SISTEMAS DE INFORMACIÓN

BIBLIOTECA HISPANA

I. CONTEXTO

La Biblioteca Hispana pertenece a la universidad Andina y esta ubicada en la ciudad

de Bogotá, quiere aplicar un mayor control al préstamo de su material: Libros,
Revistas, CD.

Para darle respuesta al problema de Biblioteca Hispana Vamos a crear una base de
datos que tiene cuatro tablas: Clientes, Movimiento, Material y Programa.

Respecto a los clientes: Necesitamos registrar en esta base de datos los clientes de
Biblioteca Hispana, estos clientes serán registrados solamente una vez en la Base de
datos, es decir un cliente solo puede estar registrado una vez en la tabla clientes, para
controlar que esto se cumpla definimos como llave primaria el documento de
identificación del cliente.

Respecto a los movimientos: Pueden existir muchos movimientos (prestamos de

material) los cuales se deben relacionar con los clientes, es decir un cliente puede
tener varios movimientos.

Respecto al material: Un material puede ser puede ser prestado muchas veces, varios
clientes lo pueden requerir en al tiempo o en diferentes momentos.

Respecto a los programas: La Universidad tiene varios programas académicos, un

cliente debe estar matriculado en un programa académico. La Universidad a futuro
puede crear más programas.

II. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS

1. Ejecute Access: Inicio, programas, Microsoft Office, Microsoft Access

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2. Seleccione la opción base de datos en blanco, colóquele a la BD el nombre de
Librería Hispana y de clic sobre el botón crear.

3. Por defecto Access crea una nueva tabla llamada tabla 1, por favor ciérrela, si le
pregunta si desea guardar cambios dígale que no.

III. CREACIÓN DE LAS TABLAS

Como ya lo mencionamos para nuestro ejercicio de Librería hispana necesitamos crear

cuatro tablas: Clientes, Movimiento, Material y Programa. Por favor créelas y coloque
los formatos correspondientes para cada campo (Titulo, ><, tamaños). A continuación
se describe paso a paso la forma de realizarlo:

1. Tabla clientes:

- Ubíquese en la pestaña crear y seleccione la opción diseño de tabla

- Comience a crear uno a uno los campos que van a hacer parte de esta tabla:
Documento, Nombre, Apellido, Teléfono, Celular, E-mail, Dirección, Ciudad,
Programa, Calidad. Por favor tenga en cuenta que el tipo de dato al cual

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 corresponde cada campo sea el correcto de acuerdo a lo indicado en la
siguiente figura:

- Ubíquese sobre el campo Cli_Documento y desígnelo como la llave primaria de

esta tabla, es decir este campo será el identificador único de cada uno de los
clientes que solicitan material en la librería. NO PUEDEN EXISTIR DOS
CLIENTES CON EL MISMO NÚMERO DE DOCUMENTO.

Para designar este campo como llave primaria, seleccione la pestaña diseño, y
de clic sobre el botón clave principal. Si el ejercicio es correcto debe aparecer
un icono de llave al lado del campo Cli_Documento, tal como lo muestra la
siguiente figura:

- Ubicado sobre el campo Cli_Documento, cree el índice para esta clave principal
dando clic sobre el botón índice identificado con el icono del rayo:

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- Al crear el índice se abrirá una ventana, simplemente de clic sobre el botón de
cerrar, al parecer no ocurrió nada, pero Access internamente ha creado el índice,
esto nos ayudara a mejorar las consultas.

- Finalmente cierre la tabla y guárdela con el Nombre de Clientes

2. Tabla Material

- Ubíquese en la pestaña crear y seleccione la opción diseño de tabla

- Comience a crear uno a uno los campos que van a hacer parte de esta tabla:
Código, Nombre, Tipo, Fecha. Por favor tenga en cuenta que el tipo de dato al
cual corresponde cada campo sea el correcto de acuerdo a lo indicado en la
siguiente figura:

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- Ubíquese sobre el campo Mat_Codigo y desígnelo como la llave primaria de esta
tabla, es decir este campo será el identificador único de cada uno de los
materiales que se creen para la librería. NO PUEDEN EXISTIR DOS MATERIALES
CON EL MISMO CÓDIGO.

Para designar este campo como llave primaria, seleccione la pestaña diseño, y
de clic sobre el botón clave principal. Si el ejercicio es correcto debe aparecer
un icono de llave al lado del campo Mat_Codigo, tal como lo muestra la
siguiente figura:

- Ubicado sobre el campo Mat_Codigo, cree el índice para esta clave principal
dando clic sobre el botón índice identificado con el icono del rayo:

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 - Al crear el índice se abrirá una ventana, simplemente de clic sobre el botón de
cerrar, al parecer no ocurrió nada, pero Access internamente ha creado el
índice, esto nos ayudara a mejorar las consultas.

- Finalmente cierre la tabla y guárdela con el Nombre de Material

3. Tabla movimiento

Esta tabla es especial por que debe contener las llaves primarias de las tablas
Cliente y Material, para poderlas relacional. Siga estos pasos para crearla.

- Ubíquese en la pestaña crear y seleccione la opción diseño de tabla

- Cree los campos: Fecha de préstamo y Fecha de entrega. Por favor tenga en
cuenta que el tipo de dato al cual corresponde cada campo sea el correcto de
acuerdo a lo indicado en la siguiente figura:

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- Abra la tabla clientes en modo diseño y copie la llave primaria (Cli_Documento).
Vuelva a la tabla movimiento y pegue este campo, tal como lo muestra la
siguiente figura:

- Abra la tabla Material en modo diseño y copie la llave primaria (Mat_Codigo).

Vuelva a la tabla movimiento y pegue este campo, tal como lo muestra la
siguiente figura:

- Ubíquese sobre los campos Mov_Fecha Prestamo, Cli_Documento y Mat_Codigo

y desígnelos como la llave primaria de esta tabla, tal como lo muestra la
siguiente figura:

- Ubicado sobre estos tres campos (Mov_Fecha Prestamo, Cli_Documento y

Mat_Codigo), cree el índice para esta clave principal dando clic sobre el botón
índice identificado con el icono del rayo:

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 - Al crear el índice se abrirá una ventana, ELIMINE LOS CAMPOS QUE NO ESTÁN
IDENTIFICADOS CON EL ICONO DE LLAVE A MANO IZQUIERDA, debe quedar
igual como lo muestra la siguiente figura. Finalmente, de clic sobre el botón de
cerrar, al parecer no ocurrió nada, pero Access internamente ha creado el
índice, esto nos ayudara a mejorar las consultas.

- Finalmente cierre la tabla y guárdela con el Nombre de Movimiento

IV. ASISTENTE PARA BUSQUEDAS

El asistente para búsquedas es un tipo de dato que me va a permitir crear listas

desplegables en las tablas mejorando el control que se debe ejercer sobre el usuario
final. Para trabajar con el asistente lo podemos hacer de dos maneras:

- Escribiendo los valores uno a uno que van a hacer parte de la lista desplegable.
Esta opción es recomendada si los valores que componen la lista nunca van a
cambiar.
- Importando los valores que van a hacer parte de la lista de una tabla existente.
Esta opción es recomendada si los valores que componen la lista van a cambiar
con el tiempo.

A continuación, ejemplificare cada una de estas maneras:

1. Asistente para búsquedas escribiendo los valores que desee

Vamos a crear una lista desplegable en la tabla Material que me permita clasificar los
materiales entre Libro, Revista o CD.

- Abra la tabla Material en vista diseño y ubíquese en el campo Mat_Tipo. Del

campo tipo de dato seleccione la opción asistente para búsqueda.

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- De la ventana que se abre seleccione la segunda opción: Escribiré los valores
que desee. De clic en siguiente.

- Ingrese uno a uno los valores que van a hacer parte de la lista: Libro, Revista,
CD. De clic en siguiente.

- Finalmente, de clic en Finalizar.

- Muestre la tabla en vista ingreso de datos.
- Si creó bien la lista, debe poder visualizar en el campo Mat_Tipo, una lista
desplegable con las tres opciones: Libro, Revista y CD.

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 -

Por favor cree dos listas desplegables más:

- En la tabla clientes campo calidad: Docente, Estudiante, Administrativo.

- En la tabla clientes campo ciudad: Bogotá, Medellín y Cali.

2. Asistente para búsquedas importando los valores de una tabla existente.

V. CREAR RELACIONES DE TABLAS

Necesitamos relacionar las tablas Clientes, Movimiento y material. De tal manera que
un cliente puede tener varios movimientos (1 a N) y un material puede también tener
varios movimientos (1 a N). A continuación describo los pasos para hacerlo:

- De la pestaña Herramientas de Base de datos, seleccione la opción relaciones.

- Agregue las tres tablas que hacen parte de nuestra base de datos: Clientes,
Material y Movimiento. De clic sobre el botón cerrar.

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- Deben aparecer las tablas como lo muestra la siguiente figura. Tenga en cuenta
que la tabla programas ya aparece relacionada con la tabla Clientes, por que las
relacionamos con el asistente de búsquedas.

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- Ahora vamos a relacionar la tabla Clientes con la tabla Movimiento. Un cliente
puede tener varios movimientos (1 a N). Para hacerlo, arrastre la llave primaria
de la tabla Clientes (Cli_Documento) y suéltela sobre el campo Cli_Documento
de la tabla Movimiento. Se abrirá una ventana donde se debe visualizar la
relación uno a varios. Habilite los campos Exigir integridad referencial y
Actualizar en cascada los campos relacionados, de clic sobre el botón aceptar.
Como lo muestra la figura:

- Ahora vamos a relacionar la tabla Material con la tabla Movimiento. Un Material

puede tener varios movimientos (1 a N). Para hacerlo, arrastre la llave primaria
de la tabla Material (Mat_Codigo) y suéltela sobre el campo Mat_Codigo de la
tabla Movimiento. Se abrirá una ventana donde se debe visualizar la relación
uno a varios. Habilite los campos Exigir integridad referencial y Actualizar en
cascada los campos relacionados, de clic sobre el botón aceptar. Como lo
muestra la figura:

- Si todo se ejecuto de manera correcta al terminar usted debe tener las tablas
relacionadas como lo presenta la siguiente figura:

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