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PRÁCTICA PROFESIONAL ICBF

PRÁCTICA PROFESIONAL

Informe final de intervención y práctica

Yesica Marcela Sánchez Tobón

Código

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

Centro de egresados, empleabilidad y prácticas – CEEP

Pereira, Risaralda

Junio de 2019
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Agradecimiento

Gracias a mi universidad, gracias por haberme permitido fórmame y

en ella, gracias a todas las personas que fueron participes de este
proceso, ya sea de manera directa o indirecta, gracias a todas las
personas que facilitaron la presente práctica, ustedes fueron ustedes
los responsables de realizar su pequeño aporte, que se verá reflejado
en la culminación de mi paso por la universidad. Gracias a mis
padres, que fueron mis mayores promotores durante este proceso,
gracias a Dios, que fue mi principal apoyo y motivador para cada día
continuar sin tirar la toalla.

Este es un momento muy especial que espero perdure en el tiempo,

no solo en la mente de las personas a quienes agradecí, sino también
a quienes invirtieron su tiempo para echarle una mirada a mi
proyecto de tesis; a ellos asimismo les agradezco con todo mi ser.
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Tabla de contenido

Resumen……………………………………………………… 4

Introducción…………………………………………………… 6

Problema……………………………………………………….. 6

Capítulo I. Caracterización…………………………………… 8

Capítulo II. Diagnóstico………………………………………. 11

Capítulo III. Objetivos……………………………………….. 12

Capítulo VI. Justificación……………………………………. 13

Capítulo V. Referente teórico……………………………….. 14

Capítulo VI. Mejora…………………………………………. 15

Capítulo VII. Propuesta…………………………………….. 16

Capítulo VIII. Conclusiones………………………………… 17

Capítulo IX. Recomendaciones……………………………… 19

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Resumen

El presente informe da cuenta de las actividades desarrolladas para el cumplimiento de

la práctica profesional en el pregrado de Administración que sólo resta del cumplimiento de
este requisito para cumplir con las obligaciones académicas y de práctica profesional
exigidas por el centro universitario.

En este proceso de desarrolló el apoyo administrativo en el área de almacén para la

organización de la información preliminar de las compras de bienes para primera infancia
realizadas por intermedio de operadores de este servicio y generar un producto inicial en
Excel para facilitar el ingreso al aplicativo SEVEN- RP, y apoyo al grupo administrativo en
las actividades logísticas.

La organización enfrenta estacionalidades fuertes en las actividades de gestión de bienes

y servicios de acuerdo con los programas o proyectos por ejecutar, en ejecución o
pendientes por contratar, la disponibilidad de personal contratista, los periodos vacacionales
del personal o incluso la época del año. Esta situación genera represamiento en algunos
procesos y desfases entre la información disponibles sobre el departamento y la situación
real del mismo.

La anterior situación genera problemas como desfases de información en la gestión de

servicios y bienes necesarios para el buen desarrollo de las actividades misionales, el
retraso en entrega de informes, reprocesos, etc.

En resumen, es una importante práctica profesional pues mezcla la atención a las

comunidades y la sistematización de cientos de actividades propias de la institución
encargada de gestionar los derechos de la infancia, la juventud y la tercera edad.

Abstrac

This report gives an account of the activities developed for the fulfillment of the
professional practice in the undergraduate program of Administration that only remains of
the fulfillment of this requirement to fulfill the academic and professional practice
obligations demanded by the university center.
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In this process, the administrative support was developed in the warehouse area for the
organization of the preliminary information on purchases of goods for early childhood
made through operators of this service and to generate an initial product in Excel to
facilitate entry into the SEVEN application. - RP, and support to the administrative group in
logistics activities.

The organization faces strong seasonal activities in the management of goods and
services according to the programs or projects to be executed, in execution or pending to be
contracted, the availability of contractor personnel, the vacation periods of the personnel or
even the time of year. This situation generates repression in some processes and
mismatches between the information available about the department and the real situation
of the same.

The previous situation generates problems such as information gaps in the management
of services and goods necessary for the proper development of mission activities, the delay
in delivery of reports, reprocessing, etc.

In summary, it is an important professional practice because it mixes the attention to the

communities and the systematization of hundreds of activities specific to the institution
responsible for managing the rights of children, youth and the elderly.
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Introducción

El diseño de un sistema de información para cualquier tipo de organización ha de

permitir ofrecer a sus usuarios la posibilidad de desarrollar una actuación eficaz y eficiente.

En este miso orden de ideas, la eficacia supone poner en relación con la entidad con su
entorno, siendo la principal responsable de que ésta alcance con éxito el futuro. La
eficiencia hace referencia al desarrollo apropiado de la actuación operativa en el ámbito
interno, a partir de una combinación y uso adecuado de los recursos disponibles.

En esta práctica profesional se analiza cómo debe afectar este tipo de problemática a las
instituciones del Estado, sirviéndose para ello realizar un conjunto específico de
actividades, lo que va a permitir ejemplificar el camino a seguir. Para ello se ha optado por
implementar el sistema de información mediante una herramienta capaz de superar con
garantías de éxito la prueba del análisis coste-beneficio en este tipo de empresas. Este es la
aplicación: SEVEN- RP.

Descripción de la necesidad, problema

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF- en su sede principal en la ciudad

de Pereira desarrolla labores de gestión y apoyo a la labor de su personal y de los Centros
Zonales ubicados en distintos municipios de la geografía del departamento de Risaralda.

Para esta labor, el ICBF cuanta con grupo administrativo al que pertenece el almacén y
por intermedio de quien se generan los ingresos de bienes al aplicativo SEVEN –RP-
producto de los contratos de aporte realizados con los distintos operadores de servicio a
primera infancia del departamento de Risaralda.

a. Auxiliar Administrativa –con funciones de almacenista-.

b. Auxiliar Administrativa –encargada de inventarios-.

La organización enfrenta estacionalidades fuertes en las actividades de gestión de bienes

y servicios de acuerdo con los programas o proyectos por ejecutar, en ejecución o
pendientes por contratar, la disponibilidad de personal contratista, los periodos vacacionales
del personal o incluso la época del año. Esta situación genera represamiento en algunos
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procesos y desfases entre la información disponibles sobre el departamento y la situación

real del mismo.

La anterior situación genera problemas como desfases de información en la gestión de

servicios y bienes necesarios para el buen desarrollo de las actividades misionales, el
retraso en entrega de informes, reprocesos, etc.

El ICBF seccional Risaralda requiere el desarrollo de actividades de asistencia y apoyo

administrativo para la actualización de información en su aplicativo SEVEN –RP, con
información preliminar producto de los contratos de aporte que producirá el pasante
universitario sobre los bienes adquiridos por parte de operadores de servicios de primera
infancia en el departamento de Risaralda y el apoyo logístico para el adecuado
funcionamiento del área y sus propósitos.
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CAPITULO 1- CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL CAMPO DE PRÁCTICA

Nombre de la organización y forma jurídica
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – Regional Risaralda.
Objeto social y económico del campo de práctica
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público
descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio
adscrito al Ministerio de Salud. Su domicilio legal será la ciudad de Bogotá y tendrá
facultad para organizar dependencias en todo el territorio nacional.

Filosofía empresarial (Misión, Visión, Valores)

Misión
Promover el desarrollo y la protección integral de los niños, niñas y adolescentes,
fortaleciendo las capacidades de las familias como entrarnos protectores y principales
agentes de transformación social.
Visión
Lideramos la construcción de un país en el que los niños, niñas y adolescentes se
desarrollen en condiciones de equidad y libres de violencias.

Objetivos
 Garantizar intervenciones pertinentes y de calidad, dirigidas a los niños, niñas y
adolescentes, fortaleciendo el componente de familia bajo un enfoque diferencial y
territorial.
 Gestionar recursos financieros adicionales y optimizar su uso para maximizar el
impacto.
 Liderar la gestión del conocimiento en políticas de niñez y familias consolidando al
ICBF como referente en América Latina.
 Fortalecer una cultura organizacional basada en el servicio, la comunicación
efectiva, la innovación, el control, la mejora continua y el desarrollo del talento
humano.
 Prevenir los impactos ambientales generados por nuestra actividad.
 Brindar condiciones de seguridad y salud en el ICBF.
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 Fortalecer la gestión, seguridad y privacidad de la información y los entornos donde

es tratada, gestionada, administrada y custodiada.
Valores
 Compromiso

 Confianza

 Honestidad

 Servicio

 Respeto

 Solidaridad

Principios
 Trascenderse a sí mismo frente al interés superior de los niños y niñas, priorizando
su voz.
 amor por las familias y comunidades.
 Somos disciplinados en todo lo que hacemos.
 Damos más del 100%, innovamos y compartimos el conocimiento.
 Actuamos con patriotismo y no aceptamos lo inaceptable.
 Trabajamos con alegría y respetamos la voz de los demás
 Vivimos una vida equilibrada.

Descripción de la actividad económica del campo de práctica

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, es la entidad del estado
colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la
niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención
especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus
derechos, llegando a más de 8 millones de colombianos con sus programas, estrategias y
servicios de atención con 33 sedes regionales y 213 centros zonales en todo el país.
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Descripción del área de mercado

ICBF Regional Risaralda conformada por su Sede Principal en Pereira y sus cinco
Centro Zonales ubicados en Pereira, Santa Rosa de Cabal, Dosquebradas, la Virginia y
Belén de Umbría, con infraestructuras tanto propias como en arrendamiento, donde su
actividad principal es brindar atención integral a Niños, Niñas, Adolescentes y Familias
Colombianas, éstas como su población objeto y cuenta con 202 Servidores Públicos y 80
contratistas.
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CAPITULO II. DIAGNOSTICO

Diagnóstico situacional del campo de práctica y del área de práctica.
El impacto negativo que genera la alta rotación, entendida ésta como aquellos cambios
de personal derivada de despidos masivos o continuos que obedecen a situaciones como
nombramientos de nueva administración o dirección, contratación mediante empresas
temporales o mediante contratación en la modalidad de prestación de servicios, falta de
idoneidad y capacidad profesional del personal contratado para los cargos que ocupan y
finalmente los despidos que obedecen a necesidades o requerimientos políticos, en las
entidades privadas de Colombia.

Para entender claramente este aspecto, es necesario conocer el origen, su desarrollo y

aplicación en el fondo de las entidades.

De esta forma se podrá identificar el cómo y por qué la rotación se convierte en un

riesgo no solo operacional sino también reputacional y en ocasiones puede derivarse en el
cierre y liquidación de una empresa.

Finalmente, es necesario recalcar la importancia del recurso humano en las empresas del
Estado, aspecto que permite a esta investigación presentar una alternativa como solución a
situaciones negativas en productividad y riesgos empresariales.

En la seccional de Risaralda el ICBF enfrenta estacionalidades fuertes en las actividades

de gestión de bienes y servicios de acuerdo con los programas o proyectos por ejecutar, en
ejecución o pendientes por contratar, la disponibilidad de personal contratista, los periodos
vacacionales del personal o incluso la época del año. Esta situación genera represamiento
en algunos procesos y desfases entre la información disponibles sobre el departamento y la
situación real del mismo.

La anterior situación genera problemas como desfases de información en la gestión de

servicios y bienes necesarios para el buen desarrollo de las actividades misionales, el
retraso en entrega de informes, reprocesos, etc.
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PRÁCTICA PROFESIONAL ICBF

Planteamiento de la necesidad, problema u oportunidad.

La organización enfrenta estacionalidades fuertes en las actividades de gestión de bienes
y servicios de acuerdo con los programas o proyectos por ejecutar, en ejecución o
pendientes por contratar, la disponibilidad de personal contratista, los periodos vacacionales
del personal o incluso la época del año. Esta situación genera represamiento en algunos
procesos y desfases entre la información disponibles sobre el departamento y la situación
real del mismo.

La anterior situación genera problemas como desfases de información en la gestión de

servicios y bienes necesarios para el buen desarrollo de las actividades misionales, el
retraso en entrega de informes, reprocesos, etc.

El ICBF seccional Risaralda requiere el desarrollo de actividades de asistencia y apoyo

administrativo para la actualización de información en su aplicativo SEVEN –RP, con
información preliminar producto de los contratos de aporte que producirá el pasante
universitario sobre los bienes adquiridos por parte de operadores de servicios de primera
infancia en el departamento de Risaralda y el apoyo logístico para el adecuado
funcionamiento del área y sus propósitos.

CAPITULO III. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

Objetivo General

Apoyar las labores del grupo administrativo del ICBF por medio del almacén para la
organización de la información preliminar de compras de bienes adquiridos a través de
contratos de aporte de operadores de primera infancia mediante producto intermedio para
su posterior ingreso al aplicativo SEVEN- RP por parte del almacenista, y apoyo al grupo
administrativo en las actividades logísticas relacionadas en el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar –ICBF- Seccional Risaralda.

Objetivos Específicos

1. Sistematizar información relacionada con los inventarios de bienes de operadores de

servicio de primera infancia del ICBF seccional Risaralda.
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2. Desarrollar actividades logísticas de apoyo a la gestión del almacén del ICBF

seccional Risaralda tendientes a facilitar y actualizar procesos a cargo.
3. Apoyar en labores auxiliares en el área administrativa.
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CAPITULO IV. JUSTIFICACIÓN

La rotación del personal técnico de este tipo de instituciones justifica el estudio de una
de ellas para determinar si la inversión realizada en contratación, capacitación, certificación
de trabajo especializado, abandono del cargo sin la debida devolución de herramienta y
otros rubros, representan un modelo de empleabilidad rentable y eficiente, o si por el
contrario este presupuesto debería ser empleado en mitigar las condiciones de los
empleados, y así disminuir la mencionada rotación del personal técnico. Este último, es el
objetivo justificado de la presente práctica; cuantificar los costos incurridos en el personal
que prematuramente abandona la institución y analizar un escenario hipotético en el que
este dinero fuera destinado a disminuir la rotación del personal técnico para luego comparar
ambos escenarios financieramente, así mismo comparar si una redefinición de funciones
reduce los impactos por la ausencia del recurso humano y la eficiente prestación de
servicios en el ICBF.

La consecuencia de cambiar las formas organizacionales y el uso de los productos y

resultados en el gobierno es que las políticas de gestión del talento humano se justifican
cada vez más por los resultados alcanzados, o por alcanzar, que simplemente por la
eficiencia o por la regla de conformidad.

Los programas diseñados para reclutar y desarrollar el talento necesitan ser evaluados
frente al talento que logran atraer y desarrollar.

Igualmente, las iniciativas para reducir la corrupción y los comportamientos poco éticos
tienen que dar cabida a la disminución de la corrupción y a la mejora de la conducta ética.

Una política pública efectiva de gestión del capital humano se debe enfocar en ofrecer y
crear un balance entre tres clases de recompensas extrínsecas: compensación total,
seguridad en el empleo y motivación al servicio público
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CAPITULO V. REFERENTE TEÓRICO Y LEGAL

El departamento o área de compras en la organización es un órgano de relevada
importancia para el desarrollo de las operaciones diarias y rutinarias de las que se compone
el funcionamiento de esta. Según [CITATION Ber171 \l 9226 ], “El control o evaluación (...)
consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en los
planes” p-355.
Para el caso del ICBF, el respaldo de este departamento se concentra en la gestión del
inventario de activos de la organización, la realización de los procesos de compras y la
sistematización de la información relacionada con su actuar para medir el desempeño y
documentar las actividades para efectos contables, logísticos u operativos.
Por ser una organización del orden nacional, pública, sin ánimo de lucro, vigilada por
distintos entes de control y sometida al escrutinio público de sus actuaciones, el ICBF
requiere mantener al día sus procesos administrativos, para lo cual existe una extensa lista
de directivas, guías, resoluciones, normas, etc.
Las organizaciones del sector público están sometidas a controles de tipo anticipado,
concurrente y posterior (Bernal, 2017), y cada uno de ellos persigue una finalidad distinta,
es por esto que es muy importante la disponibilidad de información y el cumplimiento de
los aspectos procedimentales.
Las organizaciones se valen de programas de computación, ordenadores y sistemas de
consignación y clasificación de información para evidenciar todos los procesos
desarrollados durante un periodo determinado.
Los documentos que legalmente soportan estas actividades son:
GUÍAS
G2.SA del 18 de diciembre de 2018 Guía de gestión de bienes: herramienta para la
gestión de bienes tangibles e intangibles que integran el patrimonio del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar. (g2.sa_guia_gestion_de_bienes_v2.pdf, s. f.)
RESOLUCIÓN 2699 DE 2016
ARTÍCULO 22A. GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS. Este grupo apoyará
a la Dirección administrativa en el registro único y control de los bienes muebles del ICBF
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aplicando los procedimientos establecidos para el ingreso y egreso de los bienes,

garantizando la veracidad de la información de la base de datos.
Procedimiento ingreso de bienes muebles al almacén Garantizar que los bienes
muebles adquiridos por el ICBF a través de las diferentes modalidades, se reciban conforme
a la documentación y se registren adecuadamente en el sistema de información, con el fin
de mantener debidamente actualizados los Inventarios de la Entidad
Comodato: Consiste en efectuar el ingreso físico de elementos devolutivos cuando se
recibe en préstamo de una entidad pública o privada, previa legalización del contrato
respectivo y para que se haga uso de ellos con la obligación de restituirlos.
Procedimiento de deterioro de bienes inmuebles: Garantizar el adecuado registro en
el aplicativo de administración de inmuebles y de los estados financieros del ICBF el
deterioro del valor de los bienes inmuebles a cargo del ICBF que se les presente esta
situación.
Inventario de entidades – Decreto 2768 de 2008 se publica el inventario de entidades
contables públicas del Sector Público Colombiano, el cual contiene: el detalle de las
entidades que han sido objeto de creación, fusión, supresión, disolución y liquidación en el
sector público durante la vigencia fiscal inmediatamente anterior

CAPITULO VI. PLAN DE MEJORA

Estrategia: Revisar las causas especificas para el surgimiento del problema suscitado y
detectado en la práctica.
Sugerir un procedimiento para la capacitación de personal que pueda asumir cargos
abandonados o en periodo de vacancia.
Recoger las inquietudes de las personas perjudicadas por la ausencia del profesional
contratista.
Procesar información.
Sacar conclusiones de la problemática con el fin de sugerir medidas de cambio.
Sugerir mejoramiento de estímulos.
Presupuesto de ejecución: Establezca el costo de la puesta en marcha del plan de
mejoramiento, este costo comprende las inversiones (tecnología, contratación de personal,
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infraestructura, investigación y desarrollo, etc.) a realizar por parte de la compañía para

llevar a cabo las mejoras planteadas.
Sin costos específicos, ya que el estudiante asume costos en contraprestación de la
vinculación laboral, de acuerdo con convenio interadministrativo entre la universidad y la
institución.
Cronograma de Actividades: gráficamente indique la secuencia y organización de las
actividades a ejecutar. (Apoyarse en el Diagrama de Gantt)
Actividad Fechas (semanas)
Entrenamiento
Diagnóstico
Realización de actividades
Evaluación
Informe final
Observaciones de la tutoría
Notas de la institución beneficiada

CAPITULO VII. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Al estimar todos los argumentos expuestos en este documento se encuentra un
problema que se alimenta a sí mismo, donde la selección de personal no es la
apropiada por las grandes cantidades de trabajadores necesitados mensualmente.

El personal que se consigue es poco capacitado, el método de pago por actividad

exitosa no tienen un sueldo satisfactorio, y a su vez, estos dos inconvenientes
repercuten en la calidad del servicio prestado, que a su vez promueve la rotación
de personal generando en un círculo vicioso y agravando los problemas existentes.

Si bien, se hace imperioso encontrar una solución, lo cierto es que esta no se

vislumbra a corto plazo. Quizá, y realizando un esfuerzo económico, se puede
conseguir solventar el problema a medio y largo plazo, con un proceso que permita
realizar contrataciones más adecuadas, mantener a los mejores empleados y en
definitiva tener una operación más eficiente y productiva.

Esto conduce a la siguiente pregunta:

¿Cuánto es apropiado aumentar el salario de los trabajadores para evitar una
rotación de personal tan alta? Por todos es sabido que el aumento de salario es una
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forma ineficiente de retener personal, ya que rápidamente se convierte en paisaje,

pero hay algunas evidencias que hacen pensar para este sector es el camino a
seguir.
Esto es debido a que los trabajadores hacen parte de familias donde no alcanzan los
recursos, donde el salario no es necesario para comprar lujos, sino productos de
primera necesidad. Por ello una subida de sueldo mejoraría su sentido de
agradecimiento con la compañía y su motivación de permanencia. Adicionalmente,
los precios establecidos por el pago de actividad exitosa no han sido modificados
en los últimos cuatro años, lo cual hace que los cálculos realizados estén
completamente desactualizados en el 2019, ya que el aumento de la inflación en
Colombia durante este periodo ha sido del 14.81%. de ahí, que la solución
propuesta es aumentar los salarios de los trabajadores no alcanza con el costo de las cosas.
Para que fuera beneficioso la rotación de personal debería bajar según los
cálculos establecidos en el punto 5.4 de este documento a aproximadamente del
una cifra ambiciosa pero alcanzable ya que un trabajador contento con sus
condiciones laborales es exponencialmente más propenso a permanecer en su
puesto de trabajo, de la misma forma que las empresas entienden que es más diez
veces más económico retener a un cliente existente que captar a uno nuevo. Ese
debería ser el enfoque del ICBF con sus trabajadores.

CAPITULO VIII. CONCLUSIONES

En el nivel macro, se requiere desarrollar mediciones que permitan monitorear el sistema de
gestión del capital humano y asegurar que se están produciendo los resultados.
En la ausencia de resultados, las políticas de gestión del capital humano no podrán ser
sostenidas sino existe una política verdaderamente de estímulo al trabajador público.
Se hace evidente la desmotivación de los empleados contratistas, pes al parecer no tiene
horarios sino el cumplimiento de sus contratos por objetivos, lo cual no les obliga a
permanecer en las oficinas.
La compensación total incluye los sueldos, salarios y las compensaciones diferidas en
forma de pensiones y recompensas relacionadas. La seguridad en el empleo es la seguridad
de los empleados de carrera que se les otorga, ya sea por política pública, por contrato o por
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ley. La motivación al servicio público abarca las oportunidades que se otorgan a los
empleados para cumplir las necesidades asociadas con los valores públicos y que son
importantes para ellos.
En conclusión, es la política de beneficios la que puede romper con la desatención del
empleado público con sus obligaciones contractuales o funcionales

CAPITULO IX RECOMENDACIONES.

Generalmente, toda persona cambia de trabajo a lo largo de la vida varias veces. Cada
día es un proceso más normal en el que se deja de aportar a una empresa para empezar a
hacerlo a otra, mientras se lleva un aprendizaje consigo y se deja un pequeño vacío que sin
duda será llenado por alguien más. Como administradores se tiene la responsabilidad de
entender estos vacíos y ser capaces de cuantificarlos y manejarlos a favor de nuestras las y
las personas que lo conforman.

Reducir la rotación de una empresa del sector público de no debe ser tarea fácil, pero,
existe un margen económico para realizarlo, y cualquier mejora en este aspecto supone una
mejora para la institución en términos de tiempo, esfuerzo, imagen y motivación. Y
es que finalmente, una entidad del Estado no está compuesta por los ladrillos que
conforman las paredes de su edificio, sino por las personas que unen su trabajo cada día.

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44317.pdf
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