Concepto de planificación

Los esfuerzos que se realizan a fin de cumplir objetivos y hacer realidad

diversos propósitos se enmarcan dentro de una planificación. Este proceso exige
respetar una serie de pasos que se fijan en un primer momento, para lo cual
aquellos que elaboran una planificación emplean diferentes herramientas y
expresiones. La planificación supone trabajar en una misma línea desde el
comienzo de un proyecto, ya que se requieren múltiples acciones cuando se
organiza cada uno de los proyectos. Su primer paso, dicen los expertos, es trazar el
plan que luego será concretado. En otras palabras, la planificación es un método
que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales serán realizados y
supervisados en función del planeamiento. En una organización, los directivos
son quienes tienen que realizar los planes que serán regidos por la planificación. La
operación y ejecución de los planes puede haber sido realizada por una única
persona u otro individuo, que obligatoriamente tendrá que conocer y comprender el
nivel de planeamiento que se ha querido o podido llevar a cabo. Cabe destacar que,
aunque hay organismos que acuden a una planificación formal y sistemática, la
planificación también puede concretarse de manera empírica en la vida cotidiana. Al
igual que la administración, la planificación forma parte de la mayoría de las
actividades de las personas, empresas y organizaciones de toda índole.

Dentro de la administración existen personajes que dan los puntos de vistas

sobre la planificación dentro de la administración de empresas: Stoner y Goodstein
están de acuerdo en que la planificación consiste en el proceso de establecer
metas y escoger la mejor manera de alcanzarlas, y una vez se tenga todo claro
pueda emprenderse la acción. Ortiz dice que sirve para saber de forma exacta qué
cosas hará una organización para lograr sus objetivos como empresa. Por su
parte, Ackoff asegura que sirve para anticiparse a las acciones que es necesario
realizar y la forma en la que se hará, para conseguir que la empresa obtenga los
resultados que se espera en el tiempo establecido. Por último, Terry dice que es un
proceso en el que se selecciona la información y se hacen suposiciones con
respecto al futuro, para poder establecer los objetivos de la organización y las
maneras en las que serán buscados dichas metas.
 En una empresa la planificación sirve para obtener información y aplicarla
en torno a los recursos con los que se cuenta a fin de alcanzar las metas, también
pactadas al planificar la acción, y posteriormente realizar los procedimientos que se
hayan escogido mirando siempre hacia el fin, intentando controlar el proceso a fin
de caminar siempre hacia las prioridades establecidas apoyándose en las fortalezas
de la organización.

La planificación social es un proceso que sirve para organizar determinadas

ideas con el fin de resolver un conflicto social determinado, es un plan que será
llevado a la acción para mejorar un cierto aspecto de la sociedad. Consiste en la
utilización de nuevos métodos de planificación que se basan en indicadores
geográficos y demográficos y tienen como objetivo principal es valerse de estas
nuevas teorías para modificar un aspecto específico de un elemento del sistema
social.

La planificación familiar es el planeamiento que establece una pareja para

determinar responsablemente el número de hijos que podrán tener en base a sus
recursos. Deben considerar las necesidades que cada hijo tendría y en qué medida
ellos podrán satisfacerlas y además cuál es el proyecto que tienen de familia.

Importancia de la planificación:

Las propuestas de planificación incluyen entre sus objetivos mejorar la toma

de decisiones con la meta de concretar un fin buscado. Por consiguiente, una
estrategia de planificación debe tener en consideración la situación presente y
todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar repercusiones para
lograr ese fin. Por lo tanto, se admite que sólo es posible diseñar una planificación
tras la identificación precisa del problema que se ha de abordar. Una vez conocida e
interpretada esa problemática, se postula el desarrollo de las alternativas para su
abordaje o solución. Después de definir las ventajas y las desventajas de esos
posibles enfoques, se opta por la planificación más conveniente y se decide su
puesta en práctica. Si tenemos en cuenta que todas las sociedades humanas desde
el comienzo de la historia han tenido que ser sociedades planificadoras para poder
subsistir en el tiempo y poder sobrevivir a posibles agentes externos que afectaran
la calidad de vida de sus integrantes (por ejemplo, guardando una parte de la
cosecha para el invierno), entenderemos que la planificación es parte central de la
supervivencia de una comunidad. Lo mismo ocurre con la vida individual ya que
gran parte de lo que ocurre en nuestras vidas y en nuestra rutina puede ser
planificado, organizado y previsto de modo tal que uno puede prepararse para
determinas circunstancias. Aunque hay siempre un grado de imprevistos en nuestra
agenda, la realidad es que establecer una rutina, pensar en el futuro o en las
posibles adversidades y buscar soluciones a problemas que puedan darse es
siempre útil. En los tiempos modernos, la planificación incluye también elementos
relacionados con la rentabilidad, esto es, con el equilibrio entre los riesgos y los
beneficios, o bien entre los costos necesarios y las potenciales ganancias. La
racionalización de recursos para lograr su máximo rendimiento sólo es posible en el
enfoque de una planificación sobria y definida. Los problemas que trae la falta de
planificación

No ser capaces de planificar nuestras vidas es un gran problema ya que

supone siempre no poder aprovechar nuestro tiempo y terminar sufriendo por fechas
límites, situaciones finales o circunstancias en las que ya no se puede volver atrás.
Nos genera problemas también porque nos hace perder oportunidades y nos causa
dolor en el futuro si uno no organiza su vida de alguna u otra manera. Se advierte
que todos los modelos de planificación consisten siempre en modelos limitados, por
lo que no puede prescindirse de afirmar que no necesariamente el planeamiento de
una estrategia para un lugar y un momento dados puede extrapolarse a otras
circunstancias. De allí se destaca la importancia de la planificación local y regional,
en función de las características de cada población y sus recursos.

Principio de la planeación

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar

planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La
planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en
el medio ambiente.
 Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en
datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de
utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de
factibilidad, cálculos probabilistas, etc.

Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que

si el plan es estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde
validez y se hace inoperante.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al

tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se
abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de
acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y
presupuestos.

Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso

de todos los que intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.

Contribución: Los planes deben estar debidamente integrados y

encaminados hacia un propósito central. La planificación falla por sus propios
errores, por un exceso

Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el

darse cuenta o convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con
antelación y que hay que actuar para lograr algún objetivo.
Considera los problemas que se podrían plantear si no se hace nada, calcular los
riesgos, estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de capacidad, materiales,
etc.) y los posibles beneficios, así como evaluar los diversos planes posibles y el
modo de realizarlos antes de tomar alguna decisión
Según Cortés, el proceso de planeación incluye cinco pasos principales:
 Definición de los objetivos organizacionales.
 Determinar donde se está en relación a los objetivos
 Desarrollar premisas considerando situaciones futuras
 Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción
 Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Pasos de la planificación
Establecer Objetivos: El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración
de un proceso de planificación es identificar cuáles son los objetivos específicos de
tu empresa. En esta parte debes incluir una descripción detallada de cada meta,
hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su selección y cuáles son
los resultados esperados cada una de dichas metas. Siempre lee bien siempre, los
objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos. Te voy a
poner un ejemplo de un objetivo:  Aumentar los beneficios de la empresa en un 25%
durante un período de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior

   Identificación de los recursos: Cada una de las metas identificadas en el paso

anterior debe tener asociadas sus proyecciones financieras y de recursos humanos
para lograr su cumplimiento. Por ejemplo (basándonos en el objetivo del paso 1):
Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas
personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho
objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

Establecer las tareas de objetivos relacionados: Si no quieres colapsar a

tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes, cada meta
debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con éste paso no
solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que
debe hacer, sino que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por
cumplimiento de objetivos, a tal punto que puedes realizar un plan de incentivos (de
eso podemos hablar más adelante). Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los
beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las tareas necesarias para
cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde previamente ya
analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las
metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el
personal de ventas por meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación
a la motivación de mi personal se puede complementar con: Desarrollar un plan de
capacitación sobre técnicas de entrenamiento de ventas avanzadas.
 Priorizar objetivos y tareas: Si ya establecimos las metas, los recursos que
voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos, identificado las tareas a ejecutar por
objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y tareas para cada objetivo
según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes deberán ser
abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también
debes reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para
alcanzarlas. Por ejemplo, si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y
una tarea asociada es aumentar el personal de ventas, tu empresa necesitará
cuales son los pasos en orden cronológicos para completar los pasos para
lograr ese objetivo general.

Crear actividades y calendario: A medida que tus gerentes van

identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos, es de forma
imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada actividad, sino
también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su
ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los
términos generales de la empresa. Es indispensable que cada superior conozca y
tenga muy identificado las habilidades de cada uno de los miembros de su equipo
de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un individuo del equipo
nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo
previsto sin lograr descontentos dentro del equipo. Por ejemplo, el gerente de
ventas puede asignar cuotas mensuales de ingresos adicional como incentivo
para mantener el rumbo para el objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

  Establecer métodos de evaluación: Todo proceso de planificación debe

incluir una estrategia de cómo será la metodología de evaluación y seguimiento para
poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período
de tiempo establecido. Una de las principales razones de importancia de éste paso,
es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que
si existe algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento
del objetivo general, podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones
correctivas indicadas. Por ejemplo: Solicitar un informe mensual de la situación
de progreso de cada meta a los jefes de departamento por equipo establecido.
  Identificar alternativas de acción: No es que quiera ser pesimista, todo lo
contrario, con éste último paso lo que te quiero transmitir es prevención. Incluso los
mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y obtener
acontecimientos imprevistos. Y esto es muy sencillo ¿qué por qué? Porque el
mercado es dinámico, cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que
pueden estar fuera de tu control. Un plan de gestión debe incluir un plan de
contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser
alcanzados. Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se puedan
incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en
su totalidad.

Elementos de la planificación
 Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.

 La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la

determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos,
así como de los medios óptimos para conseguirlos.

 Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener,

son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.

 Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la

dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones más ventajosas.

 Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos

generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.

 Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de

actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
 requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.

 Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad

del grupo social expresado en términos económicos, junto con la
comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

 Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Tipos de planes

Misiones o propósitos: La misión o propósito identifica el propósito básico,

función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo
tipo de operación organizada, tiene o al menos debería tener, si es que tiene
sentido, una misión o propósito. Por ejemplo, el propósito de una empresa en
general es la producción y distribución de bienes y servicios. Algunos autores
distinguen entre misión y propósito. Sería el caso, una empresa que puede tener el
propósito social de producir y distribuir bienes y servicios, puede lograr esto al
cumplir la misión de producir ciertas líneas de productos.

Objetivos o metas: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se
dirige la actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino el fin al
que la organización, la integración de personal, la dirección y el control están
dirigidos.

Estrategias: La estrategia se define como la manera de determinar los

objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la implementación de cursos de
acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.

Políticas: Las políticas son guías generales para la conducta de la

organización. Las políticas, en general, establecen premisas amplias y limitaciones
dentro de las cuales tienen un lugar las actividades de planeación posterior. Una
política es un plan general de acción que guía a los miembros de la organización
en la dirección de sus operaciones.
 Procedimientos: Los procedimientos son menos generales que las políticas
y establecen procedimientos y métodos más definidos para el cumplimiento de
ciertas actividades. La diferencia básica entre una política y un procedimiento es
una cuestión de jerarquía, ya que ambos proporcionan una guía con respecto a
cómo debe ser tomada una decisión particular. Los procedimientos son planes que
establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras. Son
secuencias cronológicas de acciones requeridas; son guías para la acción y detallan
la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.

Reglas: Las reglas establecen acciones, o falta de acción, las cuales no

permitirán que existan desviaciones. Por lo común son el tipo de plan más simple.
La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción deba
o no deba seguirse

Programas: Los programas son un complejo de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

Presupuesto: Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa

en términos numéricos. Puede expresarse en términos financieros, laborales,
unidades de producto o en cualquier término numéricamente conmensurable.