pananots
Vigilada MinEducacién
buputt72.16.1.126-901008
tT2s6..1269010%
GOBIERNO
DE COLOMBIA
150.180.20,364
Escucla Superor do Aminisracion publica -ESAP
Rogicado:-2018.004828 20%8-12:28 13.29 0
Evia: 180 OFIGINA OE CONTROL INTER.
inatario: 00 -DIRECCION NACIONAL
‘AsuntoINFORDAE FINAL DE AUDITORIA DE
Pagnas21 Anexos 21 FOLIOS:
Bogota D.C., Diciembre 28 de 2018
Doctor
GIOVANY JAVIER CHAMORRO RUALES
Director Nacional (E) ESAP.
Ciudad
Asunto: Informe Final de Auditoria de Evaluacién y Seguimiento Grupo de
Gestién de Almacén e Inventarios.
La Oficina de Control Intermo dando cumplimiento integral a las funciones
encomendadas por la Ley 87 de 1993 y las normas que la desarrollan, remite para
su conocimiento y anélisis el Informe Final de la Auditoria realizada al Grupo de
Gesti6n de Almacén e Inventarios.
Me permito aclarar que el informe definitivo fue entregado al Grupo de Gestion de
Almacén e Inventarios, para el diligenciamiento del formato RE-E-GE-19 Plan de
Mejoramiento Auditoria Control Interno, el cual no fue allegado a esta oficina en los
tiempos establecidos, por tal razén remito a usted el informe definitivo sin el plan de
mejoramiento.
JREROS PINZON
ntrol Interno
MARIA MAY}
Jefe Oficina
‘Anexo: Informe Final de Auditona interna de Evaluacién y Seguimiento
‘Sede Nacional - Bogoti - Calle 44 No. 53 - 37 CAN - PBX: 2202790
Fax: (091) 2202790 Ext. 7205 - Correo Fiectronico: ventanillaunica@esap.edu,co
www.esap.edu.co
“ I DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
N° INFORME: 2 INFORME FINAL AUDITORIA DE EVALUACION GRUPO GESTION DE
ALMACEN E INVENTARIOS
PROCESO/ ACTIVIDAD: DE EVALUACION
INTEGRAL AL GRUPO DE ALMACEN E RESPONSABLE DEL PROCESO:
INVENTARIOS COORDINADOR DEL GRUPO DE
GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS
LUGAR Y FECHA DE REALIZACION AUDITORIA: | PERIODO A AUDITAR:
Bogoté-Sede Central, Noviembre de 2018 Diciembre 01 2017 a Septiembre 30 2018
| EQUIPO AUDITOR:
Elizabeth Moreno Gémez, Profesional OCI - Contratista
Nubia Pimiento de Gomez, Profesional OCI - Contratista
OBJETIVO(S): Evaluacion y seguimiento a las actividades que realiza el Grupo de Gestin de
| Almacén ¢ inventarios, con el fin de determinar su cumplimiento y brindar las recomendaciones que |
permitan a la ESAP, la implementacion de acciones de mejoramiento en las actividades en donde el
lider y ejecutores intervienen como responsables,
ALCANCE: Verificar el cumplimiento de las actividades realizadas por el Grupo de Gestin de
Aimacén ¢ inventarios, que forman parte del Procedimiento de baja de bienes, ingreso de bienes,
egreso de bienes, trasiado de bienes, y de Control interno Contable aplicado en el cierre de la vigencia
2017, y lo corrido de la presente vigencia
DECLARACIO!
La auditoria se realiza con base en el andlisis de diferentes muestras aleatorias seleccionadas por
los auditores, y se fundamenta en el siguiente soporte documental: expedientes fuente, procesos y
procedimientos del Sistema de Gestion, reportes de los sistemas de informacion, cruces y
validaciones, pagina web, intranet y normas internas y externas.
En aplicacion al Decreto 648 de 2017 Articulo 2.2.21.4.8, la Oficina de Control Interno incorpora los
siguientes Instrumentos para la Actividad de la Auditoria Interna:
1. Cédigo de Etica del Auditor interno que tiene como bases fundamenteles, Ia integridad,
objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia de éste.
2. Estatuto de auditoria, en ei cual se establecen y comunican las directrices fundamentales que
definen el marco dentro del cual se desarrolian las actividades de la Oficina de Control Interno,
segiin los lineamientos de las normas internacionales de auditoria.
COMPROMISO DEL AUDITADO:
Carta de representacion en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega
de la informacién presentada a las Oficinas de Control interno.
Mediante oficios No. 150.180.20.227 y 150.180,20.226 ambos de fecha 01 de agosto de 2018, la jefe |
de la Oficina de Control interno solicits a la Coordinadora de! Grupo de Almacén e Inventarios, todos
los soportes referentes a los diferentes procedimientos correspondiente a este grupo, con lo cual se
acepta como legitimos y validos aquellos presentados en aplicacién al principio de la buena fe y |
principio de la calidad de la informacién establecidos en la Ley 1742 de 2014. |
Version 04 Fecha: Pagina 1 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
[ NOTA DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION: 7
Este documento contiene informacion de interés exclusivo del auditor y el auditado para surtir los
tramites establecidos en la Guia de Auditoria, En ese sentido, hasta tanto no se constituya como
| informe final y sea publicado en la pagina web de la ESAP, no podra ser distribuido ni utiizado por
terceros, ni se podra hacer referencia a él en ningtin otro asunto, sin el consentimiento previo y por
escrito del Jefe de Control intemo,
"ANTECEDENTES
MARCO NORMATIVO:
NORMAS GENERALES: *Constitucién Politica de Colombia. "Ley 87 de 1993 y sus Decretos
Reglamentarios, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades
y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. *Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan
normas sobre el Sistema Nacional de Contro! interno de las Entidades y Organismos de la
Administracién Publica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. *Decreto 2539
de 2000, Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. *Resolucion
354 de 05 septiembre 2007, por la cual se adopta el Regimen de Contabilidad Publica, se establece
su conformacién y se define el émbito de aplicacién. *Resolucién 355 de 2007, por la cual se adopta
el Plan General de Contabilidad Publica. *Resolucién 356 de 2007, por la cual se adopta el Manual
de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica, * Resolucién 533 del 08 de octubre de 2015,
“Por la cual se incorpora, en el régimen de Contabilidad Publica, el marco normativo aplicable a
entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones’, Resolucién 193 de 2016 de CGN, por la cual
se incorpora en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Publica el
Procedimiento para la evaluacién del control interno contable. *Decreto 943 de mayo 21 de 2014, Por
e! cual se actualiza el Modelo Estandar de Control interno -MECI-.*Ley 734 de 2002, por la cual se
expide e| Cédigo Disciplinario. Ley 594 de 14 julio de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos” *Decreto 219 de 2004, por el cual se modifica la estructura de la Escuela
‘Superior de Administracién Publica ESAP y se dictan otras disposiciones, Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacion Publica, Decreto sectorial 1082 sector Planeacién Nacional, Ley
1474 de 2011- Estatuto Anticorrupcién “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los,
mecanismos de prevencién, investigacién, de actos de corrupcién y la eficiencia y efectividad del
control de la gestion, y demas normas que regulan la administracion Publica y Educacién Superior
en Colombia.
NORMAS ESPECIFICAS: *Resolucién 399 de 18 de mayo de 2005 "Por la cual se crea el Comité de
inventarios de Bienes de propiedad de la Esap" * Resolucién 772 de 06 de julio de 2015 “Por medio
de la cual se modifica el comité de inventarios de bienes de propiedad de la entidad creado mediante
| Resolucién 399 del 18 de mayo de 2005" *Resolucién 0642 del 11 de agosto de 2015 ‘Por la cual se
modifica los literales b) y c) del articulo 2 de la Resolucién 0399 de 2005" Resolucién 400 del 18 de
mayo de 2005 “por la cual se dictan disposiciones en el manejo de inventarios de la ESAP y se dictas
| otras disoosiciones’ *Resolucién 461 del 12 de mayo de 2009 “Por la cual se reorganizan y se crean
los grupos intemnos de trabajo de la Subdireccién Administrativa y Financiera de la ESAP" Resolucién
911 de 2017 por la cual se modifica *Formatos y documentos del Sistema de Gestion de Calidad.
Igualmente todas aquellas normas que se encuentren vigentes y que hagan parte de las normas que
regulan la Administracion y Gestién interna de la ESAP. *Directiva presidencial 01 de 2015. “Guia de
auditoria de la Funcién Pablica, version octubre de 2015.
Version 04 Fecha:
Pagina 2 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 oso
CONTEXTO GENERAL DE LA AUDITORIA:
ASPECTOS RELEVANTES DE LA INFORMACION ANALIZADA
Recurso Humano
| El Grupo de Gestion Aimacén e Inventarios de la Sede Central realiza las funciones establecidas en
la Resolucién SC No. 0461 de 12 mayo 2009, asi como también algunas actividades contenidas en
| los procedimientos de: Procedimiento baja de bienes v3, Procedimiento ingreso de bienes v3,
Procedimiento egreso de bienes de consumo v3, Procedimiento traslado de bienes v3, Procedimiento
depreciacién y avaluo de bienes v3 y las correspondientes al Procedimiento Control Interno Contable,
De acuerdo a la informacion suministrada, el personal que labora en el Grupo de Gestién de Almacén
€ Inventarios a septiembre 30 de 2018, se relaciona a continuaci6n:
roma. ARGO, FORA VINGULACION ——]
rt 7 TOORDINADORDE a vei?
"UTH YOLANDA ALVAREZ VARGAS eRgINADSRT "ANTA PROVISIONAL
PROFESIONAL
| JUAN CARLOS MOSOUERA Laat CARRERA
‘PROFESIONAL
SHIRLEY HERNANDEZ ESPECIALIZADO 2028 13 caRRERA
Eneargade zs ee
VETORHUGOGARGA | TeeNICO s100~16 ear
‘DEYSI NRO SEPULVEDA SECRETARA TANTA PROVISIONAL
HORRY TOVAR ARANEO ‘CONTRATISTA ‘CONTRATISTA
im ‘PROFESIONAL
MARIA VICTORIA MEDINA ou CARRERA
soem ous, ESPEGALIZADO__|___ PLANTA PROVISIONAL
{Evil ANOREA FRANCO PROFESIONAL "PLANTA PROVISIONAL
~ GIOVANNY PEREZ ROUAS (CONTRATISTA ‘CONTRATISTA
NESTOR ARISMENOY ‘CONTRATISTA (CONTRATISTA
CARLO PATING, 1 —conrnanisra CONTRATISTA
Se procedié a verificar en el Sistema de Gestion de Calidad de la ESAP, los procedimientos que
realiza el Grupo de Gestién de Almacén e Inventarios, los cuales se relacionan a continuacién
DESCRIPCION FORMATO, FECHA
PROCEDIMIENTO BAJA DE SIENES VE PTAGAO3 20-12-2017
'PROCEDIMIENTO INGRESO OF BIENES PEAGAOS 20-12:3017
v3 i
‘PROGEDIMIENTO EGRESO DE BIENES DE PTAGAOE BOAZDOF
CONSUMO V3
PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES PTAGAOT 20422017
va
PROGEDIMIENTO GEPRECIAGION VS PTAGAOS 0122017
| al igual que el cumplimiento de las normas pertinentes aplicables a la parte de Almacén e Inventarios |
(Activos fijos y devolutivos) de la entidad contempiadas en el Regimen de Contabilidad Publica.
Version 04 Fecha: Pagina 3 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 esvo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
RECURSO TECNOLOGICO —
En el proceso de evaluacion al Grupo de Almacén e Inventarios, que ejecuta los procedimientos de
“BAJA DE BIENES, INGRESO DE BIENES, EGRESO DE BIENES DE CONSUMO, TRASLADO DE
BIENES y DEPRECIACION:, se pudo establecer que a la fecha de cierre de la auditoria y desde el
mes de diciembre del afio 2017, no se tiene en produccion ningtin sofware que permita realizar los
registros corespondientes a los procedimientos mencionados anteriormente. Se evidencid que
utilizan hojas de Excel como control.
A partir de la situacion observada, la Oficina de Control interno considerd pertinente convocar a una
a una mesa de trabajo, con la participacidn de la Oficina de Sistemas, Grupo de Gestion de Recaudo
y Cartera, Grupo de Tesoreria, Grupo de Almacén e Inventarios, con el propésito de conocer las
inconformidades y los avances de la actualizacion e implementacion del sistema. Producto de la mesa
de trabajo, se concluyd que para satisfacer los requerimientos del Grupo de Gestion de Almacén e
Inventarios, es necesario que la oficina de Sistemas ¢ Informatica dé soporte para la solucién de los.
siguientes aspectos:
Solicitud Almacén e inventarios
«Tiempos de respuesta en los requerimientos realizados a la Oficina de Sistemas e Informatica
‘= Oportunidad en la generacién de reportes.
* Problemética de infraestructura Tecnolégica
|
Como resultado del proceso de auditoria, se realizé evaluacién al Sistema SEVEN ERP
identificandose las siguientes situaciones: |
+ A Septiembre 30 de 2018, la actualizacion del sistema SEVEN a la version SEVEN ERP no se
encontraba funcionando, ocasionando que el Grupo de Aimacén e Inventarios incumpla con las
obligaciones establecidas para el area con respecto al manejo de los inventarios; en especial las
relacionadas con la disponibilidad y actualizacién de la informacion de propiedad planta y equipo.
+ El grupo de Gestién de Aimacén e Inventarios presento en forma detallada, mediante oficio
190.2.780.119 con No. de radicado I-2018-002838 del 30 de julio de 2018 a la Oficina de Sistemas
€ Informatica, las causas por las cuales no ha sido posibles realizar el registro de las transacciones
diarias de las NICPS a nivel nacional en el ambiente de produccién. A continuacién se presentan
los casos presentados:
¥ Intermitencia y cambio de los Asesores externos expertos en la implementacién de NICSP.
¥ Intermitencia en el apoyo para soporte del sistema Seven por parte del proveedor Digital Ware.
v Respuesta inoportuna por parte de la Oficina de Sistema en cuanto al lider de soporte del
sistema Seven e la ESAP.
¥ Incumplimiento de los Roles para la implementacién de las NICPS dentro de la ESAP
+ Afin de identificar ia situacién que se esta presentando con el funcionamiento del sistema SEVEN
ERP |a Oficina de control Interno, el dia 13 de noviembre solicito a la Oficina de Sistemas e
Informatica mediante oficio 150.180.20284 con No. de radicado |-2018-, copia de las respuestas y
soportes de las acciones realizadas por la OSI a los requerimientos solicitados por e! grupo de
Version 04 Fecha: Pagina 4 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 s UBC ’ <
ésco 7 .
prin eperar ce | DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
Gestion de Almacén e Inventarios, a la fecha de corte de esta auditoria, no se obtuvo respuesta |
alguna a este requerimiento.
Recomendacién
Se recomienda a la Oficina de Sistemas e Informatica, realizar una evaluacién y diagnéstico en el
sistema SEVEN ERP de los diferentes casos que fueron identificados y presentados por el grupo de
Almacén e Inventerios, de forma tal que se establezca un plan de accién orientado a garantizar su,
correcto funcionamiento, la confiabilidad, seguridad y consistencia de la informacion con el fin de que
| se pueda procesar y actualizar la informacion correspondiente a fo transcurride del afio 2018”.
BIENES EN BODEGA:
Actualmente la bodega de almacén se encuentra ubicada en el Segundo piso dentro de la Biblioteca,
la llave de acceso esta bajo custodia de una profesional encargada del manejo de los bienes. En la |
ingpeccién fisica realizada por el Grupo Auditor se evidencio que este lugar puede ser accedido por
| las ventanas ubicadas en su parte frontal, ya que estas carecen de rejas y no existen camaras de
Vigilancia, igualmente la vigilancia realizada por el personal de la empresa de seguridad es
esporddica, principalmente en la noche.
Los bienes se encuentran ubicados en estantes como se evidencia a continuacién:
Version 04 Fecha: Pagina 5 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
HE
Como se puede observar en los soportes fotograficos, obtenidos por el grupo auditor, se encuentran
dentro del almacén cajas y elementos de archivo, que no hacen parte del inventario, y que ocupan
espacios considerables dentro de la bodega
Al solicitar el inventario para verificacién fisica, la responsable del manejo de la bodega de consumo,
‘suministrS un archivo en Excel, el cual no permitié realizar una efectiva verificacién por cuanto este
archivo presentaba inconsistencias las cuales no fueron aclaradas por la responsable, y que al
momento de la verificacién selectiva por parte del equipo auditor se evidencio sobrantes y faltantes,
tal como sucede con las existencias de Téner que no se encuentran relacionados en el listado
suministrado.
REFERENCIA ‘CANTIDAD | - OBSERVACION - PROFESIONAL ENCARGADA
Tone Ricoh SP3500b 4 ‘Van para la terial de Santander
“Toner TK 362 Kyocera i peer Para cambio del contrato del 2016
Toner TK 112 Kyocera Seer ‘Sin comentario oi
“Toner HP 90x 3 ‘in comentario
“Toner HP 64x L 7 ‘Sin comentario
“Toner AP 55x. 3 ‘Sin comentario
“Toner Lexmatk 11287460 i 2 No apatecen en el sistema van para la teniloral
Antioquia i |
“Toner Sharp AL-2047D, 4 \Van para ia terol de norte de Santander
La profesional encargada suministr6 foto del acta de entrega del anterior responsable con fecha 9 de
febrero de 2018, en donde se registra la existencia de sobrantes y faltantes de bienes, sin justificacion
alguna.
Version 04 Fecha: Pagina 6 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 é
E-02
A continuacién se presenta el registro fotogréfico de los sobrantes mencionados en el acta anterior.
De igual forma, se identificé que los Téner no estan clasificados debidamente, es decir que estan
mezclados los Téner nuevos con los Téner usados, como se evidencia en el siguiente registro |
fotogréfico.
Por todo lo anterior, se observa que no existe un adecuado manejo y control de la bodega de bienes
de consume, lo que genera un alto riesgo por posible pérdida de los bienes.
OBSERVACION:
La oficina de Control interno conmina al grupo de Gestién de Almacén e Inventarios a realizar la
disposicion ambiental de estos toner usados, que por ser elementos de consumo y haber cumplido
su funcién de utilidad ya no debieran encontrarse en la Escuela.
BIENES DEVOLUTIVOS SEDE CENTRAL
En el desarrollo de las pruebas establecidas para ser realizadas en la auditoria al Grupo de Gestion
Versién 04 Fecha: Pagina 7 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
Tevisiones de toma fisica de inventarios, verificar el registro de bienes en el sistema, revisar
‘comprobantes de ingreso y egreso generado por Seven y revisar los traslados de bienes, se procedié
a analizar como muestra, los bienes adquiridos en el mes de Diciembre de 2017 a través de los
Contratos 869 y 791 y los bienes adquiridos en septiembre de 2018, bajo el contrato 717,
Bienes adquiridos contrato de sur
ro 869-2017:
La auditoria, frente a la solicitud realizada al Grupo de Gestion de Almacén e Inventerios, sobre el
reporte de ingresos y asignacién de placas en Seven de los bienes adquiridos mediante contrato 869
de 2017 suscrito con Union Temporal Mademuebles Zzeta, evidencio, que pese a haberse realizado
el ingreso a almacén con numero de placa asignado por cada uno, dicho reporte no existe desde
Seven. En la verificacién fisica se observo, que estos bienes se encuentran almacenados en container
ubicados en el patio central, junto alas canchas de microfutbol y que estos bienes estan bajo custodia
del Grupo de Infraestructura y Mantenimiento, quienes estan encargados de realizar los movimientos
y asignacién a terceros segiin requerimientos, sin realizar el reporte respectivo al Grupo de Gestién
de Almacén e Inventarios para que ellos tengan el control de la ubicacién de los bienes en la ESAP
nivel central |
En la inspeccién fisica realizada a los container se evidencid que:
+ Existen bienes que no estan almacenados de manera adecuada y no tienen placa asignada
(Ver anexo No. 1)
+ Los container tienen como seguridad un candado y las respectivas llaves reposan en el cuarto
de seguridad (Ver anexo No.2), teniendo acceso a estas llaves el Grupo de Gestion de
Almacén e Inventarios y el Grupo de Infraestructura y Mantenimiento, quienes estan
autorizados
para ingresar, retirar y mover los bienes, sin control y registro alguno.
+ El container identificado con la placa 10071947, no tenia candado al momento de la
inspeccién y dentro de él se encontraban sillas nuevas, sin placas (Ver anexo No. 3).
De Ia informacion suminstrada al equipo auditor, se evidencio que el Grupo de Gestion de Almacén
@ Inventarios realizo el ingreso en Seven de todos los bienes adquiridos bajo el contrato 869 de 2017,
en las fechas 26, 28 y 29 de diciembre de 2017, sin que se haya comprobado su existencia fisica,
debido a que las entregas de los bienes fueron realizadas por el proveedor directamente en las.
Direcciones Territoriales, sin que los almacenistas de las Territoriales hayan realizado el reporte
respectivo al Grupo de Gestion de Almacén e Inventatios. Por lo anterior, ala fecha de la auditoria se
evidencia que los documento de “traslado de bienes a terceros” que debe ser reportado a las
Territoriales no se ha realizado.
En la verificacién realizada a las facturas de venta expedidas por el Proveedor Unién Temporal
Mademuebles Zzeta, se comprobo que sumadas corresponden al valor total del contrato y que cada
una cuenta con el soporte de los bienes a entregar y que su sumatoria corresponde a los convenidos
con la ESAP.
Fecha:
Cédigo RE-E-GE-20 ese e :
tanainreion Paice DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
VALOR CONTRATO 869 DE 2017 VALOR FACTURADO ]
|| Cuatro mil “ochocientostreinta’ millones | Factura No. 1: Dos mil quinientos cuarenta
seiscientos diecisiete mil setecientos treinta y | millones doscientos veinticinco mil novecientos
|| Siete pesos con trece centavos. cuatro pesos ($ 2.540.225.904),
(S 4.830.617.737,13) Factura No. 2: Mil trecientos ochenta y un
millones ochocientos treinta. y un mil
cuatrocientos cuarenta y siete pesos con veinti
| tres centavos ($ 1.381.831.447,23)
Factura No. 3: Novecientos ocho millones
quinientos sesenta mil trescientos ochenta y ||
cinco pesos con sesenta y siete centavos
| (S 908.560.385,67)
Total: Cuatro mil ochocientos treinta millones
seiscientos diecisiete mil setecientos treinta y
siete pesos con nueve centavos.
| ($ 4.830.617.737,9)
|
A continuacién se presenta el cuadro de analisis de los ingresos realizados por Grupo de Gestién de
‘Almacén e Inventarios, de los bienes adquiridos por la ESAP a través del contrato 869 de 2017, que
corresponden a los bienes asignados a la Sede Central
REGISTRO INGRESOS DE ALMACEN.
NUMERO VR. TOTAL,
INGRESO VALORINGRESO | INGRESO
ALMACEN | FECHAINGRESO ALMACEN | ALMACEN | FACTURANo.1
05. 26 de diciembre de 2017| § __73.270.165
Ea 26.de diciembre de 2017| § 2.675.000
98 26 de diciembre de 2017| § _145.574.104 | 5 60 ses oa
111__| 26 de diciembre de 2017] §__116.617.500
[16 $__298.095.584 | |
124 26 de diciembre de 2017| $__11.913.610
405 28 de diciembre de 2017| $ 6.840.441
412 28 de diciembre de 2017| $__17.019.734 |
114 28 dediciembre de 2017| $ 6.369.660 | $ 220580.715
115, 28 de diciembre de 2017| $__ 2.379.090
407 28 de diciembre de 2017| $__187.951.790
119. 29 de diciembre de 2017| §__17.760.000 |
120 29 de diciembre de 2017| § __26.139.250 | $ 52.901.250 |
127 8 de diciembe de 2017| § 6.492.000 |
TOTAL $_912.016.981 |
Version 04 Pagina 9 de 20 Codigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
En el documento cuadro de Traslado generado por Seven y realizado entre el Grupo de Gestién de
‘Almacén e Inventarios y el Grupo de Infraestructura y Mantenimiento, el 29 de diciembre de 2017, se
evidencia que solo se mencionan los funcionarios intervinientes, mas no las depencias que
representan, contraviniendo los criterios de gestion documental, en su proposito fundamental de
evidenciar la trazabilidad de la gestion. En este cuadro aparece en la columna de datos de entrada |
No. 106 el nombre de Emesto Carlos Molina Medina y en la columna de datos de salida No. 85 el |
nombre de Ruth Yolanda Alvarez.
El valor total que se registra en el cuadro de trasiado corresponde a $1.018,639.70. Al comparar
este total con la sumaroria de los registros de ingresos realizados por e| Grupo de Almacén €
Inventarios de los bienes trasladados a Infraestructura ($912.016.981), se encuentra una diferencia
que asciende a $106.622.780, lo que genera incertidumbre en los registros realizados dado que
afectan directamente la cuenta de Propiedad Planta y Equipo,
Bienes adquiridos contrato Interadministrativo 791-2017:
El documento cuadro de Trastado generado por Seven el 29 de diciembre de 2017, realizado entre el
Grupo de Gestion de Almacén e Inventarios y El Grupo de Sistemas e Informatica, a fin de dar trastado
a los bienes adquiridos por la ESAP mediante el contrato 791 de 2017, permite evidenciar, al igual
que en el caso anterior, que solo se mencionan os funcionarios intervinientes, mas no las depencias
que representan, contraviniendo los criterios de gestion documental, observandose que en la columna
de datos de entrada No. 105 aparece el nombre de Edilma Herrera Ortiz en la columna con datos
de salida No. 84 el nombre de Ruth Yolanda Alvarez,
A\ evaluer la informacion suministrada por el grupo auditado, respecto de la ubicacién y valor de los
bienes adquiridos mediante contrato 791 de 2017 suscrito con Infotic S.A, y la entrega del reporte de
ingreso de estos bienes en Seven con sus respectiva placas de identificacién; se observa que los
bienes que fueron entregados al Grupo de Sistemas e Informatica, se registran por valor
$379.520.456, cifra diferente a la registrada en la sumatoria de los ingresos de almacén que
corresponde a $481.040,000, tal como se aprecia en el siguiente cuadro, estableciendose una
| diferencia de $ 101.519.544, situacion que genera incertidumbre en los registros realizados dado que
afectan directamente la cuenta de Propiedad Planta y Equipo.
VR. TOTAL
NUMERO VALOR, INGRESO
INGRESO | FECHAINGRESO INGRESO | FACTURA No.
ALMACEN ALMACEN. ALMACEN | 8 706-8 707
123 28 de diciembre de 2017| $__91.840.000
__124 28 de diciembre de 2017| $_59.767.904 | 49, aug o9
126 28 de diciembre de 2017| $_319.752.652
126 28 de diciembre de 2017| $ 9.679.544
Bienes adquiridos contrato de suministros 717-2018: |
Version 04
Pagina 10 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 ERENCIA: DC-E-GE-02
ESERIES. | DOCUMENTOS DE REF!
En el mes de junio de 2018 se celebré el conirato 717 de 2018 cuyo objeto es “Suministro de
mobiliario para la Escuela Superior de Administracién Publica ESAP a nivel nacional", cuyo monto
asciende a la suma de CUATRO MIL TREINTA Y DOS MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y
SIETE MIL DOCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS ($4.032.847.283).
Con respecto a la informacién entregada sobre el contrato 717 de 2018, se pudo verificar que al
| momento del cierre de la auditoria se ha realizado el pago de dos facturas (factura No. 01 y 02), por
un valor de TRESCIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS VEINTICINCO MIL
| PESOS ($377.825.000).
Las entregas de jos bienes correspondiente a las facturas antes mencionadas se han realizado
| directamente en las Territoriales como se observa a continuacién:
TERRITORIAL ]
DESCRIPCION FUSA| ANTIOQUIA [HUILA| BOYAGA | CaLDAS | TOLWA | VALLE GUINDIO | CAUCA |
_ | Rtchivador de colgar, 074m "|
042m x04 ° 10 a | o | o | o 0
Ain elaboredo en adera -
industralenchapado en
rmageracedro 2 4 2 4 3 o | «4 3 5
asitero metsics de 098m
‘78m x048n 20 0 ° 2 2 of of 2 o
escitoro TAU preside 7 |
enchapado ° 1 2 6 © 1 | 0 ° 1
Mesa cafe oon 2 poets, un
enttepaios ° ° ria | ods o | 4 °
Puesto trabajoenT pave +
recepcion 0 3 o | os o | 4 o oo} 4
(Site ie S7an em. 0 o 2 °. 50, a [ 0} 0 200)
A la fecha de cierre de la auditoria el grupo de Almacén e Inventarios no habia realizado los
respectivos ingresos y traslados, manifestando que estos se realizarian una vez entre en produccién
el Seven, Se evidenciaron oficios remitidos por las Territoriales donde relacionan los bienes recibidos
junto con copia de la remision de entrega por el Proveedor.
COMITE DE INVENTARIOS
A partir de ia informacion suministrada por el grupo de almacén ¢ Inventarios se evidencié que para
la vigencia 2018 y con corte a septiembre 30 de 2018, se habian llevado a cabo tan sélo dos (2)
comités, observandose que no se esta dando cumplimiento a la Resolulcin SC-No. 0772 de fecha 6
de julio de 2015, Articulo 3, SESIONES DEL COMITE.” El Comite se reunira de forma ordinaria una
vez cada dos meses y de forma extraordinaria cuando sea convocado por el Secretario Técnico o su
Presidente..."
FECHA ‘ASUNTO NUMERO
DE ACTA
23 de Mayo de 2018 | Comité de inventarios proceso | 01
[| de bajas _
25 de Septiembre de | Convocatoria. comité de| 02
2018 _____| inventarios —__| ___}
Versién 04 Fecha: Pagina 11 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
BIENES PARA BAJA
‘A\ verificar el proceso de bajas el grupo auditor pudo evidenciar a través del Acta No 1, que el Grupo |
de Gestion de Almacén e Inventatios ha realizado avances correspondientes al proceso de baja de
bienes de la ESAP a nivel nacional, quedando pendiente aproximadamente un 40% de esta gesti6n.
Llama la atencién de! equipo auditor la modificacién de la Resolucién 400 de 2005, mediante
Resolucion 3383 de septiembre de 2018, en donde se sustiuye el articulo 24 por el acapite 4.1.2.5 |
“enajenacién de bienes’ establecido en el manual de contratacién de la ESAP, situacién que adiciona
mas tramites al proceso de destruccion de bienes muebles, el cual ya se tenia establecido por el
Grupo de Gestion de Almacén e Inventarios y se habian adelantado tramites ambientales con bajos
costos, que permitian disponer de manera adecuada de los bienes catyalogados como inservibles en |
la Escuela
SE RECOMIENDA a la Oficina Juridica de la ESAP, avocar conocimiento de los procesos existentes, |
validar las gestiones favorables, y brindar asesoria para facilitar la culminacién de los procesos de
manera efectiva y expedita. Pues como sucede en el caso en mencién, la destruccién de los bienes
debe ahora hacerse siguiendo un procedimiento de oferta de los inservibles, que en caso de no
encontrar demanda entonces tomar la decision de su destruccién mediante una empresa
ambientalmente certificada. Como se puede observar se esta aumentando de manera significativa el
tiempo requerido para cumplir con el mismo fin,
SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO,
Teniendo en cuenta la guia de auditoria que regula el desarrollo de las auditorias de la Oficina de
Control Intemo, se procedié a verificar la existencia de planes de mejoramiento producto de auditorias
internas y/o externas, y proceder a revisar los avances, asi como la pertinencia y oportunidad de las
acciones de mejora
Plan de Mejoramiento Oficina de Control Interno Vigencia Auditada 2017.
Para la vigencia 2017, este grupo suscribié plan de mejoramiento para adelantar acciones de mejora
con respacto a tres (3) observaciones plasmadas en el informe final de auditoria; teniendo en cuenta
el informe de avances a planes de mejoramiento internos enviados a la Direcclon Nacional, con corte
a septiembre 30 de 2018, el avance es del 0%. S evidencia incumplimiento en el plan de mejoramiento
suscrito dado que las fechas de terminacién de las metas se vencieron desde el pasado 30 de junio
| de 2018.
Plan de Mejoramiento Auditoria Contraloria General de la Republica 2017
La Contraloria General de la Republica realizo auditoria Financiera a la Escuela Superior de
| Administracién Publica, vigencia 2017, la Oficina de Control Interno reporto la Suscripcion de Plan de
| Mejoramiento CGR- Vigencia auditada 2017 — a través del SIRECI el dia 18 de septiembre de 2018.
Teniendo en cuenta ef nuevo plan de mejoramiento suscrito con la Contraloria General de la
Repiblica para la vigencia 2017, a continuacién se relacionan los hallazgos correspondientes al
| Grupo de Almacen ¢ Inventarios.
Version 04 Fecha: Pagina 12 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-£-GE-0
Hallazgo 3 - 2017: Contrato 869/2017 Unién Temporal Mademuebles ZZETA (0).
Hallazgo 3 ~ 2017: Contrato 8689/2017 Union Temporal Mademuebles ZZETA (D)
Hallazgo 3 - 2017: Contrato 869/2017 Unién Temporal Mademuebles ZZETA (0).
Hallazgo 4 ~ 2017: Diferencias saldos de SEVEN y SIIF de PPYE.
Hallazgo 4 — 2017: Diferencias saldos de SEVEN y SIIF de PPYE,
Hallazgo 5 - 2017: inconsistencias valor en libros de inmuebles frente a avaltios técnicos.
Hallazgo 5 ~ 2017: Inconsistencias valor en libros de inmuebles frente a avaltios técnicos. |
Hallazgo 6 - 2017: Registro contable contrato 534 de 2017 Sobreestimacién en cuenta 1615 |
Construcciones en curso.
Hallazgo 6 - 2017: Registro contable contrato 534 de 2017 Sobreestimacién en cuenta 1615
Construcciones en curso.
Hallazgo 21 ~ 2017: Contrato 791 de 2017 (IP),
Hallazgo 21 ~ 2017: Contrato 791 de 2017 (IP).
Hallazgo 23 ~ 2017: Ejecucién Contrato 869 de 2017 Unién Temporal Mademuebles (IP),
Hallazgo 34 — 2015: Terrenos y Edificaciones Territorial Narifio (AUDIVAL),
Hallazgo 34 - 2015: Terrenos y Edificaciones Territorial Narifio (AUDIVAL).
Hallazgo 34 ~ 2015: Terrenos y Euificaciones Territorial Narifio (AUDIVAL)
Hallazgo 35 ~ 2015: Terrenos y Euificaciones Territorial Norte Santander (AUDIVAL).
Hallazgo 35 - 2015: Terrenos y Edificaciones Territorial Norte Santander (AUDIVAL).
Hallazgo 35 ~ 2015: Terrenos y Edificaciones Territorial Norte Santander (AUDIVAL).
Hallazgo 36 — 2015: Registro de Inmueble Donado a Territorial Tolima (AUDIVAL).
Hallazgo 36 ~ 2015: Registro de Inmueble Donado a Territorial Tolima (AUDIVAL),
Hallazgo 36 — 2015: Registro de Inmueble Donado a Territorial Tolima (AUDIVAL),
Hallazgo 37 ~ 2015: Diferencias en los Saldos de Equipos de Comunicacién y Computacién e
Intangibles (AUDIVAL)
Hallazgo 37 ~ 2015: Diferencias en los Saldos de Equipos de Comunicacion y Computacién e
Intangibles (AUDIVAL),
Hallazgo 37 — 2015: Diferencias en los Saldos de Equipos de Comunicacion y Computacion e
Intangibles (AUDIVAL),
Hallazgo 37 — 2015: Diferencias en los Saidos de Equipos de Comunicacién y Computacién e |
Intangibles (AUDIVAL).
Hallazgo 49 — 2015: Control interno Manejo de Inventarios. (C). |
Versién 04 Fecha: Pagina 13 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
Hallazgo 49 — 2015: Control interno Manejo de Inventarios. (C).
Hallazgo 49 ~ 2015: Control Interno Manejo de Inventarios. (C).
Hallazgo 49 - 2015: Control Interno Manejo de Inventarios. (C).
Hallazgo 50 ~ 2016: Inventario Bienes Muebles Territorial Antioquia - Choc6. (C).
Hallazgo 50 — 2018: Inventario Bienes Muebles Territorial Antioquia - Chocé. (C) |
Hallazgo §0 - 201: Inventario Bienes Muebles Territorial Antioquia - Chocé. (C).
Hallazgo 50 ~ 2015: Inventario Bienes Muebles Territorial Antioquia - Chocé. (C).
Hallazgo 51 ~ 2015: Inventarios Bienes Muebles Territorial Atlantico. (C). |
Hallazgo 51 ~ 2015: Inventarios Bienes Muebles Territorial Atlantico. (C).
Hallazgo 51 ~ 2015: Inventarios Bienes Muebles Territorial Atlantico. (C).
Hallazgo 51 ~ 2015: Inventarios Bienes Muebles Territorial Atiantico. (C).
Hallazgo 3 - 2014: Inventarios (D).Presenta debilidades en administracién, conservacién y custodia |
de inventarios.
Hallazgo 3~ 2014: Inventarios (D).Presenta debilidades en administracién, conservacién y custodia
de inventarios.
Hallazgo 4 - 2014 Inventarios Direccién Territorial Meta (D)
Hallazgo 4 - 2014 Inventarios Direccién Territorial Meta (D).
Hallazgo 4 - 2014 Inventarios Direccién Territorial Meta (D).
Hallazgo 4 - 2014 Inventarios Direccién Territorial Meta (D).
Hallazgo 27 - 2013: Propiedades, planta y equipo.
Hallazgo 27 - 2013: Propiedades, planta y equipo.
Hallazgo 63 - 2012: Control interno Contable sobre Propiedad Planta y Equipo.
Los hallazgos suscritos en el nuevo plan de mejoramiento tienen como fecha de vencimiento que
parten del 31 de agosto de 2018, hasta agosto de 2019. A la fecha el Grupo de Aimacén e Inventarios
| se encuentra realizando trabajo mancomunado con el grupo de gestién contable, infraestructura,
| juridica, sistemas, y las sedes territoriales para subsanar los hallazgos.
RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACION ASOCIADOS AL PROCESO.
| Al revisar el mapa de riesgos institucional, con fecha de elaboracién 30/01/2018, publicado en la
| pagina web de la ESAP, se evidencia que para la subdireccién administrativa y financiera se
establecen dieciséis (16) riesgos, de los cuales siete (07) aplican al Grupo de Almacén e inventarios:
“Actualizacion aplicativo Seven’, “Dificultades de espacios para la conservacién de los stock de
inventarios genera pérdidas”, “Envio erréneo de informacién por parte de las areas ejecutoras en el
diligenciamiento del PAA”, “Inconsistencia en la informacién reportada sobre los procesos de la
gestion administrativa y financiera, que afecta la razonabilided, confiabilidad ¢ integridad de los |
Version 04 Fecha:
Pagina 14 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 ammnearsess, DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
estados financieros’, “Perdida de Recursos de la Entidad’, ‘Presentacién de la informacion financiera
| fuera de los tiempos estipulados’, “Decisiones'con base en informacién desactualizada’
| El equipo ausitor evidencié la materislizacion del resgo de “Actualizacion aplicativo Seven, teniendo
| en cuenta que al cierre de la auditoria no existia en produccién un aplicativo o sistema de informacién
que permitiera tener informacién veraz. |
| De igual forma se materializé el riesgo *Dificultades de espacios para la conservacion de los stock de
inventarios genera pérdidas’, evidenciado que al momento del trabajo de campo existe |
almacenamiento inadecuado de bienes nuevos, que no cuentan con la seguridad suficiente, ni un
sistema de reconocimiento (placas), lo que puede generar la pérdida de estos de bienes.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL PROCESO:
‘Como resultado del trabajo desarrollado, se identifica que el control interno del proceso se califica
como inadecuado, debido al incumplimiento del criterio fundamental del Control Intern Contable,
lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacién de las actividades
propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la informacién financiera
cumpla con las caracteristicas fundamentales de relevancia y representacién fiel de que trata el
Régimen de Contabilidad Publica.
FORTALEZAS:
Compromiso del equipo de trabajo del Grupo de Almacén e Inventarios en la implementacién del
sistema SEVEN para la vigencia 2018.
HALLAZGOS:
HALLAZGO No. 1 - MATERIALIZACION DE RIESGO (41) - “ACTUALIZACION APLICATIVO
SEVEN" - HALLAZGO COMPARTIDO CON LA OFICINA DE SISTEMAS”
CRITERIO: Resolucién SC 2300 del 14 de diciembre de 2015, “por la cual se adopta la politica de
Administracién del Riesgo en la Escuela Superior de Administracién Publica’, y ef mapa de riesgos
institucional, con fecha de elaboracién 30/01/2018, publicado en ia pagina web de la ESAP.
CONDICION: Actuaimente el Grupo de Almacén e Inventarios maneja la informacién de Inventarios y
Propiedad Planta y Equipo de la Entidad en hojas de Excel, lo que puede generar pérdida de
informacin, o el suministro de la misma con inconsistencias,
DESCRIPCION DEL RIESGO: Intervencién manual, que puede acrecentar la posibilidad de presentar
errores, que impacte en la posible pérdida de bienes y de informacién.
POSIBLE CAUSA: Deficiencias en Ia formulacién del control establecide en el mapa de riesgos
institucional
RECOMENDACION: Replantear los controles plasmados en el mapa de Riesgos institucional
Version 04 Fecha: Pagina 15 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 s
«€ Seo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
HALLAZGO No. 2~ MATERIALIZACION DE RIESGO (42) - “DIFICULTADES DE ESPACIOS
PARA LA CONSERVACION DE LOS STOCK DE INVENTARIOS GENERA PERDIDAS” -
HALLAZGO COMPARTIDO CON EL GRUPO DE INFRAESTRUCTURA.
CRITERIO: Resolucién SC 2300 del 14 de diciembre de 2015, ‘por la cual se adopta la politica de |
Administracién del Riesgo en la Escuela Superior de Administracion Publica’, y el mapa de riesgos
institucional, con fecha de elaboracién 30/01/2018, publicado en la pagina web de la ESAP.
CONDICION: Actuaimente el Grupo de Almacén e Inventarios junto con el grupo de Infraestructura y
Mantenimiento tienen almacenados bienes adquirides en el mes de Diciembre de 2017, bajo
condiciones inadecuadas, ademds de no contar con placas que permitan el control de los bienes,
adicional a estas condiciones durante la inspeccién fisica en el desarrollo de la auditoria se evidencié
que uno de los container que contiene bienes nuevos, no tenia ningtin sistema de seguridad, lo cual
facilita la posible pérdida de los bienes.
DESCRIPCION DEL RIESGO: Dificultades de espacios para la conservacién de los stocks de
inventarios genera pérdidas.
POSIBLE CAUSA: La no existencia de controles,
RECOMENDACION: Formular los controles respectivos en el mapa de Riesgos institucional.
HALLAZGO No, 3 - INCUMPLIMIENTO RESOLUCION 400 DE MAYO 48 DE 2005
CRITERIO:
Resolucién 400 de 2005, “Por la cual se dictan disposiciones en el manejo de inventarios de la Escuela
Superior de Administracién publica y se dictan otras disposiciones’, en su capitulo No. 01 “De los
Inventarios’, Articulo 10" EI Grupo de Inventarios y Almacén, depuraré permanente los inventarios,
proponiendo las incorporaciones por sobrantes 0 por cualquier otra causa, las bajas que se requieran,
presentando la relaci6n de los biones al Comité de Inventarios de Bienes, una vez convocado para lo
de su cargo’, y en su articulo 12 “El Grupo de Inventarios y Almacén realizar anualmente la toma
Tisica de inventarios y depurara permanentemente los inventarios’.
CONDICION:
| A partir de fa revision de la informacién suministrada, y de la inspeccién fisica realizada de manera
aleatoria, al almacén general de la Sede Central, se pudo evidenciar que existen diferencias en los
saldos de inventarios de bienes de consumo, de igual manera se pudo verificar que siguen existiendo
sobrantes y faltantes de bodega y que a la fecha de cierre de la auditoria no se han realizado los
tramites correspondientes para cada uno de los casos (faltantes y sobrantes).
|
| DESCRIPCION DEL RIESGO:
Pérdida de Recursos de la Entidad
Version 04 Fecha: Pagina 16 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 POSIBLE CAUSA:
Falta de recurso tecnolagico y de controles.
RECOMENDACION:
Realizar depuracién de inventarios, de manera peridica, para registrar informacién real en el
‘sistema implementaco por la entidad.
HALLAZGO No, 4— INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO.
CRITERIO:
Plan de mejoramiento suscrito con la Oficina de Control Interno, producto de la auditoria realizada
en la vigencia 2017.
CONDICION: Para la vigencia 2017, se suscribid plan de mejoramiento interno con tres (3) |
observaciones, a la fecha de cierre de la auditoria de la presente vigencia, el avance es del 0%,
ademas de tener las fechas de terminacién de metas vencidas desde el pasado 30 de junio de 2018.
DESCRIPCION DEL RIESGO:
Posible sancién disciplinaria por incumplimiento
POSIBLE CAUSA:
alta de compromiso en la ejecucién de planes de mejoramiento
RECOMENDACION:
La Oficina de Control Interno recomienda dar cumplimiento inmediato a las acciones pactadas en el
plan de mejoramiento.
HALLAZGO No. 5 - INCUMPLIMIENTO RESOLUCION SC No. 0772 6 DE JULIO DE 2015
CRITERIO:
Resolucién SC No. 772 de 2015, “Por medio de la cual se modifica el Comité de Inventarios de bienes
de propiedad de la Entidad creado mediante Resolucién No. 0399 del 18 de mayo de 2005, Art. 3-
‘SESIONES DEL COMITE." El Comité se reuniré de forma ordinaria una vez cada dos meses y de
forma extraordinaria cuando sea convocado por el Secretario Técnico o su Presidente. La asistencia
de los miembros del comité es indelegable y la inasistencia debera justificarse por escrito dirigido ante
la Direccion Nacional de la ESAP”
CONDICION:
Versién 04 Fecha: Pagina 17 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
partir de la revision de a informacién suministrada, se evidencio que para la vigencia 2018 y con
corte a septiembre 30 de 2018, solo se realizaron dos (2) reuniones ordinarias del Comité de
Inventarios.
| DESCRIPCION DEL RIESGO:
Incumplimiento de las funciones del Comité de Inventarios.
POSIBLE CAUSA:
Falta de elaboracion de un cronograma de reuniones.
RECOMENDACION:
La Oficina de control Interno recomienda establecer cronograma de reuniones del comité con el
propésito de dar cumplimiento a la Resolucion 400 en su atticulo 3.
OBSERVACIONES
OBSERVACION No. 1- FALTA DE DEPURACION EN LOS BIENES DE BODEGA
CONDICION:
Se evidencio incumplimiento de la Resolucién 400 de 2008, en lo que respecta al CAPITULO II DE
LAS CLASES DE BAJAS Y ALTAS DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO Y DE CONSUMO.
A partir de la informacién suministrada por la responsable del manejo de los bienes de bodega, se
evidencio que cuando recibié el cargo existian diferencias de sobrantes y faltantes de bienes, lo cual |
evidenciamos en el acta de entrega de la bodega de consumo con fecha febrero 9 de 2018. A la fecha
de la autoria no se evidencio que se hubiera realizado accién de responsabilidad sobre los faltantes
y sobrantes.
RECOMENDACIO!
La Oficina de Control interno recomienda realizar acciones administrativas que conlleven a determinar
la causa y la responsabilidad en los sobrantes y faitantes establecidos.
OBSERVACION No. 2- DISPOSICION AMBIENTAL TONER USADO
CONDICION:
En el proceso auditor se identificé que los téner no estan clasificados debidamente, es decir que estan
mezclados los Toner nuevos con los Téner usados, ademas de no existir un control de existencias ni
de almacenaje para los toner usados.
RECOMENDACION:
Version 04 Fecha: Pagina 18 de 20 Cédigo RE-E-GE-20 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DC-E-GE-02
| La Oficina de Control interno conmina al grupo de Gestion de Almacén e Inventarios @ realizar la
disposicién ambiental de estos toner usados, que por ser elementos de consumo. y haber cumplido
‘su funcién de utilidad ya no deberian encontrarse en la Escuela.
Ne
/ RESUMEN DE HALLAZGOS:
Hailazgos
Repetitivo
1
‘MATERIALIZACION DE RIESGO —(41)—=—
“ACTUALIZACION APLICATIVO SEVEN” - HALLAZGO
COMPARTIDO CON LA OFICINA DE SISTEMAS"
NO
MATERIALIZACION DE RIESGO (42) — “DIFICULTADES:
DE ESPACIOS PARA LA CONSERVACION DE LOS
STOCK DE INVENTARIOS GENERA PERDIDAS” —
HALLAZGO COMPARTIDO CON EL GRUPO DE
INFRAESTRUCTURA.
NO
INCUMPLIMIENTO RESOLUCION 400 DE MAYO 18 DE
2005
NO
INCUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
INTERNO.
NO)
INCUMPLIMIENTO RESOLUCION SC No. 07726 DE
JULIO DE 2015
NO
Versién 04 Fech:
Pagina 19 de 20
Cédigo RE-E-GE-20
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