FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

CASO DE ESTUDIO “FORTIPASTA”

INTEGRANTES:
AVILA JONNY ALEXANDER
CARRION SAIDY MILENA
GIL SUAREZ JENNY MILENA
HERNANDEZ CARO JOSE IVAN
MENDEZ RODRIGUEZ KAROLAIN NATHALIA

TUTOR:
EDGAR LEONARDO BECERRA REYES

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN
2018
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………........ 3
1.1 OBJETIVO GENERAL…….…………………………………………………………………...…… 4
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS …………………………………………………………………….… 4
2. JUSTIFICACIÓN …………………………………………………………………………………………. 4
3. DESCRIPCIÓN DE LA METOLOGÍA…………………………………………………………………... 4
3.1 DEBILIDADES ………………………………………………………………………………………. 4
3.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN.………………………………………………………………… 5
4. PROBLEMÁTICA DE FORTIPASTA……………………………………………………………… ….. 5
4.1 PROBLEMAS QUE SE DETERMINAN ………………………………………………………….. 5
5. DESARROLLO DE LA METODOLOGIA ……………………………………………………………… 6
5.1 ALTERNATIVAS DE SOLUCION …………………………………………………….......... 6 A 11
6. CRITERIOS DE EVALUACION DE LAS ALTERNATIVAS ……………………………………… 12
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1. INTRODUCCION.

Dado el caso de la empresa FORTIPASTA se analizarán los respectivos procesos que se desarrollan dentro
de la organización, con el fin de identificar los criterios que llegaron afectar el incumplimiento de las entregas y
la falencia logística en su almacenamiento y distribución de los resultados esperados, que se maneja dentro la
empresa. En estos momentos la logística se ha convertido en una de las áreas más competitivas en las
organizaciones y más aún en el entorno actual colmado de avances tecnológicos, alta competencia y una
mayor exigencia del cliente, esto conlleva a que las compañías evalúen la manera más adecuada y eficiente
de mejorar sus procesos. Por medio de la aplicación de un buen proceso y manejo de todas las áreas de la
compañía no solo se mejoran los problemas que se evidencian a grandes rasgos, si no que puede llegar a
cambiar la cultura organizacional.
Se identificaran las necesidades que tiene la empresa, tomándolas como oportunidades de mejora continúa
en pro de tener sinergias entre área, siendo más eficientes, así como el modo de generar evaluaciones
internas que le permitan evaluar el desarrollo y la evolución de las estrategias planteadas y puestas en
marcha, todo esto con el fin de plantear soluciones a los problemas presentados, a su vez buscar la forma de
generar un seguimientos y control para mantener las buenas practicas que llevan al éxito.
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1.1 OBJETIVO GENERAL

Diagnosticar la situación problemática establecida en la lectura del caso “Fortipasta”

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar adecuadamente la información contenida en el “CASO DE ESTUDIO FORTIPASTA”.
 Desarrollar medidas preventivas necesarias con el fin de proporcionar soluciones al caso dado.
 Evaluar la implementación del software WMS en la compañía FORTIPASTA.
 Proponer alternativas con el fin de identificar las falencias encontradas en la implementación del software
WMS.
2. JUSTIFICACION

Dado el crecimiento de la industria hoy en día, las empresas deben estandarizar zar y optimizar procesos
para que las labores, despachos y demás obligaciones que tengan se realicen de manera ágil y sin
contratiempos, por esto es que hay que implementar sistemas de gestión que ayuden al mejoramiento
continuo en los procesos productivos de la misma; por esto se hace casi obligatoria la necesidad de ampliar y
mantener un servicio en donde se puedan disminuir costos y ampliar las diferentes operaciones de la
compañía como en este caso en específico las Importaciones, exportaciones, almacenamiento, control de
inventario, alistamientos y despachos. En este estudio de caso vemos que la compañía FP ha decidido
implementar el software WMS por que este va a ayudar a controlar, reducir tiempos, aumentar las ventas y
despachos.

3. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA

En este caso específicamente, se debe tener en cuenta un enfoque logístico dentro de la organización, dado
que como se ha evidenciado a los largo del caso, el problema se origina desde la parte administrativa dado a
varios inconvenientes a los cuales no les prestaron la debida atención, por lo cual a través de varias
herramientas utilizadas en FP, son necesarios para obtener cambios en los sistemas de inventarios ,control
de productos, implementación y capacitaciones del programa WMS , sistemas de almacenamiento para
reducir la capacidad de espacios y hace posible controlar efectivamente que los primeros productos que se
almacenan sean los primeros en salir y de esta manera obtenemos con mayor facilidad el cargue de
productos para ser despachados a tiempo por la compañía.
3.1 DEBILIDADES

 No se cumplió cabalmente con el cronograma de actividades propuesto desde el inicio

 Equipo de trabajo conformado por la alta gerencia de FP.
 No tener asignado un plan B dado el caso de faltar algún integrante del proyecto.
 Problemas de implementación de (WMS).
 Control físico de Inventarios
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 Despacho y recibo de mercancía correctamente.

3.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:

 Los responsables del proyecto no deberían tener más responsabilidades a su cargo.

 Hacer un diagnóstico para identificación de las causas (Diagrama de Causa – Efecto).
 Se debe establecer un programa de capacitación.
 Asignar al Almacenista de bodega para proporcionar mayor control y mantener la información actualizada
de devoluciones, recepción y ubicación de material dentro de la misma.

4. PROBLEMÁTICA DE FORTIPASTA
La implementación de la herramienta WMS en FP es un proyecto operativo, que busca la optimización de
procedimientos operativos en el almacenamiento y transporte de productos terminados, que impacta la
calidad en el proceso logístico de la empresa, teniendo en cuenta esta implementación, que la cual involucra
de manera directa e indirecta a todo el personal de la empresa; ahora bien, la empresa no solo se encontraba
en Colombia, sino en otros países sudamericanos lo que hacía más difícil su adaptación al nuevo programa,
los medios logísticos no eran lo suficientemente flexibles para la realización de estos cambios, en las demás
sucursales de FP, el abastecimiento y almacenamiento y distribución se convirtió en un caso caótico en la
empresa, lo que se buscaba era mejorar ese abastecimiento y distribución de productos en los clientes,
generando con esto nuevos ingresos que mantuvieran las metas propuestas por la organización, pero la falta
de control y el desconocimiento de los empleados en el nuevo programa generaron perdidas y descontrol de
sus actividades.
Es evidente que la compañía necesitaba optimizar el área de almacenamiento en las bodegas y de vital
importancia tener una herramienta que reduzca el almacenamiento y operación en la bodega y también
permitiendo que el tiempo de descargue fuera mínimo y optimizando el número de posiciones dentro de la
bodega.

4.1 PROBLEMAS QUE SE DETERMINAN:

 El equipo conformado desde el inicio del proyecto no fue dirigido por el Gerente de Logística.
 Por el afán de suplir la vacante, no evidenciaron la carga laboral.
 No se incluye algún miembro que tenga conocimientos o que hubiese participado en la implementación del
WMS
 La alta Gerencia no asigna recursos adicionales de personal y tiempo requerido
 Falto mayor tiempo de capacitación continua a los colaboradores.
 No hay un programa de apoyo dado el caso de falta de personal
 Capacidad de abastecimiento.
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5. DESARROLLO DE LA METODOLOGIA

5.1 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

El plan de mejora de la empresa FORTIPASTA, se realiza generando análisis a las diferentes necesidades de
generar propuestas de valor que sirvan para disminuir los diferentes impactos que a lo largo de varios años
han generado una mala administración de transporte, personal, recursos y en general, el enfoque de las
planeaciones debe ser aumentar la productividad de la compañía, para poder llegar a un punto de equilibrio y
poder ser sostenible a través del tiempo.

Propuestas de solución:

 Analizar e identificar las causas (Esquema Causa – Efecto)

 Generar un programa de capacitación que este enfocado en aumentar la productividad y que todos estén
enfocados en el mismo objetivo, teniendo en cuenta lo analizado:
Se pudo observar en el caso que el tiempo fue muy corto y debido a varios inconvenientes no se podían
completar los plazos propuestos y aunque se pidió una prórroga para la salida en vivo, esta fue rechazada y
se exigió cumplir con el cronograma establecido, esto trajo como consecuencia alterar los tiempos y modificar
los plazos así mismo llevo a que las capacitaciones fueran muy cortas y el personal de FP tuviera problemas
con el manejo del nuevo sistema. Para esta problemática la única solución era extender un poco más el
lanzamiento al aire de positrones con tal de garantizar la debida adecuación del programa y con ello una
buena capacitación para para todo el personal.

 Los responsables del proyecto no deberían tener más responsabilidades a su cargo.

Como se pudo ver en el caso después de la renuncia de Andrés Caicedo, en la alta gerencia tomaron la
decisión de colocar un nuevo jefe de positrones ascendiendo a Alberto Lozano quien tenía el cargo de
planeador de productos importados en el área de servicio internacional, esto causo que se le sobrecargara el
trabajo a Alberto ocasionando eventuales descuidos, aunque fue por corto tiempo mientras alguien más
asumía sus responsabilidades, pero aun así el tiempo era un factor en contra para ese momento. Esto se
pudo evitar colocando a alguien más en el puesto de Solano tan pronto como este fue ascendido y contratar
personal faltante para disminuir el exceso de trabajo que se había impuesto con el proyecto Positron

 Asignar al Almacenista responsabilidades de bodega para proporcionar mayor control y mantener la

información actualizada de devoluciones, recepción y ubicación de material dentro de la misma. El sobre
cargo de los puestos de planta debido a que no se contrató personal adicional para cubrir las plazas del
personal encargado de la capacitación trajo como consecuencia el descuido de bodega y confusión en los
datos de almacenaje y despacho además de la poca experiencia con el nuevo sistema, para evitar esta
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situación se considera necesario un almacenista que conozca y maneje el programa para así establecer y
organizar la bodega y evitar la confusión que se había planteado en el caso

 El manejo de la herramienta debe ser ejecutada por personal con conocimiento y experiencia para la toma
de decisiones.

 Asignación de responsabilidades para el correcto manejo, control y registro de inventarios, cumpliendo con
la estandarización de cada recurso, de acuerdo con los parámetros establecidos por la administración a
través de la herramienta WMS.

 Implementar un sistema de calidad de calidad interno, para aumentar la eficiencia del sistema.

 Diagrama causa - efecto:

Mediante el diagrama causa – efecto, fue de gran ayuda para identificar problemas y de donde provinieron
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 Generar un programa de capacitación que este enfocado en aumentar la productividad y que todos
estén enfocados en el mismo objetivo
Es importante dar a conocer a todos los involucrados los objetivos a los que apunta la compañía, realizar un
sondeo y evaluación de necesidades.
Dentro del programa de capacitación es importante diferentes aspectos, para que esta sea productiva y al
final se tengan los resultados esperados:
- Identificar las necesidades de la capacitación
- Preparar con todos los recursos, material e información una buena capacitación
- Promover la capacitación en un espacio acorde, definir horarios y hacer que se cumplan
- Realizar evaluaciones durante el proceso de capacitación, esto permitirá realizar seguimiento y si es
necesario cambiar oportunamente las estrategias

 Los responsables del proyecto no deberían tener más responsabilidades a su cargo

Teniendo lo ocurrido con el proyecto Positron, no será recomendable que los responsables tengan a su cargo
decisiones, personal para brindar instrucciones, entre otros, para que un nuevo plan sea exitoso es necesario
tener nuevas ideas que sean pensadas en las mejoras a corto plazo, cambios en pro de ser más productivos
y decisiones de valor.
 Asignar al Almacenista responsabilidades de bodega para proporcionar mayor control y mantener la
información actualizada de devoluciones, recepción y ubicación de material dentro de la misma

Si se genera una sistematización que permita llevar el control en bodega, la principal función del
almacenistas, será almacenar la información de cada uno de los movimientos que se realice en la bodega de
tal manera que al genere un informe en tiempo real, se pueda ver la información y la evolución, con el
seguimiento de esta área, se realizaran estrategias en las oportunidades de mejora que sean visibles para
que el impacto sea positivo y la decisiones se toman en tiempo real y no hasta que se haga un barrido a final
de mes cuando ya no se pueda hacer nada.

 El manejo de la herramienta debe ser ejecutada por personal con conocimiento y experiencia para la
toma de decisiones.
Quien este al mando de la herramienta juega un papel muy importante, por ello es importante revisar la
experiencia en la empresa y en anteriores, adicional generar una evaluaciones de conocimiento y de toma de
decisiones, en caso que el resultado no sea favorable será mejor retirar a la persona de este y tener un nuevo
elemento que cumpla con los requisitos para evitar seguir con los mismos errores y ver el cambio.
 Asignación de responsabilidades para el correcto manejo, control y registro de inventarios, cumpliendo
con la estandarización de cada recurso, de acuerdo con los parámetros establecidos por la administración a
través de la herramienta WMS.

Es importante que cada área y rol de la empresa cuente con el personal idóneo y capacitado para asumir el
cargo al cual fue contratado, por ello es importante garantizar que se cumpla con un perfil de acuerdo al cargo
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y adicional que cumplan con cualidades como sentido de pertenencia con la empresa, responsabilidad en las
decisiones según el área o cargo, que se brinden propuestas de valor en pro de la mejora, cumplidor de
objetivos y metas que brinda la empresa, alertas oportunas para no caer nuevamente en el fracaso.

Es importante que el área de selección tenga en cuenta los requisitos exigidos para personal nuevo y que
durante el proceso se asegure que cumple con lo requerido y garantizar que la capacitación se cumpla a
cabalidad sin tener desistimientos durante el proceso.

 Implementar un sistema de calidad de calidad interno, para aumentar la eficiencia del sistema
Actualmente las empresas manejan diferentes métodos o estrategias de calidad para poder generar
seguimiento y evaluar que tan efectiva, productiva y rentable está siendo, para ello, son conocidos algunos de
los siguientes métodos:
- Las 5S
- (TPM) Mantenimiento Productivo Total
- Método PDCA
- Método AMFE
- A prueba de errores (Poka –Joke)
- Cuadro de Mando Integral
- Empowerment, entre otros.
Sin embargo, hicimos énfasis de estudio para la aplicación en el proyecto Fortipasta del método PDCA que
cumpliría con el seguimiento y eficacia que se requiere:
El método PDCA
(Plan, Do, Check; Act) en español (Planificar, hacer, verificar y actuar) o ciclo de Shewhart lo describió
Esta metodología consta de cuatro fases, cuya finalidad es conseguir que una organización aplique la mejora
de forma continua, incrementado la calidad y la productividad. Las cuatro fases son: (Plan, Do, Check, Act)
(planificar, hacer, verificar y actuar)
1.- Plan (planificar): Identificar en qué situación nos encontramos y a dónde se quiere llegar, para ello se
recomienda: a) la identificación de los posibles temas, seleccionar el tema y definir los objetivos; b) observar y
documentar la situación actual con la recogida de datos; c) analizar la situación en que nos encontramos con
el análisis de los datos, y d) determinar las posibles causas.
2.- Do (hacer): Aplicar el modelo teórico, definiendo los medios que se han de utilizar y la forma de
realización, para lo cual será fundamental la formación del personal que lo va a aplicar.
3.- Chek (verificar): Comprobar los resultados obtenidos con las hipótesis planteadas en la etapa de
planificación, para confirmarlas o desecharlas.
4.- Act (actuar): Si las hipótesis han sido confirmadas, se deben de afianzar las acciones que se han tomado
para eliminar las causas, analizando la situación antes y después de las modificaciones, y establecer las
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condiciones que permitan mantenerlas. Si por el contrario han sido rebatidas, se tendrá que examinar de
nuevo todo el ciclo.
El ciclo de Shewhart es un
procedimiento que ayuda a perseguir
la mejora en cualquier etapa también
es un procedimiento para descubrir
una causa especial que haya sido
detectada por una señal estadística.
La razón para estudiar los resultados
de un cambio consiste en tratar de
aprender a mejorar el producto de
mañana. La planificación requiere
predicción. Cualquier paso del ciclo de
Shewhart puede necesitar el apoyo de
la metodología estadística para
economizar, ir más rápido y protegerse
de las conclusiones erróneas por no
haber ensayado y medido las
interacciones.
Esta metodología es una de las bases
en las que se basa las nuevas normas
ISO 9000 versión 2000, pretende que en todos los procesos de la organización sea aplicada, para conseguir
la mejora continua.
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6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

La evaluación y seguimiento de los problemas analizados y alternativas que se plantearon, se van a focalizar
con objetivos y periodicidad de evolución.
Es importante que exista una matriz de seguimiento con resultados y planes de acción para los objetivos que
no se cumplan, para trabajar desde inicio de cada mes en la mejora del indicador que el mes anterior no se
logró, también servirá para tener el conocimiento y estado de toda la operación.

Indicador Objetivo Periodicidad

Analizar e identificar las causas
Capacitación
Cargos con personal a cargo
Responsabilidades del
Almacenista
Herramientas
Sistema de calidad
Estar en constante contacto con los
empleados de todas la áreas e indagar
sobre las causas de incumplimientos con
Semanal
indicadores y oportunidades de mejora
para realizar planes de acción
oportunamente
Garantizar que el conocimiento y el
objetivo del entrenamiento se está
cumpliendo, realizando evaluaciones e Semanal
indagando con el personal en
entrenamiento
Evaluar resultados de indicadores y
resultados individuales de los empleados,
Mensual
adicional evaluar que la información es
clara con sondeo de preguntas
Evaluar que tan productiva y eficiente es la
nueva estrategia de control de bodega, Mensual
validar la carga de trabajo del almacenista
Tener una actualización y Back up de la
información de las plataformas utilizadas Mensual
en la compañía
hacer seguimiento a cada uno de los pasos
Mensual
y proceso del sistema de calidad PDCA