Manual de procesos editoriales de revistas científicas

Incorporación de la metodología XML JATS

2018
 Tabla de contenidos

Introducción .................................................................................................................................................. 3

Metodología .................................................................................................................................................. 4

Primera etapa ............................................................................................................................................ 4

Revisión y compilación de artículos ..................................................................................................... 4

Entrega del material a la Editorial Javeriana....................................................................................... 10

Segunda etapa ......................................................................................................................................... 10

Entrega de corrección de documentos por parte de la CRC al equipo editorial .................................. 10

Solicitud de cambios a los autores por parte de la revista................................................................... 10

Remisiones a los autores ..................................................................................................................... 12

Tercera etapa ........................................................................................................................................... 12

Recepción de cambios autores ............................................................................................................ 12

Cuarta etapa ............................................................................................................................................ 14

Envío del material a la Editorial ......................................................................................................... 14

Limpieza y envío a marcación ............................................................................................................ 14

Marcación ........................................................................................................................................... 15

Proofreading........................................................................................................................................ 15

Artes finales y publicación .................................................................................................................. 15

 Introducción

Este manual tiene como propósito guiar el proceso de gestión XML JATS de las revistas científicas de
la Pontificia Universidad Javeriana. No obstante, los lineamientos generales están orientados a
optimizar cualquier flujo de gestión de revistas, incluso si es autónomo a la Coordinación de Revistas
Científicas o si se mantiene el modelo de producción editorial tradicional.

El lenguaje de programación XML consiste en un código que se vale de etiquetas para normalizar la
información y está destinado a completar formularios de metadatos con rapidez y sin incidentes de
compatibilidad. La base bibliográfica regional SciELO empezó a migrar sus contenidos al lenguaje
XML JATS (Journal Article Tag Suite, una variación diseñada específicamente para la parametrización
de revistas científicas) a partir del año 2014. Redalyc, por su parte, incorporó la iniciativa en 2016
para garantizar que los datos consignados en su acervo sean recuperables en contextos cada vez más
amplios. El instructivo de Redalyc (disponible en este enlace) proporciona detalles acerca de la
naturaleza técnica y operativa del modelo de gestión editorial a partir de la metodología.

El modelo de marcación propende hacia la optimización de los recursos para generar un contenido
con mayor celeridad, en diferentes formatos que favorecen la legibilidad y la inmediatez en las
consultas. La Coordinación de Revistas Científicas de la Editorial Javeriana ha dispuesto su modelo
de gestión para el procesamiento de los artículos a partir de XML, con el propósito de cumplir los
lineamientos de calidad de las bases bibliográficas regionales y los índices internacionales.

Cabe mencionar la importancia que requiere el compromiso del equipo de cada revista en cuanto a
las exigencias del modelo editorial XML. La rigurosidad en las revisiones de los artículos, sus
parámetros formales, las listas de referencias y su material complementario (gráficas, tablas,
ilustraciones y anexos) garantizará la completud e idoneidad del material sometido al proceso de
marcación.

A continuación, se presentan de manera detallada los objetivos y la metodología que conlleva la

implementación de dicho proceso.
 Metodología

Primera etapa

Revisión y compilación de artículos

Antes de proceder con la remisión de la totalidad de artículos que hacen parte de un fascículo o
número a la Editorial, el equipo de la revista deberá verificar que los documentos cumplan a
cabalidad los siguientes lineamientos:

Criterios básicos de calidad editorial

● Los artículos originales de investigación, revisión y reflexión deben tener conceptos

favorables de evaluación por pares. Las evaluaciones se consignarán en OJS o el repositorio a
disposición de cada revista.
● Todas las contribuciones cuentan con la autorización expresa de los autores a través del
formato institucional de licencia de uso.
● Todas las contribuciones aceptadas para publicación cuentan con un informe de verificación
de coincidencias a través del programa antiplagio proporcionado por la Coordinación de
Revistas.
● No será necesario remitir los conceptos de evaluación, las licencias y los reportes antiplagio
a la Editorial. No obstante, podrán solicitarse en cualquier momento por cualquier instancia
directiva o evaluadora.
● Las revistas semestrales deberán publicar un promedio de 20 contribuciones citables en el
volumen (año). Para el caso de revistas con otras periodicidades, se analizarán las dinámicas
disciplinares y las exigencias de las bases bibliográficas regionales Redalyc y SciELO.
● Los materiales del fascículo deberán compilarse y remitirse a la Coordinación de Revistas con
la anticipación al inicio de la periodicidad anunciada que se establece en el siguiente cuadro:
 Periodicidad Rango Fecha máxima de entrega a
la Editorial

Semestral Enero - junio Septiembre del año anterior

Julio - diciembre Marzo del año en curso

Cuatrimestral Enero - abril Septiembre del año anterior

Mayo - agosto Enero del año en curso

Septiembre - diciembre Abril del año en curso

Trimestral Enero - marzo Septiembre del año anterior

Abril - junio Noviembre del año anterior

Julio - septiembre Marzo del año en curso

Octubre - diciembre Junio del año en curso

Lista de comprobación de artículos

La Editorial proporcionará una plantilla (figura 1) para facilitar la adecuación de los

documentos remitidos al proceso editorial. Nota: No será posible recibir documentos que
tengan datos pendientes como fechas de publicación, tipología de los artículos e imágenes.
Figura 1. Plantilla (configuración ideal) de artículos para el inicio del proceso editorial.
Elementos indispensables de la página de inicio (portadilla o front)

● DOI del artículo (la secuencia se asigna por el equipo editorial, atendiendo a los lineamientos
de la Coordinación de Revistas).
● Título (en idioma original). La Editorial se encargará de las traducciones correspondientes,
sin excepción.
● Nombre de los autores con afiliación institucional y código ORCID (también es ideal contar
con ID de autor de Redalyc). Se debe indicar un único autor responsable de correspondencia
junto con su dirección de correo electrónico.
● Tipología del artículo (artículo de investigación, revisión o reflexión) u otras contribuciones.
● Resumen (en el idioma original). Debe tener entre 120 y 150 palabras. La Editorial se
encargará de las traducciones correspondientes.
● Palabras clave. Debe tener entre 3 y 6 conceptos clave, separados por punto y coma. La
Editorial se encargará de las traducciones correspondientes.
● Fechas del proceso de arbitraje (recepción y aceptación). La fecha de disponibilidad en línea
se proporciona al final del proceso editorial.
● Apartado de la licencia de uso vigente.
● Cómo citar el artículo según el sistema de citación usado en la revista. La paginación
individual (no consecutiva) de cada artículo se expresará XX-XX para asignarla
posteriormente en el proceso de generación de formatos de lectura.
● Volumen, número, año, ISSN en línea.

Elementos del cuerpo del texto (body)

● Está conformado por introducción, desarrollo (metodología, resultados) y conclusiones.

● Apartados con sus subtítulos sin numeración.
● Uso sistemático del sistema de citación adoptado por la revista.
● El sistema de marcación XML no admite notas a pie de página, así es que deberán ser incluidas
como notas al final de cada documento.

Elementos del cierre (back)

● Agradecimientos o reconocimientos, origen de la investigación, fuentes de financiación.

● Anexos.
● Referencias (listado de obras con correspondencia exacta a las citas en el cuerpo del texto).
● Notas finales.
Elementos gráficos

● Se utilizará una nomenclatura sencilla, únicamente a través de las denominaciones genéricas

de tabla, figura y fórmula. Se rotula como figura todo el espectro de gráficos, ilustraciones,
fotografías, dibujos, mapas, diagramas de flujo, etc. Se presentará como tabla aquella
información organizada en cuadros con filas y columnas, sin importar la cantidad de datos o
su nivel de complejidad. Las fórmulas consistirán en secuencias alfanuméricas que pueden
estar acompañadas por caracteres especiales.
● Todos los elementos gráficos se numeran con arábigos, de acuerdo con el orden en que vayan
apareciendo en el texto. Todo elemento gráfico debe estar mencionado en el cuerpo del texto.
● Las figuras, tablas y fórmulas se deben entregar en archivos independientes al cuerpo del
texto: un solo consecutivo para todas las figuras, otro para todas las tablas y otro para todas
las fórmulas, indicando el número y el artículo al cual pertenecen. Estos elementos deben
estar en versiones de alta calidad o editables, que permitan la intervención editorial sin
pérdidas de legibilidad (ver tabla 1).

Tabla 1. Extensiones o tipos de archivo más comunes recomendados para la entrega de gráficos a
producción editorial.

Elemento gráfico Tipo de archivo válido Tipo de archivo inválido

Tabla DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF JPG, PNG, BMP

Figura (gráfico de barras, XLSX BMP

tortas, líneas, superficies o XLS, PPT, PPTX, DOC, DOCX (JPG,
anillos) PNG, PDF poco recomendados)

Figura (fotografías, JPG, TIFF, GIF, EPS, PNG de BMP, DOC, DOCX
ilustraciones, mapas o mínimo 300 dpi (dots per inch) o
imágenes digitalizadas) ppp (puntos por pulgada)

Figura (logos de EPS, SVG, AI o PDF JPG, PNG, BMP, DOC, DOCX
instituciones y otras
imágenes vectoriales)

Fórmulas (fórmulas y JPG, PNG, PPT, PPTX, PDF DOC, DOCX

ecuaciones)
 ● El tamaño estándar para fotografías, mapas o imágenes en blanco y negro es de 2400 x 1500
pixeles en 300 dpi (ppp). El tamaño mínimo es la mitad del estándar anterior; es decir, de
1200 x 750 en 300 dpi.
● Se debe señalar claramente en el archivo de texto en qué lugar resulta ideal la inserción del
elemento gráfico mediante las convenciones indicadas en las figuras 2 y 3:

Figura 2. Identificación de gráficos complementarios en el cuerpo del texto

Esta convención se marca en una línea aparte del párrafo. Al momento de la marcación, se procurará
ubicar todos los elementos gráficos en el lugar indicado por el autor, siempre que esto resulte posible.
En su defecto, se buscará la ubicación más propicia conforme a los criterios del diseño editorial.

Figura 3. Sintaxis de archivos para identificar el artículo y su material complementario

Entrega del material a la Editorial Javeriana

Las contribuciones (artículos y otras tipologías) y la totalidad de gráficos complementarios en

archivos independientes deberán remitirse a la Editorial, a través del enlace al programa de gestión
editorial que la Coordinación de Revistas divulgará oportunamente en cada vigencia. El proceso de
envío se puede apoyar por el correo electrónico o los servicios de almacenamiento en línea cuando
el tamaño de los archivos supere el límite de capacidad predeterminado de cada herramienta.

Segunda etapa

Entrega de corrección de documentos por parte de la CRC al equipo editorial

Una vez la Coordinación de Revistas recibe el material corregido y ajustado a la pauta de la

publicación, remitirá a cada equipo los manuscritos para verificar la completud de la información y,
particularmente, la correspondencia exacta entre las citas y referencias. Esto permite generar
hipervínculos que garantizan la inmediatez de la información consultada por los lectores bajo el
esquema XML.

Solicitud de cambios a los autores por parte de la revista

En un plazo no mayor a tres semanas, los equipos deben hacer las revisiones y solicitudes de cambios
a los autores. Una vez finalizada la revisión de cada artículo, se debe restringir la edición mediante la
función “solo comentarios”, como se indica en las figuras 4 a 6, a continuación:
Figura 4. Activar la función de restricción en la edición.

Figura 5. Aplicar la protección.

 Figura 6. Asignar la contraseña indicada por la Coordinación de Revistas.

Remisiones a los autores

En el mensaje remitido a los autores, es necesario adjuntar los gráficos complementarios para su
verificación final y hacer explícito que los cambios serán recibidos únicamente en los comentarios
del documento de Word. La edición restringida inhabilitará cualquier intervención adicional sobre
los manuscritos. La Coordinación de Revistas solo podrá recibir los documentos que cuenten con el
seguimiento de ajustes.

Adicionalmente, se deberá mencionar que, en caso de solicitar un ajuste en el material

complementario, los nuevos archivos deberán adjuntarse y relacionarse explícitamente en el
mensaje de respuesta.

Tercera etapa

Recepción de cambios autores

Una vez el equipo haya remitido el artículo a los autores y recibido los cambios, se debe desbloquear
el documento al hacer ‘clic’ en cualquier parte del archivo para que se active la función. Es preciso
verificar que los cambios hayan sido introducidos como comentarios, como se muestra en la Figura
7:
 Figura 7. Desbloqueo de restricción.

La misma contraseña que ha sido asignada para la protección debe ser digitada en la casilla de
desbloqueo. En este punto, el equipo de la revista cuenta con la posibilidad de incorporar los cambios
que se consideren pertinentes. Si existen dudas, los comentarios se pueden remitir a la Editorial en
los documentos desbloqueados como los muestra la Figura 8.
 Figura 8. Cambios de autores en los comentarios.

Cuarta etapa

Envío del material a la Editorial

El material debe ser remitido con las imágenes independientes para corroborar que sean las
definitivas (estas no deben estar incluidas en el documento). El nombre de archivo que relaciona la
imagen con el manuscrito correspondiente no debe sufrir modificación alguna. Es recomendable
remitir todo el material unificado y completo para el proceso de marcación, sin fragmentaciones.

Limpieza y envío a marcación

La Coordinación de Revistas remitirá los documentos abiertos al proveedor de corrección de estilo

para proceder con la limpieza correspondiente. En esta fase se verifica que se encuentren completos
los datos y las imágenes (cabe anotar que para este momento ya no hay lugar para nuevas
correcciones de estilo de los artículos). En caso de que se llegue a identificar algún pendiente, el
proceso se detiene hasta que el equipo suministre la información completa ligada al documento. La
Editorial no se encarga de hacer adición o modificación alguna en los archivos. Una vez se haya
corroborado que el material cumple con los criterios mencionados previamente, este será remitido
al equipo encargado de la marcación del material.

Marcación

Según la complejidad del material y la carga del proveedor de marcación, se establecerá una fecha de
entrega de los documentos marcados. Si es preciso, la revista recibirá como mensaje, sin documento
adjunto, las inquietudes que pueda presentar el equipo de marcación. Estas deben ser resueltas en el
menor tiempo posible, entendiendo que cualquier retraso afecta significativamente los procesos de
gestión de los artículos. Al finalizar este proceso, se remitirán los productos de la marcación XML
JATS y los formatos de lectura (PDF, HTML, Visor, ePUB) elegidos a la revista.

Proofreading

El equipo de la revista tendrá la oportunidad de verificar que las versiones galeradas se encuentren
acordes con la información remitida. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que solamente
se podrán solicitar cambios que atiendan a errores en los metadatos, el contenido o la disposición
gráfica de los artículos. Por lo tanto, no se debe tomar como una versión dispuesta para remitir a los
autores y solicitar ajustes. Estas versiones serán asumidas como definitivas para la publicación. En
caso de que existan modificaciones sobre los documentos marcados y sus versiones de lectura, el
equipo de la revista deberá remitir la solicitud a la Coordinación de Revistas. Se estimará la extensión
y la complejidad de los cambios con el propósito de definir una nueva fecha de entrega.

Artes finales y publicación

La Coordinación entregará los archivos finales, en todos sus formatos, a los equipos de revistas para
su posterior carga en OJS.

La Editorial se encargará de actualizar las bases bibliográficas regionales y cualquier sistema de

indexación que se alimente a partir de estos insumos.