LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

PRESENTADO POR

DIANA CAROLINA SALCEDO GUZMAN

PRESENTADO A

FERNANDO BLANCO RUBIO

FICHA: 1766023

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SEPTIEMBRE 2018

SENA
 ENSAYO

Que es archivo?

Son un conjunto de información o documentos públicos o privados que sirven como

información o fuente de historia a una persona, con fecha, forma y soporte material,
electrónico que son elaborados, organizados, difundidos y relacionados por una persona o
entidad pública o privada, de acuerdo con la actividad que estos realicen y para que
puedan ser de fácil y acceso seguro de parte de las áreas encargadas.

Toda persona podrá tener acceso a los archivos públicos y que asi mismo pueda sacar
copia de ellos pero de tenerse en cuenta que no tengan carácter reservado según la
constitución.

Antigüedad

El archivo data desde hace miles de años y se remonta en grandes imperios como Egipto,
Roma, Grecia y Asiria, así mismo los archivos mantenían custodiados en los templos y en
los cuales habían documentos que guardaban información sobre leyes, riquezas, títulos
de propiedades y control de la población entre muchos más y que se escribían en papiro
ya que era el material más económico que había.

Ya en la edad media el archivo es más importante ya que se utilizaba para garantizar en

el papel, derechos o privilegios y así empezarían a aparecer archivos municipales,
eclesiásticos, nobiliarios, así que los reyes generaban documentos de sus privilegios.

A partir del siglo XII apareció el papel el occidente, se recupera el valor del documento
como prueba jurídica, entonces se hicieron varios cambios más mientras avanzaba el
tiempo y varios archivos como el del Cesar, archivos provinciales, archivos del notariado,
entre otros y se resguardaban en un lugar con seguridad absoluta ya que se precisaban
como sagrados.

En la actualidad los archivos se han guardado en ordenadores, usb y dispositivos

electrónicos por tanto a la tecnología se merece esta cuestión ya que pueden ser
modificados en cualquier momento, tanto su valor y su acceso según sea de mayor
importancia.
Las cualidades del archivo

Los archivos sirven para generar confiabilidad de la toma de decisiones por partes de las
áreas encargadas, así mismo se ve reflejada la historia de muchos acontecimientos,
resultados de análisis en empresas o entidades que respalden las decisiones tomadas.
Entonces a partir de esto, los archivos deben estar ordenados y conservados para no
generar ningún daño y que la información no sea eliminada.

Y después que la vigencia haya caducado estos archivos pasaran a ser patrimonio
cultural y de la identidad nacional.

Los archivos deben permitirse ser funcionales, técnico y exactos.

Así mismo, el archivista es quien debe de recoger y documentar la información que sea
posible para validar que cada documento sea fácil de verificar en el futuro. Entonces
podemos deducir que el responsable de esta labor debe ser una persona honesta,
ordenada, con ética moral, y responsable en sus labores para que el documento sea
protegido y no pierda autenticidad alguna y por consiguiente velara para que el acceso
sea público o privado a los documentos correspondientes.

Y aun así, siendo necesaria una excelente gestión documental eficaz en la empresa y en
la que se aplique nueva tecnología, para que no se generen gastos innecesarios ni tiempo
perdido generando la búsqueda del archivo en si.

Clasificación del archivo

Para poder verificar un documento y encontrarlo fácilmente según su ciclo vital se debe
clasificar en

1. Archivo de Gestión: Contiene la documentación que es analizada constantemente

por las partes que lo requieran y dar solución, entonces estos podrán estar en un
tiempo de 1 a 5 años mientras estén en trámite y etapas como:

1. Producción
2. Recepción
3. Distribución
4. Tramite
5. Organización
 6. Consulta
7. Conservación
8. Disposición final

2. Archivo Central: Contienen los documentos que han sido transferidos y que no es
frecuente su consulta pero de igual manera siguen vigentes y se pueden consultar
por la oficina y se generan etapas como:

1. Organización
2. Consulta
3. Conservación
4. Disposición final

3. Archivo Histórico: En este archivo se concentran los documentos que son

transferidos desde el archivo central y que son permanentes, así mismo se verán
reflejados documentos que son recibidos por donación, expropiación o adquisición
y se manejan en estas etapas:

1. Organización
2. Consulta
3. Conservación
4. Disposición final

Categorización del archivo Público

 Archivo desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia está clasificado

en:

1. Archivo General de la Nación

2. Archivo general del departamento
3. Archivo general del distrito
4. Archivo general del municipio

 Archivo desde el punto de vista territorial y se clasifica en :

1. Archivos de entidades del orden nacional

2. Archivos de entidades del orden departamental
 3. Archivos de entidades del orden distrital
4. Archivos de entidades del orden metropolitano
5. Archivos de entidades del orden municipal
6. Archivos de entidades del orden local
7. Archivos de nuevas entidades se se creen por ley
8. Archivos territoriales indígenas que se crearan cuando la ley los desarrolle.

 Archivos del Estado según su organización están clasificados por:

1. Archivo de la rama ejecutiva

2. Archivos de la rama legislativa
3. Archivos de la rama judicial
4. Archivos de los órganos de control
5. Archivos de los organismos autónomos

Archivo moderno

Actualmente se utiliza medio tecnológico para agilizar el proceso archivístico, entonces los
documentos siempre estarán disponibles y de manera oportuna para la persona que los
desee verificar. Así mismo podemos validar que los documentos ya no están totalmente
ligados al soporte que hasta hace varios años se utilizaba, con la llegada del correo
electrónico, soportes electrónicos, documento digital, han generado un gran cambio en la
industria aunque el papel sigue en su auge, to0dos los documentos deben tener original y
copia en su modo de archivar según sea conveniente el medio digital.

Existen ventajas en consecuencia de poseer tecnología de la información, las cuales

sitúan la posibilidad de transferir, consultar, almacenar, y conservar los documentos, y así
mismo generar el evento en el cual se pueda proceder a compartir documentación con
organismos implementando tecnología internacional.

Los documentos sea archivados tradicionalmente o electrónicamente deben ser

clasificados de la misma manera creando carpetas o carpetas adicionales para resguardar
los documentos.

Los documentos de manera electrónica también tienen su lado negativo ya que estos
pueden ser modificados o remplazados fácilmente, entonces puede haber inconveniente
en que no se demuestre completa autenticidad de los mismos, por esta razón el soporte
archivístico tradicional es el más adecuando por la industria en nuestros tiempo.
En la actualidad existe una acción jurídica en la cual se protege el archivo y el documento
electrónico, no existe de igual manera una norma o ley para proteger los soportes
electrónicos.