder concentrarse en otros más desafiantes que tiene la norma como. En este sentido
se han identificados dos temas en los cuales se debe concentrar el trabajo para mejorar continuamente el SGC:

1. el registro de acciones correctivas y preventivas y,

2. el Control Documental.

Se debe fortalecer el proceso de generación de acciones correctivas y preventivas que apunten a la Mejora del SGC y un
estricto control documental disciplinando a los procesos a seguir lo estipulado en el procedimiento de Control de Documentos.
En estas tareas es clave el aporte de los líderes de procesos.

Finalmente, se destaca el gran compromiso por parte de los líderes de procesos en aprovechar las herramientas que el SGC
ofrece y de hacerlo parte de su día a día y que contribuya a la disciplina del trabajo en sus procesos.

Líder Auditor: ELKIN MARTINEZ

(Nombre y firma)
Informe de Auditoría Interna
NO CONFORMIDADES

Proceso GESTIÒN DE CALIDAD

Requisito Norma ISO 9001 relacionado: 10 – 10.1 -10.2-10.3

No se evidenció el registro de acciones correctivas y preventivas en los procesos con lo que no se

puede determinar si la empresa mejora continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de los
anteriores conceptos, incumpliendo el numeral 10. de la norma ISO 9001:2015. Lo anterior configura
una NC General y se sustenta en los siguientes hallazgos

Proceso DESPACHOS

Requisito Norma ISO 9001 relacionado: 8.4.3 d, e)

No se comunica a los proveedores externos los requisitos para:

Las interacciones con la empresa
El control y seguimiento a aplicar al proveedor

Proceso Recursos Humanos

Requisito Norma ISO 9001 relacionado: 5.3 c.d.e)

No se asignan y comunican las responsabilidades y autoridades con el sistema de gestión de la

calidad en los perfiles de cargos para:
*Informar, en particular a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y las
oportunidades de mejora
*Promover el enfoque al cliente en toda la organización
*Asegurar que se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e
implementan cambios en este.

ASPECTOS POR MEJORAR

GESTIÒN DE CALIDAD.

1. Se recomienda formar un empleado de la empresa como auditor interno; esto le daría más
fortaleza a los procesos de auditoría interna y en general al SGC.

GESTIÒN GERENCIAL.

1. Revisar el cuadro de la alineación de los objetivos con los indicadores a la luz de la nueva
Política Integral.
2. Ajustar el Plan de Comunicación Interna v1 actual.
3. Actualizar los compromisos de la Revisión Gerencial 2018 realizada el 1 de Nov de 2016.
4. Aprobar la nueva Política Integral y socializarla.

GESTIÒN COMERCIAL.

1. Formalizar en un procedimiento la información que se tiene actualmente del proceso.

MANTENIMIENTO.

1. Revisar los perfiles de cargo de Eduard y Mileidys y asignar las tareas de mantenimiento que
vienen realizando.
2. Ajustar los tiempos planeados para los mantenimientos a las estaciones.
3. Implementar las solicitudes de mantenimiento.
4. Revisar la conveniencia de implementar verificación interna para los equipos de control
metrológico.

PRODUCCIÒN.

1. En la Caracterización del proceso, completar el alcance.

2. Dividir el procedimiento Inspección de Producto en Proceso y Producto Terminado, en dos, uno
con el tema de Inspección de Producto en Proceso y el otro Producto Terminado.

COMPRAS Y ALMACÉN.

1. Revisar los proveedores obsoletos del Directorio de Proveedores, analizar si aún siguen activos
o se elimina definitivamente de este directorio.
2. Revisar si se están haciendo los registros en el Formato de Inspección de Materia Prima e
Insumos v8 08/06/17.
3. Implementar la comunicación a los proveedores acerca del resultado de sus evaluaciones y
revaluaciones.

CONCLUSIÓN GENERAL.
El SGC de la empresa cuenta con todas las herramientas a nivel documental y operativo para
mejorarlo continuamente, se encuentra bien estructurado y adecuado, pero evidentemente entró en
una etapa, en la que, a nivel documental, tuvo un vacío en cuanto al control de la misma, etapa que
ha debido ya ser superada, pues el SGC de la empresa tiene más de 5 años. Este tema ha debido ser
una fortaleza para poder concentrarse en otros más desafiantes que tiene la norma. En este sentido
se han identificados dos temas en los cuales se debe concentrar el trabajo para mejorar
continuamente el SGC:

1. el registro de acciones correctivas y preventivas y,

2. el Control Documental.

Se debe fortalecer el proceso de generación de acciones correctivas y preventivas que apunten a la

Mejora del SGC y un estricto control documental disciplinando a los procesos a seguir lo estipulado en
el procedimiento de Control de Documentos. En estas tareas es clave el aporte de los líderes de
procesos.

Finalmente, se destaca el gran compromiso por parte de los líderes de procesos en aprovechar las
herramientas que el SGC ofrece y de hacerlo parte de su dìa a dìa y que contribuya a la disciplina del
trabajo en sus procesos.
B)

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

OBJETIVO Este procedimiento tiene como objetivo determinar la conformidad y eficacia del Sistema
de Gestión de la Calidad a partir de criterios y lineamientos para la programación, planificación,
preparación, ejecución y registro de las auditorías internas de calidad, generar los informes
necesarios con el fin de verificar si se cumplen las disposiciones preestablecidas con respecto a la
norma ISO 9001-2015

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de
PRONTOFLEX S.A.S

RESPONSABLE: El Coordinador de Gestión de Calidad de la institución es responsable de cumplir,

hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento.

DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN

PROGRAMACIÓN:

El Coordinador de Gestión de Calidad prepara anualmente el “Programa de auditorías internas del

Sistema de Gestión de la Calidad” con un mínimo de una (1) auditoría tanto para los procesos
estratégicos como para los de apoyo; dando prioridad a los que hayan reportado mayor número de no
conformidades en auditorías previas. Adicionalmente, se pueden programar otras auditorías, con base
en los análisis de las no conformidades detectadas en un proceso, un producto o servicio; la no
obtención de algún objetivo de la institución propuesto o la solicitud formal del responsable de un
proceso. Para cada auditoría el Coordinador de Gestión de Calidad define, de común acuerdo con el
Cliente de la auditoría, el objetivo y el alcance de la auditoría y los criterios de auditoría; selecciona el
Equipo Auditor, asegurándose que sus miembros sean independientes de los procesos a auditar y
designa el Auditor Líder con base en la experiencia y el conocimiento del proceso a auditar. Así
mismo, envía copia del “Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad” a los
responsables de los procesos y a los Auditores al momento de su emisión, notificándoles
posteriormente cualquier cambio o inclusión adicional.

PLANIFICACIÓN: Durante la etapa de planificación el Coordinador de Gestión de la Calidad coordina

con el Equipo de Auditores para que se elabore el “Plan y reporte de auditoría Interna”, donde se
establecen entre otros: Objetivo, alcance, criterios, así como la agenda detallada con fechas, hora,
empleado a entrevistar y lugar de la auditoria, lo cual se envía al responsable del proceso a auditar
para su debida aprobación, con copia al Representante de la Dirección. Lo anterior se debe realizar
una semana antes, como mínimo, a la fecha de inicio programada de la auditoria. 6.2.1 Elaborar lista
de verificación: El equipo auditor revisa la documentación y elabora la lista de verificación en el
formato “Lista de Verificación para Auditorías Internas”, usada como guía durante su ejecución y para
dejar registro de la conformidad de los aspectos auditados.
EJECUCIÓN: Durante la ejecución de la auditoría interna se deben desarrollar las siguientes
actividades:
Reunión de apertura: Entre el Equipo Auditor y los responsables de los procesos a auditar, para dar
inicio a la auditoría y reconfirmar el plan o ajustarlo en caso de ser necesario, por imprevistos de
última hora.
Entrevistas: Al responsable del proceso que se está auditando y a los responsables de las diferentes
actividades del proceso; asimismo, se realiza observación directa cuando se considere necesario.
Recolección de Evidencias: Revisión y análisis de los documentos y registros del Sistema de
Gestión de la Calidad aplicables a los procesos, con el fin de recolectar evidencias.
Reunión de cierre: Se realiza entre el equipo auditor y los responsables de proceso. En esta reunión
se indican los aspectos favorables y aspectos por mejorar en los procesos, también se informan los
hallazgos de la auditoría y se confirman las no conformidades, si las hay. Las no conformidades se
reportan en el formato “Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora” de acuerdo a lo
establecido en el “Procedimiento para el manejo de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora”.
Informe: El Auditor Líder elabora el “Informe de auditoría interna” donde se formalizan las
conclusiones de la auditoría, y lo entrega al Coordinador de Gestión de Calidad junto con el “Plan y
reporte de auditoría interna”, la “Lista de verificación para auditorías internas” y la “Solicitud de Acción
Correctiva, Preventiva o de Mejora”, si las hay. El coordinador de gestión de calidad en conjunto con
el Representante de la Alta Dirección del SGC y responsables de proceso, analizan las no
conformidades, si las hay, para la definición e implementación, sin demora injustificada, de las
respectivas correcciones y acciones correctivas, según lo establecido en el “Procedimiento para el
manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora”.
SEGUIMIENTO: El Coordinador de Gestión de Calidad realiza seguimiento a las Acciones
Correctivas, Preventivas o de Mejora que se hayan identificado en la auditoría interna, hasta el cierre
de las mismas.
EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA: Los Responsables de Proceso,
una vez hayan revisado los informes de auditoría, aplican el formato “Evaluación de Auditoria Interna”
con el propósito de evaluar la ejecución de la Auditoría Interna a través de la valoración de las
actividades que realiza el equipo auditor. Nota: Este registro debe ser entregado al Coordinador de la
Calidad sin demora injustificada.
. DOCUMENTOS APLICABLES :
 Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa
 Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
REGISTROS
 Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad
 Plan y reporte de auditoría interna  Lista de verificación para auditorías internas
 Reporte de auditoria interna
 Reporte y tratamiento de producto o servicio no conforme (PSNC)
 Informe de auditoría interna
 Evaluación de Auditoria Interna

REGISTRO DE APROBACIÓN

REVISÓ APROBÓ

NOMBRE CARLOS HERRERA ROBERTO ALCALA

CARGO COORDINADOR DE CALIDAD GERENTE GENERAL

FIRMA
C) EN
ESTA UNIDAD HE APRENDIDO TODO LO RELACIONADO CON LOS INFORMES DE
CALIDAD, EL PROCESO PARA LLEVAR UNA BUENA AUDITORIA INTERNA, LA
COMUNICACIÓN DE LOS RSULTADOS ASI COMO EL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS EVIDENCIADAS EN LA AUDITORIA INTERNA.

ME PARECE IMPORNTANTE EVALUAR EL SGC REALIZANDO AUDITORIAS INTERNAS

LLEVANDO SIEMPRE LA SATISFACCION DE NUESTRO CLIENTE.
NOMBRE: MARIA ALEJANDRA REBOLLO GARCIA