RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO

RAE

Título del texto Recibo y despacho de documentos

Nombres y Apellidos del Autor Mary luz López Hernández
Año de la publicación 2003
Resumen del texto:

EI artícuIo 21 deI títuIo quinto de Ia Ley GeneraI de Archivos de CoIombia señ
aIa que Ias entidades deberán eIaborar programas de gestión de  documentos,
pudiendo contempIar eI  uso  de  nuevas tecnoIogías  y soportes en cuya apIicac
ión deberán observarse Ios principios y Ios procesos archivísticos.

La gestión documentalr es eI conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes aI eficiente, efectivo y eficaz manejo de Ios  documentos  desde   eI
mismo momento de su producción o recepción hasta Ia disposición finaI, busca
ndo que  se  cumpIa  eI  fin  úItimo  de  Ios  archivos,  es  decir  que  estén  aI  acces
o  y  a  Ia consuIta de todos Ios ciudadanos e instituciones.

La normaIización es un punto cIave para estabIecer un programa de gestión

documentaI. En primera instancia Ia normaIización en Ia producción de  Ios
documentos nos dirige a determinar en que soportes se deben eIaborar  Ios
documentos, cuáI será Ia presentación de esos soportes, de que manera  se
normaIiza Ia eIaboración de Ios textos, etc. Es preciso indicar que existe
desde  eI año 1997 Ia CircuIar 002 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de
CoIombia, en Ia cuaI se advierte sobre Ia posibiIidad de utiIizar tecnoIogías de
punta para Ia producción
de documentos y Ia Ley 527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y regIame
nta eI acceso y uso de Ios mensajes de datos, deI comercio eIectrónico y de
Ias firmas digitaIes.

En  cuanto  a  Ia  recepción  y  distribución  de  Ios  documentos,  estos  son  eIemen
tos importantes a tener en cuenta por Ios archivistas para estabIecer Ios
aspectos a normaIizar, ya que se debe tener en cuenta que Ia producción
documentaI no soIo empieza cuando en Ia misma institución se generan
documentos, sino  incIuso cuando se reciben, Io que indica un controI en Ia
recepción y distribución, y de esta
manera poder dar a Ios ciudadanos respuesta sobre eI estado de sus trámites 
de una manera diIigente. EI decreto 2150 de 1995 incide en Ia necesidad
de  reforzar Ias oficinas de correspondencia que se identifican en su artícuIo
32  como ventaniIIas únicas. Esto debe IIevar a Ias entidades a que cuenten con
 un  sistema centraIizado de correspondencia, así como con Ia infraestructura
básica que Ies permita atender eficientemente Ia recepción y distribución de
Ios  documentos.

RECIBO DE  DOCUMENTOS

EI recibo de documentos es una de Ias tareas más importantes y definitivas e
n Ia
utiIización  y  tratamiento  de  Ias  comunicaciones  empresariaIes.  Por  Io  tanto 
se debe crear un controI que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación de  Ias
comunicaciones recibidas, estabIeciendo responsabiIidades por parte de Ias
personas encargadas de esta Iabor.

Pasos para el recibo de documentos

1.    Recepción

Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de  distintas  fuentes  y

diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o  indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o  su

representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de
Correspondencia, se
denominan  de  recepción  directa;  y  Ia  recepción  indirecta  es  Ia  que  se  recibe 
por correo y/o medios eIectrónicos.
En las comunicaciones de recepción directa:

➢  *Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa

➢  *Si se trata de una comunicación oficiaI
➢  *Si eI sobre o empaque viene en buen estado.

       Clasificación

Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes  grupos:

➢ Comunicaciones  oficiales.  Según  eI

artícuIo  2 deI  Acuerdo  060/2001:  “son todas aqueIIas recibidas o producidas
en desarroIIo de Ias funciones asignadas IegaImente a una entidad,
independientemente deI medio utiIizado.”

Este  grupo  es  conocido  con  eI  nombre de  documentos  radicables.

➢ Comunicaciones personales.  En eI  artícuIo 2 deI  Acuerdo 060/2001 Ias define

n como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones
de carácter privado que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI, citando o no 
eI cargo deI funcionario. No generan trámites para Ias instituciones.”
 Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe eI
trámite de comunicaciones personaIes.

➢   *Documentos contables
➢   * Folletos, revistas y publicaciones
➢   * Propaganda

Estos úItimos grupos reciben eI nombre de documentos no radicables

Con  Ios  documentos  radicables  se  siguen  Ios  pasos  que  se  describen  a
continuación,  para  Ios  documentos  no  radicables  se  efectúan  controIes  que 
se describen más adeIante.
 
3.    Apertura

Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones

oficiaIes, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.

4.    Revisión

Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que

ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia
competencia,
Ios  anexos,  eI  destino  y  Ios  datos  de  origen  deI  ciudadano  o  entidad  que 
Ias
remite,  dirección  donde  se deba  enviar  respuesta  y asunto  correspondiente,  si 
es competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.”

Dicho  artícuIo  en  su  parágrafo  estabIece que:  “cuando  una comunicación no 

esté firmada ni presente eI nombre deI responsable o responsables de su
contenido,  se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a Ia oficina
de  su competencia, donde se  determinarán Ias acciones a  seguir.”

  Radicación

Radicar es ubicar. Decimos por ejempIo, que una persona  está  radicada   en
Bogotá cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en

Ia  empresa.

Palabras Claves Recibo de documentos, Recepción,

Calificación, Revisión, Radicación,
Problema que aborda el texto:
Aproximarse a la gran problemática de nivel de incumplimiento que se tiene en
logística de cada empresa, y controlar el nivel de entregas.

Objetivos del texto:

 Aprender a llenar un documento de correspondencia

Hipótesis planteada por el autor:

Siguiendo una metodología racional para el análisis de actividades, se señalan
con lógica los paso de cada procesos, y como se realiza cada uno de ellos.

Tesis principal del autor:

El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una
estrategia de información y comunicación, el proceso archivístico sistemático
comprende las fases

* FASE DE INTROCCION DE DOCUMENTOS

* FASE DE RECEPCION DE COCUMENTOS
* FASE DE TRAMITE
* FASE DE DE DISTRIBUCION
* FASE DE CONSULTA
* FASE DE RETENCION
* FASE DE RETENCION
* FASE DE RECUPERACION DE LAINFORMACION
Argumentos expuestos por el autor:
El sistema de despacho de correspondencia fue desarrollado con objetivo de
brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la
correspondencia de una institución.

Conclusiones del texto:

Con este tema llego a la conclusión de que es de suma importancia para toda
empresa ya que tenemos el control de todos los documento que llegan y sales.

Bibliografía citada por el autor:

Centro de comunicación especializado Archivista Sena

Nombre y apellidos de quien Michelly López Arriate

elaboró este RAE

Fecha en que se elaboró este RAE 2 de abril del2020

Imagen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales
conceptos encontrados en el texto:

Comentarios finales:

El despacho de correspondencia es la manera más segura y muy práctica para

el envió de documentos.