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1. OBJETIVO.
Definir los lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES.
Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado
de una fase o etapa de un proceso o procedimiento o trámite
Adopción: Admisión o aceptación del documento mediante acto administrativo.
Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede
incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.
Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos,
diagramas, guías u otros documentos relacionados.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Caracterización de proceso: Se refiere a la identificación, personalización y
descripción de las características más importantes de un proceso y/o subproceso tales
como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes,
Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. La circular externa da a conocer
a los clientes externos del Ministerio del Interior, productos, servicios u otras
informaciones, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a
conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones,
órdenes y asuntos de carácter administrativo.
Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo favorable o
desfavorable sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa
Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de
Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que controla los cambios realizados en dicho
documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la descripción del
cambio y la nueva versión del documento.
Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados
que facilitan la comprensión del mismo.
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Código: SI-G-01
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
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1
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá:
ICONTEC, 2009. p. 32. (NTCGP 1000)
2
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación
del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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3
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pág. 33,(NTCGP
1000:2009)
4
Ibíd, p. 34
5
Ibíd. p. 34
6
Ibíd. p. 34
7
Ibíd. p. 34
8
Ibíd. P. 35
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
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4. NORMATIVIDAD.
4.1. LEYES
Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de
Archivo y otras disposiciones.
4.2. DECRETOS
Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica
y las funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del
Interior.
4.3. OTROS
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de
Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía
Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO: 10013
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008
Circular interna CIR14-030 del 16 Julio del 2014 Implementación de la estrategia
institucional de cero papel uso apropiado y racional de impresoras, papel e insumos
de oficina.
5. DESARROLLO.
La estructura organizacional del Ministerio del Interior, está conformada por el Despacho del
Ministro y sus oficinas, los despachos de los Viceministros y sus Direcciones y
Subdirecciones y la Secretaría General y sus correspondientes Subdirecciones, de acuerdo
con el siguiente organigrama:
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del
Interior está compuesta por un primer grupo de documentos internos que explican,
describen y establecen lineamientos y orientaciones para la operación de los procesos de la
entidad y por un segundo grupo de documentos externos, compuestos por normas,
manuales, circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan, orientan y
permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
DOCUMENTOS EXTERNOS
DOCUMENTOS INTERNOS
5.2 Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del Sistema Integrado
de Gestión Institucional
5.2.1 Estructura: La presentación de los documentos del sistema de gestión debe permitir
uniformidad, a excepción de los formatos específicos que se ajustan a los
requerimientos necesarios de información de cada proceso.
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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5.2.4 La redacción del texto: debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe
presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando
corresponda al lenguaje común de uso técnico y sin errores ortográficos.
5.2.6 Márgenes. Los márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los siguientes:
Cuando se requiera imprimir formatos en papel tamaño oficio pueden utilizarse los
siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm y derecha 1 cm).
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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5.2.7. Ubicación: Todo documento que se requiera para la operación de los procesos de la
entidad y que deba ser utilizado a través del SIGOB debe previamente cumplir con
los lineamientos establecidos en esta guía y el procedimiento ¨Control de
Documentos” respectivamente. La ubicación de las plantillas en el SIGOB para la
elaboración de memorandos, oficios, conceptos, certificaciones, circulares y otros
documentos que se requieran para la operación de los procesos, es responsabilidad
de la Oficina de Información Pública del Interior – Grupo de Sistemas, quien solo
podrá desarrollar dicha tarea una vez el formato o plantilla se encuentre aprobada(o)
y publicada(o) en la página Web – www.mininterior.gov.co// Link
Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional. El
Grupo de Mejoramiento Continuo - Oficina Asesora de Planeación comunicará los
cambios efectuados en la documentación del sistema a fin de mantener informado a
los diferentes usuarios de los mismos.
5.2.8.1 Modelo de encabezado: El modelo genérico de encabezado para las actas, listas
de asistentes, caracterizaciones de procesos, procedimientos, instructivos,
protocolos, guías y formatos y otros documentos similares, está formado por tres
(3) cuadrantes, el primero incluye el logo de la entidad, el segundo incluye el
nombre del tipo de documento e inmediatamente debajo de éste el nombre del
documento, el tercer cuadrante incluye código, versión y vigente desde, su
estructura es la siguiente:
Encabezado Vertical
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Encabezado Horizontal
B Código: D
NOMBRE DEL TIPO DE Versión:
DOCUMENTO E
A C NOMBRE DEL DOCUMENTO Vigente desde:
F
Encabezado Vertical
A
B
Encabezado Horizontal
A B
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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5.2.9 PIE DE PAGINA La paginación de los documentos tanto vertical como horizontal
señalados por esta guía, se incluye en la parte inferior derecha de la hoja, dentro del
pie de página, utilizando el formato (página X de Y). Adicionalmente en el pie de
página se incluye la información relacionada con la dirección de la sede de
correspondencia, conmutador, dirección del sitio web, servicio al ciudadano, línea
gratuita y los datos del lugar de emisión del documento.
Los logos de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar
en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres,
página web e intranet, entre otros usos, siempre que no contravenga las disposiciones y
reglamentos del respectivo organismo certificador.
La entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en sus procesos,
productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o
beneficiarios de los servicios que presta la entidad.
Los logos y Certificados de Calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la
página web e intranet de la entidad, para su visibilidad.
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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5.3 Formatos para la operación y elaboración de los documentos que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Encabezado
Cuerpo
Píe de página
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Ubicación web
El formato para documentación de las actas debe consultarse en la página WEB de la
entidad formato anexo 1 http://www.mininterior.gov.co – Link Ministerio/Información
institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional.
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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el Validador de la Lista de Asistentes, que para sus efectos es la persona encargada del
registro del formato.
Registro de Tabla de Retención Documental, este incluye el código de la serie,
subserie donde ha de archivarse o conservarse la lista de asistentes.
Ubicación web
El formato para elaboración de la lista de asistentes debe consultarse en la página WEB de
la entidad formato anexo 2 http://www.mininterior.gov.co - Link Ministerio/Información
institucional /Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Encabezado
Cuerpo
Píe de
página
Líder: en esta casilla se incluye el(os) nombre(s) del cargo de quien lidera el proceso o
subproceso.
Política del proceso o subproceso, aquí se incluye la política de operación del proceso
o subproceso, ésta se constituye en una intención o pauta de acción que orienta el logro
del objetivo del proceso o subproceso, al igual que sus parámetros de cumplimiento. Por
tanto, las políticas de operación deben establecerse en términos de elementos y
acciones que concuerden con las metas planificadas en el desempeño de los procesos,
como respaldo de los mismos, siendo a su vez concreta y clara. Ejemplo:
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espera recibirla, así: suponiendo que la salida 1 deba recibirla el cliente XYZ, en la
columna cliente se incluye la expresión XYZ + el numero de salida entre paréntesis, la
expresión completa queda así “XYZ (1)”
Clientes, los clientes se constituyen en los otros procesos, subprocesos, entidades,
roles o empresas que reciben los productos y/o servicios que arroja la operación del
mismo.
Nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, informe
de ley, etc.)
La segunda y tercera dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y
autorización respectivamente.
La cuarta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención
documental (ejemplo: TRD: Dependencia “Oficina Asesora de Planeación - 0110”,
Serie/subserie, “Informes - 01”, Subserie “Informes de Gestión 01”, código “0110.01.01-
Informes de gestión).
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El cuadro de Administración del riesgo, enuncia que los Los riesgos del proceso se
relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página
Web www.mininterior.gov.co. Link Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado
de Gestión Institucional.
En el cuadro control de cambios, contiene (3) tres columnas de la siguiente forma:
Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:
La fecha, corresponde a la nueva fecha de elaboración del documento modificado.
Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada.
Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado
(02, 03…).
Al final de la caracterización se incluye lo siguiente.
Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento
de caracterización del proceso o subproceso, consultar el “Procedimiento Control de
Documentos”.
Registro de Tabla de Retención Documental (TRD:), incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el documento de caracterización.
Ubicación web
Para elaborar la caracterización de procesos se utiliza el formato caracterización de procesos anexo
No. 3,http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional /Sistema
Integrado de Gestión Institucional.
5.3.4. Procedimientos: existen tres (3) formas o plantillas para documentar los
procedimientos, las cuales se indican a continuación:
Tipos de
Formatos
para Elaborar
un
Procedimient
o
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Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el procedimiento, éste debe ser
claro, preciso y mensurable, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un
sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:
Alcance, límites del procedimiento, es decir donde inicia y donde termina la ejecución del
mismo,
Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el
documento, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté
relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a
conocer.
Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación
compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de
forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones
Normatividad.
CONSTITUCION
LEYES
DECRETOS
RESOLUCIONES
OTROS
Desarrollo, en el desarrollo se puede incluir inicialmente una contextualización o
generalidades del procedimiento y luego desglosar de manera secuencial y lógica las
actividades y tareas que describen el proceso o parte de éste. Ver cada uno de los formatos
previstos para el efecto.
Registros, los registros se constituyen en documentos que contienen las actividades
realizadas en desarrollo del procedimiento, éstos son inmodificables.
Información, este ítem está compuesto por cuatro (4) columnas:
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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INFORMACIÓN
RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN
GENERADA
A B C D
A B C D
A. Sistema de información, aquí se enuncian los sistemas de información que
complementan el desarrollo del procedimiento.
B. Descripción, en esta casilla se describen brevemente las Características del sistema de
información que se desarrolla dentro del procedimiento.
C. Responsable en esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la
administración u operación del sistema de información o en su defecto el enunciado
“funcionario designado”.
D. Ubicación, se refiere al sitio físico, electrónico, magnético o ambiente en el que se
encuentra el sistema de información.
Anexos, los anexos corresponden a los formatos o plantillas utilizados en la ejecución del
procedimiento.
Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:
A B C
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Ubicación web
Los formatos para documentar las actividades de un proceso y/o subproceso mediante
procedimientos se pueden consultar en la página WEB de la entidad:
http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de
Gestión Institucional..
5.3.5 Formato Guías
C
D
Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a
continuación:
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GUÍA
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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Encabezado
Cuerpo
Píe de página
Alcance, el alcance de la guía estará determinado por los temas que incluye y las partes
involucradas en su aplicación.
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GUÍA
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS Vigente desde:
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A B C
A. La fecha, corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del
documento.
B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
documento.
C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado
(01, 02, n).
Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la guía, consultar
el “Procedimiento Control de Documentos”,
Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse la guía.
Ubicación web
El formato para documentación de guías se puede consultar en la página WEB de la entidad anexo 7
http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
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5.3.6. Protocolos
C D
Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a
continuación:
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LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
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Encabezado
Cuerpo
Píe de página
Alcance, el alcance del protocolo estará determinado por los temas, actos o celebraciones
que se incluyan por las partes involucradas en su diseño y aplicación.
Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el
protocolo
Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación
compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de
forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones.
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Normatividad
COSTITUCION
LEYES
DECRETOS
RESOLUCIONES
OTROS
(Dentro de este numeral si no aplica alguno se debe eliminar)
A B C
Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del protocolo, ver
lineamientos en el “Procedimiento Control de Documentos”,
Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el protocolo.
Ubicación web
El formato para documentación de protocolo se puede consultar en la página WEB de la entidad
anexo 8 http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional /Sistema
Integrado de Gestión Institucional.
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Encabezado
Cuerpo
Píe de página
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MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS Vigente desde:
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A B C
Firma de los responsables aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del instructivo,
consultar “Procedimiento Control de Documentos”,
Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el instructivo.
Ubicación web
El formato para documentación de instructivos se puede consultar en la página WEB de la entidad
formato anexo 9 http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional
/Sistema Integrado de Gestión Institucional.
5.3.8 Plantillas Memorandos internos, Oficios, Conceptos Técnicos, Jurídicos y
certificaciones.
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Encabezado
Cuerpo
Píe de página
Encabezado
Cuerpo
Píe de página
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Encabezado
Cuerpo
Píe de página
Cuerpo
Píe de página
Encabezado
Cuerpo
Píe de página
Ubicación web
Las plantillas para la documentación de las circulares externas e internas deben consultarse
en la página plantilla circular Interna anexo 14, plantilla circular externa anexo 15
http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional /Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
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5.3.10. Certificaciones
Encabezado
Cuerpo
Píe de página
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MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
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_ 16/12/2014
Cuerpo
Píe de
Página
5.3.12.2 Horizontal Excel
Encabezado
Cuerpo
Píe de
Página
Página 35 de44
Código: SI-G-01
GUÍA
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS Vigente desde:
_ 16/12/2014
Vertical Excel
Encabezado
Cuerpo
Píe de
Página
El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos,
procedimientos y guías, es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta,
siguiendo los lineamientos definidos en este procedimiento como pauta de los elementos y
formas mínimas a seguir en la realización de documentos adicionales y contemplados de
manera particular por el usuario, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros
formatos definida por el usuario, debe incluir:
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GUÍA
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
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Fuente: Manual de Visualización. Sistema Gráfico, Gobierno de la Republica, Ministerio del Interior
Ubicación web
El documento para presentaciones en Power Point debe consultarse en la página WEB de
la entidad anexo 20 http://www.mininterior.gov.co Link Ministerio/Información institucional
/Sistema Integrado de Gestión Institucional.
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Sobres9: el objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar
que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el
mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra tipo Arial 12,
centrado, donde se debe registrar el nombre completo del destinatario, como aparece en la
siguiente figura:
Doctor
Ignacio Ramos Sánchez
Gerente General
Petróleos de Colombia
S.A.
Carrera 31 No. 49 A 25
Espacio opcional para BOGOTA, D.C.
registrar como
CONFIDENCIAL
URGENTE, entre otras.
Fuente: Manual de Visualización. Sistema Gráfico, Gobierno de la Republica, Ministerio del Interior
9
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Guía para la elaboración de sobre comerciales.
Bogotá: ICONTEC, 1996. P. 1 (NTC 3369)
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GUÍA
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Para codificar las caracterizaciones de procesos se procede de la siguiente manera: se inicia con dos
(2) letras que indican el código del proceso, separadas por un guión, seguido de la letra C, que indica
que es una caracterización, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
SI-C
SI C
Código Caracterización de
Proceso procesos
Si existe lugar a un subproceso, se sigue con un guión y de los dos caracteres o letras que identifican el
subproceso, como se indica a continuación:
SI-C-AS
SI C AS
Código Caracterización de Código de
Proceso procesos Subproceso
Para codificar los procedimientos se procede de la siguiente manera: se inicia de igual forma con el
código de proceso relacionado con el procedimiento a codificar, separado por un guión, se continua con
el código del subproceso, cuando aplique, se separa por un guión, seguido de la letra P, separado por
un guión y se culmina con el consecutivo del procedimiento, tal como se muestra en el siguiente
ejemplo:
SI-AS-P-01
SI AS P 01
Código del Código Sub Procedimiento Consecutivo
Proceso Proceso
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Código: SI-G-01
GUÍA
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
Versión: 08
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS Vigente desde:
_ 16/12/2014
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de procedimiento y el
respectivo consecutivo:
SI-P-01
SI P 01
Código del Procedimiento Consecutivo
Proceso
5.4.4 Codificación para los instructivos.
Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea.
Para codificar los instructivos se procede de la siguiente manera: se inicia con el código del proceso,
guión, seguido del código del subproceso, si aplica, seguido de la letra P y consecutivo del
procedimiento, se continúa con la letra (I) y se culmina con el consecutivo del Instructivo, como se
muestra a continuación:
SI-AS-P-01-I-01
SI AS P-01 I 01
Código del Código Consecutivo Instructivo Consecutivo
Proceso Sub Proceso Procedimiento
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del
procedimiento y los demás códigos mencionados:
SI-P-01-I-01
SI P-01 I 01
Código del Consecutivo Instructivo Consecutivo
Proceso Procedimiento
Las Guías contienen lineamientos y orientaciones. Para codificar las guías se procede de la siguiente
manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, cuando aplique, se
continúa con la letra (G) que hace relación al tipo de documento “Guía” y su respectivo consecutivo,
como se muestra a continuación:
SI-AS-G-01
SI AS G 01
Código del Código Guía Consecutivo
Proceso Sub Proceso
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo
consecutivo:
SI-G-01
SI G 01
Código del Guía Consecutivo
Proceso
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SI-AS-G-01-F-01
SI AS G 01 F-01
Código del Código Guía Consecutivo Formato
Proceso Sub Proceso
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo
consecutivo y caracteres de formato:
SI-G-01-F-01
SI G 01 F-01
Código del Guía Consecutivo Formato
Proceso
Para codificar los protocolos se procede de la siguiente manera: se utiliza el código del proceso,
seguido del código del subproceso, cuando aplique, se continúa con las letras (PR) que hace relación al
tipo de documento “PROTOCOLO” y su respectivo consecutivo, como se muestra a continuación:
SI-AS-PR-01
SI AS PR 01
Código del Código Protocolo Consecutivo
Proceso Sub Proceso
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del protocolo y el
respectivo consecutivo:
SI-PR-01
SI PR 01
Código del Protocolo Consecutivo
Proceso
Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número
consecutivo que corresponda. Para codificar los formatos se procede de la siguiente manera: se utiliza
el código del proceso, seguido del código del subproceso, el código del procedimiento, más el
consecutivo al que pertenece, ya que cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento y el
carácter (F) de formato, y un numeral como consecutivo asignado, con separación de guiones entre
cada uno de los códigos (exceptuando entre formato y consecutivo) como se muestra a continuación:
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SI-AS-P-01-F-01
SI AS P-01 F 01
Código del Código Sub Procedimiento- Formato Consecutivo
Proceso Proceso Consecutivo
Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del
procedimiento y los demás códigos mencionados:
SI-P-01-F-01
SI P-01 F 01
Código del Procedimiento- Formato Consecutivo
Proceso Consecutivo
6. ANEXOS.
8. CONTROL DE CAMBIOS.
FECHA CAMBIO VERSIÓN
24/05/2010 Se modifica totalmente el procedimiento elaboración y
control de documentos versión 02 del 18/06/2009, el cual 01
se constituye en la guía “Lineamientos para la elaboración
y/o modificación de documentos”
08/03/2011 Se modificaron los siguientes anexos: Anexo 14. Circular
Interna; Anexo 15. Circular Externa; Anexo 12. Formato
Oficio; Anexo 11. Formato para memorando; Anexo 19.
Oficio Dirección del Riesgo; Anexo 18. Oficio Dirección 02
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“Archivar en”: 1103.47.04 Procesos y Procedimiento Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
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