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Unidad III

TÉCNICAS GRUPALES APLICADAS EN LA EMPRESA


PARA UNA MEJORA CONTINUA

1. EL ACTA

1.1 ETIMOLOGÍA

Proviene del latín acta (“actos, hechos; archivos, registro”). Acta es el


plural de actum (“acto, acción”).

1.2 CONCEPTO

Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la


finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como
también los temas tratados.

1.3 FUNCIÓN

El libro de actas es muy importante en la vida de una institución, porque


certifica y da fe legar de determinados actos y decisiones de una empresa
o sociedad, para su debido cumplimiento. En él se asientan todos los
puntos fundamentales como testimonio verídico.

De acuerdo al asunto que trata puede ser:

• Acta de Sesión.
• Acta de comparendo.
• Acta de conciliación.
• Acta de embargo.
• Acta de inspección.
• Acta de fundación.
• Acta de lanzamiento o desahucio.
• Acta de sociedad, etc.

1.4 USOS

Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que
deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico o
político.

Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado en la primera


página, por un escribano o notario.

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Su redacción le corresponde al secretario, quien generalmente la escribe


primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.

a) Encabezamiento: Se especifica los siguientes datos: lugar, fecha,


hora, cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación
del acta anterior.

b) Cuerpo: consta de las siguientes instancias:

- Despacho: lectura de la correspondencia recibida y/o


cursada.

- Informe: el que preside la sesión y los miembros que


deseen informan brevemente.

- Pedidos: sólo se enuncian, más adelante se fundamentan.

- Orden del día: es la parte más importante. Aquí se expone,


debate y aprueba o rechaza cada uno de los pedidos que se
formularon.

El orden o secuencia para debatir los pedidos es:

• Fundamentación.
• Discusión.
• Votación.

c) Finalización: Cierre del acta y firmas

2. LA SESIÓN

2.1 SUS CLASES Y SUS MOMENTOS

EL ACTA Y SUS PARTE- MODELOS DE ACTAS

1. LA SESIÓN.- Es la reunión de personas identificadas por el mismo


propósito, pertenecientes a una institución para tomar acuerdos y
hacer decisiones colectivas. Se lleva a cabo bajo la dirección de un
Director de debate o del Presidente de la Institución.

2. CLASES DE SESIONES:-Son de dos clases;

• Ordinarias.- Cuando se realizan cada cierto tiempo de


acuerdo a los Estatutos.

• Extraordinarias.- En casos urgentes o especiales.

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3. OBSERVACIONES

• Las sesiones se llevan a cabo previa citación escrita, con una agenda
de los asuntos a tratar.

• Se realizan después de la segunda citación, o sea segunda hora con el


número de miembros.

• Para facilitar la realización de una sesión se acostumbra incluir en la


citación, el horario de la primera y segunda citación. Ejemplo:

Primera citación: 7 30 p.m


Segunda citación: 8 00 p.m

PARTES DE UNA SESIÓN ORDINARIA

Primero: Constatación del quórum reglamentario. La mitad más uno.

Segundo: Apertura de la sesión.

Tercero: Lectura y aprobación del acta de loa sesión anterior.


Aprobación o desaprobación del acta.

Cuarto: Despacho: Lectura de la correspondencia recibida.

Quinto: Informes del Presidente, Tesorero etc. En seguida los


Presidentes de las comisiones.

Sexto: Pedidos. Sólo se enuncia el pedido, sin la debida fundamentación.


El secretario va anotando los pedidos.

El secretario irá anotando, en orden sucesivo, el nombre de la persona


que hace el pedido y el asunto que lo motiva. Ejemplo: El Sr. Guillermo
Ríos pidió que se realice en una fecha próxima un festival deportivo para
recaudar fondos.

Séptimo: ORDEN DEL DÍA Esta es la más importante y extensa de la


sesión. En ella se expone, debate y aprueba por unanimidad o mayoría
los pedidos. El orden del debate es el siguiente:

1. El ponente o el que formuló el pedido será invitarlo a fundamentarlo.

2. El Presidente lo someterá discusión. Aquí, pueden intervenir todos


solicitando ordenadamente la palabra. No se puede establecer el
diálogo, evitar las recriminaciones o discusiones acaloradas.

3. Finalmente se someterá al voto a fin de ver si se acepta o rechaza


el pedido.

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La mayoría puede ser simple y absoluta.


Simple, cuando se toma la mayor votación de los miembros.
Absoluta, cuando es la mitad más uno.

Octavo: Cierre de la sesión.

EL ACTA Y SUS PARTES

Es una relación escrita de las partes más importantes de una sesión y la


enumeración de los acuerdos y decisiones tomados en la sesión.

Partes del acta:

1. Encabezamiento.
2. Cuerpo del acta.
3. La terminación del acta y las firmas.

MODELO DE ACTA

ACTA DE UNA SESIÓN ORDINARIA

En la ciudad de Lima, siendo las ocho de la noche del día sábado once de mayo de dos
mil siete, se reunieron los miembros del Club Deportivo y Cultural “Los Once amigos”,
en su local las Gardenias 234 bajo la presidencia del Manuel Díaz Flores, actuando
como secretario el Sr. Américo Torres.

Constatado el quórum reglamentario, el señor Presidente abrió la sesión. Leída el acta


anterior fue aprobada por unanimidad.

En seguida, el señor Secretario dio lectura a los oficios dirigidos a esta unidad .Todos
ellos testimoniaron el saludo de felicitación de las Instituciones remitentes, con motivo
de la celebración de nuestro aniversario institucional.

INFORMES.- El señor José Zavala informó acerca de su labor al frente de la Comisión


encargada de los festejos de nuestro aniversario. El señor Presidente, a nombre de la
Institución y de todos sus miembros, agradeció en expresivas frases, la exitosa labor
desarrollada por dicha comisión.

El señor tesorero hizo uso de la palabra para expresar su beneplácito por el éxito de la
fiesta aniversario, tanto desde el punto de vista social y deportivo, cuanto por el
beneficio económico logrado. Dijo que se había recaudado la suma de 200 mil soles
líquidos.

La señorita Julia Quiroga, interpretando el sentir de los presentes felicitó efusivamente


al señor Presidente por la acertada dirección en los destinos del Club y por el éxito
alcanzado en la reciente celebración de nuestro aniversario.

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PEDIDOS.- Se hicieron los siguientes pedidos:

El señor César Paredes solicitó que se cursen sendos oficios al Alcalde de la ciudad y al
Prefecto del Departamento agradeciéndoles por las máximas facilidades que nos
ofrecieron en los días de aniversario.

El señor Roberto Escalante pidió que los fondos recaudados en dicha celebración sean
depositados en una cuenta fija en un banco local, a fin de lograr el mayor beneficio
con los intereses.

Finalmente, el señor Manuel Rubio pidió, por su parte, que se estudie la posibilidad de
efectuar la compra de un terreno en donde se construya en el futuro nuestro local
propio.

ORDEN DEL DÍA.- Agotados los pedidos, el señor Presidente dispuso que se pasara a
la Orden del Día.

Al pedido del señor Paredes, se acordó cursar dichos oficios a las dos autoridades de la
ciudad mencionados, en el menor plazo posible.

Al pedido del señor Escalante, después de breve discusión, se nombró al Tesorero y


Presidente del Club para que haciendo las averiguaciones necesarias, procedan al
depósito de los 200 mil soles recaudados en un banco local.

Finalmente, el pedido del señor Rubio fue ampliamente debatido y luego de ello se
nombró una Comisión encargada de hacer los estudios y averiguaciones necesarias
para poner en marcha la mencionada compra de un terreno céntrico para la edificación
de nuestro local propio. Recayó la elección en los socios: A, B y C.

CIERRE DE LA SESIÓN.- No habiendo más asuntos para tratar, el señor Presidente


levantó la sesión, siendo las 10 p.m.

Presidente Secretario
(Firma) (Firma)

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ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

En la ciudad de Lima, siendo las 9:00 p.m., del día viernes 3 de junio del dos mil cinco
se reunieron los miembros del Círculo Cultural “José Carlos Mariátegui”, en su local del
Jr. Castilla No. 1520 – Pueblo Libre, bajo la presidencia del Sr. Carlos Espinoza
Chirinos. Actuó como secretaria la señorita Olga Vergara.

Constatado el quórum reglamentario, el señor Presidente abrió la sesión. Leída el acta


de la sesión anterior, fue aprobada por unanimidad.

En seguida, la señorita secretaria dio lectura a los oficios dirigidos a esta entidad.
Todos ellos felicitaban a nuestra institución por su nuevo aniversario. Se acordó
contestarles en términos afectuosos y agradecerles la felicitación.

INFORMES:

El Sr. José Zavala informó acerca de su labor al frente de la comisión encargada de los
festejos por aniversario. El señor Presidente, a nombre de la institución y de todos los
miembros, agradeció y congratuló la exitosa labor desarrollada por dicha comisión.

El señor tesorero expresó su beneplácito por el éxito social, deportivo y económico de


la fiesta-aniversario. Informó que la suma recaudada era dieciocho mil trescientos
nuevos soles (S/. 18,300.00).

Acto seguido, todos los presentes felicitaron efusivamente al Sr. Presidente por la
acertada dirección en los destinos del Círculo y por el éxito alcanzado en la reciente
celebración.

PEDIDOS:

El Sr. César Prado solicitó se cursen sendos oficios al Alcalde de la ciudad y al Prefecto
del departamento, agradeciéndoles por las máximas facilidades que ofrecieron en los
actos conmemorativos.

El Sr. Daniel Escalante pidió que los fondos recaudados últimamente sean depositados
en una cuenta bancaria, para que así gane intereses.

Finalmente, el Sr. Manuel Rubio pidió por su parte que se estudio la posibilidad de
efectuar la compra de un terreno donde se construiría, en el futuro, el local propio.

ORDEN DEL DÍA:

Cada solicitante fundamentó su pedido.

El Sr. César Prado manifestó que era obligación moral del Círculo agradecer por escrito
a las autoridades que colaboraron con los festejos. Se aprobó por unanimidad.

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El Sr. Daniel Escalante dijo que era necesario buscar una fuente de financiación y que
justamente una de las formas era la de depositar en el banco el dinero recaudado,
para que acumule réditos y sirva de base para un posterior préstamo pro local propio.

El Sr. Fernando Rivera expresó que la idea del Sr. Escalante era loable, pero que más
efectivo era depositarlo en una Financiera porque se obtienen mejores intereses y si se
desea un préstamo, éste se logra a la brevedad posible.

Por votación, la mayoría aprobó el planteamiento del Sr. Rivera.

El Sr. Manuel Rubio dijo que, teniendo en cuenta el alza constante de los costos, era
necesario desde ya formar una comisión encargada de los estudios técnico-financieros
para que en un plazo de veinte días presente un proyecto de compra de terreno.

En forma unánime, el planteamiento fue respaldad y la comisión quedó integrada por


tres personas: Presidente, Ing. Angel Tapia Merino; miembros, Dr. Miguel Meza y Sr.
Manuel Rubio.

CIERRE DEL ACTA:

No habiendo otros asuntos que tratar, el Sr. Presidente levantó la sesión a las 11:00
p.m. Firmaron todos los concurrentes.

(Firmas)

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ACTA QUE CONSIGNA EL CONVENIO COLECTIVO ENTRE EL SINDICATO DE


OBREROS DE RAY–O–VAC DEL PERÚ Y RAY-O-VAC INTERNACIONAL
CORPORATION, PARA EL PERIODO 1999-2000

En la ciudad de Lima, el 4 de enero de 1999, en el Jr. Ancash 345, reunidos en Trato


Directo de una parte el Sindicato de Obreros RAY-O-VAC del Perú, debidamente
representado por los señores dirigentes: Melecio Hinostroza, Luis Medina y Oscar
Guillén; y de la otra parte la empresa representada por su apoderado Dr. Andrés
Aramburu y Dr. Héctor Bernard, acordaron cinco puntos en los términos y condiciones
siguientes: _____________________________________________________________

PRIMERO: La Empresa concederá una bonificación por concepto de especialidad a los


trabajadores obreros del orden del 5% (cinco por ciento) sobre su jornal.___________

SEGUNDO: La Empresa aumenta las gratificaciones de julio y diciembre a 15 jornales


básicos en cada fecha. ___________________________________________________

TERCERO: La asignación escolar fue fijada en S/. 500.00, una vez al año, por cada
hijo en edad escolar. Para recibir esta asignación el trabajador deberá acreditar la
escolaridad respectiva.____________________________________________________

CUARTO: La empresa acepta aumentar a S/. 3,000.00 la ayuda económica en caso de


fallecimiento de un trabajador, suma que será entregada a sus beneficiarios
legales.________________________________________________________________

QUINTO: Los trabajadores no podrán gozar de permiso durante la jornada de trabajo,


salvo por razones de enfermedades ________________________________________

Los acuerdos rigen a partir de la fecha en que ambas partes firman al acta, en señal de
conformidad. Tres copias se remitirán al Ministerio de Trabajo para los efectos de
ley.___________________________________________________________________

POR EL SINDICATO

Firmas

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PRÁCTICA

ACTA

Elige un caso y redacta:

1. Acta de una sesión de aula.

2. Acta de una asamblea de estudiantes

3. Acta de fundación.

4. Acta de elecciones estudiantiles.

5. Acta de trato directo.

6. Acta de inspección.

3. JUEGO DE GESTIÓN

(Método de Simulación. “Business games”)

3.1 CONCEPTO

Dada una situación simulada de características dinámicas o cambiantes,


un grupo se organiza en 2 ó más equipos independientemente buscan
soluciones a dicha situación.

3.2 OBJETIVO

Ejercitar a los participantes en la adopción de soluciones sucesivas (y no


en una sola y única decisión) en torno a un modelo de actividad.

3.3 CARACTERÍSTICAS

• Se provoca una situación competitiva en la que cada grupo representa


una empresa o institución en competencia con otras en mismo
mercado o situación ambiental.

• La actividad de cada “empresa” o “institución” durante un período fijo


(ejemplo: Un trimestre) se reduce a una hora de duración entre cada
decisión.

• Como en el juego no pueden tenerse en cuenta todos los elementos de


la realidad, se admite cierto margen de datos o aspectos
convencionales.

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No. DE PARTICIPANTES
1 conductor, 2 ó más equipos de no menos de 10 participantes.

ORGANIZACIÓN

• Se prepara un folleto en el que se explica detalladamente la situación.


• Dicho folleto será distribuido a todos los participantes.
• Se prevé ambientes de trabajo para cada grupo, recursos audiovisuales
y equipos de apoyo que se juzguen necesarios.

DESARROLLO

• El conducto explica el mecanismo.


• Cada equipo se reúne aislado del resto.
• Transcurrido cierto lapso (mediodía aproximadamente) cada grupo
emite una decisión.
• Las decisiones son contrastadas por el coordinador, de lo que resulta
una situación nueva que se pone en consideración de los equipos para
que estos elaboren una nueva decisión, y así sucesivamente.
• En una reunión final el coordinador comenta el conjunto del juego.
Cada grupo explica su estrategia y táctica en relación a los resultados
que ha obtenido.

DURACIÓN
2 o más días

OBSERVACIONES
Se puede utilizar en actividades de capacitación.

4. PROYECTOS DE VISIÓN FUTURA

Ingeniería Creadora”, “Creative Engineering”.

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4.1 CONCEPTO

Un grupo pequeño se ingenia para elaborar un proyecto referido a una


hipotética o fantasiosa situación del futuro.

4.2 OBJETIVO

Estimular el desarrollo de la imaginación creadora de los miembros del


grupo, desvinculándolos de la realidad que los rodea.

4.3 CARACTERÍSTICAS

• Es informal.
• Permite liberarse de ideas preconcebidas y escaparse de la realidad.

No. PARTICIPANTES

1 coordinador, máximo 10 personas.

ORGANIZACIÓN

• Se precisa el proyecto por elaborarse.


• Se prepara la información necesaria.

DESARROLLO

• El coordinador explica la técnica y plantea el tema del proyecto.


• El grupo se divide en sub-grupos que desarrollan el proyecto
simultáneamente.
• Cada sub-grupo sustenta su proyecto ante el grupo grande con
intención de arribar a conclusiones comunes.

DURANCIÓN

Variable. Se establecen pausas si sobrepasa las 2 horas.

OBSERVACIONES

Utilizable en actividades de capacitación.

5. ESTUDIO DE CASOS

5.1 CONCEPTO

Un grupo estudia analítica y exhaustivamente una “caso”, con todos los


detalles, para extraer conclusiones.

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5.2 OBJETIVO

Analizar amplia y detalladamente una situación problema.

5.3 CARACTERÍSTICAS

Cada participante puede aportar una solución diferente de acuerdo con


sus conocimientos y experiencias.

No. PARTICIPANTES

1 Coordinador: de 15 a 20 participantes.

ORGANIZACIÓN

Redactar detalladamente el caso que debe ser analizado, el mismo que


será distribuido, a los participantes, para su estudio.

DESARROLLO

• El coordinador o quien él designe presenta el caso.


• El grupo lo analiza en base a las opiniones personales de los
participantes.
• El coordinador sintetiza las opiniones vertidas.
• El grupo trata de ponerse de acuerdo sobre la mejor solución.

DURACIÓN

120 minutos

OBSERVACIONES

Nótese el parecido con el Proceso incidente. Se usa actividades de


capacitación.

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CASO: HOME RADIO AND TELEVISION COMPANY

Robert Gates fundó una pequeña planta de fabricación de radios en Detroit en los años
1930. A partir de su reducido negocio se formó una de las compañías más grandes del
país, fabricantes de radios, televisores y productos similares. Hacia 1965, sus ventas se
aproximaban a 300 millones de dólares anuales, con 15,000 empleados y 10 plantas de
fabricación. Durante su crecimiento, el fundador había seguido siendo la fuerza activa,
imaginativa e impulsora de la compañía. En los primeros tiempos todos los
administradores y los trabajadores lo conocían y él podía llamar a cada uno de ellos
por su nombre de pila, de manera que aún después de que la compañía se había
vuelto bastante grande, las personas sentían que conocían al fundador y principal
ejecutivo, y este fuerte sentimiento de lealtad personal tenía mucho que ver con el
hecho de que la compañía no se había sindicalizado nunca.

Sin embargo conforme la compañía prosperaba y crecía, el Señor Gates se preocupaba


de que estaba perdiendo el espíritu de “compañía pequeña”. También le preocupaba
que las comunicaciones se estaban deteriorando, que en la compañía no se estaba
comprendiendo sus objetivos y filosofía, que estaba ocurriendo demasiada duplicación
a través de conocimientos deficientes respecto a lo que otras personas de la compañía
estaban haciendo, y como resultado, el desarrollo y la comercialización de nueve
productos estaban siendo afectados. Le preocupaba además estar perdiendo contacto
con las personas.

Para resolver el problema de la comunicación, contrató a un director de comunicación


que dependía de él. Entre los dos pusieron en operación todos los dispositivos de
comunicación que encontraron en uso en otras compañías; tableros de boletines en
todas las oficinas y plantas en el país; una publicación revitalizada de la compañía, que
comunicaba gran parte de las noticias de la compañía y del personal que afectaban a
todas las instalaciones; un “Libro de hechos de la Compañía” para cada uno de los
empleados, que proporcionaba información relevante acerca de la compañía; cartas
periódicas sobre reportes de utilidades; cursos pagados por la compañía para enseñar
técnicas de comunicación; reuniones mensuales de un día, en la casa matriz para los
100 ejecutivos principales; reuniones anuales de 3 días de los 1200 administradores de
todos los niveles en un centro vacacional; y una gran cantidad de comités especiales
para analizar los asuntos de la compañ
Después de mucho tiempo, muchos esfuerzos y muchos gastos el Sr. Gates se
desilusionó al encontrar que su problema de comunicación y su añoranza por una
compañía pequeña aún existían, y que los resultados de sus programas no parecían
importantes.

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PREGUNTAS

1. ¿Por qué cree usted que se desilusionó el Sr. Gates? ¿Tenía razones para sentirse
así?

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2. ¿Cuál considera que es el problema real de comunicación en la compañía?

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3. ¿Qué sugeriría usted para mejorar la comunicación en la empresa?

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4. Explique tres barreras de la comunicación que están presentes en el caso.

a) ...............................................................................................................

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b) ..............................................................................................................

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c) ..............................................................................................................

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5. ¿Cree usted que la compañía no tuvo presente las funciones de la comunicación?


A su parecer, ¿cuál o cuáles de las funciones fueron ignoradas por los
empleados?

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6. ¿Cuál de los tres flujos de información fue el que primó en la compañía? ¿Por
qué?

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7. Precise los elementos del propósito de la comunicación, tanto los que forman
parte de la empresa como los que integran el medio ambiente externo.

Empresa

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Medio ambiente externo

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8. ¿Cuál de los tipos de redes, centralizadas o descentralizadas, primó en la


compañía? Considerando la que elija, explique la clase que se desarrolló y
grafíquela.

Redes: ...........................................................................................................

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Clase: ............................................................................................................

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Gráfico:

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9. ¿Estaba el Sr. Gates en lo correcto cuando pensaba que la comunicación


resolvería su deseo de mantener el espíritu de “compañía pequeña”?

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