INFORMATICA I

Clase 11 Módulo 3

CLASE 11

IMPORTANTE:

SOLO PUBLICAR EN LOS FOROS LAS DUDAS DE LOS

EJERCICIOS DE PRÁCTICA.

OBJETIVO:
 FORMULAS – FUNCIONES
 DIRECCION RELATIVA – ABSOLUTA - SUBTOTALES

GUÍA PRÁCTICA CREAR FORMULAS

Recordemos algunos puntos básicos para empezar a trabajar con fórmulas en Excel:

 Las fórmulas deben comenzar con el signo =

 En una fórmula se pueden combinar números y direcciones de celdas (trabajará
con el contenido de la celda)
 Cada uno de los términos de la fórmula se combinarán entre sí con los
operadores matemáticos:
 + para sumar

 - para restar

 * para multiplicar

 / para dividir

 La dirección de una celda puede escribirse

 La dirección de una celda puede puntearse haciendo clic con el Mouse en dicha
celda y en ese momento el Excel la escribirá en la fórmula
En un archivo nuevo de Excel:

1. Cargamos 2 números

 Escribir en la celda C5 el numero 12

 Escribir en la celda F5 el numero 3
2. Calculamos la suma de esos 2 números

 Escribir en la celda E7 =C5 + F5

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NOTAR QUE:
 Muestra el resultado de la suma de los contenidos de las celdas que forman
parte de esta fórmula.
 Si se cambia el contenido de las celdas C5 y/o F5, se podrá observar que
cambia también el contenido de la celda E7.
 Es decir que el contenido de esta celda está relacionado al contenido de las
celdas C5 y F5.
3. Calculamos otras operaciones con esos 2 números

 Escribir en la celda E8 =C5 - F5 la resta

 Escribir en la celda E9 =C5 * F5 la multiplicación
 Escribir en la celda E10 =C5 / F5 la división
Podemos escribir cada una de las direcciones de celdas con el teclado, o también por
punteo, seleccionando directamente las celdas y dejar que el Excel las reconozca. Por
ejemplo, para escribir la resta:

 Activar haciendo clic la celda donde escribiremos la fórmula, celda E8

 Escribir =
 Luego con el mouse hacer clic en la celda C5
 Luego tipear –
 Volver a hacer clic en la celda F5,
 Enter
De esta manera el Excel escribió la fórmula.

4. Crear diferentes fórmulas utilizando contenidos de celdas como valores

constantes.

En cualquier otra celda ir escribiendo las siguientes fórmulas:

 = C5/100
 = E7 * 10
 = (E8 +100) / 2

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GUÍA PRÁCTICA FUNCION SUMA()

Para utilizar funciones de Excel en una fórmula:

 Se comienza con el signo = como en cualquier fórmula
 Se escribe el nombre de la función que no puede tener espacios en blancos
 Se sigue de un paréntesis que abre, luego una lista de parámetros separados por;
o, (depende la configuración de la máquina) terminando con el paréntesis que
cierra.
En un archivo nuevo de Excel:

1. Cargar el valor 10 en las celdas C4, C5, C6 y C7

2. En la celda C8 escribir la fórmula =C4+C5+C6+C7
Observamos que queda con valor 40
3. Copiar (utilizar el manejador de la celda) esa fórmula a la celda D8
Observar que da por resultado 0 (cero)
 Posicionarnos en esa celda y ver en la línea de Edición que el contenido de la
celda es
=D4+D5+D6+D7

 muestra el valor cero pues las celdas que suma están vacías
 Si colocamos valores en esas celdas, observaremos que la celda D8 muestra la
suma de los valores incorporados.
El contenido de la celda C8 se lee de la siguiente manera:
 Contiene la suma de las cuatro celdas que anteceden a la misma.
 Razón por la cual, al copiarse a otra celda, ésta también tendrá la suma de las
cuatro celdas que anteceden a la misma.
Por lo tanto, en la celda D8, al estar vacías las 4 celdas que la anteceden, su resultado es
0 (cero)
4. Suprimir el contenido de la celda D8
5. Vamos a escribir allí la función SUMA ()
 Esta función tiene su icono en la barra de herramientas gráficas (es el signo de
la Autosuma, luego en el tutorial podrán verlo en la Cinta Inicio)
 Al hacer clic en la Autosuma, observamos que el Excel escribió
 =SUMA (D4:D7)

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 selecciona las celdas y queda en la espera de confirmar la carga.

 Al hacer ENTER vemos el mismo resultado que la fórmula anterior.
Vamos a ver qué sucede en las celdas C8 que tiene una fórmula y en la D8 que tiene
una función.
6. Nos posicionamos en la celda C6 e insertar una fila (Cinta Inicio/ Insertar/ Filas de
Hoja)

7. Agregar valores en las celdas insertadas C6 y D6

 Observar que en la celda C9 no modificó su resultado pues una fórmula no se

modifica al insertar una fila, siempre conserva las mismas celdas, ni más ni
menos.
 Observar que en la celda D9 se modificó el resultado y la función SUMA ()
incorporó a la función la celda insertada: quedó SUMA (D4:D8)
8. Eliminar la fila 7
 Observamos que la celda C8 muestra #REF pierde el poder de mostrar el
resultado pues se eliminó una celda que era parte de una fórmula.
 Observamos que en la celda D8 muestra el resultado de la suma de las celdas
que quedan
Conclusión:

 Toda fila que se inserta o se elimina, la función se hace cargo, en la fórmula no

 En una celda que debería ir la función SUMA () no puede ir una fórmula.

GUÍA PRÁCTICA DIRECCIÓN ABSOLUTA Y RELATIVA

Abrir un archivo nuevo y vamos a crear una Lista de Precios

1. A partir de la celda C4 escribir la siguiente tabla

ARTICULO DESCRIPCION COSTO PUBLICO
PR-1 PORTA RETRATO 10 X 15 15
PR-2 PORTA RETRATO 13 X 28 18
PR-3 PORTA RETRATO 15 X 21 25,5
PR-4 PORTA RETRATO 20 X 25 30
PR-5 PR DOBLE 10 X 15 28
PR-6 PR DOBLE 13 X 18 32
PR-7 PR DOBLE 15 X 21 45,5

2. En la columna Público escribiremos la siguiente fórmula en la primera celda

solamente
= E5 * 1,50
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3. Con el manejador de la celda, estiramos hacia abajo y lo copiamos hasta la última

celda de la lista.

Observar que automáticamente quedan las fórmulas escritas en cada celda

Al copiar las fórmulas en todas las celdas, en realidad lo que el Excel copia es lo
siguiente:
 El contenido de la celda que está a su izquierda y multiplica x la constante 1,50
Recorrer una a una las celdas y ver los contenidos en la línea de edición. Ver como
se copiaron las fórmulas de cada celda.

Guardar este archivo con el nombre Lista de Precios

Ahora vamos a preparar la lista de precios de otra manera:

 Calcular primero el aumento y luego calcular el precio al público
sumando el costo y el aumento
Para ello:
4. Creemos otro bloque al lado copiando y pegando
 Seleccionar las columnas Articulo, Precio y Costo con todas las filas
 Edición / Copiar
 Posicionarnos en la celda H4, donde copiaremos el bloque:
 Edición / Pegar
5. Agregarle las columnas 50% y Público
Quedará como la siguiente tabla:

ARTICULO DESCRIPCION COSTO 50% PUBLICO

PR-1 PORTA RETRATO 10 X 15 15

PR-2 PORTA RETRATO 13 X 28 18
PR-3 PORTA RETRATO 15 X 21 25,5
PR-4 PORTA RETRATO 20 X 25 30
PR-5 PR DOBLE 10 X 15 28
PR-6 PR DOBLE 13 X 18 32
PR-7 PR DOBLE 15 X 21 45,5

6. En las celdas de la columna del porcentaje calcular el 50 % de cada costo

Escribir la siguiente fórmula en la celda K5
= J5 * K4
Nos da por resultado el 50 % del costo
7. Copiar la fórmula al resto de las filas

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Con el manejador de la celda lo copiamos hacia la última celda de la lista estirando

hacia abajo hasta la celda K11.
Observar que la fórmula trae problemas, los valores obtenidos no son los esperados.
Si observamos uno a uno los contenidos de las celdas en la línea de edición y
revisamos la fórmula que generó, veremos que la fórmula escrita es de esta manera es:
 Multiplicar el contenido de la celda que tiene a la izquierda
por el contenido de la celda superior
Es por esta razón que, al ir hacia abajo, la celda superior deja de ser la del 50 %. Por lo
tanto, debemos modificar la fórmula ya que lo que se necesita es:
 Multiplicar el contenido de la celda que tiene a la izquierda
por el contenido de la celda K4 siempre, para todas las filas.
Es decir, que al copiar la fórmula es necesario que modifique la celda de la izquierda,
pero no la del porcentaje.
Para ello se debe modificar la fórmula aplicando Dirección Absoluta a la dirección de
celda K4, para que no cambie esa dirección al utilizar el manejador. El cambio se debe
hacer antes de estirar la fórmula.
Para pasar la dirección de la celda del porcentaje (K4) a dirección absoluta en la celda
K5:
 Seleccionar la celda con la fórmula a estirar: K5
 En esa celda hacer clic encima del K4
 Aplicarle la tecla función [F4] y aparecerá el $ ante de la fila y de la columna
La fórmula quedará de la siguiente manera:
=J5 * $K$4
Al copiar las fórmulas en todas las celdas (volvemos a estirar desde el manejador),
podemos ver que ahora sí quedan bien los resultados.
Recorrer una a una las celdas y ver los contenidos en la línea de edición y ver como se
copiaron las fórmulas de cada celda.
8. Calcular el Precio al Público
La columna del Público será la suma de las celdas del costo más la celda del porcentaje.
 Ir a la celda L5
 Hacer clic en botón Autosuma y observamos que el Excel escribió
=SUMA (J5:K5)
9. Formatear las columnas de los precios
 Seleccionar las columnas Costo, 50 % y Publico con todas sus filas
 Formato/Celda, solapa Numero
 Categoría Número

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 Seleccionar 2 decimales
O también
 Categoría Moneda
 Seleccionar el tipo de moneda ($)
 luego 2 decimales
NOTAR que:
Por haber trabajado con dirección absoluta es más fácil modificar el valor del
porcentaje.
 Esto sucede porque en lugar de escribir como una constante el porcentaje de
aumento se utilizó la dirección de la celda que contiene dicho porcentaje en la
fórmula.
 Como ese porcentaje es el mismo en todas las filas, entonces se aplicó dirección
absoluta
10. Cambiar el valor del porcentaje por 80 %
Ver como se modifican todas las celdas
11. Calcular el Precio Máximo, Mínimo y el precio Promedio

FUNCIONES PROMEDIO ( ) / MAX () / MIN ()

En una celda escribir la siguiente función: =MAX (L5:L11)

En otra celda escribir: =MIN (L5:L11)

En otra celda escribir: =PROMEDIO (L5:L11)

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SUBTOTALES

Por medio de esta funcionalidad de EXCEL podemos obtener totales parciales en una base
de datos ordenada. Imaginémos un listado de ventas de una empresa donde se carga cada
venta de cada vendedor. Podríamos querer calcular el total general de las ventas así como
también el total de ventas por vendedor. En ese caso utilizamos SUBTOTALES. El único
requisito imprescindible es que la base de datos esté ordenada (en nuestro ejemplo por
vendedor que es por quien pedimos los totales parciales ó subtotales).

GUÍA PRÁCTICA SUBTOTALES

Abrir el archivo Productos Filtros y Subtotales.xls, hoja Lista

Vamos a Subtotalizar la lista por Vendedor y Producto

1. Ordenar la base usando como criterios las columnas por las que se
quiere obtener los subtotales.
o Clic en la base de datos
o Datos/Ordenar
 Vendedor y luego por Producto
2. Seleccionar del menú Datos, el comando SUBTOTALES
o Datos/ Subtotales
3. Seleccionar columna a la que se aplica el subtotal.
o Debe ser la 1era por la que se ordenó: Vendedor. (haciendo clic en la
flecha se ven todas las columnas de la Base de Datos).
Excel aplicará el subtotal por cada cambio que encuentre en la columna aquí
seleccionada. Si no ordenamos la base previamente a este comando aplicará
igualmente los subtotales pero no se entenderá pues las ventas de un mismo
vendedor estarán en cualquier lado y se mezclarán con las de otro por no haber
ordenado previamente. Ese subtotal entonces está mal calculado. Si nos damos
cuenta de eso elegimos el botón QUITAR del cuadro de diálogo de
SUBTOTALES y empezamos todo de vuelta.
4. Seleccionar la función que queremos presentar en esa columna
o Clic en la flecha de la lista de “Usar función”
o Elegir SUMA pues queremos el total.
5. Seleccionar la columna donde se calculará el subtotal
o Deshabilitar la última casilla que es la que elige EXCEL por default del
cuadro “Agregar subtotal a:”
o Tildar sólo la ó las columnas en las que se presentará el subtotal.

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 Ventas en nuestro ejemplo

6. Seleccionar últimas opciones (3 últimas casillas) :

o Deshabilitar la casilla “Reemplazar subtotales actuales”
o Tildar sólo “Resumen debajo de los datos”.
o Aceptar
Se verá que se obtiene el primer subtotal en cada vendedor en la columna Ventas.
Faltaría el subtotal de cada producto en cada Vendedor.

7. Aplicamos nuevamente Subtotales a las otras columnas por las que

ordenamos (en nuestro ejemplo la columna Producto) :
o Datos/Subtotales
o Cambiamos sólo “Para cada cambio en”.
 Elegimos de la lista que se despliega desde la flecha de la
derecha, la columna Producto.
o El resto de las opciones de Subtotales no las cambiamos pues seguimos
calculando lo mismo que para la columna anterior
o Aceptar.

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NOTAR que:
 Sólo elegimos todas las opciones en el 1er subtotal aplicado
 Se activa un esquema que nos permite controlar la visualización de la base.

Otro Ejemplo
Vamos a la Hoja Ventas
Subtotalizar por Región, Año y Vendedor

Consignas

1. Ordenar la base usando como criterios las columnas por las que se
quiere obtener los subtotales.
a. Clic en la base de datos
b. Datos/Ordenar
i. Región, luego por Año y luego por Vendedor
2. Seleccionar del menú Datos, el comando SUBTOTALES
a. Datos/ Subtotales
3. Seleccionar columna a la que se aplica el 1er subtotal.
Debe ser la 1era por la que se ordenó: Región. (haciendo clic en la flecha se ven
todas las columnas de la Base de Datos).

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4. Seleccionar la función que queremos presentar en esa columna

o Clic en la flecha de la lista de “Usar función”
o Elegir SUMA pues queremos el total.
5. Seleccionar la columna donde se calculará el subtotal
o Destildar la última casilla que es la que elige EXCEL por default del
cuadro “Agregar subtotal a:”
o Tildar sólo la ó las columnas en las que se presentará el subtotal.
 Ventas en nuestro ejemplo
6. Seleccionar últimas opciones (3 últimas casillas) :
o Destildar la casilla “Reemplazar subtotales actuales”
o Tildar sólo “Resumen debajo de los datos”.
o Aceptar
Se verá que se obtiene el primer subtotal en cada Región en la columna Ventas.
Faltarían 2 subtotales: de cada Año y Vendedor.

7. Aplicamos nuevamente Subtotales a la otra columna por la que

ordenamos, en nuestro ejercicio la columna Año :
o Datos/Subtotales
o Cambiamos sólo “Para cada cambio en”.
 Elegimos de la lista que se despliega desde la flecha de la
derecha, la columna Año.
o El resto de las opciones de Subtotales no las cambiamos pues seguimos
calculando lo mismo que para la columna anterior
o Aceptar.
8. Aplicamos nuevamente Subtotales a la última columna por la que
ordenamos, en nuestro ejercicio la columna Vendedor :
o Datos/Subtotales
o Cambiamos sólo “Para cada cambio en”.
 Elegimos de la lista que se despliega desde la flecha de la
derecha, la columna Vendedor.
o El resto de las opciones de Subtotales no las cambiamos pues seguimos
calculando lo mismo que para la columna anterior
o Aceptar.

La siguiente figura muestra la base de datos reducida por el esquema de subtotales tal que
no muestre el detalle de los datos

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