Procedimiento de evidencia de controles críticos

Área / Proceso: Operaciones Cemento

Ultima Actualización: Septiembre 30, 2005
Responsable: Administrador de
Información Planta

GOP.30.1 – Conciliación de Inventarios finales de materiales comprados con

Abasto.

I.- Objetivo
Obtener la evidencia de control que demuestre la consistencia entre los inventarios finales del mes de
los materiales comprados en el sistema GrafOper contra los inventarios finales del mes del módulo de
Abasto.

II.- Frecuencia para emitir la evidencia de control

Mensual

III.- Descripción General de la Práctica de Control

1. Mantener un archivo mensual mostrando que los registros de inventarios finales de materiales
comprados del mes en GrafOper coinciden con los inventarios finales de mes registrados en el
módulo de Abasto.

2. El reporte de comparación de inventarios de materiales comprados debe mostrar evidencia de

que las cantidades de cada material son iguales en ambos sistemas.

3. Si existe alguna diferencia entre los inventarios de materiales se deberá revisar el origen de la
inconsistencia de tal forma que se pueda corregir el problema en el sistema indicado, ya sea el
módulo de Abastos o el GrafOper a través de la maxi-hoja.

III.- Procedimiento para la generación de evidencia

1. Al final de cada mes se deberá emitir un reporte del GrafOper (Reportes Estadísticos –
Materiales).
2. Solicitar a Abastos Planta un reporte con los inventarios finales de mes.
3. Comparar ambos reportes para verificar que los inventarios finales de los materiales comprados
son iguales en una reunión con el personal de Abasto.
4. Si existen diferencias, primero se debe identificar la causa y luego proceder a hacer las
correcciones necesarias en cada en el sistema correspondiente (GrafOper o Módulo de Abasto)
para asegurar que ambos sistemas contienen la información correcta.
5. Archivar mensualmente el reporte que verifica que ambos sistemas contiene la misma
información.

IV.- Acciones a realizar en caso de incumplimiento de control

1. Si por alguna razón no se hizo la conciliación de inventarios en un mes, se deberá notificar al área
de Contraloría/Costos para hacer el ajuste correspondiente dentro del mes siguiente al evento.

2. Dicho ajuste deberá ser documentado y autorizado por la Vicepresidencia de Operaciones del
País, de acuerdo a la práctica vigente para el ajuste de inventarios.