GME62

Gestión del mantenimiento

Planeación del mantenimiento (I)

Docente: Luis Fernando Cardona

https://www.fm2s.com.br/o-que-e-o-kaizen-toyota/
Modelo de gestión del mantenimiento
Paso 1 Paso 2 Paso 3
Definición de Priorización de Intervención
objetivos y los activos de inmediata en
estrategias de acuerdo a la activos de alto
mantenimiento función impacto

Paso 8 Paso 4
Continua mejora Diseño del
y utilización de mantenimiento
nuevas técnicas preventivo

Paso 7 Paso 6 Paso 5

Análisis de Evaluación y Plan preventivo,
ciclo de vida y control de la programación y
optimización ejecución del optimización de
de repuestos mantenimiento recursos
 Introducción
La planeación y programación del mantenimiento involucra asignar tareas a técnicos para
que estos desarrollen durante su jornada las actividades de mantenimiento correctivo,
preventivo, predictivo y proactivo.
 Conceptos básicos
• Planeación de actividad de mantenimiento: Es la definición de detalle que permite llevar
a cabo una tarea de mantenimiento. Incluye definir el alcance, procedimiento, número de
técnicos necesarios, tiempo y costo estimado, repuestos entre otros aspectos.

• Programación semanal de actividades de mantenimiento: es la asignación de una

determinada cantidad de órdenes de trabajo para una semana, sin especificar días/horas
de inicio/fin de una orden de trabajo en específico.

• Programación diaria de actividades de mantenimiento : es la asignación de ordenes de

trabajo específicas a técnicos de mantenimiento en específico para que las realicen el
siguiente día.
 Orden de trabajo (OT)
Es un documento que contiene la información necesaria para controlar todo el trabajo de
mantenimiento sobre un equipo. Esta herramienta evita el uso inconsistente de las
declaraciones verbales, correo electrónico, correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Es la herramienta más valiosa para mejorar la efectividad y productividad del departamento

de mantenimiento.

Los ítems que debe tener una orden de trabajo están establecidos por la norma BS EN
13460:2009.
Ejemplos de OT
Ejemplos de OT
Ejemplos de OT
 Estructura de una orden de trabajo
Código (número de OT, estado actual, prioridad, etc).

Sección llenada por la persona que solicita la orden de trabajo

(operario, técnico/ingeniero de mantenimiento/producción, etc).
En esta parte se informa la razón por la cual se está solicitando la
orden de trabajo

Sección llenada por la persona que planea la actividad de

mantenimiento. Indica el detalle para realizar la actividad
(repuestos, tiempos, personal necesario, etc.)

Retroalimentación de la persona que realizó la actividad

(tiempo real de reparación, repuestos utilizados, etc).
 Ítems de una OT
ITEM DE LA ORDEN DE TRABAJO
1 Número
2 Persona que solicita la OT
3 Fecha de registro
4 Fecha de apertura
5 Fecha de cierre
6 Código de ítem
7 Ubicación del ítem
8 Horas que lleva operando el ítem
9 Tipo de mantenimiento
10 Prioridad
DESCRIPCIÓN
Es un código único para OT
Nombre de la persona que solicita la OT
Fecha en la que se crea la OT
Fecha en la cual se activa la OT
Fecha en la cual la actividad descrita en la OT finaliza
Código único de identificación del equipo a intervenir
Lugar donde está ubicado el equipo a intervenir
(puede ser también km, días, etc)
Preventivo, correctivo, etc.
Jerarquía entre OT (las OT más criticas son mas prioritarias)
 Ítems de una OT
ITEM DE LA ORDEN DE TRABAJO DESCRIPCIÓN
11 Requisitos ambientales y de seguridad Requisitos necesarios para realizar la actividad
12 Justificación para retener la OT La razón por la cual una OT abierta no se está ejecutando
13 Frecuencia Tiempo entre mantenimientos cíclicos.
14 Última fecha de mantenimiento Última fecha en la cual se realizó un mantenimiento cíclico
15 Cantidad de recursos que se necesita la actividad de
Estimación de recursos
mantenimiento
16 Lista de chequeo Puntos a inspeccionar durante la actividad
17 Síntoma de falla Razón por la cual se genera la OT
18 Parte que está en falla Parte que se debe intervenir
19 Causa de falla Razón por la que falla la parte
20 Documentación técnica Documentos/normas/herramientas necesarias
 Ítems de una OT
ITEM DE LA ORDEN DE TRABAJO DESCRIPCIÓN
21 Descripción de la actividad Explicación del paso a paso de la actividad
22 Cantidad de labor Horas/turnos necesarios para hacer la actividad
23 Tipo de labor Calificación/ categoría del personal necesario para la actividad
24 Personal Lista de los trabajadores para la actividad
25 Referencia de repuestos Código de cada repuesto necesario para la reparación
26 Cantidad de repuestos Número de repuestos necesarios para la reparación
27 Labor externa Lista de trabajadores externos que realizan la actividad
28 Repuestos externos Lista de partes que suministran contratistas externos
29 Otros servicios externos Servicios con tratados externamente
30 Aceptación Recepción del trabajo de mantenimiento
 Paso a paso
de un sistema de
mantenimiento por
órdenes de trabajo
Ciclo de las OT
Ciclo de las OT para emergencias
 Principios de la planeación
1 – Los planificadores del mantenimiento deben ser diferentes de los técnicos que ejecutan
los mantenimientos.
 Principios de la planeación
2 – Los planificadores de mantenimiento se concentran en trabajo futuro para tener por lo
menos 1 semana de trabajo programado, aprobado y listo para ejecutar. Los técnicos de
mantenimiento se enfocan en trabajo planeado.
Cualquier problema que surja durante la ejecución del trabajo programado lo deben resolver
los técnicos y supervisores. Después de cada trabajo, el técnico o supervisor debe
retroalimentar a los planeadores de mantenimiento con detalles sobre los problemas,
cambios, costos o cualquier información relevante para mejorar hacia futuro.
 Principios de la planeación
3 – Los planificadores de mantenimiento utilizan un sistema simple de codificación de
equipos. Este sistema permite utilizar información aprendida de mantenimientos previos
para programar nuevas tareas, las cuales se vuelven repetitivas con el tiempo. Los técnicos y
supervisores deben tener acceso a este sistema de información.
 Principios de la planeación
4 – Los planificadores de mantenimiento se basan en experiencia personal y en información
de mantenimientos previos para desarrollar planes que anticipen retrasos en los trabajos o
problemas de seguridad.
 Principios de la planeación
5 – Los planificadores de mantenimiento generan tareas que incluyen procedimientos
preliminares de reparación o reemplazo de partes. Sin embargo, son los técnicos quienes,
con su experticia, deciden en campo como realizar el trabajo.
 Principios de la planeación
6 – “El tiempo de llave” es la medida primaria de eficiencia de la fuerza laboral y de la
efectividad de la planeación. El tiempo de llave es la proporción del tiempo real de trabajo
del técnico sobre el tiempo disponible (típicamente entre 25% y 35%, máx. 55% en empresas
de clase mundial). Son diferentes debido a retrasos debidos a esperas mientras se asignan
labores, herramientas, instrucciones, debidos a desplazamientos entre otros.
 Ejercicio 1
Estime el tiempo en llave de un técnico de mantenimiento, teniendo en cuenta que:
- Tiene un turno de 8 am a 5 pm
- Tiene diario una reunión de 1 hora en la mañana con el supervisor
- Se demora en promedio 1 hora en el almacén solicitando repuestos/herramientas
- Toma 1 hora de almuerzo y 30 minutos de descanso durante el día (pausas activas)
- Se demora 1 hora mientras va/regresa de la oficina al almacén y de ahí al sitio donde tiene
que hacer la reparación (para todas las reparaciones del día)
- Toma 30 minutos mientras se cambia/ducha/viste elementos de seguridad a la entrada y a
la salida de la empresa
 Ejercicio 1
Estime el tiempo en llave de un técnico de mantenimiento, teniendo en cuenta que:
- Tiene un turno de 8 am a 5 pm
- Tiene diario una reunión de 1 hora en la mañana con el supervisor
- Se demora en promedio 1 hora en el almacén solicitando repuestos/herramientas
- Toma 1 hora de almuerzo y 30 minutos de descanso durante el día (pausas activas)
- Se demora 1 hora mientras va/regresa de la oficina al almacén y de ahí al sitio donde tiene
que hacer la reparación (para todas las reparaciones del día)
- Toma 30 minutos mientras se cambia/ducha/viste elementos de seguridad a la entrada y a
la salida de la empresa

Tiempo en llave = (9 – 1 – 1 – 1,5 – 0,5)/9 = 0,444 → 44,4 %

 Principios de programación
1 – Para programar planes de trabajo se debe conocer el numero de personas requeridas, el
menor nivel de habilidad requerido, las horas de trabajo por nivel de habilidad y la duración
del trabajo.
 Principios de programación
1 – Nivel de habilidad requerido:

Ejemplos:

• Aprendiz mecánico/electricista/mecatrónico
• Ayudante
• Técnico mecánico/electricista/mecatrónico
• Soldador
• Operador de máquinas herramientas (tornero, etc)
• Pintor
• Técnico certificado mecánico/electricista/mecatrónico
• Soldador certificado
• Pintor certificado
 Principios de programación
Ejemplo de tarea de mantenimiento:

Remover el colador de la válvula de control,

limpiar y reubicar. Reemplazar el sello de la válvula
en caso de ser necesario.

Se requiere:
- 1 Mecánico 5 horas
- 1 Ayudante 5 horas
Tiempo total de labor = 10 horas
Tiempo de duración de la tarea = 5 horas

Partes: 1 Empaque GSK-RR-130, costo = $30 mil

Herramientas: Llave de 1/2", bolsas plásticas
 Principios de programación
2 – Se debe tratar de seguir las programaciones semanales y diarias lo mejor posible. Se
deben establecer prioridades adecuadas para trabajos nuevos que surjan para evitar
interrupción de esta programación.
 Principios de programación
3 – El planeador de mantenimiento desarrolla un cronograma de 1 semana para cada equipo
de mantenimiento, basado en una estimación de las horas disponibles, habilidades de los
técnicos y prioridades de trabajo que haya. Se debe tener especial consideración para los
casos en los que varias tareas requieran el mismo equipo.
 Principios de programación
Ejemplo de cálculo de disponibilidad horaria semanal (teórica):
- 2 Mecánicos = 40*2 = 80 horas
- 1 Electricista = 40 horas – 5 horas trabajo acumulado
- 2 Soldadores = 40*2 = 80 horas
- 1 Ayudante = 40 horas
Tiempo total semanal disponible = 235 horas
 Principios de programación
4 – El cronograma de una semana asigna trabajo para cada hora disponible. El cronograma
permite programar emergencias y trabajos con prioridad alta, al programar suficientes horas
en trabajos que se pueden parar con facilidad.
 Principios de programación
5 – El supervisor del equipo de técnicos de mantenimiento desarrolla un cronograma un día
por adelantado utilizando el progreso actual, el calendario semanal y las tareas de alta
prioridad como guía. El supervisor tiene potestad para reprogramar todos los técnicos de
mantenimiento en caso de emergencia.
 Principios de programación
6 – Una medida de la efectividad de la programación de mantenimiento es la adherencia al
cronograma semanal.
 Inventario de equipos
En este se encuentran relacionados todos los equipos de la empresa, agrupados en una
estructura arborescente (familia, planta, instalaciones) y la criticidad de los equipos para
asignar prioridades y niveles de mantenimiento a los distintos equipos.
 Codificación
Los equipos se deben identificar por medio de códigos, con el fin de facilitar el manejo de la
información técnica y económica. Estos pueden ser:

Codificación no significativa: Asignan un número o código correlativo a cada equipo, pero

no aportan ninguna información adicional. Su ventaja es la simplicidad y la brevedad, la
desventaja es la dificultad para ubicar la máquina a partir de un número: es necesario tener
siempre a mano una lista (INVENTARIO) para poder relacionar cada equipo con su código.

Ejemplo: equipos 005301, 005302, etc.

 Codificación
Codificación Significativa o Inteligente: El código asignado aporta información sobre el
equipo. Información que debe contener:
▪ Planta a la que pertenece
▪ Área a la que pertenece dentro de la planta
▪ Tipo de equipo

Si la codificación es de un elemento debe contener adicionalmente:

▪ Tipo de elemento
▪ Equipo al que pertenece
▪ Sistema en el que esta incluido dentro del equipo
▪ Familia a la que pertenece el elemento
Codificación
Ej. codificación inteligente
Ej. codificación inteligente
Ej. codificación inteligente
 Dossier de máquina
Comprende toda la documentación que permite el conocimiento exhaustivo de cada
equipo:
• Documentos comerciales: Los utilizados para la adquisición: Oferta, pedido, bono de
recepción, referencia servicio post-venta (distribuidor, representante, etc.)

• Documentos técnicos: Suministrados por el fabricante y deben ser exigidos en la compra

para garantizar un buen uso y mantenimiento tales como características de la máquina,
manuales, condiciones de servicio especificadas, lista de repuestos, planos de montaje,
esquemas eléctricos, electrónicos, hidráulicos.

• Historial de mantenimiento: inspecciones periódicas, etc.

La lista completa de documentos se encuentra en la norma BS EN 13460:2009

 Retroalimentación por parte del técnico
Después de efectuar la tarea de mantenimiento, el técnico debe realizar una
retroalimentación en la orden de trabajo que ayuden a mejorar la programación de futuras
tareas. Por ejemplo:

Se limpió el colador y se reemplazó el

empaque. Se utilizó llave de copa de 1/2".
Necesitó 2 mecánicos y se demoró 7
horas (desde 23/03/2020 a las 7 am hasta
2 pm)

P. Perez. 23/03/2029
 Reglas de planeación inteligente
Estas son reglas que afectan emocionalmente a las personas involucradas en el proceso de
planeación, programación y ejecución de las actividades de mantenimiento.

1 - El objetivo de la planeación de mantenimiento no es dar trabajo a contratistas por encima

de los técnicos de la empresa
2 - No existe el plan perfecto
3 - La planeación no le quita el cerebro a los técnicos
4 - Los técnicos son dueños de la tarea después que el supervisor se las asigna
5 - Los que planean no pueden hacer estimados perfectos de tiempo
6 - La administración no puede responsabilizar a los técnicos por estimados de tiempo para
tareas de mantenimiento
7 - Mostrar lo que NO es correcto es tan importante como mostrar lo que si es correcto
8 - Los que planean el mantenimiento no adicionan valor si ayudan en trabajos en progreso
 Reglas de planeación inteligente
9 - Todos los técnicos son adultos
10 - Todos deben disfrutar su trabajo
11 - Todos debe ir a casa al final de cada día sabiendo si ganaron o perdieron
12 - El tiempo de llave no está bajo el estricto control de los técnicos
13 - La adhesión al cronograma no está bajo el estricto control de los supervisores
14 - Es mejor capacitar a los técnicos y perderlos, que no capacitarlos y mantenerlos
15 - El mantenimiento moderno necesita hacer menos con menos