ENSAYO AA3 DISEÑO CURRICULAR: DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001 (2136193)

JORGE ARLEY FLORIAN BUITRAGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - NTC
ISO 9001
2020
ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización

tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier
formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los
sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la
organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se
identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa(registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La
información documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento,
trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario
realizar las operaciones descritas a continuación deforma general.

La evaluación de la información documentada de un sistema de gestión de calidad, cumple una

importancia muy alta en índices que lleva a cabo los resultados que derivan dentro de la
organización o empresa, trata de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo
organizado, todo correcto para cuando llegue el momento de algo que se concluye, y de esta
manera se pueda tener prueba de todo lo implementado dentro de la empresa. Así, podemos
decir, que la evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes
dentro de un sistema de gestión de calidad. Podemos decir que la documentación de una empresa
constituye su capital intelectual, es decir el saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por
cuanto de no preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría
perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema
de gestión de calidad, entre ellas podemos destacarla estandarización de los procesos ya que para
que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se
asegura que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se
hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación
que se debe mantener para lograr los resultados esperados. Por cuanto la planificación
organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos importantes
como lo son las acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las
personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la
documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema. Con el
control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que son un tipo
especial de documento, ya que básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización
de determinadas actividades, porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión
realizada. Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una
empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios de
auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos
tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o
debilidades del sistema.