Cartagena, Enero de 2020

Ismael Cardenas, PMP, MPM

DIRECCION 1
GERENCIA DE PROYECTOS

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Contenido

Dirección 1

1. Generalidades
2. Framework
3. Gestión de la Integración
4. Gestión del Alcance
5. Gestión del Cronograma
6. Gestión del Costo

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Framework
Capitulo 2

ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS

Descripción General

Factores Ambientales de la Empresa

• EEFs Internos a la Organización

• EFFs Externos a la Organización

Activos de los Procesos de la Organización

• Procesos, Políticas y Procedimientos

• Repositorios de Conocimiento de la Organización

Sistemas Organizacionales
• Descripción General
• Marcos de Gobernanza de la Organización
• Elementos de Gestión
• Tipos de Estructura Organizacional

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Framework
Capitulo 2

Influencia de la Organización en
la Dirección de Proyectos
 Culturas y estilos de Organización
 Visión, Misión, Valores, Creencias
 Normas, Políticas, Métodos, procedimientos
 Sistemas de motivación e incentivos
 Tolerancia al riesgo
 Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo
 Entornos operativos
 Comunicación efectiva (email, msj txt, redes sociales, videoconferencias)
 Estructura de la Organización: afecta la disponibilidad de recursos e influye en el
modo de dirigir los proyectos
Framework
Capitulo 2

Influencia de la Organización en la Dirección

de Proyectos
Estructura de la
Matricial
Organización
Orientada a
Funcional
Proyectos
Caracteristicas del Matricial
Matricial Debil Matricial Fuerte
Proyecto Equilibrada

Autoridad del Director Poca o Alta a Casi

Baja Baja a Moderada Moderada a Alta
del Proyecto Ninguna Total

Disponibilidad de Poca o Alta a Casi

Baja Baja a Moderada Moderada a Alta
Recursos Ninguna Total

Quien gestiona el
Gerente Gerente Director del Director del
presupuesto del Mixta
Funcional Funcional Proyecto Proyecto
proyecto

Rol del Director del Tiempo Tiempo

Tiempo Parcial Tiempo Completo Tiempo Completo
Proyecto Parcial Completo

Personal Administrativo
Tiempo Tiempo
de la Dirección de Tiempo Parcial Tiempo Parcial Tiempo Completo
Parcial Completo
proyectos
Framework
Capitulo 2

Estructura Funcional
Organizadas de acuerdo con las funciones de los diferentes Departamentos (Dirección, Ventas, Ingenieria, Mtto,
Operación, etc.)

Coordinación del Proyecto Ventajas Retos

- Permite la - Conflictos entre
especialización gerente de
- Canales de proyectos y
comunicación Gerentes de Dptos
verticales bien - GDP sin
establecidos atribuciones
- Se aprovecha la - Gerentes y
curva de Miembros del
aprendizaje técnico equipo con carga de
- Continuidad en las trabajo
disciplinas - El equipo no hace
funcionales suyo el proyecto
- Prioridad a quien
paga

Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde (Miembros del Equipo )

Framework
Capitulo 2

Estructura en Base a Proyectos

Organizadas en base a proyecto: Dirección, gerentes de gerentes, gerente 1, gerente 2, etc
Coordinación del
Proyecto
Ventajas
- Equipo 100% - Colaboradores sin
asignado al proyecto
- Mayor compromiso
con el proyecto
- Rapidez en el tiempo -
de respuesta
- Rendición de
cuentas
- Los participantes del
proyecto trabajan
directamente para el
Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde gerente del proyecto
(Miembros del Equipo)
Retos
sentido de
pertenencia de la
empresa
- Colaboradores con
inseguridad laboral
Costoso mantener un
equipo especializado
en proyectos
- Oportunidades de
crecimiento limitadas
- Tendencia a mantener
al personal mas
tiempo del necesario
Framework
Capitulo 2

Estructura Matricial (Débil)

Coordinación del Proyecto

Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde

(Miembros del Equipo)
Framework
Capitulo 2

Estructura Matricial (Equilibrada)

Coordinación del Proyecto

Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde

(Miembros del Equipo)
Framework
Capitulo 2

Estructura Matricial (Fuerte)

Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde Coordinación del Proyecto

(Miembros del Equipo)
Framework
Capitulo 2

Estructuras Compuestas

Coordinación del
Proyecto B

Fuente: Elaboración Propia. Casillas en verde Coordinación del Proyecto A

(Miembros del Equipo)
Framework
Capitulo 2

Influencia de la Organización en la Dirección

de Proyectos
Matricial Orientada a
Funcional
Debil Equilibrada Fuerte proyectos

Autoridad del Director del Proyecto

Disponibilidad de Recursos

Autoridad del Director del Proyecto

sobre el Presupuesto

% Asignación del Director del Proyecto

% Asignación del Equipo

Framework
Capitulo 2 - INFLUENCIAS

Activos de procesos de la Organización

Factores ambientales de la Empresa
• APO: Planes, Procesos,
• FAE: No están bajo el Políticas y Procedimientos
control del equipo y bases de conocimiento
del proyecto e
influyen o restringen
Influencias especifico de la
organización ejecutora del
el proyecto. proyecto. anteriores.

FAEs OPAs

Base de
Procesos,
Conocimiento
Externas Internas Políticas y
de la
procedimientos
Organización
Framework
Capitulo 2 - Factores ambientales de la Empresa

• FAE: No están bajo el control del

equipo del proyecto e influyen o Condiciones del
restringen el proyecto. FAEs mercado

Cultura, Estructura y Internas Externas Influencias y

Gobernanza de la Asunto de Índole
Organización social y cultural

Base de datos comerciales

Distribución
Geográfica de
Instalaciones y
recursos
Infraestructura
Consideraciones Restricciones
financieras Legales
Investigaciones
Disponibilidad Académicas
de Recursos
Software
Informático
Estándares Gubernamentales o
de la Industria
Capacidad de los
Empleados
Elementos ambientales
físicos
Framework
Capitulo 2 Activos de procesos de la Organización

• APO: Planes, Procesos,

Políticas y Procedimientos y
bases de conocimiento OPAs
especifico de la organización
ejecutora del proyecto
anteriores Información
Base de Histórica +
Procesos,
Conocimiento Lecciones
Políticas y
de la
procedimientos Aprendidas
Organización
Guías,
Estándares,
políticas y
plantillas
Repositorios de datos:

Procedimientos de • Gestion de Incidentes

control de cambios, • Métricas
control financiero, • Datos Financieros
riesgos, • Gestión del Conocimiento

Cronogramas
Completados

Alcance Finanzas Riesgos

Datos sobre valor Archivos de Proyectos

ganado Métricas Costos Anteriores
Framework
Capitulo 2

Interesados del proyecto y

•
Gobernabilidad
Interesados: Individuo, grupo
u organización que puede
afectar, verse o percibirse
afectado por el proyecto. + o
–

• Gobernabilidad: Alineación
del proyecto con las
necesidades u objetivos de
los interesados.
• Fundamental para la gestión
exitosa de los interesados y
para el logro del objetivo de
la organización.

• El director del proyecto debe

gestionar las influencias de
los interesados con relación a
los requisitos del proyecto
para asegurar un resultado
exitoso.
Fuente: PMI,PMBOK 5ta Ed.
Framework
Capitulo 2

Equipo del Proyecto

• Incluye al director y al grupo que actúa conjuntamente en la
realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos
• Composiciones básicas:
– Dedicado: trabajar a tiempo completo – Líneas de autoridad clara –
Concentración en los objetivos del proyecto
– Tiempo Parcial: Típico de estructuras funcionales (Ventajas y
desventajas de esta estructura)
• Incluyen roles tales como:
– Personal de dirección de proyectos
– Personal del proyecto
– Expertos del apoyo
– Representantes del usuario o cliente
– Vendedores
– Miembros de empresa socio
– Socios de Negocios
Framework
Capitulo 2

PMO – Oficina de Dirección de Proyectos

• Estructura de gestión que estandariza los procesos de
gobierno relacionados con el proyecto.
• Centraliza y Coordina la Dirección de proyectos a su cargo
• Funciones de Respaldo: Formación, Software, Políticas,
procedimientos, recomendaciones, Concluir proyectos,
Selección personal, Reubicación de Personal.
• Facilita compartir recursos, metodologías, herramientas y
técnicas.
• Responsabilidades: desde suministro de funciones de
soporte para la DP hasta dirigir propiamente uno a mas
proyectos.

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Framework
Capitulo 2

PMO – Oficina de Dirección de Proyectos

• Diferentes tipos: Estación Meteorológica
– De apoyo: Rol consultivo para los
proyectos, suministrando plantillas,
mejores practicas, capacitación, acceso a
la información y lecciones aprendidas de
otros proyectos. Grado de control
reducido.
Torre de Control
– De Control: Soporte y Exigen
cumplimiento. Adopción de metodologías
de DP a través de plantillas, formularios y
herramientas específicos. Grado de
Control Moderado.

– Directiva: Ejercen Control de los proyectos Fuente de Recursos

asumiendo la propia dirección de los
mismos. Grado de Control Elevado.

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