Manual Del Sistema de Gestión de La Seguridad y Salud en El Trabajo

VERSIÓN 1
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FECHA 08/05/2020

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
FLORES EL FUTURO S.A. PÁGINA 1
CÓDIGO FEF-SGI-MN-01
FLORES EL
FUTURO S.A.
MANUAL DEL
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
Contenido
1.SEGURIDAD Y
OBJETIVO Y ALCANCE..............................................................................................4
2. SALUD EN EL
RESPONSABILIDADES................................................................................................4
TRABAJO
3. REFERENCIAS..............................................................................................................5
4. DEFINICIONES..............................................................................................................5
5. DESARROLLO...............................................................................................................7
5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.....................................................................7
5.1.1 Misión.....................................................................................................................7
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5.1.2 Visión......................................................................................................................7
5.1.3 ¿Quiénes somos?....................................................................................................8
5.1.4 Reseña histórica......................................................................................................8
5.1.6 Valores institucionales............................................................................................9
5.1.7 Estructura organizacional.....................................................................................10
5.1.8 Mapa de procesos.................................................................................................10
5.1.9 Caracterización de procesos.................................................................................10
5.1.10 Productos............................................................................................................11
5.1.11 Matriz DOFA......................................................................................................11
5.1 LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES.......................12
5.1.2 Liderazgo y compromiso................................................................................12
5.1.3 Política de la SST............................................................................................13
5.1.4 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización............................13
5.1.5 Consulta y participación de los trabajadores...................................................14
5.3 PLANIFICACIÓN......................................................................................................15
5.3.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades...................................................15
5.3.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades.........15
5.3.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos.............................16
5.3.4 Planificación de acciones................................................................................16
5.3.5 Objetivos de la SST y planificación para lograrlos.........................................16
5.4 APOYO..................................................................................................................17
5.4.1 Recursos..........................................................................................................17
5.4.2 Competencia....................................................................................................17
5.4.3 Toma de conciencia........................................................................................18
5.4.4 Comunicación.................................................................................................18
5.4.5 Información documentada...............................................................................18
5.5 OPERACIÓN..............................................................................................................18
5.5.1 Planificación y control operacional......................................................................18
5.5.1.1 Eliminar y reducir riesgos para la SST..............................................................18
5.5.1.2 Gestión del cambio............................................................................................19
5.5.2 Compras..........................................................................................................19
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5.5.4 Preparación y respuesta ante emergencia........................................................20

5.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO....................................................................20
5.6.1 Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño........................20
5.6.2 Evaluación del cumplimiento..........................................................................21
5.6.3 Auditoría interna.............................................................................................21
5.6.4 Revisión por la dirección................................................................................22
5.7 MEJORA................................................................................................................22
5.7.1 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas.....................................22
5.7.2 MEJORA CONTINUA...................................................................................23
6. REGISTROS Y ANEXOS............................................................................................23
6.1 Registros.................................................................................................................23
6.2 Anexos....................................................................................................................23
7. MODIFICACIONES.....................................................................................................24
8. ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ...............................................................................24
1. OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de este documento es definir las directrices de obligatorio cumplimiento en la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que deben
ser aplicadas por todos los miembros de la organización FLORES EL FUTURO S.A,
además, mostrar la política y objetivos, las responsabilidades establecidas por la Alta
Dirección, elementos del SIG de acuerdo con requisitos establecidos por las normas
declaradas, facilitar procesos de capacitación y sensibilización del personal.
2. RESPONSABILIDADES
 Representante de la alta dirección:

- Aprobar el contenido del manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo.
 Coordinador de la Seguridad y Salud en el Trabajo:
- Realizar la revisión del manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo.
- Asegurar que las versiones actuales de los documentos se encuentren disponibles.
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- Incluir los nuevos documentos dentro de la estructura del manual definida y

mantener actualizado los listados maestros.
- Archivar y mantener actualizado el contenido del manual.
 Responsable del proceso:
- Realizar la creación del manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo de acuerdo con el proceso documentado.
- Hacer que se cumpla la revisión y aprobación del manual del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Informar la necesidad de modificar o actualizar el manual del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. REFERENCIAS
❖ NTC ISO 45001:2018. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo. Requisitos con orientación para su uso.
❖ Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, Parte
2, Sección 2, Título 4, Capítulo 6 (SG-SST).
4. DEFINICIONES
 Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización
al más alto nivel.
 Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad o un
incidente y prevenir que vuelva a ocurrir.
 Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
 Compromiso: Participación activa y en contribución a las actividades para lograr
los objetivos compartidos.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Desempeño: Resultado medible.
 Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera ose desea tras la
realización de una acción.
 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
 Identificación de peligros: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las
características de este.
 Incidente: Suceso que surge del trabajo o en el transcurso del trabajo que podría
tener o tiene como resultado lesiones y deterioro de la salud.
 Información documentada: Información que una organización tiene que controlar
y mantener, y el medio que la contiene.
 Mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
 Misión: Propósito de la existencia de la organización, tal como lo expresa la alta
dirección.
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 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

 Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.
 Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa
formalmente su alta dirección
 Política de seguridad y salud en el trabajo: Política para prevenir lesiones y
deterioro de la salud relacionados con el trabajo a los trabajadores, y para
proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables.
 Peligro: fuente con un potencial para causar lesiones y deterioro de la salud.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que
utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
 Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades.
 Seguimiento: Determinación del estado de un sistema, un proceso o una actividad.
 Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o
que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos
objetivos.
 Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST): Sistema de
gestión o parte de un sistema de gestión utilizado para alcanzar la política de la SST.
 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Visión: Aspiración de aquello que una organización querría llegar a ser, tal como lo
expresa la alta dirección.
5. DESARROLLO
5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
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Razón social: Flores el Futuro S.A.

Representante legal: Elsa Yolanda Mora
NIT: 800129680-6
· Empresa dedicada a la producción y
Actividad comercial: exportación de flor de corte bajo
cubierta y al aire libre, incluye
solamente invernaderos, cultivo y
floricultura.
Localidad: Nemocón
Dirección: Finca Flores el Futuro Vereda Checua
Teléfono: 8544360
Correo del contacto: gestionhfut@florestiba.com
5.1.1 Misión
Producir y comercializar flores de calidad, garantizando la rentabilidad para la empresa,

trabajando en equipo, buscando el desarrollo permanente de nuestros trabajadores, la
comunidad y el país, en armonía con el medio ambiente.
5.1.2 Visión
Ser reconocidos en el mundo por la calidad de nuestras flores.

5.1.3 ¿Quiénes somos?
• Somos productores y exportadores de flores de excelente calidad.

• Somos un grupo de personas que trabajan en equipo, para satisfacer las necesidades
de nuestros clientes.
• Buscamos nuevas técnicas para producir más y mejor.
• Somos una empresa que quiere que sus colaboradores tengan un trabajo seguro y
permanente.
5.1.4 Reseña histórica

El Doctor Andrés Lloreda propietario, sin experiencia y conocimiento de cultivo de flores
busco la ayuda del Ingeniero Ángel Beltrán para llevar adelante este proyecto, donde
nuestra Empresa siembra sus primeras plantas en el mes de septiembre de 1994, con 1/2
hectárea de Gypsophilia y una planta de 6 operarios.
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El personal con el que contaba la empresa para entonces no tenía conocimientos sobre ese
tipo de cultivo, por lo que a medida que sembraban aprendían los procedimientos que les
daban a conocer.
Así se resume la historia de FLORES EL FUTURO S.A., donde en la actualidad cuenta
con un alrededor de 400 trabajadores, llevando a cabo la comercialización de nuestros
productos en varios países compitiendo con hermosas variedades de flores.
5.1.5 Objetivos institucionales

• Mantenernos en el mercado, que los clientes prefieran nuestra flor por la
calidad.
• Utilizar bien los insumos necesarios, controlando los gastos.
• Tener un buen ambiente de trabajo.
• Cumplir con las exigencias del mercado internacional en cuanto a las políticas
de seguridad.
5.1.6 Valores institucionales

Los valores en la empresa son los que apoyan la visión de esta, dan forma a la misión y la
cultura y reflejan los estándares de la empresa. De esta manera el comportamiento ético en
la empresa FLORES EL FUTURO S.A., se expresa y se fundamenta a través de los
siguientes valores:
CALIDAD: La calidad debe satisfacer y LEALTAD: Somos fieles con nuestros
superar las expectativas de los clientes. clientes, jefes y compañeros, pero entre
ENTUSIASMO, ALEGRIA Y BUEN todo profesamos lealtad a flores el futuro,
HUMOR: Somos positivos, alegres y empresa a la cual pertenecemos.
optimistas a un en los momentos difíciles. PERSEVERANCIA: Luchamos con
Entusiastas para afrontar nuevos retos y firmeza, disciplina, empeño y dedicación
realizar nuestro trabajo. por el logro de nuestras metas.
GENERACIÓN DE VALOR: Somos una PROFESIONALIDAD: Los clientes
empresa privada y como tal tenemos la confían en nosotros porque somos
obligación de generar valor para beneficio responsables de nuestra actividad y
de los clientes y el personal. contamos con un excelente talento
HONESTIDAD: Somos rectos honrados humano.
con integridad y carácter. SENTIDO DE PERTENENCIA Y
JUSTICIA: Procuramos dar a cada cual lo ORGULLO: Nos sentimos orgullosos de
que le corresponde y reconocemos los pertenecer a FLORE EL FUTUR S.A.,
actos conforme a la razón, la equidad y la empresa solida con una cultura de valores y
verdad. principios propios.
RESPETO: Respetamos las diferencias
somos tolerantes y procuramos mantener el
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ámbito conciliatorio en todas nuestras

relaciones.
5.1.7 Estructura organizacional

La alta dirección se asegura de que las responsabilidades y autoridades sean comunicadas y
conocidas dentro de la empresa, para la cual la estructura organizacional de FLORES EL
FUTURO S.A., permite el cumplimento de los requisitos del SGSST, el cual puede
evidenciarse en el Anexo A.
5.1.8 Mapa de procesos

El mapa de procesos de FLORES EL FUTURO S.A., ofrece una visión general del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, en el cual se representan los procesos que
lo integran, así como la interrelación que se generan entre ellos en busca de satisfacer las
necesidades de las partes interesadas, el cual se evidenciará en el Anexo B.
5.1.9 Caracterización de procesos

Cada proceso identificado en el mapa de procesos de la organización tiene una
caracterización en el cual define las entradas, salidas, los recursos, indicadores, documentos
que son requeridos, los cuales se evidenciaran en el Anexo C , Anexo D y Anexo E, donde
se describen las interacciones y planificación de los procesos estratégicos, operativos y de
apoyo, con el fin de facilitar el entendimiento por parte del personal involucrado sobre el
concepto de cliente interno, el objetivo de cada proceso y los indicadores con que se evalúa
la gestión de cada uno de ellos.
5.1.10 Productos
FLORES EL FUTURO S.A., es una organización dedicada a la producción y exportación
de flores de calidad, sus productos brindados son los siguientes:
ROSA ESTÁNDAR ROSA SPRAY STATIES MONUCELLA

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GIRASOL ANIGOZANTHOS ARÁNDANO FRAMBUESAS
5.1.11 Matriz DOFA

Con el fin de analizar sistemáticamente la situación de la empresa y por lo tanto a planear
estrategias y acciones para alcanzar los objetivos deseados; se analizó el contexto de la
organización por medio de un análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas), con el fin de utilizar las fortalezas como apoyo a las estrategias, reducir las
debilidades encontradas o su impacto en la operación, evitar las amenazas o reducir la
probabilidad de que nos afecten, y aprovechar las oportunidades que nos ofrece cada
situación. Las cuestiones internas y externas se evidenciarán en el formato de matriz DOFA
(FEF-SGI-FO-01).
5.1 LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

5.1.2 Liderazgo y compromiso
La Dirección General de FLORES EL FUTURO S.A., ve la necesidad de implementar un
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que ayude a enfocarse en el cuidado
de sus trabajadores y de su bienestar integral.
 Asumir la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de
lesiones y el deterioro de la salud relacionada con el trabajo, así como la provisión
de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables.
 Definir y dar a conocer a cada uno de los colaboradores de FLORES EL FUTURO
S.A., sus responsabilidades con relación al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Promover el cumplimiento de la política de la SST en los trabajadores de la
empresa, creando la conciencia de que la seguridad y salud en el trabajo es
responsabilidad de todos.
 Asignar los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el SGSST.
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 Establecer canales de comunicación claros que permitan que la información llegue

a todos los niveles de la organización y demás partes interesadas.
 Revisar periódicamente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
para determinar oportunidades de mejora, realizar cambios y asegurar la adecuación
del mismo en la organización.
5.1.3 Política de la SST
La Gerencia con la participación del COPASST ha implementado la política de la SST
(FEF-SGI-PL-01), la cual es comunicada a través de procesos de inducción, reinducción y
publicada de manera visible dentro de las instalaciones por medio de carteleras y en la
página web de la empresa, para que las partes interesadas y trabajadores, puedan acceder y
tener conocimiento de ella.
Adicionalmente se han establecido las siguientes políticas de control y prevención:
 Política de prevención de consumo de alcohol drogas y tabaco (FEF-SGI-PL-02)

 Política de seguridad vial (FEF-SGI-PL-03)
 Política de orden y aseo (FEF-SGI-PL-04)
 Política de prevención de acoso laboral (FEF-SGI-PL-05)
 Política de riesgo público (FEF-SGI-PL-06)
El área de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la responsable de mantener actualizadas las

copias de la política de la SST distribuidas por la empresa y dadas a conocer a todo el
personal propio y subcontratado.
5.1.4 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

Las responsabilidades y autoridades en la SST de todos los colaboradores de la
organización FLORES EL FUTURO S.A., se encuentran establecidos en el manual de
cargos (FEF-ADM-MN-01).
De la misma manera la Gerencia General de FLORES EL FUTURO S.A., ha designado

como responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a la
coordinadora de la SST quien cuenta con licencia de salud ocupacional vigente, a través del
acta de nombramiento responsable del SGSST (FEF-ADM-FO-01).
5.1.5 Consulta y participación de los trabajadores

5.1.5.1 Procedimiento de comunicación, participación y consulta
FLORES EL FUTURO S.A., busca fomentar la participación activa de todos los
trabajadores por medio de buenas prácticas en todo lo relacionado con la seguridad y salud
en el trabajo, lo cual cuenta con el procedimiento de comunicación, participación y consulta
(FEF-SGI-PR-01), dentro del cual se contempla la matriz de comunicación del Sistema de
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Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (FEF-SGI-FO-01), que describe los

mecanismos de comunicación de la SST de los diferentes aspectos a socializar, incluyendo
la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización; la
comunicación con contratistas, visitantes y partes interesadas externas.
5.1.5.2 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un COPASST donde se reúne mensualmente y
desarrolla actividades en temas de la SST participando de manera activa en el
funcionamiento del SGSST.
5.1.5.3 Comité convivencia laboral
La empresa FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un Comité de Convivencia Laboral,
como medida preventiva para el acoso laboral y los posibles riesgos psicosociales. Este
comité se reúne de forma trimestral desarrollando las funciones y responsabilidades de los
miembros de quien los conforman.
5.3 PLANIFICACIÓN
5.3.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
FLORES EL FUTURO S.A., realiza una matriz de riesgos y oportunidades (FEF-SGI-FO-
01) donde se asigna una probabilidad de ocurrencia y un impacto esperado para cada
riesgo, estableciendo controles y así mismo tomar acciones de mejora para un ambiente
seguro y saludable.
5.3.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades

5.3.2.1 Identificación de peligros
FLORES EL FUTURO S.A., conoce y comprende los factores de riesgo a los que se
encuentra expuesto los trabajadores por medio de una matriz de identificación de peligros
(FEF-SGI-FO-02) teniendo en cuenta las actividades rutinarias y no rutinarias, el uso de
herramientas y demás; contando con la participación de todos los niveles de la organización
para mejor su rendimiento laboral y evitar accidentes, incidentes y enfermedades laborales
que pueden afectar de una u otra manera el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo.
5.3.2.2 Evaluación de las oportunidades para la SST y otras oportunidades para el

sistema de gestión de la SST
FLORES EL FUTURO S.A., mediante un formato de evaluación de las oportunidades
(FEF-SGI-FO-03) permite la identificación de los peligros por parte de la organización y
considerar los ya existentes en cada puesto de trabajo de manera que se puedan evaluar y
controlar para así mismo dar prioridad y mitigarlos; contando con la participación de los
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trabajadores y demás niveles de la organización para obtener resultados eficaces para el

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5.3.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos
FLORES EL FUTURO S.A., evidencia una matriz de aspectos legales y otros requisitos
(FEF-SGI-FO-04) donde se establece toda la normatividad en relación con el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para un desarrollo óptimo de las actividades o
tareas ejecutadas por cada trabajador.
5.3.3.1 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo, dando cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1072 de 2015. El
Comité Paritario se reúne mensualmente y desarrolla actividades en la seguridad y salud en
el trabajo participando de manera activa en el funcionamiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo. El cual cuenta con un manual de funciones,
responsabilidades y funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo (FEF-ADM-MN-02).
5.3.3.2 Comité de convivencia Laboral
La empresa FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un Comité de Convivencia Laboral
dando cumplimiento a lo establecido en las Resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como
medida preventiva para el acoso laboral y los riesgos psicosociales. Funciona de manera
trimestral o en casos que requieran intervención inmediata. El Comité de Convivencia
cuenta con un manual de funciones, responsabilidades y funcionamiento (FEF-ADM-MN-
03).
5.3.3.3 Reglamento de Higiene y de la Seguridad y Salud en el Trabajo
FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un formato (FEF-SGI-FO-04) el cual debe ser
publicado y divulgado a los trabajadores por medio de la inducción o reinducción, debe
estar ubicado en dos puntos visibles de la organización; donde establece actividades o
tareas para el cumplimiento y desarrollo del SGSST.
5.3.3.4 Normatividad
Las normas que se consultaron para el desarrollo del manual del SGSST fueron NTC ISO
45001:2018. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos con
orientación para su uso y el Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo, Parte 2, Sección 2, Título 4, Capítulo 6 (SG-SST). Para así mismo dar
continuidad a los parámetros establecidos.
5.3.4 Gestión del cambio

La organización para realizar la gestión del cambio primero cuenta con el compromiso y
ayuda de la Alta Gerencia para poder desarrollar los cambios que haya propuesto los
profesionales en el área de la SST, en la cual organización tiene implementado un formato
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(FEF-GER-FO-01) donde se evidencia los cambios que se realizaron en cada área y si se

tuvo que cambiar por cuestiones normativas vigentes.
5.3.5 Planificación de acciones

FLORES EL FUTURO S.A., maneja un formato (FEF-SGI-FO-05) en el cual la Alta
Dirección será la encargada disponer de recursos necesarios para las diferentes
responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
estableciendo acciones para mitigar los peligros y riesgos realizando una planeación eficaz
para que los trabajadores tengan un lugar seguro; y así mismo, la organización debe
especificar como se van abordar los riesgos, los requisitos legales y demás para de esta
manera establecer cuándo y cómo van a ser efectivas dichas acciones.
5.3.6 Objetivos de la SST y planificación para lograrlos

5.3.5.1 Objetivos de la SST
FLORES EL FUTURO S.A., realiza un formato de objetivos de la SST (FEF-SGI-FO-06)
para cada uno de los procesos de la organización, los cuales se encuentran controlados por
indicadores que permitan verificar el cumplimiento de las metas establecidas y de las
actividades enfocadas al cumplimiento de los objetivos.
5.4 APOYO
5.4.1 Recursos
Brindan soporte para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales y de
evaluación, así como lo relacionado con la provisión de los recursos necesarios para la
prestación de servicios y para implementación del SGSST, estos recursos se evidencian en:
 Recursos humanos: La empresa FLORES EL FUTURO S.A., proporciona las
personas necesarias de acuerdo con las necesidades y crecimiento de la empresa,
para la implementación eficaz del SGSST y el adecuado funcionamiento y control
de los diferentes procesos y monitorea adecuadamente para que se cumplan los
diferentes objetivos propuestos por la empresa, el cual se evidenciara en el anexo F.
 Recursos de Infraestructura o físicos: FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con la
infraestructura adecuada que se encuentra en los planos de la planta (FEF-DIS-FO-
01) para el cumplimiento de su misión y la satisfacción de las necesidades y
requerimientos de sus clientes y partes interesadas. En su sede se le realiza el
mantenimiento de la infraestructura física, la adecuación de sitios de
almacenamiento de residuos y armarios para los residuos peligrosos.
 Recursos técnicos: Los recursos tecnológicos contemplan aspectos de inversión en
equipos utilizados y su mantenimiento en la implementación y desarrollo del SG-
SST, FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con espacios físicos suficientes para la
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capacitación del personal, dotado con otros recursos como son: Equipos de
cómputo, Sillas, Televisor, DVD, Video Beam, salas de trabajo etc. Entre los
recursos tecnológicos esta la metodología con que se llevaran a cabo algunas de las
actividades para el desarrollo Del SG SST.
 Capacitaciones.
 Exámenes Médicos Ocupacionales
 Adquisición de elementos para el manejo de Emergencias, brigadas y
brigadistas.
 Adecuación de puestos de trabajo.
 Arreglo de instalaciones locativas
 Implementación Del Sistema Integral de Gestión.
 Recursos financieros: Los recursos financieros integran, las inversiones

económicas en los aspectos anteriores y otros que FLORES EL FUTURO S.A.,
identifica para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
ya que es de suma importancia que la organización implemente dicho Sistema. Se
cuenta con un presupuesto, el cual se puede consultar en el documento de
presupuesto del SGSST (FEF-SIG-FO-01).
5.4.2 Competencia
FLORES EL FUTURO S.A, cuenta con un manual de competencias (FEF-ADM-MN-01)
en el cual se identifican los perfiles y competencias necesarias para cada cargo que se
desempeña en la organización en cuanto a la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Así mismo con el fin de garantizar que todo el personal que labora en la empresa sea
idóneo para desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes a su perfil de
cargo. FLORES EL FUTURO S.A., en el reclutamiento exige que los aspirantes cumplan
con los atributos, formación mínima y se encuentren dentro del perfil establecido para el
cargo a ocupar.
5.4.3 Toma de conciencia
FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un programa de capacitación y bienestar (FEF-

AMD-PG-01) en el que contempla actividades de entrenamiento y sensibilización de los
trabajadores haciendo énfasis en la política y los objetivos del SGSST con el fin de motivar
la participación de estos en los temas relacionados, liderado por el área de Talento Humano.
Además, se brinda la información necesaria para que los colaboradores de la organización
tengan claridad de los riegos y peligros a los que están expuestos, el derecho a negarse a
trabajar cuando las condiciones de la labor representan un peligro para su vida o su salud y
las medidas a tomar en caso de que se materialice uno de estos.
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5.4.4 Comunicación
Para promover la eficacia de las comunicaciones, FLORES EL FUTUROS S.A., ha
desarrollado una matriz en la que se presentan la información a comunicar, quién, cómo,
cuándo y entre otros, tanto internas como externas en los procesos de comunicación de la
organización, la cual se presenta dentro de la matriz de comunicación, participación y
consulta. (FEF-SGI-FO-01)
5.4.4.1 Comunicación interna
Para la comunicación interna a trabajadores de aspectos relacionados con el SGSST se
podrán utilizar los siguientes mecanismos: correos electrónicos, boletines, folletos, cartillas,
web mail, sobre temas relacionados con la SST, programa de inducción - reinducción,
capacitación y entrenamientos, entre otros.
5.4.4.2 Comunicación externa
La comunicación con las partes interesadas externas (personas, proveedores, contratistas,
clientes, comunidad, ente otros) se podrá realizar a través de la página WEB de la
organización y los correos electrónicos destinados para la consulta, información y
participación.
Adicionalmente las partes interesadas externas podrán comunicarse a los teléfonos fijos y
extensión PBX 3394949 exts. 2095-3305. Las comunicaciones en medio físico que lleguen
a las instalaciones de FLORES EL FUTURO S.A., relacionadas con SST serán recibidas y
tramitadas por el Departamento Médico, Seguridad y Salud en el Trabajo. Adicionalmente
al ingreso de las instalaciones se comunicará a todo visitante las recomendaciones de
seguridad mínimas para la permanencia en las instalaciones
5.4.5 Información documentada
Se han establecido las directrices parala elaboración, presentación, modificación, control y
eliminación de los documentos del Sistema de Gestión de FLORES EL FUTUROS.A.A.,
bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, y el SGSST , se cuenta con un listado
maestro de documentos y registros de SST que permite controlar las versiones vigentes de
los mismos, y define directrices de almacenamiento, conservación y disposición final de los
registros de acuerdo a su criticidad e importancia para el sistema, mediante:
 Procedimiento de información documentada (FEF-SGI-PR-01)
 Listado maestro de información documentada interno (FEF-SGI-FO-01)
 Listado maestro de información documentada externo (FEF-SGI-FO-02)
Igualmente se ha establecido un Formato de cambios, modificaciones y actualizaciones
(FEF-SGI-FO-03) para el debido control de los documentos del SGSST.
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5.5 OPERACIÓN
5.5.1 Planificación y control operacional
FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un modelo de PHVA para tener una planificación
previa antes de realizar cualquier actividad operacional para que se pueda desarrollar con
eficiencia y eficacia, véase en el Anexo G.
En cuanto al control operacional la empresa tiene un formato de requerimientos (FEF-
OPE-FO-01) donde se va verificando que cada proceso se esté haciendo de modo correcto,
para que no se presente ningún tipo de accidentes o enfermedades realizando las
actividades laborales.
5.5.1.1 Eliminar y reducir riesgos para la SST

La empresa FLORES EL FUTURO S.A., para la eliminación y reducción de los riesgos a
los que se encuentran expuestos los trabajadores en cada proceso o área en la cual la
organización cuenta con una matriz de riesgos (FEF-SGI-FO-01) que permite determinar
cuáles son los riesgos o peligros más relevantes para la seguridad y salud de los
trabajadores que estén afectando el bienestar físico de los mismos.
Además, la empresa mediante la jerarquía de los controles la aplica en la gestión de los
riesgos y peligros para así tener una visión más completa de que procesos pueden tener esos
cambios según los criterios de dicha pirámide para que se mitiguen los accidentes y
enfermedades laborales.
5.5.2 Compras
La organización establece y mantiene un procedimiento para adquisiciones (FEF-ADM-
PR-01), con el fin de garantizar que se identifiquen y se evalúen las
especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios. Las
disposiciones se encuentran relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de la organización.
5.5.2.1 Contratistas
La organización frente a los contratistas cuenta con un formato de inspección (FEF-SGI-
FO-01) verificando que la persona tenga todo lo de ley, sobre todo que este afiliado a una
EPS y ARL ya que como son terceros de la empresa no tienen los mismos beneficios en
cuanto a seguridad y salud en el trabajo que los trabajadores de allí, únicamente se les
puede proporcionar elementos muy básicos de protección personal para que realicen sus
labores y así no tengan ningún riesgo para su salud.
5.5.2.2 Contratación externa
FLORES EL FUTURO S.A., para la contratación lo realiza mediante capacitaciones (FEF-
SGI-PG-01) a los que van a integrar la empresa en cuanto a los riesgos que existen en la
VERSIÓN 1

organización y así para tenga las precauciones necesarias, además para poder firmar
contrato primero tiene que realizar una evaluación en cuanto a la cartilla (FEF-SGI-PT-01)
de la SST, si la persona no contesta acertadamente el 70% no podrá firmarlo puesto que las
personas que van hacer parte de la organización deben conocer perfectamente como la
empresa contribuye en los temas de seguridad y salud en el trabajo.
5.5.4 Preparación y respuesta ante emergencia

La organización ante los temas de emergencia realizan capacitaciones (FEF-SGI-PG-02)
en cuanto a las alarmas que hay, cada cuanto suena en caso de presentarse una
eventualidad, los puntos de encuentro, entre otros, además realizan simulacros (FEF-SGI-
PN-01)cada mes para que estén entrenados cuando haya que evacuar en caso de algún
hecho no previsto, igualmente hacen cursos muy básicos en cuanto a prestar los primeros
auxilios donde los trabajadores se pueden inscribir para que ellos tengan conocimientos y
puedan ayudar en caso de emergencia y por último la empresa tiene un equipo de
brigadistas para apoyar este tema de preparación y respuesta ante emergencias.
5.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

5.6.1 Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño
Todas las actividades realizadas para el adecuado funcionamiento del SGSST deben ser
medibles de tal manera que en cualquier momento se pueda evaluar el cumplimiento de los
objetivos trazados, así como de la eficacia de los controles establecidos con el fin de
garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores de FLORES EL FUTURO S.A.
Dentro del marco del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo se
estableció una matriz en la cual se relacionan los objetivos junto con sus indicadores de
gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del sistema, matriz de
planificación de indicadores (FEF-SGI-FO-01)
El seguimiento al desempeño se realiza por medio del procedimiento de la realización de
los exámenes médicos de ingreso y reingreso (FEF-ADM-PR-01), para verificar las
condiciones de salud de los trabajadores según las patologías encontradas en los exámenes.
5.6.2 Evaluación del cumplimiento

FLORES EL FUTURO S.A., establece un formato para la evaluación de los requisitos
legales (FEF-SGI-FO-02) con una frecuencia semestral.
VERSIÓN 1

5.6.3 Auditoría interna

FLORES EL FUTURO S.A., realiza auditorías internas de acuerdo con el procedimiento de
auditoría interna del Sistema de Gestión de la seguridad y Salud en el Trabajo (FEF-SGI-
PR-02), que específica que:
 Cuenta con un Programa Anual de Auditoría (FEF-SGI-PG-01) el cual es
elaborado tomando en cuenta los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo, las responsabilidades, los procesos involucrados y los resultados de
las auditorías previas.
 Mantiene registros apropiados mediante Informes de Auditoría interna (FEF-SGI-
FO-03).
 Asegura que el responsable del proceso realiza las correcciones y toma las
acciones de mejora necesarias para eliminar las no conformidades (u otros
hallazgos) y sus causas, de acuerdo con el procedimiento de Solicitud de
Acciones de Mejora (FEF-SGI-PR-03).
5.6.4 Revisión por la dirección

Para garantizar una adecuada planificación y revisión del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo se ha documentado e implementado el procedimiento de
seguimiento y evaluación empresarial (FEF-SGI-PR-04). FLORES EL FUTURO S.A.,
teniendo en cuenta la legislación vigente, asume la frecuencia de realización del mismo
mínimo una vez al año. De esta manera, se asegura la mejora continua y la eficacia del
SGSST, también se incluye la revisión de la política y los objetivos del sistema.
De esta revisión se deja constancia en el Acta de Revisión por la Alta Dirección (FEF-
GER-FO-01).
5.7 MEJORA
La empresa FLORES EL FUTURO S.A., lleva a cabo la mejora en los siguientes aspectos:
5.7.1 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas
FLORES EL FUTURO S.A., estableció un formato (FEF-OPE-FO-01) para el reporte e
investigación de incidentes y accidentes de trabajo, determinando las causas que dieron
lugar al evento, de manera que permita a la organización establecer controles para mitigar
la probabilidad de su ocurrencia, lo cual permite:
 Notificar los resultados de las causas asociadas al accidente y/o incidente a todas las
áreas de la organización.
 Tener un control y comunicación sobre el ausentismo laboral por accidentes,
incidentes y enfermedades laborales.
VERSIÓN 1

 Tener un control y seguimiento de los reportes de accidentes, incidentes y

enfermedades laborales de los trabajadores.
También se evidencia las acciones correctivas y preventivas (FEF-ADM-FO-01) el cual
garantiza e implementa las acciones de mejora por medio de la comunicación a todos los
niveles de la organización y las actividades para un Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo efectivo y eficaz; y de esta manera eliminar las no conformidades con
el propósito de prevenir que las situaciones que se presenten vuelvan a ocurrir y así mejorar
la seguridad y salud de los trabajadores.
5.7.2 MEJORA CONTINUA

FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un formato de plan de mejora (FEF-SGI-FO-05)
donde se refleja en la realización diaria de los diferentes procesos de la organización en los
cuales se tiene como oportunidad de mejora lo siguiente:
 Los resultados de la evaluación y auditoria del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Los cambios correspondientes a la normatividad.
 Evaluación al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo.
6. REGISTROS Y ANEXOS
6.1 Registros
Formato 001
Formato 002
6.2 Anexos
Anexo A.
Anexo B.
7. MODIFICACIONES
Fecha de Nombre de quién Cargo

Razones del cambio N°
aprobación aprobó
VERSIÓN 1

Elsa Yolanda Mora Gerente

1 07/05/2020
Procedimiento inicial Peña
8. ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA

ELABORÓ Gina Paola Rivera Páez Estudiantes 06/05/2020
Yudy Vanessa Olaya UMNG
Dhamar Valentina Gómez Jiménez
Laura León Mancera
REVISÓ Luz Mélida Pachón Coordinadora 08/05/2020

de la SST
APROBÓ Elsa Yolanda Mora Peña Gerente 0/05/2020
General
VERSIÓN 1

ANEXOS
ANEXO A. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
VERSIÓN 1

ANEXO B. MAPA DE PROCESOS

VERSIÓN 1

ANEXO C. CARACTERIZACIÓN ESTRATEGICO
ANEXO D. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO OPERATIVO

VERSIÓN 1

MANUAL DEL SISTEMA DE FECHA 08/05//2020

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y
FLORES EL SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO FEF-SGI-FO-01
FUTURO S.A.
Proceso: Producción de la flor.
Objetivo: Explicar por medio de este proceso como se tiene que llevar acabo las actividades de cada área, de
igual forma para que tanto los encargados de cada área y los trabajadores sepa llevar mejor sus labores y para
que sean procesos eficientes.
ANEXO E. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DE APOYO
Fuentes de
Entrada Ciclo PHVA Actividades Salidas Receptores de salida
entrada
Diseño del formato con
Formato especificado de
Departamento de cada uno de los Programación de los
P cada labor que se debe Supervisor
producción procesos que se van a procesos de la flor
realizar
realizar
Realizar un formato de
verificacion si los
Formato diligenciado de
Jefe del area de espacios por cada Siembra de plantas Supervisor del area de
H que cumple con las
cultivo planta madre en cada madres cultivo
medidas correctas
surco esta
correctamente
Formato de Fumigación para que no
Entrega de cada uno de
Jefe del area de requerimientos de tenga ningun tipo de
H los productos que fueron Jefe de almacen
cultivo insumos como lo son patogenos o de
solicitados
los quimicos enfermedades
Realizar un formato de
Formato diligenciado sin
verificacion donde
Jefe de ninguna anomalia en Supervisor del area de
evidencie que el H Producción de la flor
producción cuanto al crecimiento de producción
tiempo de duracion fue
la flor
el adecuado para la flor
Formato de Formato verificado de
Corte de los tallos de la
Jefe de cumplimiento de los que si esta cumpliendo Supervisor del area de
H flor a la medida de los
producción requisitos acordados con los requerimientas producción
requisitos
por el cliente necesarios
Formatos de Poscosecha donde se
Formato ya listo para
especificación de cada clasifica la flor por su
Jefe de pos que el pedido sea Supervisor de pos
orden para ir armado V tamaño, color y se mira
cosecha entregado a los cosecha
cada pedido que este en buenas
diferentes clientes
correspondiente condiciones
Plan de accion de
Tomar acciones
Ordenes devueltas por mejora para verificar cual
correctivas en caso de
Jefe de ventas los clientes A proceso fue el que fallo y Jefe de pos cosecha
inconformidades del
insatisfechos asi satisfacer a los
producto
clientes
VERSIÓN 1

ANEXO F. NUMERO DE EMPLEADOS

DISTRIBUCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
Hombres 2 ingenieros
1 almacenista
Mujeres 1 jefe de personal
1 asistente de gestión humana
1 auxiliar tesorería
1 auxiliar nomina
1 coordinador de SST
1 auxiliar de despacho
DISTRIBUCIÓN DE PERSONAL OPERATIVO

Hombres 2 supervisores (lote 1 y 2)
2 supervisores de fumigación
2 auxiliares de fumigación y riego
1 supervisor de frutas
1 auxiliar de frutas
1 auxiliar de post-cosecha
1 auxiliar de empaque
2 MIPE
VERSIÓN 1

Mujeres 1 supervisora de frutas

1 supervisora de post-cosecha
1 supervisora de molucella
1 auxiliar lote 1
1 auxiliar lote 2
Total de trabajadores 351
ANEXO G. PHVA

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FECHA 08/05/2020

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5.5.4 Preparación y respuesta ante emergencia........................................................20

 Representante de la alta dirección:

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- Incluir los nuevos documentos dentro de la estructura del manual definida y

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 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

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Razón social: Flores el Futuro S.A.

Producir y comercializar flores de calidad, garantizando la rentabilidad para la empresa,

Ser reconocidos en el mundo por la calidad de nuestras flores.

• Somos productores y exportadores de flores de excelente calidad.

5.1.4 Reseña histórica

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5.1.5 Objetivos institucionales

5.1.6 Valores institucionales

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ámbito conciliatorio en todas nuestras

5.1.7 Estructura organizacional

5.1.8 Mapa de procesos

5.1.9 Caracterización de procesos

ROSA ESTÁNDAR ROSA SPRAY STATIES MONUCELLA

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GIRASOL ANIGOZANTHOS ARÁNDANO FRAMBUESAS

5.1.11 Matriz DOFA

5.1 LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

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 Establecer canales de comunicación claros que permitan que la información llegue

Adicionalmente se han establecido las siguientes políticas de control y prevención:

 Política de prevención de consumo de alcohol drogas y tabaco (FEF-SGI-PL-02)

El área de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la responsable de mantener actualizadas las

5.1.4 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

De la misma manera la Gerencia General de FLORES EL FUTURO S.A., ha designado

5.1.5 Consulta y participación de los trabajadores

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Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (FEF-SGI-FO-01), que describe los

5.1.5.2 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

5.3.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades

5.3.2.2 Evaluación de las oportunidades para la SST y otras oportunidades para el

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trabajadores y demás niveles de la organización para obtener resultados eficaces para el

5.3.4 Gestión del cambio

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(FEF-GER-FO-01) donde se evidencia los cambios que se realizaron en cada área y si se

5.3.5 Planificación de acciones

5.3.6 Objetivos de la SST y planificación para lograrlos

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 Recursos financieros: Los recursos financieros integran, las inversiones

FLORES EL FUTURO S.A., cuenta con un programa de capacitación y bienestar (FEF-

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5.5.1.1 Eliminar y reducir riesgos para la SST

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5.5.4 Preparación y respuesta ante emergencia

5.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

5.6.2 Evaluación del cumplimiento

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5.6.3 Auditoría interna

5.6.4 Revisión por la dirección

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