Actividad

ORDENACION DOCUMENTAL

Presentado por:

CAMILO ANDRES RAMIREZ PEÑATE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Asignatura:

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Mayo 12 de 2020
 Actividad

ORDENACION DOCUMENTAL

Presentado por:

CAMILO ANDRES RAMIREZ PEÑATE

Presentado a:

MARIA EDILMA BELTRAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Asignatura:

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Mayo 12 de 2020
1. La ordenación numérica está conformada por:

 SIMPLES U ORDINALES: Consiste en asignar a cada documento

un numero en forma consecutiva y progresiva, para identificar las
unidades de conservación obedeciendo a la numeración que los
identifica. Eje: 1, 2, 3, 4, 5….

 CRONOLOGICOS: Se hace una secuencia de un archivo detrás del

otro de acuerdo con las fechas, teniendo en cuenta eje: año, mes,
día.

2020-01-01, 2020-02-01, 2020-03-01

Alfabéticos:

 ONOMASTICOS: Series documentales compuestas por expedientes

que permanecen abiertos por largo tiempo, eje:

Historias clínicas, historias laborales, académicas de estudiantes o

de alumnos, eje:

Ramírez Peñate camilo, Suarez López Angie, Tovar Gómez José

 TOPONIMICOS O GEOGRAFICOS: En este sistema se ordenan los

documentos de manera alfabética utilizando como referencia
nombres de lugares, países departamentos, municipios,
localidades… eje:

Argentina, Bolivia, Colombia, Dinamarca

 TEMATICOS: Alfabéticamente por el contenido temático o nombres

de las series, eje:

Actas, informes, resoluciones

Como las competencias que estamos estudiando por días, se hacen

una separación por temas.
MIXTOS:

 ALFANUMERICOS: Se ordenan en forma alfabética y numero

cronológico, siempre estarán asociados, eje:

1985 Ramírez Peñate Camilo, 1986 Suarez López Angie, 1987

Tovar Gómez José.

 CRONOLOGICO: Series documentales numéricas y cronológicas

01 2020-01-01, 02 2020-01-02, 03 2020-01-03

2. Ordenación alfabética

 Consiste en una organización y una clasificación que se relaciona

con varios elementos establecidos, con un orden especifico, bien
sean fechas, nombres, alfabeto, números, orden cronológico, por
una lógica en su tramitación.

3. Sistema de ordenación documental

 En hacer una ordenación de carácter físico con un objetivo

específico de organizar, controlar y conservar la documentación.
Consiste en secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas en
una serie de grupos de documentos clasificados. Todo esto teniendo
en cuenta el proceso documental para que la información y su
ubicación permitan comprender al momento de consultar, gracias a
una correcta secuencia.

4. Ordenación documental:

 Es el proceso mediante el cual se da disposición coherente a los

documentos, puesto que determina que documento va primero y
cuales después, es el respeto al principio del orden original que
consiste tener en cuenta los pasos indispensables para el desarrollo
de la gestión.
También se componen de una serie o sub serie documental lo cual
implica una disposición física de los documentos que debe respetar
la secuencia en sus trámites.
5. Ordenación numérica mixtos:

 Alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez

orden alfabético y numérico cronológico, los datos que se cruzan no
serán separables, siempre estarán asociados.

1985 Ramírez Peñate Camilo, 1986 Suarez López Angie, 1987

Tovar Gómez José.

 Cronológico: Sistema de ordenación en series documentales cuyas

unidades numéricas son simples y a su vez cronológicas,
controladas por el número de la unidad documental y después por el
orden cronológico.

01 2020-01-01, 02 2020-01-02, 03 2020-01-03

6. Pasos que se deben tener en cuenta para la iniciar la ordenación

documental, clasificación y ordenación.

 Procedimiento de clasificación consiste en definir y concretar los

grupos que se encuentran en un archivo, se identifican los distintos
documentos, como ejemplo clasificar cada área de una empresa o
unos productos comprados en la casa, se clasifican por área
correspondiente y su lugar que ocupara en la casa.
 La ordenación de documentos es donde se debe precisar que
documentos van primero y cual después con un orden específico y
una secuencia correcta para una ubicación de fácil acceso.

7. Principio del orden original

 Se refiere al hecho que los documentos se van originando

paulatinamente, según las etapas o pasos por los que debe pasar
para cumplir su trámite, los documentos se originan uno de tras del
otro y a su vez pueden producir documentos dentro de una misma
serie, con soportes de otras instancias. Lo cual implica la disposición
física de los documentos que debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo.
8. Conservación documental

 Los documentos en soporte de papel se recomienda utilizar cajas,

carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección, para
prolongar su conservación. Deben ser cajas elaboradas en cartón
neutro, en caso de no tenerlo se le debe aplicar un recubrimiento
que impida la acidificación por contacto.

 Las fotografías y negativos se deben almacenar en sobres

individuales y en cajas de pH neutro, los materiales plásticos
empleados deben ser químicamente estables, que no desprendan
vapores nocivos, ni ser permeables al vapor del agua con
condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos
establecidos para cada soporte.

 Las cintas magnéticas de audio, video o de datos deberán

almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas
de campos magnéticos y fuentes de calor. Verificando rebobinados
periódicos, que estén sus datos introducidos y se debe aplicar en
relación con las condiciones de humedad del área de depósito.

 Los disquetes y los CD deben contar con una unidad de

conservación plástica en polipropileno y otro polímero químicamente
estable, que no desprenda vapores ni ácidos o contenga moléculas
acidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá solo un disquete o CD.

9. De 10 ejemplos de sistema de ordenación numérico

 1900, 1901,1902
 2010-01-03, 2010-01-05, 2010-01-10
 001, 002, 003
 1001-1, 1002-1, 1003-1
 2020-06-01, 2020-07-01, 2020-08-01
 1990-01-02, 1990-02-05, 1990-03-20
 09091, 09092, 09093
 222324, 222325, 222326
 1,2,3,4
  1990, 2000, 2010
10. De 10 ejemplos del sistema de ordenación alfanumérico

 701 Droguería Colsubsidio,702 Droguería Cruz verde, 703 Droguería La

Rebaja
 1985 Ramírez Peñate Camilo, 1986 Suarez López Angie, 1987 Tovar
Gómez José.
 1 Acosta, 2 Bermúdez, 3 Cáceres
 001 Gómez Andrés, 002 Hurtado Javier, 003 Jiménez Tatiana
 2000 Arias flor, 2000 Castañeda Mercedes, 2000 Duarte Milena
 5 Castro Melo Juanita, 6 Pérez González José Andrés 7 Rodriguez Lara
Maria Consuelo.
 80795456 Rodríguez José, 85225556 Córdoba Jesús, 90565668 Martinez
Diaz Maria Teresa.
 100 García García Daniela, 101 López Martinez Nicolas, 102 Perez Núñez
Santiago.
 01 contrato ferretería Duarte, 02 Contrato Ferretería Fernández, 03
Contrato Ferretería González
 001 clínica compensar, 002 Clínica Famisanar, 003, Clínica Sanitas

11. De 10 ejemplos del sistema de ordenación Mixto

 01 2020-01-01, 02 2020-01-02, 03 2020-01-03

 Decreto 003 2020-05-01, 004 2020-05-05, 004 2020-05-10
 2000 Camilo Ramírez, 2001 Andrés Rodríguez, 2002 José Martinez
 005 1990-01-015, 006 1991-02-20
 004 2000-06-01, 005 2000-07-12, 006 2000-08-18
 Resolución 01 2020-01-10, 02 2020-02-11, 03 2020-03-12
 101 Droguería López, 102 Droguería Martínez, 103 Droguería Perez
 008 2002-02-03, 009 2002-03-03, 010 2002-04-15
 10 laboratorio belleza, 11 Laboratorio Imágenes, 12 Laboratorio Suelos
 100 MIGUEL López, 101 Norma Castro, 102 Pablo Hortua
 12. Formule una pregunta y de su respuesta.

¿Cómo está estructurada la norma ISO 15489?

La norma ISO 15489 está estructurada en dos partes las cuales son:
Información y Documentación- Generalidades: Define lo esencial de la
norma, precisando sus conceptos básicos, las directrices que fijan los
requisitos a manera de requerimientos esenciales para la gestión de
documentos en las organizacionales, donde se especifican aspectos a tener
en cuenta, con el fin de garantizar que una organización gestione los
documentos que necesita. Los aspectos contemplados para implementar un
plan de gestión de documentos son:

Cuadro reglamentario

Estrategia y responsabilidad

Obligaciones de la gestión de documentos

Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos

Métodos e inspección de la gestión de documentos

Control y auditoria

Formación