LAS CUENTAS QUE

FORMAN EL NEGOCIO FINANCIERO

1.1 Objetivos de la unidad

• Aprender desde el punto de vista financiero en qué consiste el negocio
empresarial.

• Conocer la estructura de los principales estados financieros de una empresa

• Comprender cómo la información contenida en los estados financieros es una

herramienta de carácter gerencial que permite, en un momento dado, tener
un soporte para tomar decisiones financieras tanto de inversión como de
financiamiento de la empresa

1.2 Competencias
• Identificar la esencia de los negocios desde el punto de vista financiero.

• Conceptualizar e interpretar el significado de cada una de las cuentas que

componen los estados financieros, determinando la incidencia de cada una en
la situación financiera de la empresa

1.3 Componente Motivacional

Estimado alumno, dentro del programa de postgrado en Gerencia Financiera,

la contabilidad financiera es la primera materia que pertenece al área. Le
brinda muchos elementos básicos para entender el desarrollo de las demás
materias del programa. Es de vital importancia dado que lo fundamenta en la
concepción, importancia y lectura de los estados financieros.

47






































































Funciones

1.4 Desarrollo temático
EL NEGOCIO
FINANCIERO

GENERALIDADES COSTOS Y GASTOS

DEFINICIONES

DEFINICIÓN
EMPRESA=ACTIVOS COSTOS DE PRODUCCION
ESTRUCTURA FINANCIERA GASTOS DE OPERACIÓN
COSTO DEL FINANCIAMIENTO COSTOS Y GASTO FIJOS
LA ESCENCIA DE LOS COSTOS Y GASTO VARIABLES
NEGOCIOS

DECISIONES
FINANCIERAS

1.4.1. Generalidades
EL NEGOCIO EMPRESARIAL

Un negocio consiste en invertir una cantidad de dinero con el objetivo de

obtener utilidades en el futuro de tal forma que genere una rentabilidad
atractiva para el inversionista.
Un inversionista puede encontrar diferentes oportunidades de negocios. Por
ejemplo la compra de un CDT o de cualquier otro valor bursátil, la compra de
vehículos usados para arreglarlos y venderlos, la compra de finca raíz para
arrendar o vender.
Existe otro tipo de inversión que consiste en el montaje de empresas
productivas. En este caso se debe determinar el monto de la inversión inicial
requerida y la forma como se va a financiar.

48
Estimado alumno: Este es el
primer concepto fundamental
de las finanzas. Entender que
cuando se habla de una
empresa, nos estamos
refiriendo a sus activos. Y la
forma como se financia es
conocida como la estructura
financiera del negocio.
Alrededor de este tema giran
las principales decisiones
financieras como son las de
inversión y las de inversión
Cuadro 1. La empresa y la estructura financiera

Pues bien, la empresa está conformada por la inversión requerida en el negocio

y la forma como se financia se denomina estructura financiera (cuadro 1). La
empresa también es conocida desde el punto de vista contable como el activo
y la estructura financiera como la sumatoria del Pasivo y del Patrimonio. Ahora
bien, el conjunto de activos pasivos y patrimonio se denomina Estado financiero
de Balance General (cuadro 2)

La financiación tiene costos para la empresa. El financiamiento con pasivo es la

tasa de interés que le cobra el acreedor, la cual se conoce con la sigla Kd, la
financiación con socios tiene un costo denominado Ke, que depende de la
percepción de riesgo que sobre el negocio tengan los dueños

Piense detenidamente si usted

creara una empresa cual sería
la inversión inicial requerida,
como y donde conseguiría las
fuentes de financiación y cuál
sería el costo de esas fuentes.

Luego razone cual debería ser

la rentabilidad arrojada por el
negocio para que fuera
atractivo para los socios

49






































































Funciones
 Cuadro 2. El activo, el pasivo y el patrimonio

Suponga que la inversión inicial para montar una empresa es de mil millones de
pesos y los socios han determinado aportar 600 y buscar 400 con los bancos. Si
la tasa del banco es el 20% y los socios esperan un rentabilidad del 25%, se
puede decir entonces que en promedio ponderado la empresa se está
financiando al 23% (cuadro 3). Esa tasa recibe el nombre de Costo de Capital
Promedio Ponderado, la cual se calcula de la siguiente manera

Estimado alumno: Este es el

concepto que enmarca el
objetivo básico financiero,
definido como la generación
de valor, tanto para la empresa
como para sus propietarios, el
cual se consigue cuando el
negocio ( la empresa), genera
una rentabilidad mayor que el
costo de capital promedio
ponderado

Cuadro 3. El costo del financiamiento del negocio

Razone el negocio desde el punto de vista financiero

de la siguiente manera:

Los bancos “inyectan” dinero a la

empresa convirtiéndose en
acreedores de la misma. A cambio
esperan recibir en el futuro el dinero
prestado más una suma adicional
denominada intereses.

50
¿Que es lo que más le interesa a los acreedores de la empresa? Definitivamente
que genere el suficiente flujo de caja para que pueda pagar la deuda y los
intereses.
De otro lado

Los propietarios “inyectan” dinero a la

empresa convirtiéndose en socios de
la misma. A cambio esperan recibir
en el futuro utilidades.

¿Qué es lo que más les interesa a los socios de la empresa? Definitivamente que
genere el suficiente flujo de caja para que pueda pagar las utilidades.

¿Y desde el punto de vista del costo?

El dinero obtenido por la empresa,

proveniente tanto de acreedores
como de socios, es invertido en
activos. La función de la gerencia, el
grupo directivo y en general de todos
los funcionarios es ponerlos a
producir. ¿Cuánto deben producir?
Pues si el costo del financiamiento es
una tasa denominada Costo de
Capital Promedio Ponderado, el
negocio debe producir al menos esa
tasa

¿Qué nombre específico reciben cada una de las inversiones en activos, cada
componente del pasivo y del patrimonio y cada hecho económico que hace
que la empresa genere utilidad? A cada uno de esos nombres se les conoce
contablemente como CUENTA
51






































































Funciones

1.4.2. LAS CUENTAS CONTABLES

DEFINICIÒN: Una cuenta contable es la expresión

del principio de clasificación o agrupación de
los distintos entes que son sujetos de contabilidad
por tener un valor económico o por poder afectar
una situación patrimonial

En este principio de clasificación se siguen criterios claros y sencillos, que hacen

generalmente obvio el método para la asignación de nombre a las cuentas.
Veamos por ejemplo el uso de estos criterios en la nominación o bautismo de las
cuentas:

Cuadro 4. Criterios de clasificación de las cuentas

Si se utilizan os criterios de homogeneidad funcional y sustancial con propiedad,

el estudiante puede perfectamente nominar o bautizar cualquier identidad que
se reconozca dentro de un negocio.

Debe tenerse en cuenta que generalmente, un grupo de elementos para ser

reunidos en una cuenta deben cumplir simultáneamente con los dos requisitos.

52
Pensemos por ejemplo, que para la fábrica de muebles ARTECTO, los escritorios
utilizados por sus empleados como dotación de sus oficinas, pueden guardar
similitud sustancial con los muebles que se ofrecen en sus salas de ventas; sin
embargo, los unos son para la venta y los otros están sólo para el uso de sus
empleados; es decir, no pueden ser clasificados bajo el mismo rubro de
“mercancías” o de “muebles y enseres”. Lógicamente los unos serán del rubro
“mercancías” y los otros del rubro “muebles y enseres”.
Las cuentas pueden ser clasificadas desde dos aspectos; según su naturaleza, y
según su posición o clasificación para balance.

1.4.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

SEGÚN SU NATURALEZA

Las cuentas se clasifican en cuatro subgrupos:

1.- Cuentas Reales o de Balance

2.- Cuentas Nominales o de Pérdidas y Ganancias

3.- Cuentas de Orden

4.- Cuentas de valuación

Cuentas reales o de balance: Son las que representan la conformación de la

empresa y la forma como esta se financia. Las cuentas que conforman la
empresa se denominan activos los cuales se pueden financiar con acreedores
denominados pasivo y con socios denominado patrimonio. Así como los activos
representan la empresa, los pasivos y el patrimonio representan la estructura
financiera de la empresa.

Cuentas nominales o de pérdidas y ganancias: Son aquellas que representan el

movimiento comercial de la empresa, el desarrollo del objeto principal, tienen
por objetivo acumular el saldo de los hechos o actividades que desarrolla la
empresa que aumentarán o disminuirán las cuentas de balance dependiendo
de sí se genera utilidad o pérdida.

Cuentas de orden: Estas cuentas representan los bienes o valores recibidos en

simple consignación o custodia y no por compra o traslado de propiedad. No
siendo entonces bienes adquiridos, no deben formar parte de los activos ni
constituir deuda cierta alguna. Sin embargo sobre estos bienes o valores
recibidos se genera una responsabilidad sobre su integridad y conservación.
Esto hace necesario que aún sin ser de propiedad de la empresa, se tenga
sobre ellos un registro o contabilidad.

53






































































Funciones

Otro tipo de circunstancias que genera la utilización de las cuentas de orden es
el de las contingencias originadas por ejemplo en fianzas otorgadas; en
limitación de la propiedad de nuestros activos por embargos; con
requerimientos oficiales por impuestos o sanciones; y en general todo proceso
de orden civil, fiscal, penal, etc., que de alguna manera ofrezca la
contingencia de afectar los activos actuales o el pasivo.

Finalmente, debe también incluirse como caso para uso de cuentas de orden el
de los procesos que la empresa esta adelantando contra terceros o el mismo
estado y que por encontrarse con un grado de probabilidad aceptable a favor,
deben incluirse como contingencia positiva; por el valor económico del
proceso que se está adelantando, puede perfectamente usarse una cuenta de
orden.

Ciertas entidades que manejan títulos valores como chequeras, formatos de

seguridad para expedición de títulos de propiedad sobre cédulas o certificados
a término, títulos sobre bonos por emitir, títulos sobre acciones por emitir, etc.,
controlan las existencias de estos documentos con el uso de cuentas de orden,
usando para cada documento valor simbólico, como sería el caso de
representar por cada $1.00 en la cuenta, una chequera por entregar al
cuentacorrentista en las entidades bancarias.

Cuentas de valuación: Son aquellas que disminuyen el valor de una cuenta de

Activo, por ejemplo la depreciación acumulada disminuye el valor de los
activos fijos depreciables, las provisiones disminuyen el valor de los inventarios,
de las inversiones y de las cuentas por cobrar.

CLASIFICACION GENERAL DE LAS CUENTAS

Cuadro 5 Clasificación de las cuentas

54
 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS SEGUN SU SITUACION PARA BALANCE

Clasificación de los Activos

Las cuentas del activo se clasifican para su presentación en el balance según

su grado de liquidez, es decir que primero se colocarán aquellos cuya
convertibilidad en efectivo es más inmediata hasta llegar a mostrar al final los
de más lenta realización.

De acuerdo con lo anterior los tipos de activos y su orden de presentación son

los siguientes:

• Activos corrientes
• Activos fijos
• Inversiones de largo plazo
• Activos diferidos
• Otros activos

Activos Corrientes. Aquellos que la empresa puede convertir en efectivo en un

tiempo no mayor de un año. Estos activos constituyen la herramienta del día a
día que le permite a la empresa operacionalizar su objeto social. Tres grupos de
cuentas conforman esta parte del balance: el efectivo, la cartera y los
inventarios.

El efectivo se genera en las ventas de contado y en el recaudo de cartera.

Dicho efectivo se recauda en cheque, en billetes y monedas o por vía
transferencia electrónica. En cualquiera de los tres casos, el tránsito del dinero
debe ser de la caja de la empresa a la cuenta corriente en el banco y de allí a
inversiones temporales, debido a que si el dinero no se invierte pierde poder de
compra por efecto de la inflación y genera un costo de oportunidad por la
rentabilidad que deja de percibir.

Las inversiones temporales son aquellas que la empresa efectúa en valores o

papeles negociables de liquidez inmediata en el mercado financiero o bursátil
como CDTS, TES, aceptaciones financieras, papeles comerciales, papeles
fiduciarios.

La determinación de clasificar una inversión en el activo corriente o en de largo

plazo depende de la intencionalidad de la compra, por ejemplo si una
empresa adquiere acciones de otra compañía, la cual es proveedora de la
materia prima utilizada en el proceso productivo, con la intención de ejercer
control administrativo y de esa manera asegurar el abastecimiento de dicha
materia prima, esta inversión se debe clasificar como de largo plazo, pero si las
acciones se compran con intención de venderlas en el corto plazo, debido a
que en el mercado se filtró información sobre algún acontecimiento que podrá

55






































































Funciones
 afectar en el corto tiempo su valor al alza, dicha compra se debe clasificar
como una inversión temporal.

El siguiente cuadro muestra la relación de las inversiones que aparecen en el

plan único de cuentas comercial colombiano

CUENTA DENOMINACIÓN DE LA CUENTA

1205 Acciones
1210 Cuotas o partes de interés social
1215 Bonos
1220 Cédulas
1225 Certificados
1230 Papeles comerciales
1235 Títulos
1240 Aceptaciones bancarias o financieras
1245 Derechos fiduciarios
1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS)
1255 Inversiones obligatorias
1260 Cuentas en participación

Como el Plan Único de Cuentas vigente en el país no distingue entre inversiones

temporales y permanentes, bien vale la pena reiterar que son temporales
aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan
en bolsas de valores o son operados a través del sistema financiero y que
pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los
doce meses siguientes a la fecha de publicación del respectivo balance.

Las cuentas por cobrar pueden ser comerciales si se generan en la venta a

crédito de los inventarios que la empresa compra o fabrica, pero también
existen cuentas por cobrar no comerciales como las generadas en préstamos a
socios o a empleados de la compañía.

Las cuentas por cobrar comerciales se originan bien sea por una estrategia
empresarial de incrementar las ventas o simplemente porque el mercado así lo
exige para poder ser competitivos. Lo ideal es que las empresas vendan de
contado lo cual les generaría de un lado agilizar el ciclo del efectivo1, y de otro
aumentar el valor del flujo de caja libre2 al disminuir la inversión en capital de
trabajo, conceptos que se verán más adelante.

1
Lapso que transcurre desde el momento en que la empresa compra materia prima hasta que recauda la cartera
2
Es el flujo de caja que le queda a la empresa después de descontar todos los costos, gastos, impuestos e inversiones
en activos productivos con destino a pagar acreedores y socios.
56
El hecho de vender a crédito genera un riesgo de pérdida de cartera para el
empresario razón por la cual el estado colombiano ha generado un incentivo
de carácter tributario, consistente en permitirle registrar al empresario un gasto
deducible del impuesto a la renta, sin que este implique erogación de dinero.
Estamos hablando de la provisión de cartera, también denominada provisión
para cuentas de dudoso recaudo que nace de la aplicación de la norma
contable del conservadurismo y que consiste en aplicar un porcentaje
determinado por las normas tributarias a la cartera con algún tiempo de
vencimiento. En Colombia existen dos sistemas autorizados para efectuar el
cálculo de la provisión. El sistema de cartera en forma general que consiste en
aplicarle el cinco por ciento a las cuentas vencidas con más de noventa días y
hasta ciento ochenta días, el diez por ciento a la cartera vencida con más de
ciento ochenta días y hasta trescientos sesenta días y el quince por ciento para
cartera con más de trescientos sesenta días de vencimiento. El sistema de
cartera en forma individual permite aplicar el treinta y tres por ciento a las
cuentas por cobrar con un vencimiento superior a trescientos sesenta días. Las
empresas que opten por uno de los sistemas deberán seguirlo utilizando en
forma consistente período tras período atendiendo a la norma contable de la
consistencia.

El gasto de provisión de cartera genera un ahorro en impuestos equivalente a

multiplicar el valor de dicho gasto anual por el porcentaje de impuesto a la
renta.

Atendiendo al principio de la partida doble, el gasto de provisión de cartera

genera una contrapartida en la cuenta provisión acumulada de cartera, la
cual se clasifica como una cuenta de valuación del activo, disminuyendo el
valor de las cuentas por cobrar

A continuación se ilustra la manera como la empresa debe calcular el valor de

la provisión de cartera elaborando al final del año un cuadro de cartera por
edades

Cuadro 5 Cuadro de cartera por edades para calcular la provisión

El cuadro 5 muestra el cálculo de la provisión de cartera por el sistema general.

57






































































Funciones
 Si la empresa aplicara el sistema individual calcularía el 33% a $ 95.000.000, valor
de la cartera con vencimiento mayor de un año lo cual generaría una provisión
de $31.350.000.

La presentación de la cartera en el balance general a 31 de Diciembre es

como sigue:

Cuentas por cobrar comerciales $292.800.000

(Menos) Provisión acumulada de cartera 22.375.000
Valor neto de cartera $270.425.000

Los inventarios están constituidos por todos los bienes que la empresa compra
con el ánimo de vender. Serán inventarios para el hipermercado Carrefour
todo lo que un cliente puede comprar, no siendo así por ejemplo las estanterías
y las cajas registradoras.

Los inventarios que manejan las empresas industriales son los de materia prima,
productos en proceso y productos terminados. Las empresas comerciales
utilizan únicamente productos terminados que adquieren con el objeto de ser
vendidos.

Las empresas industriales compran materia prima, la involucran a un proceso

productivo hasta obtener productos terminados. Al final del periodo contable es
necesario que el empresario efectúe un conteo físico de los inventarios para
determinar su valor correcto. Podrán existir entonces, materias primas que no
han sido trasladadas a producción, unidades semielaboradas con un grado
específico de terminación, y unidades totalmente terminadas que no se
vendieron.

Una vez determinada la cantidad de existencias de cada tipo de inventario se

debe determinar su valor, para lo cual se utiliza alguno de los métodos de
valoración permitidos por las normas tributarias.

La decisión de inversión que el empresario efectúa en el rublo de inventarios

esta relacionada directamente con el ciclo del efectivo y con la generación de
flujo de caja libre. A mayor inversión en inventarios más lento es el ciclo del
efectivo y menor generación de flujo de caja libre. Lo ideal es tener la menor
cantidad de inventario posible, logrando implementar lo que se denomina justo
a tiempo o inventario cero. En algunas empresas esto es muy difícil debido a las
condiciones del mercado o por que las materias primas o los productos
terminados son importados y sería demasiado costoso efectuar un alto volumen
de compras al exterior.

58
Activos fijos. Un activo se considera fijo cuando cumple con todas y cada una
de las siguientes características:

• Que tenga una larga vida

• Que no haya sido comprado para la venta

sino para uso exclusivo de la empresa

• Que esté destinado para el desarrollo del

objeto social de la entidad

Se clasifican en dos grupos, los activos tangibles y los intangibles

Cuadro 6 Activos Tangibles

Se denominan activos fijos depreciables por están sujetos al desgaste por

efecto del uso y por lo tanto tienen una vida útil limitada. Dicho desgaste se
registra como un costo de depreciación, si están dedicados a la producción o
como un gasto de depreciación, si están dedicados a las actividades
administrativas y de ventas, lo cual genera que el activo reparta su valor en el
tiempo de duración hasta quedar contablemente en cero.

El tiempo de duración de los activos fijos es relativo pues depende del uso y del
trato que se les dé. Sin embargo, la duración no solo se refiere al aspecto físico
sino a la obsolescencia que pueda tener el activo, razón por la cual las
empresas perfectamente podrían determinar la vida útil estimada de cada uno
de dichos activos, con lo cual no habría uniformidad haciendo muy difícil
comparar utilidades y activos de diferentes empresas e incluso en diferentes
períodos de la misma empresa, lo cual dificultaría tomar decisiones sobre
inversión y financiación por parte de terceros y aún de la misma empresa.

La Depreciación: Es el desgaste que sufren los activos fijos debido al uso. Desde
el punto de vista financiero constituye un incentivo tributario dado que sin
constituir salida de dinero aumenta el valor de los costos y gastos disminuyendo
la utilidad y por consiguiente el valor a pagar del impuesto a la renta. Este

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Funciones
 ahorro en impuestos no debe ser susceptible de reparto a socios vía utilidades,
debe estar destinado a la reposición del activo que se está depreciando para
lo cual la gerencia debe solicitar a la asamblea de socios la aprobación de una
reserva para tal fin.

Para calcular la depreciación, lo cual se hace generalmente cada año, se

siguen los siguientes pasos:

1. los Activos fijos depreciables se clasifican en seis categorías:

• Vehículos: bicicletas, motocarros, carros, camionetas, camiones.
• Equipos de cómputo: CPU, teclado, pantallas
• Equipo de oficina: calculadoras, teléfonos, registradoras, Fax
• Muebles y enseres: salas de recibo, escritorios, sillas, lámparas
• Maquinaria y equipo: máquinas y herramientas de producción, troquela-
doras, cortadoras, guarnecedoras, sierras, máquina de coser, cortadoras,
dobladoras
• Edificios y construcciones
2. Se averigua el valor de cada categoría de bienes
3. Se calcula la depreciación para cada categoría de bienes.

La tabla siguiente da una pauta para el cálculo de la depreciación anual:

Cuadro 7 Porcentajes de depreciación por el método de línea recta

Ejemplo: En Enero 15 de 2009 se compró una máquina por $150.000.000 Veamos

cuál es el gasto por depreciación de dicho activo a 31 de Diciembre de 2009:

Valor de compra $150.000.000

Número de días a depreciar 345
Cálculo del gasto por depreciación 14.375.000

El cálculo se efectúa con la siguiente fórmula:

60
Por tanto la presentación de la maquina en el balance general a 31 de
Diciembre de 2009 es como sigue:

Maquinaria y Equipo $150.000.000

(Menos) Depreciación acumulada 14.375.000
Valor neto de Maquinaria y Equipo a 31-12-09 135.625.000
Aunque debido a la inflación el valor comercial de los activos fijos puede estar
por encima de su costo de adquisición, y sobretodo de su valor ya depreciado
en la contabilidad, las cuentas se llevan a partir del costo de adquisición y
solamente cuando uno de estos bienes se vende se registra la utilidad o la
perdida o sea la diferencia entre el precio de venta y su valor depreciado.

En Colombia se debe depreciar por el método de línea recta, aplicado en el

ejemplo anterior, aunque las empresas pueden utilizar métodos de
depreciación acelerada como la suma de los dígitos de los años, previa
autorización de las autoridades en materia tributaria.

Son activos fijos no depreciables los terrenos, la maquinaria en montaje, las

obras en construcción. Los terrenos no se deprecian por que no pierden su valor
con el uso, es decir no hay que pensar en reponerlos en el futuro. Mientras se
esté construyendo el edificio o montando la maquina, dichos activos no serán
susceptibles de depreciación; una vez terminado el proceso de construcción o
montaje dejan de ser activos no depreciables para convertirse en edificios y
maquinaria respectivamente para lo cual se deben trasladar contablemente al
rublo de activos depreciables.

Los activos renovables son aquellos que como su nombre lo indica se renuevan
cada determinado tiempo como es el caso de los cultivos.

Los activos fijos agotables son aquellos a los cuales se les fija una vida útil de
acuerdo con estudios geológicos. En este grupo se encuentran los pozos de
petróleo, las canteras, las minas, las vetas. Como tienen una vida útil su valor va
disminuyendo, mediante un proceso contable denominado agotamiento.

Dentro de los activos intangibles se pueden contar el crédito mercantil también

denominado “Good Will” o prima del negocio, el know how, las marcas de
fábrica, patentes, concesiones, franquicias, derechos de autor. Se denominan
intangibles por que no tienen forma material, más bien representan derechos
que se tienen sobre algo. De acuerdo con su naturaleza pueden ser
amortizables o no amortizables. Se consideran amortizables cuando por alguna
circunstancia se determina que existe una vida limitada del activo. Por ejemplo
si un inversionista compra un negocio por el cual paga $ 150.000.000 y además
$25.000.000 por la acreditación o prima del negocio, el valor de la prima o
61






































































Funciones
 crédito mercantil deberá registrarse como no amortizable ya que se supone
que el negocio se crea o se compra para toda una vida de acuerdo con el
principio contable de negocio en marcha. Pero si al cabo de un tiempo al
dueño se le notifica que el edificio donde funciona su negocio se va a demoler,
inmediatamente se debe empezar a registrar un gasto de amortización
dependiendo del tiempo que vaya a durar el negocio.

Los Activos diferidos son aquellos que se convierten en gasto en el tiempo. Se

registra en el gasto de cada periodo contable la parte que se vaya causando.
Existen dos clasificaciones los gastos pagados por anticipado y los cargos
diferidos.

Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros,
intereses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros, siempre y
cuando se paguen por anticipado

Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son
susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se
deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen
los costos o gastos. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre
otros:

- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización,

exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha del
negocio

- Los costos de constitución del negocio

- Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y

proyectos.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento.

- Los útiles y papelería.

- Publicidad, propaganda y promoción.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones

periódicas pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados por
anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflación.

La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo con las

instrucciones contenidas en el Plan Único de Cuentas:

62
- Por concepto de organización y preoperativos y programas para compu-
tador (software) en un período no mayor a cinco y a tres años, respecti-
vamente.

- Por concepto de organización y preoperativos, en función directa con el

consumo.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor

entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prórrogas, y su vida útil
probable.

- Publicidad y propaganda, durante un período igual al establecido para el

ejercicio contable.

- Contribuciones y afiliaciones, durante el período prepagado pertinente.

Inversiones a Largo Plazo. Son los bienes que la empresa ha adquirido con la
intención de mantenerlos durante tiempo indefinido, al término del cual los
venderá con algún grado de utilidad.

En este grupo se incluyen las inversiones en acciones de otras compañías,

compradas ya sea por una decisión de carácter estratégico por ejemplo de
participar en su administración para ejercer control sobre el mercado, o para
asegurar el abastecimiento de materias primas, o por que se ha efectuado un
cuidadoso estudio de la empresa emisora dando como resultado la posibilidad
de que el valor de la acción en el mercado aumente al cabo de unos cuantos
años.

También hacen parte las inversiones en bonos de las cuales no se tiene la

intención de vender en el corto plazo.

Si la empresa compra un lote en una zona de Bogotá donde se proyecta la

construcción a futuro de un gran complejo comercial con la intención de
venderlo en su debido momento con una utilidad, estamos hablando que el
valor de dicha inversión debe registrarse en el rublo de inversiones de largo
plazo, también denominado Inversiones Permanentes

Otros Activos. En este grupo se registran todos los demás activos que no estén
destinados al desarrollo de la operación del negocio, pero que además no se
puedan clasificar en ninguno de los grupos anteriores.

Si por ejemplo los dueños de una empresa dedicada al mantenimiento de

oleoductos compran caballos de paso por pura afición y lo hacen con recursos
de la empresa, el valor pagado se debe registrar en el rubro de otros activos; y

63






































































Funciones
 si además adquieren un terreno donde se ubicarán los caballos, también este
activo será del rubro de otros activos.

Activos operativos y no operativos. La anterior clasificación de los activos es de

tipo contable. Desde el punto de vista financiero, los activos se clasifican en
operacionales o productivos y no operacionales o improductivos. Se consideran
activos productivos aquellos que tienen relación causa efecto con el desarrollo
del objeto social de la empresa y que por lo tanto sirven de instrumento para
generar utilidad operacional. Son productivos la cartera comercial, los
inventarios y los activos fijos

CLASIFICACION DE LOS PASIVOS

El pasivo, por definición expresa del decreto 2650 de 1993, es el conjunto de

cuentas que representa las obligaciones contraídas por el ente económico en
desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en
servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de natura-
leza crédito

Las cuentas del pasivo se clasifican según su grado de exigibilidad. En primer

lugar se presentan las cuentas de mayor exigibilidad y finalmente las de menor
exigibilidad. Los pasivos cuya exigibilidad es menor de un año se denominan
pasivos corrientes o de corto plazo y los demás reciben el nombre de pasivos no
corrientes o de largo plazo. Para ciertos fines se hace necesario agregar una
clasificación intermedia para pasivos a mediano plazo; siendo entonces estos,
los de vencimiento de uno a tres años; y los de largo plazo los superiores a tres
años. La anterior clasificación no es muy utilizada en Colombia pero sí en
algunos países como Estados Unidos

Pasivos corrientes. Integrado por dos tipos de cuentas: las que no implican
pago de gastos financieros y las que si lo implican.

En la primera categoría se ubican las deudas que la empresa tiene con sus
proveedores de bienes y servicios, como los proveedores de materia prima o
productos terminados, prestaciones sociales por pagar, gastos acumulados por
pagar, Acreedores varios, dividendos por pagar, impuestos, gravámenes tasa y
multas por pagar.

Los que implican pago de gastos financieros regularmente se generan en

deudas adquiridas por la empresa con entidades financieras como bancos,
corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial. También
pertenece a este grupo la financiación de la empresa mediante emisión de
papeles comerciales.

64
Al final de cada año las empresas deben reclasificar los pasivos de largo plazo
trasladando al pasivo de corto plazo la porción corriente del pasivo de largo
plazo, o sea la parte que vence en el siguiente año a la fecha de presentación
del Balance General.

Pasivos no corrientes. Formados que generan pago de gastos financieros:

bonos por pagar y obligaciones financieras de largo plazo, y los que no:
cesantías parte no corriente, pensiones de jubilación y los demás pasivos que se
deban cancelar en un plazo mayor de un año.

Según el tipo de acreedor el pasivo se puede clasificar en:

Pasivo comercial, el que es obtenido con los proveedores, entendiéndose estos

como los que le venden a la empresa ya sea las materias primas con las que se
fabrican los productos a para la venta o los que le venden productos
terminados para la venta

Pasivo fiscal, deudas de la empresa con el estado colombiano representadas

en impuestos por pagar y retención en la fuente. Actualmente (Agosto de
2.008), existen en el país los impuestos de renta, al valor agregado (IVA), predial,
de rodamiento de vehículos, arancelarios, al consumo de bebidas y tabaco, de
industria y comercio, al turismo. La retención en la fuente es un mecanismo
utilizado por el gobierno para recaudar en forma anticipada un impuesto
determinado y consiste en que la persona que efectúa el pago o abono en
cuenta (registro contable), resta de este una parte para consignar en los
bancos autorizados en las fechas determinadas por la dirección de impuestos y
aduanas.

Pasivo laboral que hace referencia a los beneficios económicos adicionales al

salario que, por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos,
deben reconocer las empresas a sus trabajadores. Se les conoce bajo el
nombre genérico de prestaciones sociales y comprende: cesantías, intereses
sobre las cesantías, prima de servicios, vacaciones y pensiones de jubilación,
entre las más importantes. Adicionalmente con la elaboración de la nómina se
genera otro pasivo denominado aportes parafiscales que son pagos que la
empresa debe efectuar al SENA, ICBF y cajas de compensación.

Pasivo Financiero, comprende las deudas del ente económico con las
entidades financieras (bancos comerciales, corporaciones financieras y
compañías de financiamiento comercial), y con los inversiones que compren
bonos y papeles comerciales emitidos por la empresa

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Funciones
 CLASIFICACION DEL PATRIMONIO

El patrimonio es matemáticamente la diferencia entre activos y pasivos.

Contablemente es la propiedad de los socios en los activos y financieramente
es la fuente de financiación interna de la empresa.

Cuando la empresa inicia operaciones el patrimonio esta formado

exclusivamente por el capital inicial constituido por el aporte de los socios. Ese
patrimonio se incrementa posteriormente debido fundamentalmente a dos
razones: las utilidades provenientes del desarrollo del objeto social y los
incrementos en el valor de los activos derivados de las valorizaciones de activos
o de la prima en colocación de acciones o de donaciones recibidas,
circunstancias que no afectan la utilidad del negocio.

El patrimonio entonces se divide en tres grupos:

El capital es el aporte de los socios. Si es efectuado a una sociedad colectiva o

limitada, esta formado por cuotas partes de interés y deberá ser pagado
totalmente al momento de protocolizar escritura pública. Si el aporte es
efectuado a una sociedad por acciones como la son las anónimas y las
comandita por acciones, está repartido en partes iguales denominadas
acciones y debido a su naturaleza, se generan tres nombres: capital autorizado,
capital suscrito y capital pagado

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El capital autorizado es la máxima cuantía de aporte que pueden efectuar los
socios a la empresa. Es autorizado por la entidad estatal de control
correspondiente ya sea la Superintendencia de Sociedades o la
Superintendencia bancaria y debe figurar en la escritura pública de
constitución.

El capital suscrito corresponde a la cantidad de acciones que los socios se

comprometen a comprar. Según el Código de Comercio deberá ser una cifra
mayor o igual al 50% del capital autorizado. La compra de acciones se podrá
pagar de contado o por insta lamentos (a plazos).

El capital pagado es la cantidad de acciones que los socios deben pagar al

momento de protocolizar la escritura pública de constitución. Según el código
de comercio no puede ser una cifra inferior a la tercera parte del capital
suscrito.

Si por ejemplo una empresa es autorizada para emitir un capital autorizados de

900.000.000 de pesos, al momento de protocolizar escritura pública, la empresa
debe vender y los socios comprar (suscribir) por lo menos el 50%, o sea una cifra
mayor o igual a 450.000.000 de pesos, y en ese mismo momento deben pagar
una cantidad no inferior a la tercera parte del capital suscrito, o sea la suma de
150.000.000 de pesos.

La estructura básica del patrimonio de un ente económico según su

constitución legal es como sigue:

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Funciones


Las utilidades retenidas son aquellas que año tras año la asamblea de socios
decide no repartir. Representa el aumento patrimonial generado por el
desarrollo del objeto social del negocio.

Las utilidades retenidas están formadas por dos tipos de cuentas:

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Las reservas o apropiaciones de las utilidades son efectuadas con fines
específicos como la reposición de activos fijos, ensanches futuros, inversión en el
capital de trabajo de la compañía, etc.

Las reservas son de tres tipos:

La reserva legal, corresponde al 10% de la utilidad neta y es obligatoria, según

las normas del código de comercio, hasta completar un monto igual al valor del
capital suscrito y pagado

La reserva estatuaria, contemplada como su nombre lo dice, dentro de los

estatutos de la sociedad.

Reservas ocasionales, aprobadas por la asamblea de socios para un fin

específico, en un momento determinado como por ejemplo para patrocinar la
vuelta a Colombia en bicicleta

El superávit de capital es el aumento patrimonial debido a aumentos en el valor

de los activos ya sea por valorizaciones o por donaciones.

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Funciones
 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y EGRESO

Estos dos grupos de cuentas se clasifican atendiendo a su relación con el objeto

social de la empresa, si los ingresos o egresos tienen relación directa con el
objeto social se conocen con el nombre de operacionales, si por el contrario se
trata de ingresos o egresos extras o no necesarios o no generados dentro del
normal giro del negocio, se les clasifica como no operacionales.

Son ingresos operacionales para un banco los provenientes de los servicios

bancarios e intereses sobre préstamos, y no operacionales, los provenientes de
utilidades por venta ocasional de sus activos fijos, o por arrendamientos de sus
propiedades.

Son ingresos operacionales para un almacén de cadena (Carulla, Carrefour,

etc.) los provenientes de sus ventas de almacén; y no operacionales los que se
derivan de sus otras actividades como arrendamientos, intereses por préstamos,
renta sobre sus inversiones en acciones, etc.

De igual forma los gastos necesarios para mantener los ingresos operacionales
se consideran egresos operativos y los que no son necesarios u ocurren por
eventualidades como faltantes, robos, averías, etc., se consideran como
egresos no operativos.

Las cuentas de ingresos y egresos se resumen en el estado financiero denomi-

nado de resultados o de pérdidas y ganancias cuyo objetivo es mostrar si el re-
sultado del desarrollo de la operación del negocio produjo utilidad o pérdida.

Existe una clasificación importante que obedece a la relación que tienen las
diferentes cuentas con la generación de utilidad operacional o lo que es lo
mismo con el desarrollo del objeto social En ese orden de ideas las cuentas se
clasifican en operativas y no operativas según el siguiente cuadro:

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