MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20

PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:

PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 1 de 7
DOMICILIO

1 OBJETIVO
Describir de forma detallada la manera como se entrega uno a uno los medicamentos y dispositivos
médicos al domicilio del usuario en casos de contingencia.

2 ALCANCE
Este procedimiento aplica cada vez que se realice:

 Contingencias gubernamentales que impidan la dispensación presencial para salvaguardar

la integridad de usuarios y trabajadores.

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Atención farmacéutica. Es la asistencia a un paciente o grupo de pacientes, por parte del

profesional químico farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico,
dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la
consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida.

 Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un

paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el químico farmacéutico y el
tecnólogo en regencia de farmacia.

 Dispositivo médico: Cualquier instrumento, aparato o equipo biomédico, software u otro

artículo similar o relacionado utilizado solo o en combinación incluyendo sus componentes.

 Forma Farmacéutica: es el estado físico como llega el medicamento para su dosificación al

paciente.

 Fórmula Magistral: Es el medicamento destinado a un paciente en específico, preparado

por el farmacéutico o bajo su dirección, para complementar expresamente una prescripción
médica detallada de las sustancias medicinales que incluye, según las normas técnicas y
científicas del arte farmacéutico o servicio farmacéutico y con la debida información al
usuario.

 Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con

o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la
prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los
envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto
éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

 Medicamento sometido a fiscalización de uso humano o veterinario: Es el preparado

farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial,
catalogados como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y
psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares presentado
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Luis Daniel Medina Flórez Ing. Andrés Jaimes Angarita Héctor Andrés González
Analista de Auditoría Interna Coordinador de Calidad Subgerente
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 2 de 7
DOMICILIO

bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico,

tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres vivos.

 Medicamentos Vitales No Disponibles: Es un medicamento indispensable e irremplazable

para salvaguardar la vida o aliviar el sufrimiento de un paciente o un grupo de pacientes y
que, por condiciones de baja rentabilidad en su comercialización, no se encuentra
disponible en el país o en las cantidades nos son suficientes.

 Medicamentos LASA y/o Alto Riesgo: Son un grupo de medicamentos que se han
identificado como de frecuencia confusión en su dispensación, toda vez que aparentemente
suena parecido y se ven parecidos, clasificándolos como que al leerlo suena igual y se
visualizan igual, lo que genera confusión a la entrega: Adicional a esta condición, en este
grupo se encuentran medicamentos de estrecho margen terapéutico o que su entrega
errada genera efectos colaterales a los pacientes que los consumos, que en algunos casos
son muy serios, poniendo en riesgo la vida del paciente, debiendo tener un manejo especial
al interior del punto de dispensación.

 Monopolio del Estado. Derecho poseído de exclusividad por el Estado.

 NO POS: Son aquellos procedimientos, medicamentos o insumos que no están

contemplados dentro del listado esencial del Plan Obligatorio de Salud emitido por el
Ministerio de la Protección Social.

 Principio activo: Compuesto o mezcla de compuestos que tienen acción farmacológica.

Servicio farmacéutico. Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades,
procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo,
relacionado con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de
la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el
fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida
individual y colectiva.

 Recetario Oficial: Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter

personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la formulación de los
Medicamentos de Control Especial y de Monopolio del Estado.

 Usuario: Persona afiliada a la Entidad que tiene contrato con SOLINSA GC S.A.S. Esta
persona tiene derecho a solicitar medicamentos y dispositivos médicos que ofrece SOLINSA
GC S.AS según orden médica en los puntos de dispensación.

4 CONDICIONES GENERALES
4.1 CARACTERÍSTICA DE LA PRESCRIPCIÓN
Toda prescripción de medicamentos en esta contingencia deberá hacerse por correo electrónico,
anexando documento escaneado original (prescripción) y digitando la información de los
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 3 de 7
DOMICILIO

medicamentos a dispensar en el cuerpo del correo utilizando para ello la Denominación Común
Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su
competencia.
2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su
administración.
3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio
electromagnético y/o computarizado.
4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos,
abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el
Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.
5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el
medicamento dispensado (en el caso ambulatorio)
6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el
diagnóstico.
7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos
especiales en unidades internacionales cuando se requiera.
8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se
debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad.
4.2 CONTENIDO DE LA PRESCRIPCIÓN A ANEXAR EN EL CORREO.
La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como
mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen:
1. Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe,
dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica.
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre
genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica.
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Período de duración del tratamiento
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y
letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13. Vigencia de la prescripción.
14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
4.3 DISPENSACIÓN SEGÚN EL CONTRATO
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 4 de 7
DOMICILIO

La dispensación de medicamentos en los puntos se realizara de acuerdo a la modalidad del contrato

que se tenga con la entidad, se dispensaran los medicamentos que estén autorizados en el contrato
a los usuarios que están afiliados a la misma.
En la modalidad de cápita el punto dispensa medicamentos incluidos en el POS (Plan Obligatorio de
Salud) a usuarios que son atendidos por consulta ambulatoria.
4.4 VALIDACIÓN DE USUARIO
Es obligatorio validar que la información del usuario enviada al correo electrónico sea correcta y
éste se encuentre vinculado al contrato con el cliente correspondiente, es OBLIGATORIO que
presente el documento de identificación, carnet de afiliación, formula médica y soportes que
cumplan los requerimientos normativos y los que cada EPS aseguradora haya definido para su
atención.
Tener presente que toda formula con medicamentos soportados por CTC (Comité Técnico Científico)
y/o Tutela, deben estar siempre vigentes y ya autorizado con fallo a favor del usuario formulado.
No se pueden recibir documentos en proceso de estudio y/o emisión de un fallo.
Si el medicamento prescrito es Medicamento de Control Especial o Monopolio del Estado, se debe
solicitar adicionalmente siempre el Formato Recetario Oficial debidamente diligenciado y proceder
de acuerdo al procedimiento P-DP-08 Procedimiento para el manejo de Medicamentos de Control
Especial en el Punto de Dispensación.
4.5 ALISTAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS.
El alistamiento se realizará conforme a los dispuestos en el PC-GD-09 PROCEDIMIENTO PARA LA
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS, teniendo en cuenta los
medicamentos prescritos en la formula anexada al correo electrónico.
Cuando se realice al alistamiento de un medicamento o dispositivo médico y no se encuentre en su
totalidad o parcial en el inventario disponible, este tomara el estado de pendiente.
4.6 ENTREGA A DOMICILIO
La EPS debe suministrar en el mismo correo la información de dirección de residencia y teléfono del
usuario, así como domiciliario designado, cédula y teléfono del mismo. Se debe garantizar que la
persona designada para esta labor retorne al punto de dispensación entregando los documentos
pertinentes que validen la dispensación del medicamento y/o dispositivo médico.
La persona designada por la EPS para la entrega del medicamento y/o dispositivo médico no tiene
vínculo laboral con SOLINSA G.C. S.A.S, toda consecuencia generada de sus actividades es
responsabilidad de la EPS.
4.7 DIGITACIÓN EN EL SISTEMA MEDICAR
La digitación es el registro en un sistema de información, evidenciando las actividades
transaccionales de la dispensación, el cual afecta el inventario en custodia, soporta la facturación y
alimenta las bases de datos generando información visible para los clientes internos y externos de
la empresa.
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 5 de 7
DOMICILIO

La información que se registra debe corresponder en su totalidad a lo por el profesional médico, de

igual forma a lo físicamente alistado para dispensar, teniendo en cuenta:

 Nombre genérico y comercial del medicamento o dispositivo médico.

 Concentración.
 Forma farmacéutica.
 Presentación.
 Lote y fecha de vencimiento.
 Posología.
 Tiempos de tratamiento.
 Unidades mínimas de empaque prescritas.
4.8 NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
De acuerdo al proceso que se desarrolla en todos los puntos de dispensación de SOLINSA GC S.A.S
nos regimos bajo la normatividad legal vigente para el servicio farmacéutico las cuales son:
 Resolución 1403 de 2007: Por el cual se determina el Modelo de Gestión del servicio
farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos.
 Resolución 1478 de 2006: Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y
vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución,
dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son
monopolio del Estado.
 Decreto 4725 de 2005: Establece las buenas prácticas para el manejo y uso de dispositivos
médicos.
 Resolución 2003 de 2013Establece los requisitos mínimos de cumplimiento para
habilitación.
 Resolución 1604 de 2013: Por la cual se reglamenta el artículo 131 del Decreto-ley 019 de
2012
5 DESARROLLO
5.1 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS AMBULATORIOS

Documento
N° Actividad Responsable
Relacionado
Enviar orden o formula médica del usuario
que requiere el medicamento con su Correo electrónico
1. respectiva dirección de residencia, teléfono EPS con documentos
de contacto, nombre del domiciliario, anexados
número de cédula y teléfono del mismo.
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 6 de 7
DOMICILIO

Verificar los datos de la formula y que su

contenido cumpla con lo definido en los Regente de Farmacia
Orden o formula
2. requisitos legales. Así como la información y/o auxiliar de
médica
previamente solicitada para el despacho al farmacia
domicilio del usuario.

Orientar a la EPS respondiendo el correo Correo electrónico

electrónico si la orden o formula médica no
cumple con los requisitos o si el usuario no
Regente de Farmacia
aparece en la base de datos hacia donde
3. y/o auxiliar de
corresponda: El promotor de la entidad o
farmacia
IPS que lo atendió según sea el caso para
que le tramite la solución para poder
dispensar.

Proceder a digitar la formula en la

Regente de Farmacia
herramienta MEDICAR si cumple con los Orden o formula
4. y/o auxiliar de
requisitos de la fórmula médica verificando médica
farmacia
los derechos del usuario en la base de datos.

Entregar medicamentos y/o dispositivos

médicos al usuario en el domicilio definido y EPS y/o personal
velar por la recepción de los respectivos designado para la
5. Documentos
documentos a devolver. Si el usuario no entrega por parte de
sabe escribir se le toma los datos de su la EPS
identificación y se le toma la huella.

Entregar los respectivos documentos al EPS y/o personal

Regente de Farmacia y/o auxiliar de designado para la
6. Documentos
farmacia que validen la entrega de los entrega por parte de
medicamentos y demás solicitados. la EPS

Proceder a digitar la formula en la

Regente de Farmacia
herramienta MEDICAR si cumple con los Orden o formula
7. y/o auxiliar de
requisitos de la fórmula médica verificando médica
farmacia
los derechos del usuario en la base de datos.

Organizar las formulas al final del día por Carpeta formulas

numero consecutivo colocándolas en la
Regente de Farmacia Carpeta fórmulas
carpeta identificando Fecha, consecutivos,
8. y/o auxiliar de de evento
Nombre de Punto de dispensación.
farmacia
Los pendientes generados y aquellos
pendientes entregados en el día se deben
 MACROPROCESO: COMERCIALIZADORA [GC] Código: PC-GD-20
PROCESO: DISPENSACIÓN [GD] Versión: Fecha:
PROCEDIMIENTO DISPENSACIÓN DE 01 19-03-2020
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A
Página 7 de 7
DOMICILIO

organizar en carpeta identificando los datos Carpeta de

que esta debe tener. medicamentos
pendientes

Enviar por correo electrónico a la encargada

de pedidos pendientes en la unidad de
9. programas en Bucaramanga los FO-GD-01
Regente de Farmacia MEDICAMENTOS O
medicamentos pendientes al finalizar la
y/o auxiliar de DISPOSITIVOS
jornada, por medio del formato FO-GD-01
farmacia
MEDICAMENTOS O DISPOSITIVOS MÉDICOS MÉDICOS
PENDIENTES su respectiva compra y pronto PENDIENTES
envío al punto de dispensación.