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ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Licda. M. Sc. Fidela A. Cerón R.

Docente de Posgrados, Universidad Mariano Gálvez, Guatemala
Guatemala, marzo 2018

RESUMEN

La administración del tiempo, es la estructura en el desarrollo de las

actividades del ejecutivo y puede llevarlo al éxito o al fracaso.

Involucra priorizar, organizar, delegar, verificar, dar seguimiento y

reconocimiento al recurso del tiempo y al recurso humano, en la gerencia actual.

El manejo del tiempo es una especie de trenza de varias competencias

gerenciales, entre ellas, comunicación asertiva, proactividad, iniciativa, sinergia,
inteligencia emocional y manejo del estrés positivo.

Palabras clave: habilidades, administración, tiempo, competencias,

productividad, comunicación, proactividad, iniciativa, sinergia, inteligencia
emocional, manejo de estrés positivo.

INTRODUCCION

Dentro de las habilidades gerenciales destaca la administración eficaz y

efectiva del tiempo. El gerente actual se ve y se siente bajo presión en este tema,
ya que el cambio es la constante en el mundo empresarial. Entonces, lograr
priorizar lo importante de lo urgente y no importante, le permite gestionar con
éxito sus actividades.

DESARROLLO

Si la visión de la gerencia es productividad, eficiencia y felicidad laboral,

tanto para su función como para cada miembro de su equipo de trabajo, se le
presenta el reto de desarrollar al más alto nivel su enfoque en el alcance de esa
estrategia, aportando medios y recursos de vanguardia. Maxwell (2007).

El fundamento de lograr priorizar es contar con una visión clara tanto en la

vida personal como profesional. Ordenar la agenda personal facilita realizarlo
después con la laboral. Contar con estructura en la vida, direcciona la mente.
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La administración del tiempo, se entrelaza con varias habilidades o

competencias, entre ellas, la comunicación asertiva. El objetivo de la
comunicación es lograr acuerdos; entonces, en la medida en la que se consiguen,
se agiliza ejecutar las acciones pertinentes. Se vuelve indispensable el esfuerzo
por mejorar la comunicación; aprender a expresar con claridad las guías o
planteamientos, nos ahorra tiempo a todos. Maxwell (2007).

Mehrabian, psicólogo alemán concluyó que, cuando comunicamos emociones y

sentimientos, más del 90% del mensaje recae sobre la Comunicación No-Verbal.
Dice que, en una conversación personal o íntima, sólo un 7% de lo que recibe se
dice con palabras llega a nuestro interlocutor. El 93% restante, proviene de la
comunicación no-verbal.

Grafica No. 1

Regla de Mehrabian: 7-38-55

Recuperado de: http://con-eficacia-

comunica.blogspot.com/2012/07/comunicacion-no-verbal-la-regla.html

Covey (2016) Es un clásico en la gestión del tiempo; es la brújula para el

aprendizaje de esta temática. Desafía a iniciar en nuestro interior, luego lo que
nos rodea y por último, desbordar más allá. Es uno de los libros más completos
en lo que respecta al liderazgo. Muestra 7 hábitos a desarrollar para disponerse a
manejar el tiempo con efectividad y convertirse en líderes efectivos.
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Gráfica No. 2 Los 7 hábitos

d

Fuente: Recuperado de:

https://simonjosepulido.files.wordpress.com/2012/03/diagrama7habitoscovey.png

También comenta que la proactividad, iniciativa y sinergia son

indispensables en el desarrollo profesional del gerente; al enmarcarlo dentro de la
gestión del tiempo, evidencia que ésta involucra muchas competencias
gerenciales.
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. Los cuatro cuadrantes para priorizar lo importante, dentro del día a día según
Covey (2016), se presenta a continuación:

Gráfica No. 3 Los 4 cuadrantes

Fuente: Recuperado de: http://www.yocreomifuturo.com/wp-

content/uploads/2009/02/cuadrantres_covey4.jpg

Al reflexionar sobre las actividades descritas en cada cuadrante, se puede

identificar en cuál nos movemos en este momento.

Luego de ese diagnóstico, se visiona el cuadrante deseado y es posible

direccionar el enfoque hacia él, definiendo la organización del trabajo de una
nueva manera.

Entre el estímulo y la respuesta existe un espacio donde encuentra libertad

para elegir la acción de acuerdo a los valores. Es ahí donde surge la habilidad de
la proactividad.

Los ejecutivos proactivos asumen responsabilidad. Son gerentes de

acción. Su lenguaje es: examinemos nuestras alternativas, busquemos un
enfoque distinto, controlo mis sentimientos, elegiré la respuesta adecuada.
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El manejo del estrés positivo también es de importancia en la

administración del tiempo. Y aquí interviene además, la inteligencia emocional.
Goleman (2016), menciona que al desarrollar auto control, se tendrá cabeza fría
para priorizar actividades y se conservará el enfoque en lo que se debe. Sobre las
técnicas para manejar el estrés positivo, Stahl (2015), propone varias para aplicar
por 8 semanas. El ejecutivo actual para alcanzar el éxito debe dominar esas
técnicas. De esa forma, logrará las metas sin tanto sufrimiento ni abatimiento.
Salcido (2018), en el Taller Manejo del estréss positivo, indica que las técnicas de
relajación se usan a lo largo del día, por medio de varias respiraciones profundas,
por ejemplo, usando etiquetas que colocaremos en nuestro escritorio o centro de
trabajo; puede ser en el teléfono, para servir de recordatorios antes de responder,
respirar y sonreír. Esa liberación constante de presión a lo largo del día, facilitará
terminar con menos tensión y permitirá dormir con descanso. Esto es de beneficio
para la salud mental, emocional y física. La salud es más indispensable que la
ropa y los zapatos de marca. También coadyuva en el logro de la felicidad laboral
y el alcance de la estrategia empresarial.

El liderazgo 2.0 requiere contar con gerentes con salud integral. La

inteligencia emocional es una herramienta para lograrla. El manejo de las
situaciones de presión diarias demuestra tanto la calidad del trato a los demás
como a uno mismo.

El equilibrio de todas las áreas de la vida, permite administrar el tiempo con

productividad y afrontar el cansancio derivado de las presiones de la misma vida.

Cuando el gerente consigue su equilibrio mental, emocional, físico y

profesional, los miembros de su equipo de trabajo siguen su ejemplo, y se genera
un efecto de cascada, logrando usar el tiempo con eficiencia y eficacia. Maxwell
(2014).

De qué sirve un gerente abrumado por las presiones y los plazos de

entrega de los proyectos, ya que aunque alcance las metas, los jirones que ha
dejado en el camino le pasarán la factura tarde o temprano. Es más sano
planificar, priorizar, delegar, dar seguimiento y reconocimiento.

La administración del tiempo siempre ha tenido un enfoque hacia las fases

del proceso administrativo. Ese es el fundamento; aunque va mucho más allá.
Sacude al ejecutivo de los pies a la cabeza, porque es un recurso no renovable.
El tiempo que se va, no se recupera.
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Conclusión

La mejora de la administración del tiempo, exige a los ejecutivos conservar

el enfoque en lo importante de su gestión.

Aplicar planeación (priorizar), organización, delegación, control, seguimiento

y reconocimiento al recurso del tiempo y al recurso humano, es indispensable en
la gerencia actual.

El manejo del tiempo entrelaza varias competencias gerenciales, entre

ellas, comunicación asertiva, proactividad, iniciativa, sinergia, inteligencia
emocional y manejo del estrés positivo.

Bibliografía:

Covey, S. (2016) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Panamá.

Franklin Covey. Recuperado de: https://www.amazon.com/habitos-
altamente-efectiva-conmemorativa-aniversario/dp/6079377063
Goleman, D. (2014). Liderazgo. El poder de la inteligencia emocional. España:
Ediciones B. S.A.
Lussier, R. N. y Achua, C. F. (2016) Liderazgo: teoría, aplicación y desarrollo
de habilidades. 6ta. Edición. Cengage Learning.
Maxwell, J. C. (2007). Las 21 cualidades indispensables en un líder. USA:
Thomas Nelson Publishers.
Maxwell, J. C. (2014). Cómo las personas exitosas dirigen. USA: Center
Street.
Stahl, B y Goldstein, E. (2015). Mindfulness para reducir el Estres. Kairós