CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

1. OBJETIVO

Determinar los lineamientos que establecen como se determina, controla y registra

el producto no conforme durante el desarrollo de los procesos para evitar que los
clientes reciban un producto que no sea acorde a los requisitos establecidos.

2. ALCANCE

Aplica a todas las áreas involucradas en el Sistema de Gestión Integral y el

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa.

3. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de la Directora de operaciones y HSEQ, Corodinador,

Supervisores, Ingenieros de Producción y análisis de inventarios, decidir qué
acción tomar con el producto no conforme en el momento de la fabricación o en el
momento de procesar un servicio en la lavandería y las prendas no están
conformes

En cuanto a materias primas es responsabilidad del Ingeniero de Producción y

análisis de inventarios, verificar que se reciba materia prima en buen estado y en
condiciones óptimas, antes de aceptar insumos y/o materias primas.

En cuanto a las prendas que se reciben para el servicio de lavandería, es

responsabilidad del Coordinador y supervisor informar acerca de la ropa que llega
en mal estado (rota, manchada, etc) a la Dirección de Operaciones y al cliente
mediante correo electrónico.

Es responsabilidad del Gerente tomar las acciones necesarias frente al producto

no conforme encontrado por el cliente.

4. DEFINICIONES

PRODUCTO NO Producto que presenta alteración en sus características y que no cumple

CONFORME con los requisitos de los clientes y de NOMBRE EMPRESA
Servicio que no cumple con los requisitos y especificaciones de los
SERVICIO NO
clientes, en cuanto a tiempo de entrega, equivocaciones en los pedidos
CONFORME
entregados y/o pedidos incompletos; errores en las facturas.
ACCIÓN Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
CORRECTIVA otra situación indeseable.
Acción Tomada para las causas de no conformidades potenciales para
ACCION PREVENTIVA prevenir su ocurrencia. Deben ser apropiadas a los efectos de los
problemas potenciales

5. CONDICIONES GENERALES

Elaboro: Reviso: Aprobó: 1

 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Cuando se detecta el producto no conforme para la fabricación de los productos,

el Ingeniero de Producción y análisis de inventarios considera que el producto se
puede ajustar, se especifica claramente la acción a tomar en la planilla de
muestreo. Y para las prendas no conformes se diligencia el mismo formato y se
reporta al cliente

Una vez realizado el ajuste, se verifica nuevamente las propiedades físico-

químicas del producto en un nuevo formato de planilla de muestreo, en donde el
numero de lote va acompañado de las letras PNC como indicador de que la
verificación de estas propiedades físico-químicas se ha realizado sobre el lote de
producto no conforme ya ajustado, conservando muestras de ambos procesos
antes del lote no conforme y del lote reprocesado con el resultado esperado.

Una vez se aprueben las características físico químicas del producto, se realizará
el registro final, estipulando número de lote y especificando que el producto reúne
las condiciones requeridas por el cliente y especificaciones técnicas estipuladas
en la hoja de producción (hoja de producción documento de uso exclusivo del
Gerente Industrial y el ingeniero de producción y análisis de inventarios.

Las planillas de muestreo elaboradas por las acciones generadas por el control del
producto no conforme, son archivadas de manera conjunta con el fin de evidenciar
el manejo del producto no conforme que se presenta en la empresa.

Para Industria Química Phanamericana Ltda., producto no conforme desde el

punto de vista de producción, es cuando no reúne alguna de las características
físico químicas establecidas para cada producto.

Si después de entregado el producto al cliente, manifiesta que es no conforme se

procede a aplicar la garantía establecida, iniciando por el cambio del producto en
forma inmediata, re - misionándose al cliente y dejando expreso que por garantía
se realiza el cambio; se diligencia el formato Devolución De Producto para
identificarlo y luego tomar las acciones necesarias para controlarlo. Esta actividad
la realiza la Directora de Operaciones y HSEQ y/o el coordinador de Girardot.

Una vez el producto que motiva la reclamación llega a NOMBRE EMPRESA®, el

Auxiliar de producción y análisis de inventarios, diligencia el Formato IQP-FR-012)
en la parte de RECEPCION DE PRODUCTO DEVUELTO, en la cual registrá
fecha de ingreso, número de unidades devueltas, presentación del producto,
número de lote o lotes, estado en el que llega el producto sea en mal o buen
estado.

Posteriormente, rotula el producto con la palabra “DEVOLUCION” y procederá a

verificar las características físicas químicas del producto, para lo cual tiene en
cuenta la contramuestra de los respectivos lotes devueltos.

Elaboro: Reviso: Aprobó: 2

 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Cuando se tengan los resultados de la verificación se emitirá el respectivo informe,

el cual se presenta en el comité de Gestión Integral que se celebra mensualmente,
donde se establecen los compromisos respectivos.

Si se detecta un producto no conforme después de ser despachado al cliente, y el

cliente no lo ha manifestado, se realiza un seguimiento al cliente para estar
pendiente de los resultados del mismo y respecto al producto que esté en stocks,
se ajusta según lo contemplado en el procedimiento establecido para este fin.

6. DESCRIPCIÓN

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REFERENCIA

Ingeniero de
IQP FR 010
producción y
1 Se detecta el producto no conforme Planilla de
análisis de
muestreo
inventarios
IQP FR 010
Planilla de
muestreo
Ingeniero de
Se define el manejo que se le dará al producción y IQP-FR-012
2
producto no conforme. análisis de formato
inventarios devolución de
productos

Si se determino que el producto no

conforme puede ser Reprocesado para que
Ingeniero de
cumpla las características físico-químicas IQP FR 010
producción y
3 establecidas, se toman las acciones Planilla de
análisis de
necesarias para ajustar el producto. Muestreo
inventarios
De lo contrario ir a actividad 7.
Ingeniero de
Se realiza nuevamente la toma de la IQP FR 010
producción y
4 muestra, y la verificación de las Planilla de
análisis de
características físico químicas del producto. muestreo
inventarios
5 Validado el producto, se expide el registro IQP FR 010
de validación de las características físico Planilla de
químicas del producto y aprobación por Ingeniero de muestreo
parte del Ingeniero de producción y análisis producción y
de inventarios análisis de
inventarios

Elaboro: Reviso: Aprobó: 3

 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Auxiliar de
Aprobado el producto, se da la autorización producción y
6 de empaque y etiquetado, para posterior análisis de
envío al cliente inventarios

Si se determina que no es necesario

reprocesar el producto, las acciones a
tomar pueden ser:

AUTORIZACIÓN DE USO: Cuando el

Ingeniero de producción y análisis de
inventarios, a pesar de no cumplir con
alguno de los requisitos del cliente pero si
Gerente
con las características fisicoquímicas del
producto se autoriza el uso, y la gerencia
Ingeniero de
7 aprueba la destinación.
producción y
análisis de
ACEPTACIÓN BAJO CONCESIÓN:
inventarios
Cuando del cliente determina aceptar el
producto a pesar de no cumplir con los
requisitos.

LIBERACIÓN: Cuando el producto no es

reprocesado, no es aceptado bajo
concesión ni se autoriza su uso.

7. REVISIONES DEL DOCUMENTO

CONTROL DE CAMBIOS
REV FECHA PAG APROBO DESCRIPCION DE CAMBIOS

Elaboro: Reviso: Aprobó: 4