La racionalidad estratégica del emprendedor

- Segundo desafío: análisis comparativo de varias herramientas tecnológicas que

puedan ser aplicadas a la gestión de proyectos para el desarrollo de la propuesta de
interface final.

Introducción Básica: las herramientas tecnológicas más destacadas y usuales en la gestión de

proyectos, no pretendiendo hacer un estudio exhaustivo dado el gran número existente de estas
herramientas. Dado a su número y sus diferentes áreas de aplicación, las agruparemos por
claridad en áreas de conocimiento según la clasificación, añadiendo un último apartado en el que
se describirán herramientas software de apoyo a la gestión de proyectos, que implementan gran
parte de estas herramientas. Cabe destacar, herramientas, aunque por simplicidad las incluyamos
en una de las áreas, tienen aplicación en varias de ellas.
Comenzaremos por la parte más importante y esta es hablando sobre las herramientas de
tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC’s) son elementos de gran
importancia para los seres humanos y para las empresas, en cuanto que permiten conocer la
condición real de las cosas y permiten realizar la gestión de las actividades que máquinas y seres
humanos realizan. El cambio tecnológico producido con la revolución de la tecnología, de la
mano del inmenso avance de los computadores, marcan la diferencia entre una civilización
desarrollada y otra en vías de desarrollo. Por tanto, es posible afirmar que una organización que
no integre tecnología a sus actividades, es una organización que está quedándose rezagada en el
mundo actual.
La aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación TIC’s permiten
simplificar las funciones rutinarias y dedicar tiempo y esfuerzo a las funciones de la
organización de mayor impacto sobre los resultados destacándose su notable incidencia sobre la
racionalización y simplificación de los procesos desarrollados dentro de la organización.
Son considerablemente importantes en el desarrollo y éxito de las compañías, ya que permiten
determinar las características de las compañías que con llevan a obtener ventaja competitiva,
elemento fundamental en el mundo actual, y que cada vez es más difícil de identificar debido a los
frecuentes y rápidos cambios del mercado, así como a la incertidumbre de los ambientes de
negocio, en la administración de la cadena de suministro radica en que estas hacen posible que la
información correcta esté disponible en el momento y el lugar adecuado cuando se requiere, lo
cual permite que el flujo de inventario a través de la empresa y de la cadena de suministro se
comporte de forma similar a como lo hace la información.
De esta forma, muchas compañías están generando soluciones tecnológicas para mejorar los
elementos y tareas mal realizadas dentro de sus operaciones y para facilitar la administración de
las mismas. Mientras las tecnologías de información son frecuentemente efectivas en la captura
y procesamiento de información que sirve como medida del desempeño de una operación o una
persona, estas también presentan la característica de permitir al sistema el mantenimiento del
mismo. La información dentro de una empresa fluye a través de la compañía en diferentes
formas, a diferente velocidad y por muchos motivos.
La tecnología es el paso a la gestión de proyectos
Un buen sistema tecnológico le permite al administrador de proyectos o a la alta gerencia tener
éxito no sólo en la implementación del proyecto sino en la rentabilidad de la compañía. Conozca
los elementos que deben considerarse antes de seleccionar un software para la administración de
proyectos.
El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra
dominar el tema de la administración de proyectos y se logran los resultados esperados en forma
repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que deciden
organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.

Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados o
que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos,
éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas quizá más importantes de
estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida, deben identificarse,
o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador de proyectos y a la alta
gerencia realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para
apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de
funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de
proyectos que mejor convenga:

•Planeación y programación de proyectos

•Administración de recursos
•Administración del tiempo
•Administración de gastos
•Facturación de proyectos
•Análisis de proyectos

La planeación y programación de proyectos precisa, es esencial para el éxito de cualquier

proyecto. El software de administración de proyectos debe ser capaz de planear con total
certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su éxito desde el inicio.
Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo,
etc, proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además, la gestión del
tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos reflejen con precisión los
costos reales.

Una función integral para el reconocimiento de ingresos y facturación asegura el cumplimiento

de los requisitos de contrato y otros estándares contables. La incorporación de análisis de
proyectos y presentación de informes, combinada con la administración de los procesos de
negocio a lo largo del proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del
proyecto de forma puntual y al día.
La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes sean administradas para
mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización con el mínimo esfuerzo.

La automatización de este proceso, brinda facilidad y comodidad.

El conjunto ideal de herramientas para la administración de proyectos brindará una funcionalidad
completamente integrada de manera que:
•Las herramientas compartan el mismo medio de comunicación con el equipo. Por ejemplo: web,
intranet, servidor Exchange, correo electrónico, etc.
•La información pueda ser transferida automáticamente a otras herramientas, o mejor aún, sea
contenida una sola vez.
•La eficiencia y eficacia sean compatibles con el control automático de mensajes y flujo de
trabajo. Las aplicaciones siempre señalarán a los responsables de las acciones.

• Accesibilidad
Las herramientas que proveen una funcionalidad integral tienen típicamente componentes
diferentes para diversos propósitos. Ya que comparten información, es necesario que exista un
servidor de base de datos central. Además, los usuarios pueden tener diferentes herramientas
dependiendo de sus necesidades, todas ligadas a este servidor central. Por ejemplo, el
administrador de proyectos requiere acceso total al componente de planeación y programación,
mientras los otros miembros del equipo necesitan acceder sólo las partes del plan que les
conciernen. Por otra parte, el administrador de la oficina de proyectos necesita acceso completo a
todo, información de riesgos y administración del cambio, mientras que otros participantes
únicamente requieren ver información e ingresar actualizaciones.

• Las herramientas correctas del proyecto listas

La mayoría de los proyectos utilizan herramientas de automatización para dar soporte a algunas
funciones del proyecto, aunque todavía hay un alarmante gran número de administradores de
proyectos que hacen todo utilizando hojas de cálculo. Es fácil darse cuenta por qué esto es
común todavía. Contar con un conjunto integrado de herramientas para la administración de
proyectos y ponerlo en operación, toma tiempo y esfuerzo, que inevitablemente coincide con el
lanzamiento del proyecto cuando todos están enfocados en las actividades principales, en lugar
de atender las funciones de soporte. Una vez que el equipo tiene tiempo de buscar un conjunto de
herramientas inteligentes, a menudo es muy tarde para eliminar las hojas de cálculo ad hoc que
están utilizando. De esta manera, el conjunto de herramientas para la administración de
proyectos necesita ser considerado antes de iniciar el proyecto, o bien, deben enfocarse los
recursos necesarios a esto, mientras el administrador del proyecto y su equipo se dedican a
atender lo prioritario.

Seleccionar e instalar un nuevo conjunto de herramientas de proyecto toma tiempo. Al igual que
con cualquier otra selección de software, los requerimientos o preferencias de funcionalidad,
aspectos técnicos y de soporte, deben ser comparados con las capacidades de las aplicaciones de
software disponibles al momento. Así como sucede con el proceso de selección, también toma
tiempo finalizar la adquisición, instalar las aplicaciones y capacitar al personal del equipo del
proyecto. Lo más recomendable es que todo lo anterior sea considerado y esté listo antes de
iniciar un proyecto.
Uso continuo de herramientas y datos

En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las actividades de cierre
cuando se integran los informes finales. Los datos deben ser almacenados con información
práctica como referencia para la planeación y estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo
que el conocimiento y los materiales deben transferirse a sistemas de administración del
conocimiento de manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer otros
proyectos.

Algunos datos y herramientas como la documentación de usuarios y del sistema, la

administración de configuraciones, gestión de problemas y solicitudes de cambio, pueden ser
requeridos para el continuo soporte y mantenimiento del sistema. Lo anterior puede requerir:

•Extracción y depuración de contenido

•Obtención de licencias de software adecuadas
•Capacitación del equipo permanente de apoyo

Para tener éxito en un entorno de proyectos, la administración de proyectos debe permear cada
aspecto de la solución empresarial. Las empresas que son capaces de satisfacer eficientemente
las demandas de administrar su cartera de proyectos tienen una clara ventaja sobre sus
competidores, ya que pueden ofertar con más confianza al tener un mejor conocimiento de sus
costos.

Preguntas del video Grupos_Gestion_Marketing

- Tabla 1. Repensar las perspectivas y prácticas existentes
(a) ¿El marketing orientado a objetivos ofrece un mejor rendimiento financiero que el marketing
orientado a las finanzas?
Esta pregunta debe desarrollarla Ximena
(b) ¿El marketing orientado a propósitos genera una mayor equidad de marca y costo que el
marketing orientado a las finanzas?
Esta pregunta debe desarrollarla Julio
(c) ¿el marketing orientado al propósito gana una mayor participación del corazón de los clientes
que el marketing impulsado por las finanzas?
Esta pregunta debe desarrollarla Juan