Colmena Seguros

Hace que su empresa logre el nivel más alto.

Guia práctica para la implementación del Sistema

de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo
Tabla de contenido

Pág
INTRODUCCIÓN 5

OBJETIVO 6

1. PRIMER PASO: Reconocer las diferencias entre el programa de salud

ocupacional y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo 7

1.1. Diferencia entre programa y sistema 7

1.2 Diferencias que existen entre el programa de salud ocupacional y

el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 8
1.3 Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo (Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015) 9

2. SEGUNDO PASO: Reconocer la estructura del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST 13

3. TERCER PASO: Planificar 14

3.1 Ajustar o establecer la política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST 14

3.2 Realizar una evaluación inicial 15
3.3 Organizar el Sistema 19
3.4 Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos 25
3.5 Establecer objetivos 27
3.6 Establecer indicadores 30

4. CUARTO PASO: Hacer 34

4.1 Gestión del cambio 34

4.2 Adquisiciones y contratación 36

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”
 Pág

5. QUINTO PASO: Verificar 39

5.1 Auditoría 39

5.2 Revisión por la alta dirección 42

5.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales 45

6. SEXTO PASO: Actuar 47

6.1 Acciones preventivas y correctivas 47

6.2 Mejora continua 50

7. Plan de acción para la implementación del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST 52

Bibliografía 55

TABLAS
Tabla 1. Conceptos de Programa y Sistema 7

Tabla 2. Diferencias entre Programa de Salud Ocupacional y Sistema de

Gestión SST 8
Tabla 3. Requisitos de la política en SST y cómo lograr conformidad 14
Tabla 4. Requisitos de la evaluación inicial y cómo lograr conformidad 16
Tabla 5. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr conformidad 19
Tabla 6. Características de los indicadores 31
Tabla 7. Requisitos de la gestión del cambio y cómo lograr conformidad 34
Tabla 8. Requisitos de adquisiciones y contratación y cómo lograr conformidad 36
Tabla 9. Requisitos de auditoría y cómo lograr conformidad 39
Tabla 10. Modelo de contenidos de formación para auditor interno 41
Tabla 11. Requisitos revisión por la dirección y cómo lograr conformidad 42
Tabla 12. Elementos clave en la investigación de eventos – Decreto 1443 de 2014 45
compilado en el Decreto 1072 de 2015
Tabla 13. Requisitos acciones preventivas y correctivas 47
GRÁFICAS
Pág
Gráfica 1. SG SST Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015
enmarcado en el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar- Actuar) 13

ANEXOS
ANEXO 1. Definiciones Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015

ANEXO 2. Modelo sugerido de política SG SST

ANEXO 3. Modelo sugerido de plan de trabajo para la implementación

del SG SST

ANEXO 4. Listado sugerido de estándares mínimos contemplados en proyecto

ANEXO 5. Modelo sugerido de reporte de condiciones de SST

ANEXO 6. Modelo sugerido de asignación y documentación

de responsabilidades / rendición de cuentas

ANEXO 7. Modelo sugerido plan de trabajo anual

ANEXO 8. Modelo sugerido alineación estratégica SST

ANEXO 9. Modelo sugerido de ficha técnica de indicador

ANEXO 10. Modelo sugerido de programa de auditoría

ANEXO 11. Modelo sugerido de lista de verificación de auditoría

ANEXO 12. Modelo sugerido de formato acciones preventivas / correctivas

ANEXO 13. Modelo sugerido de plan de acción para la implementación

del Sistema de Gestión de SST

ANEXO 14. Matriz sugerida de requisitos legales, seguridad, salud

en el trabajo y de otra índole

ANEXO 15. Matriz sugerida de identificación de peligros

ANEXO 16. Modelo sugerido programa de inducción y reinducción

en seguridad y salud en el trabajo

ANEXO 17. Modelo sugerido matriz de capacitación

 ANEXO 18. Modelo sugerido programa de comunicación participación
y consulta

ANEXO 19. Modelo sugerido manual de sistema de gestión en seguridad y salud

en el trabajo

ANEXO 20. Modelo sugerido control de los documentos

ANEXO 21. Modelo sugerido objetivos y metas seguridad y salud en el trabajo

ANEXO 22. Modelo sugerido procedimiento de gestión del cambio

ANEXO 23. Modelo sugerido informe de investigación de accidente o incidente

ANEXO 24. Modelo sugerido listado maestro de documentos interno

y externo

Nota introductoria:
El Ministerio del Trabajo, en busca de simplificar la reglamentación que rige
en el sector del trabajo, expidió el Decreto 1072 de 2015, el cual derogó
normas existentes en este sector, para compilarlas integralmente en el
mencionado Decreto. La tarea de compilación realizada, en ningún
momento modificó o adicionó disposiciones legales a las ya contenidas en
las normas compiladas. Por lo tanto para efectos del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo, el decreto 1443 de 2014, deben ser
entendido como compilado en el Decreto 1072 de 2015.
Introducción

A partir de la expedición de la Ley 1562 de 2012, el gobierno colombiano definió que

en adelante el Programa de Salud ocupacional se entendería como el Sistema de
Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo y reglamentó esta disposición
mediante el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 donde se
dictan las normas para su implementación y se fijan los periodos de transición a
partir de su fecha de publicación (31/07/2014) de la siguiente forma:

a) Dieciocho (18) meses para las empresas de menos de diez (10) trabajadores
b) Veinticuatro (24) meses para las empresas con diez (10) a doscientos
(200) trabajadores
c) Treinta (30) meses para las empresas de doscientos uno (201) o más
trabajadores

El pasado 1 de febrero de 2016, el Ministerio de Trabajo expidió el Decreto 171

mediante el cual se modifica la transición para que los empleadores implementen el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y establece como único
plazo el 31 de enero de 2017, fecha en la cual todos los empleadores deberán contar
con un Sistema de Gestión de la Seguridad y salud el Trabajo implementado.

De la misma forma, explícitamente define que las Administradoras de Riesgos

Laborales deben brindar asesoría y asistencia técnica a las empresas para la
implantación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para
Colmena Seguros es una prioridad mantener informados a sus clientes; por ello, les
entrega herramientas como la presente guía práctica, la cual busca orientar paso a
paso a los actores del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo:
directivos, responsables, trabajadores en general y sus representantes
miembros del COPASST o Vigía.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

5
Objetivo

Orientar al usuario paso a paso en la estructuración y puesta en marcha del Sistema

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), de conformidad con lo
establecido en el Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 compilado en el Decreto 1072 de
2015, emitido por el Ministerio de Trabajo.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

6
1. Primer paso:
Reconocer las diferencias entre el programa
de salud ocupacional y el sistema de gestión
en seguridad y salud en el trabajo

1.1. Diferencia entre programa y sistema

La primera inquietud que puede surgir ante el cambio planteado de programa a

sistema tiene que ver con las diferencias o semejanzas que pueden existir entre ellos.

En este sentido, es importante clarificar el concepto asociado con cada uno (Tabla 1):

PROGRAMA SISTEMA

Conjunto de actividades, eventos o medidas para Proceso documentado y probado paso a paso, que
cumplir con un objetivo apunta al logro de objetivos, a un funcionamiento
consistente y de mejora continua

Incorpora elementos más formales de evaluación y

mejora continua

Incluye preplaneación e interacciones para lograr los

objetivos

Incorpora el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-

Actuar)

Tabla 1. Conceptos: programa y sistema

En conclusión, la diferencia significativa es la característica de “mejora continua”

incorporada en los sistemas de gestión y respaldada por el ciclo de mejora:
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), concebido por Deming en los cincuenta,
para supervisar los resultados de las empresas de una maner a continua.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

7
De conformidad con lo establecido en las directrices de la Organización Internacional
del Trabajo (OIT), el sistema permite establecer aquello por hacer y el mejor modo de
hacerlo; supervisar los progresos realizados con respecto al logro de las metas
establecidas; evaluar la eficacia de las medidas adoptadas e identificar ámbitos por
mejorar.

1.2 Diferencias que existen entre el programa de salud ocupacional y el

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Dado que los empleadores están enfrentados a un cambio legal, es necesario

establecer las diferencias entre PSO1 y SG SST2 en los términos contemplados por las
normas que regulan la materia. En la Tabla 2 se resumen las principales diferencias.

PSO SG SST

Alcance: Planear, organizar, ejecutar y evaluar Alcance: Proceso lógico y por etapas, basado en la
actividades mejora continua

Elementos: Medicina Preventiva, Medicina del Elementos: Política, organización, planificación,

Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial
Objetivo: Preservar, mantener y mejorar la salud
individual y colectiva de los trabajadores en sus
ocupaciones
aplicación, evaluación, la auditoría y las acciones
de mejora
Objetivo: Anticipar, reconocer, evaluar y controlar los
riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en
el trabajo

Tabla 2. Diferencias entre Programa de Salud Ocupacional y Sistema de Gestión SST

Como puede notar, además de la denominación de los elementos que los componen,
coinciden las diferencias con lo analizado previamente en la Tabla 1.

1 Programa de Salud Ocupacional

2 Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

8
1.3 Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo en el marco del Decreto 1443 de 2014 compilado en
el Decreto 1072 de 2015

Es necesario puntualizar que el cambio de programa a sistema no desconoce la

gestión que se ha adelantado hasta el momento en la empresa; en este sentido,
algunos de los elementos del programa probablemente tengan tan solo un cambio
en su denominación o en su forma, como sucede con los subprogramas de Medicina
Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial. Si bien es
cierto que no se mencionan de esta forma en el Decreto, las acciones contempladas
en ellos se enmarcan en un alto porcentaje en el Capítulo V: Aplicación; en este
sentido, puede mantenerse como referente la Resolución 1016 de 1989, que
reglamenta “la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud
Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.”

Por otra parte, en lo que respecta al funcionamiento del Comité o Vigía de SST, deben
seguirse acogiendo a la legislación aplicable:

• Decreto 614 de 1984. Determina las bases para la organización y administración de

Salud Ocupacional en el país.

• Resolución 2013 de 1986. Reglamenta la organización y funcionamiento de los

comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo.

• Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del Sistema

General de Riesgos Profesionales.

• Resolución 1401 de 2007. Reglamenta la investigación de incidentes y accidentes

de trabajo.

9
En adición a lo anterior, es indispensable identificar a nivel de detalle cómo se amplía
el espectro de participación de este Comité o Vigía a través del decreto; algunos de
estos elementos se describen a continuación:

• El empleador debe comunicarle la política en SST.

• El empleador debe destinar el tiempo y demás recursos necesarios para que el

COPASST3 o Vigía SST puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.

• Debe ser informado por el empleador sobre el desarrollo de todas las etapas del
SG-SST e, igualmente, debe dar recomendaciones para el mejoramiento del SG-SST.

• Participar en la revisión del programa de capacitación anual e identificar acciones

de mejora.

• Dar recomendaciones sobre los resultados de las evaluaciones de los ambientes de

trabajo, a las cuales debe tener acceso.

• Apoyar en los procesos de cambio realizando la identificación de peligros y la

evaluación de riesgos que puedan derivarse.

• Participar en la planificación de las auditorías de cumplimiento.

Finalmente, si se buscan las grandes diferencias entre programa y sistema, se

pueden destacar las siguientes:

• Asignación de responsabilidades a todo nivel en la empresa: en el programa

se asignan responsabilidades al nivel directivo, al COPASST, a los
trabajadores.

3 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

10
• Rendición de cuentas: todos los responsables deben rendir cuentas sobre
los temas de seguridad y salud en el trabajo.

• Participación de los trabajadores: fortalecer este aspecto e incorporar en

todos los procesos también a contratistas.

• Integración: se requiere que el empleador involucre seguridad y salud en el

trabajo en todos los procesos y procedimientos de la empresa.

• Documentación: se amplía el detalle y extensión de los documentos y

registros que deben mantenerse en la organización para lograr el
cumplimiento de los estándares.

• Comunicación: el empleador debe disponer de un mecanismo para

comunicar a todos los involucrados sobre los temas de seguridad y salud en
el trabajo.

• Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos: es la

nueva forma de nominar el panorama de riesgos, en armonía con el contexto
internacional, incluye enfoque por procesos.

• Evaluación inicial del sistema de gestión: se requiere que la empresa

adelante este proceso en forma prioritaria, para lo cual Colmena Seguros
ofrece una herramienta práctica de apoyo.

• Objetivos: incluye elementos específicos para su establecimiento.

• Indicadores: define los tipos de indicadores que deben incorporarse dentro

del sistema, para ampliar el alcance de los contenidos en el programa.

11
 • Gestión del cambio: obliga a establecer un procedimiento que permita
identificar y minimizar los impactos en SST, derivados de cambios en la
organización por cualquier concepto.

• Adquisiciones: obliga a establecer controles en materia de SST, para las

compras o adquisiciones de productos o servicios.

• Contratación: enfatiza en que el empleador debe garantizar el

cumplimiento de las normas de SST por parte de proveedores, trabajadores
dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión,
contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

• Auditoría y revisión de la alta dirección: indica la realización de un proceso

formal sistemático de auditorías y revisiones de la alta dirección, el cual debe
estar debidamente documentado.

• Acciones preventivas y correctivas: garantizar su definición e

implementación.

• Mejora continua: garantizar la eficacia de las medidas implementadas para

obtener los resultados esperados en materia de SST.

En concordancia con lo anterior, se hace necesario profundizar en cada uno de estos

elementos para identificar el camino por seguir para lograr conformidad con la
norma.

Para familiarizarse con el lenguaje de la norma, en el Anexo 1 se encuentran las

definiciones y glosario de la misma.
Ver Anexo 1

12
2. Segundo paso:
Reconocer la estructura
del sistema de Gestión SST

Con el fin de dar mayor claridad a la implantación del sistema de gestión de SST,
a continuación se describen las fases en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar), las cuales, para efectos de la presente guía, corresponderán
con la estructura del sistema de gestión (Ver Gráfica 1). En cada fase se listan
los elementos que contiene y se sugiere de esta misma forma estructurar el
sistema.

HACER ACTUAR

Establecer política Gestionar peligros y Auditoría Acciones preventivas y

Realizar evaluación inicial
Organizar el sistema
Identificar peligros y
valorar riesgos
Establecer objetivos
Establecer indicadores
riesgos
Establecer medidas de
prevención y control
Adelantar acciones de
prevención y preparación
ante emergencias
Adelantar gestión del
cambio
correctivas
Revisión por la alta
dirección Mejora continua
Investigación de inci-
dentes, accidentes de
trabajo y enfermedades
laborales

Definir planes con Establecer medidas en

asignación de recursos adquisiciones y
contrataciones

PLANIFICAR VERIFICAR

Gráfica 1. SG SST Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 enmarcado en el ciclo PHVA

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

13
3. Tercer paso:
Planificar

3.1 Ajustar o establecer la política de Seguridad y Salud en el trabajo SST

Para ajustar o establecer la política de SST puede utilizar la lista de chequeo

presentada en la Tabla 3. Ver Tabla 3

¿QUÉ HACER EN CASO

ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Específica para la empresa y expresa el compromiso con la implementación Debe reflejar las características propias
del SST de la organización y expresar el
compromiso
Alcance sobre todos sus centros de trabajo y todos sus trabajadores,
Decirlo expresamente
independiente de su forma de contratación o vinculación incluyendo
contratistas y subcontratistas

Concisa, clara, tiene fecha y está firmada por el representante legal de la Redactar breve y claramente incluir
empresa fecha y firma del representante legal

Difundida a todos los niveles de la organización. Es accesible a todos los Difundirla a todos: escrito, magnético,
trabajadores y demás partes interesadas página web, carteles

Revisada como mínimo una vez al año y actualizada cuando se requiera Actualizarla

Incluye como objetivo identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y Incluirlo
establecer los respectivos controles

Incluye como objetivo proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, Incluirlo
mediante la mejora continua del SG SST

Incluye como objetivo cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en Incluirlo

materia de riesgos laborales

Tabla 3. Requisitos de la política en SST y cómo lograr cumplimiento de la norma

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

14
En el Anexo 2 encuentra un modelo de política que puede utilizar para estos
efectos. Ver Anexo 2

El siguiente paso es incorporar la comunicación de la política al COPASST4 o Vigía,

la divulgación y la actualización según necesidad y la revisión anual. Puede ir
incorporando estas tareas en un plan de acción, como el presentado en el Anexo 3.
Ver Anexo 3

3.2 Realizar una evaluación inicial

Es necesario realizar esta evaluación con el fin de identificar las prioridades en

seguridad y salud en el trabajo, así establecer el plan de trabajo anual o la
actualización del existente.

En el caso de que no exista un sistema de gestión de la SST, el examen inicial

debería servir de base para establecerlo. De preferencia, debería ser realizado por
personas competentes en consulta con los trabajadores y/o sus representantes
(COPASST o Vigía).

En la Tabla 4 se presenta cada uno de los requisitos incluidos en el marco del

Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 junto con la forma de
lograr conformidad con los estándares de la norma.
Ver Tabla 4

4 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

15
 ¿QUÉ HACER EN CASO
ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos incluyendo los Revisar la normatividad.

estándares mínimos laborales del Sistema de Garantía de Calidad Utilizar herramienta de Colmena

Verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los Ejecutar o actualizar y definir
riesgos (anual) prioridades de intervención

Identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad asociados a Ejecutar o actualizar y definir

potenciales emergencias (anual) prioridades de intervención

Evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los Adelantar la evaluación de medidas
peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores tomadas e implementar el reporte por
(anual) parte de trabajadores

Cumplimiento del programa de capacitación anual, incluyendo la inducción y Ejecutar y/o calcular el cumplimiento
reinducción para todo tipo de trabajadores y contratistas

Evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de Ejecutar y evaluar el resultado
vigilancia epidemiológica

Descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus Ejecutar, adelantar evaluación y análisis
condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas de las estadísticas
sobre la enfermedad y la accidentalidad

Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SG Definir, registrar y hacer seguimiento a
SST de la empresa del año inmediatamente anterior indicadores

Tabla 4. Requisitos de la evaluación inicial y cómo lograr conformidad

Lo primero que puede hacer es una revisión global validando punto por punto los
requisitos del Decreto 1443 de 20145 compilado en el Decreto 1072 de 2015 y los
estándares mínimos para empresa6 (proyecto a la fecha de emisión de la presente
guía, en el Anexo 4 se presenta el listado de los estándares contemplados) o
utilizando la herramienta en Excel que Colmena Seguros sugiere para tales
efectos, la cual arroja como resultados:
Ver Anexo 4

5 http://fondoriesgoslaborales.gov.co/documents/Normatividad/Decretos/Dcto_1443_2014.pdf
6http://ccs.org.co/salaprensa/images/Documentos/estandares_empresas

16
 • Porcentajes de cumplimiento detallado por cada uno de los “debe” de la norma.

• Gráfico con los porcentajes consolidados por cada elemento: política,

organización, planificación, aplicación, auditoría y revisión por la alta dirección

• Plan de acción que la empresa puede complementar a necesidad

En segundo lugar, la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los
riesgos, así como de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad asociados a
potenciales emergencias debe aportar a la evaluación inicial las prioridades de
intervención por riesgo. Si requiere profundizar en este tema, se recomienda
contemplar, entre otros:

• ISO 31010 Técnicas y evaluación de riesgos.

• GTC 45 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos

en seguridad y salud ocupacional.

En tercer lugar, debe contemplar la evaluación de la efectividad de las medidas

implementadas para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los
reportes de los trabajadores. Para tales efectos, se plantea la siguiente metodología
para calcular la disminución del nivel de riesgo:

• Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) inicial del riesgo.

• Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) final del riesgo.

• Calcule el grado de reducción del Nivel de riesgo:

Nivel de riesgo inicial - Nivel de riesgo final

x 100
Nivel de riesgo inicial

Esta metodología permite evaluar proactivamente la efectividad de un posible

control y facilitar la consecuente toma de decisiones.

17
 Frente a los reportes de los trabajadores, en el Anexo 5 se presenta un modelo que
puede utilizar para implementar el proceso en caso que no lo tenga. Este o cualquier
otro formato empleado debe ser la fuente de información para incorporar nuevas
condiciones no detectadas y definir acciones preventivas. Ver Anexo 5

En cuarto lugar, solicite evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los

programas de vigilancia epidemiológica. Los programas implementados adecua-
damente permitirán determinar proactivamente cuáles condiciones de trabajo
podrían llegar a afectar a los trabajadores y, en forma reactiva, los grados de
afectación de los trabajadores por peligro (a lo que no debería llegarse) y clasificarlos
para definir la intervención.

En quinto lugar, sitúe el análisis de accidentalidad, ausentismo y enfermedad; este

análisis generalmente es el primero y único que se maneja para definir el curso de
acción. Para realizar este análisis, Colmena Seguros pone a su disposición el modelo
de intervención causal para prevención y control de la accidentalidad laboral real y
potencial, ATENEA7.

Finalmente, estos elementos le permitirán priorizar teniendo en cuenta:

• Cumplimiento de estándares mínimos.

• Elementos que ya tenga la organización y que requieren pequeños ajustes.

• Organización del sistema, establece las bases del mismo.

• Identificar procedimientos requeridos en el sistema.

• Identificar procedimientos comunes con otros sistemas que ya tenga la

organización.

Y, finalmente, definir acciones, responsables y fechas.

7
ATENEA: Modelo de Intervención de la Accidentalidad Real y Potencial

18
3.3 Organizar el sistema
La organización busca establecer las bases sobre las cuales se sostendrá el sistema y,
sin lugar a duda, puede determinar el éxito o el fracaso de este. Si bien es cierto la
evaluación inicial debe arrojar el estado de organización del sistema, en la Tabla 5 se
presentan los requisitos detallados y una orientación sobre cómo lograr conformidad
a los estándares de la norma. Ver Tabla 5
¿QUÉ HACER EN CASO
ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Asignación, documentación y comunicación de las responsabilidades específicas Documentar en una matriz y dar a conocer
en SST a todos ltos niveles de la organización, incluida la alta dirección a toda la organización Ver Anexo 6

Definir a cada nivel e incluir en la documentación

Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las responsabilidades a todo
el medio de rendición (escrito, electrónico,
nivel (mínimo anual) entre otros) Ver Anexo 6

Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal Realizar un presupuesto de acuerdo con
necesario para gestión de riesgos en el lugar de trabajo y para que los responsables sus necesidades y prioridades.
de SST: el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir sus funciones Aprobar presupuesto
Revisar la legislación vigente, identificar vacíos
Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyendo estándares mínimos y establecer un plan para el cumplimiento. Anexo
14: Modelo sugerido matriz requisitos legales
Implementar el proceso de gestión de riesgos: GTC
Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación 45, OHSAS 18002 y NTC ISO 31000. Anexo 15:
de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles Modelo sugerido matriz identificación de peligros y
riesgos y determinación de controles

Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los Establecer el plan de acuerdo con los objetivos.
objetivos propuestos Ver Anexo 7

Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores y sus Establecer mecanismos para la participación
representantes ante el Comité Paritario o Vigía de SST de los trabajadores

Garantía de la disponibilidad de personal responsable de SST, cuyo perfil deberá Buscar el entrenamiento necesario para el
ser acorde con los requisitos legales personal responsable

Involucrar los aspectos de SST, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, Identificar mecanismos de integración de
procedimientos y decisiones de la empresa SST en la operación. Ver Anexo 8

Definición de requisitos de conocimiento y práctica en SST necesarios para sus Definir los requisitos y plasmarlos en una
trabajadores matriz

Existencia de un programa de inducción y capacitación que proporcione

Establecer el programa de capacitación. Anexo
conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el 16: Programa sugerido de inducción y reinducción
trabajo
Documentar el programa y asegurar la
Programa de capacitación documentado e impartido por personal idóneo de
idoneidad de los entrenadores. Anexo 17:
acuerdo con la legislación vigente
Matriz sugerida de capacitación

Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y Incluirlos dentro del programa, alinear con
los trabajadores en misión en el programa de capacitación empleadores, si aplica

Inclusión de todos los documentos requeridos en el Decreto 1443 de 2014 Documentarlos

compilado en el Decreto 1072 de 2015

Conservación de los documentos: controlada, garantizando que sean legibles, Establecer y ejecutar un procedimiento que
fácilmente identificables y accesibles. Protegidos contra daño, deterioro o pérdida permita conservar de conformidad con la ley

Elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o retención documental Establecer y ejecutar un procedimiento para
el control de registros

Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder adecuadamente Establecer y ejecutar un procedimiento
a las comunicaciones internas y externas relativas a SST donde se incluya el mecanismo y canales
de comunicación
Garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST

Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los

trabajadores en materia para que sean consideradas y atendidas por los
responsables en la empresa
Tabla 5. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr conformidad a la norma

19
 Como puede notarse, la organización del sistema contempla un extenso número de
requerimientos que pueden resumirse de la siguiente forma:

• RESPONSABILIDADES: Asignación, documentación y comunicación de las

responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la organización,
incluida la alta dirección. En el Anexo 6 se plantea un modelo para el estable-
cimiento de responsabilidades.

• RENDICIÓN DE CUENTAS: Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las

responsabilidades a todo nivel, mínimo anual (Ver Anexo 6)

• RECURSOS: Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el

personal necesario para gestión de riesgos en el lugar de trabajo y para que los
responsables de SST, el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir sus
funciones.

• REQUISITOS LEGALES: Cumplimiento de requisitos legales aplicables,

incluyendo estándares mínimos. (Ver Anexo 14)

• GESTIÓN DE RIESGOS: Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las

medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y
establecimiento de controles.

• PLAN DE TRABAJO: Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para

alcanzar cada uno de los objetivos propuestos. (Ver Anexo 7, donde se presenta
un modelo para el establecimiento del plan de trabajo)

• PARTICIPACIÓN8: Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores

y sus representantes ante el COPASST o Vigía de SST.

8 Participación de los trabajadores en la seguridad y la salud en el trabajo. UNA GUÍA PRÁCTICA. (2012).
EU-OSHA - Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

20
Es preciso informar, instruir, entrenar y consultar a los trabajadores en los temas
relativos a la seguridad y la salud. La plena participación va más allá de la consulta;
los trabajadores y sus representantes deben participar también en la toma de
decisiones. Anexo 18.

Existen múltiples alternativas para lograr la participación de los trabajadores,

dentro de estas vale la pena resaltar:

• Consulta y participación en el proceso de evaluación de los riesgos

relacionados con su puesto de trabajo.

• Incentivos para que propongan ideas sobre cómo mejorar los niveles de
seguridad y salud.

• Consulta y participación en la elaboración de instrucciones,

procedimientos, políticas, entre otros.

• Consulta y participación cuando se planifican los cambios, antes de adoptar

las medidas definitivas.

• Consulta y participación en la selección de herramientas, equipos de trabajo

y equipos de protección individual, antes de adquirir estos artículos.

• Intervención de los trabajadores en la «puesta a prueba» de las medidas

preventivas definidas, con el fin de valorar dichas medidas antes de
adoptarlas definitivamente.

Por otra parte, el Comité o Vigía SST, participa de acuerdo con lo contemplado en el
numeral 1.3. de este documento

21
• RESPONSABLE DEL SG SST: Garantía de la disponibilidad de personal
responsable de SST, cuyo perfil deberá ser acorde con los requisitos legales. A
la fecha de diseño de esta guía aún no se ha reglamentado este punto; sin
embargo, el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015
contempla capacitación de 50 horas para los responsables.

• INTEGRACIÓN DEL SG SST: Involucramiento de los aspectos de Seguridad y

Salud en el Trabajo al conjunto de sistemas de gestión, procesos,
procedimientos y decisiones en la empresa. Un elemento fundamental es
lograr alinear los objetivos en SST con los objetivos estratégicos de la
organización. Esta tarea suele representar dificultad para los responsables; sin
embargo, se recomienda utilizar como referencia el balanced scorecard. En el
Anexo 8 se presenta un ejemplo. (Ver Anexo 8)

• CONOCIMIENTOS EN SST: Definición de requisitos de conocimiento y práctica

en seguridad y salud en el trabajo necesarios para sus trabajadores.

• CAPACITACIÓN: Existencia de un programa de inducción y capacitación que

proporcione conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos
relacionados con el trabajo. (Ver Anexo 16)

Programa de capacitación documentado e impartido por personal idóneo de

acuerdo con legislación vigente. (Ver Anexo 17)

Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores

cooperados, los trabajadores en misión y en cualquier otra forma de
contratación en el programa de capacitación.

• DOCUMENTACIÓN: Inclusión de todos los documentos requeridos en el

Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 (Ver Anexo 19):

22
1. La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por
el empleador.

2. Las principales responsabilidades asignadas para el cumplimiento de la

política de SST.

3. La identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.

4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil

sociodemográfico de la población trabajadora.

5. El plan de trabajo anual en SST.

6. El programa de capacitación anual en SST.

7. Los procedimientos e instructivos internos de SST.

8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.

9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad de las fichas técnicas

cuando aplique y demás instructivos internos de SST.

10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité

Paritario o Vigía, las actas de sus reuniones /actuación.

11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales, así como los informes de evaluación de
los simulacros para preparación ante emergencias.

12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la

vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y
respuesta ante emergencias.

23
13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los
trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los
perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último
aplica según priorización de los riesgos.

14. Formatos de registros de las inspecciones ejecutadas.

15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General
de Riegos Laborales que le aplican al empleador.

16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos

prioritarios.

Adicionalmente, es fundamental la conservación de los documentos

controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdidas; además, la
elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o retención
documental. (Ver Anexo 20 y Anexo 24)

Debe prestar especial atención a los tiempos de conservación de

documentos, algunos de los cuales demandan 20 años y son los siguientes:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico
especialista.

2. Los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como

los resultados de los exámenes complementarios cuando se cuente con
médico especialista.

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.

24
 4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

• COMUNICACIÓN: Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder

adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a SST, la
garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST y el disponer de canales que
permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia,
para que sean consideradas y atendidas por los responsables en la empresa. (Ver
Anexo 18).

3.4 Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos

Este elemento coincide con el anterior panorama de riesgos; en términos

generales, se mantiene la esencia del panorama, con algunos cambios en
denominaciones. Se plantea mantener como mecanismo de consulta la GTC-459.

Por otra parte, los requisitos contemplados en el Decreto 1443 de 2014 compilado
en el Decreto 1072 de 2015 corresponden con los planteados en la serie de OHSAS
18000 (Ver Anexo 15).

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios

procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y
la determinación de los controles necesarios.

Para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, el procedimiento o

procedimientos deben tener en cuenta:

9 GTC-45 Guía Técnica Colombiana 45: Guía Técnica para la identificación de los Peligros y la Valoración
de los Riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.

25
 • Las actividades rutinarias y no rutinarias.

• Las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo
(incluyendo contratistas y visitantes)

• El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos.

• Los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de

afectar adversamente la salud y seguridad de las personas bajo el control de la
organización en el lugar de trabajo.

• Los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por

actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización.

Nota 1: Puede ser más apropiado que dichos peligros se evalúen como un aspecto
ambiental.

• La infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo,

tanto si son proporcionados por la organización como por otros.

• Los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o

materiales.

• Las modificaciones en el Sistema de Gestión de la SST, incluyendo los cambios

temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades.

• Cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la

implementación de los controles necesarios.

• El diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/

equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo,
incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

26
La metodología de la organización para la identificación de peligros y la evaluación de
riesgos debe:

• Estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo,

para asegurarse de que es más proactiva que reactiva.

• Prever la identificación, priorización y documentación de los riesgos, y la

aplicación de controles, según sea apropiado.

Para la gestión de los cambios, la organización debe identificar los peligros y los
riesgos para la SST asociados con los cambios en la organización, el Sistema de
Gestión de la SST o sus actividades, antes de la incorporación de dichos cambios.

La organización debe asegurarse de que se consideran los resultados de estas

evaluaciones al determinar los controles, al establecer los controles o considerar
cambios en los controles existentes. Debe considerar la reducción de los riesgos de
acuerdo con la siguiente jerarquía:

1. Eliminación.
2. Sustitución.
3. Controles de ingeniería.
4. Señalización/advertencias y/o controles administrativos.
5. Equipos de protección personal.

3.5 Establecer objetivos

La serie OHSAS 18002, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –

Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007, presenta una valiosa
orientación en este tema:

27
La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SST
documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.

Los objetivos deben ser medibles y coherentes con la política de SST, incluidos los
compromisos de prevención de los daños y deterioro de la salud, de cumplimiento
con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización
suscriba, de mejora continua.

Cuando una organización establece y revisa sus objetivos, debe tener en cuenta
los requisitos legales, otros requisitos que la organización suscriba y, a su vez, los
riesgos para la SST. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas, sus
requisitos financieros, operacionales y comerciales, además, las opiniones de las
partes interesadas pertinentes.

Los objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el

tiempo pueden permitir progresar con respecto a la obtención de los objetivos que
la organización ha de estar más dispuesta a medir (a veces se hace referencia a
estos objetivos como objetivos “SMART”10)

También, es aconsejable que la organización registre los antecedentes y razones

para fijar los objetivos, a fin de facilitar su futura revisión.

Ejemplos de tipos de objetivos:

• Objetivos para aumentar o reducir algo especificado por una cifra numérica
(por ejemplo, para reducir los incidentes de manipulación de cargas en un 20
por ciento)

• Objetivos para introducir controles o eliminar peligros (por ejemplo, para

reducir el ruido en un lugar de trabajo)

10 Siglas de: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely.

28
 • Objetivos para introducir materiales menos peligrosos en determinados
productos.

• Objetivos para aumentar la satisfacción de los empleados con respecto a la

SST (por ejemplo, para reducir el estrés en el lugar de trabajo).

• Objetivos para reducir la exposición a sustancias, equipos o procesos

peligrosos (por ejemplo, la introducción de controles de acceso o vigilancia).

• Objetivos para incrementar la toma de conciencia o competencia al

desempeñar las tareas laborales de manera segura.

• Objetivos para cumplir requisitos legales inminentes previos a su

promulgación.

Existen algunos pasos básicos para escribir los objetivos:

• Establecer la tarea: comience por preguntarse cada vez que empiece a escribir
un objetivo ¿qué será capaz de hacer al final del periodo? Responder esta
pregunta le ayudará a orientar sus esfuerzos. Discuta las opciones y organice los
enunciados en una secuencia lógica (para el caso de que requiera más de un
objetivo)

• Escribir la acción: comience a escribir el objetivo utilizando un verbo en

infinitivo (ar, er, ir) y un objeto al cual se dirija la acción. Por ejemplo: “disminuir
la accidentalidad…”, “aumentar la productividad…”

• Describir las condiciones: añada condiciones respondiendo preguntas como

¿se dispondrá de equipo especial?, ¿qué herramientas se utilizarán en las
pruebas?, ¿qué recursos se usarán?, ¿cuál es el ambiente para realizar la tarea?

• Establecer las normas: si es necesario para garantizar un adecuado resultado,

debe incluir normas en los objetivos definiendo los niveles de ejecución
mínimos aceptables y las condiciones en las cuales se llevará a cabo el

29
 desempeño. Para definir los niveles de rendimiento, deberá hacer referencia a
indicadores que establezcan:

• Calidad (descripción de la calidad de un proceso o resultado)

• Cantidad (indicadores deseados)
• Tiempo (límites o momentos precisos)

• Revisar la redacción: Revise la redacción, pida a otras personas que lean su

objetivo y establezca si el mismo expresa con claridad la intención. No olvide:
un objetivo debe ser comprendido por quienes lo usan. Si ese cometido no se
logra, escríbalo de nuevo. La elaboración de objetivos requiere práctica y
conocimiento de la materia que ha de enseñarse. (Ver Anexo 21)

3.6 Establecer indicadores11

Los indicadores buscan medir el desempeño de los planes, programas y proyectos;

comparar los resultados obtenidos con criterios previamente establecidos y hacer
un juicio de valor, de acuerdo con la magnitud y dirección de la diferencia
encontrada entre lo previsto y lo obtenido, es decir: mejoró, siguió igual, empeoró
(cuánto).
El Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 contempla tres
tipos de indicadores:

1. Indicadores que evalúan la estructura del Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo (SG SST)

2. Indicadores que evalúan el proceso del SG SST.

3. Indicadores que evalúan el resultado del SG SST.

11 Nieto Zapata, Óscar (2010). Desarrollo de indicadores para programas de seguridad, salud y ambiente.

30
Las características de los mismos se presentan a continuación (Tabla 6):

ESTRUCTURA PROCESO RESULTADO

Conjunto de actividades entrelazadas que

Recursos para implementar lo necesario Efecto y consecuencia de la
se llevan a cabo en la implementación del
dentro del SG SST y la forma en que están implementación del SG SST
SG SST para el logro de los objetivos
organizados

Miden tanto los beneficios de la

Permiten saber si los recursos están
disponibles y organizados, para la
implementación del SG SST
Miden si todos los pasos de un proceso se
implementación del sistema como la
hicieron correctamente
identificación de brechas que permitieron
la ocurrencia de eventos

Es la base y la parte más estable del

sistema

Tabla 6. Características de los indicadores

Finalmente, el Decreto incluye el establecimiento de fichas técnicas por indicador

con los siguientes componentes:

• Definición del indicador.

• Interpretación del indicador.

• Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera si cumple o no

con el resultado esperado.

• Método de cálculo.

• Fuente de la información para el cálculo.

• Periodicidad del reporte.

• Personas que deben conocer el resultado.

31
En el Anexo 9 se presenta un modelo para la elaboración de la ficha técnica y a
continuación algunos ejemplos de indicadores (Ver Anexo 9):

• ESTRUCTURA: porcentaje (%) de cumplimiento de requisitos

• PROCESO:

% de ejecución de:
• Plan de trabajo anual.
• Plan de capacitación.
• Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus
resultados.
• Acciones preventivas, correctivas y de mejora.
• Plan para la prevención y atención de emergencias.
• Programas de vigilancia epidemiológica.

% de riesgos intervenidos

% de cumplimiento de:

• Evaluación de las condiciones de salud y laborales de los trabajadores de

la empresa (realizada en el último año).

• Procesos de reporte e investigación de los incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales.

• Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes

de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.

32
 • La estrategia de conservación de los documentos.

• RESULTADO:

% de cumplimiento de:

• Requisitos normativos aplicables.

• Objetivos en SST.
• Plan de trabajo anual.
• Programas de vigilancia epidemiológica.
• Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus
resultados.

% de no conformidades cerradas oportunamente

% de acciones preventivas, correctivas y de mejora ejecutadas

oportunamente

% de cobertura en los programas de rehabilitación

% de cumplimiento de objetivos del programa de rehabilitación

Variación de indicadores de accidentalidad, enfermedad y ausentismo

Grado de control del nivel de riesgo

33
4. Cuarto paso:
Hacer

La fase del hacer, como se mencionó, abarca los elementos planteados en los
subprogramas, orientados a la identificación, evaluación y control de los peligros
presentes en el lugar de trabajo; es aquí donde lleva a la práctica la identificación
de peligros, valoración y evaluación de riesgos con los respectivos controles,
incluyendo lo relacionado con análisis de vulnerabilidad y los correspondientes
planes de preparación y respuesta a emergencias.

4.1 Gestión del cambio12

Cada vez que surja algo nuevo en el lugar de trabajo, ya sea un equipo, un proceso
nuevo o un edificio totalmente nuevo, es posible que aparezcan nuevos peligros.
Todo lugar de trabajo debe ser analizado a profundidad y con antelación; este
análisis ayuda a neutralizar los problemas.
Valide que se contemplen los elementos establecidos (Tabla 7) en el Decreto 1443
de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 : Ver Tabla 7

¿QUÉ HACER EN CASO

ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Implementación y mantenimiento de un procedimiento para evaluar Establecer un procedimiento

el impacto sobre la SST que puedan generar los cambios internos o externos o incorporarlo en identificación
de peligros y evaluación de riesgos
Identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de
estos cambios, y adopción de las medidas de prevención y control antes de su
implementación

Actualizar el plan de trabajo anual de acuerdo con el impacto de los cambios Actualizar el plan

Información y capacitación a los trabajadores relacionados con estas Incluir las acciones en el plan de
modificaciones antes de introducir los cambios capacitación

Tabla 7. Requisitos de la gestión del cambio y cómo lograr conformidad con la norma

12 Manuele, Fred A. (2012) Gestión de Cambio. Ejemplos prácticos. ASSE.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

34
Al identificar las actividades que activarán el sistema, debe tener en cuenta la
trascendencia de los peligros y riesgos para la organización, y el deseo de establecer
un sistema manejo del cambio adecuado y, a la vez, sencillo. Las categorías de
actividades pueden incluir las siguientes:

• El trabajo no rutinario e inusual a realizar.

• El trabajo que expone a los trabajadores a fuentes de gran energía.

• Operaciones de mantenimiento para las cuales sería conveniente realizar una

planificación previa, al igual que revisiones de seguridad debido a los peligros
inherentes.

• Trabajo sustancial de reemplazo de equipos.

• Introducción de tecnología nueva o modificada incluyendo cambios en los

controladores de lógica programables.

• Modificaciones hechas a los equipos, instalaciones o procesos.

• Prácticas laborales nuevas o actualizadas, o procedimientos que se introduzcan.

• Especificaciones o normas de diseño que se cambien.

• Diferentes materias primas que se utilicen.

• Modificación de dispositivos o equipos de salud y seguridad.

• La estructura organizacional del lugar de trabajo cambia significativamente.

• Cambios en los niveles de personal que puedan afectar los riesgos

operacionales.

• Los cambios de personal requieren una revisión de los niveles de habilidades.

• El sitio cambia la forma en que utiliza a sus contratistas (Ver Anexo 22)

35
4.2 Adquisiciones y contratación

El Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 indica que

empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el
cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa para
proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores
en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, durante el
desempeño de las actividades objeto del contrato.

Aunque la norma no incluye la elaboración de un procedimiento, se recomienda

incluirlo sencilla y claramente, bien sea en el documento general del Sistema de
Gestión o en un documento aparte, en forma tal que permita a la organización
seguir una directriz en este sentido y asegurar el proceso.

En la Tabla 8 se incluyen los elementos que deberían considerarse y qué hacer para
lograr el cumplimiento de la norma.

¿QUÉ HACER EN CASO

ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Garantizar que se identifiquen y evalúen las disposiciones relacionadas con el Establecer y mantener un
cumplimiento de SST en las especificaciones de compras o adquisiciones de procedimiento
productos y servicios

Garantizar que proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores Establecer y mantener un

cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o procedimiento
subcontratistas cumplan con las normas SST

Incluir SST en la evaluación y selección de contratistas Incluir en procedimiento

Establecer canales de comunicación Incluir en procedimiento de

comunicaciones

Verificar antes y periódicamente las operaciones de contratistas Incluir en procedimiento

Informar a contratistas sobre los peligros y riesgos desde el inicio del contrato Incluir en procedimiento

Incluye como objetivo proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, Incluir en procedimiento
mediante la mejora continua del SG SST

Instruir a contratistas para aviso de ATEL Incluir en procedimiento

Tabla 8. Requisitos de adquisiciones y contratación y cómo lograr conformidad con la norma

36
Dentro de los elementos que deben considerarse para incluir en estos controles se
encuentran:

• Establecimiento de los requisitos de SST para la compra de bienes, equipos y

servicios.

• Comunicación a los proveedores de los requisitos propios de SST de la

organización.

• Requisitos de aprobación previa para la compra o transporte/transferencia

de sustancias químicas peligrosas, materiales y sustancias.

• Precualificación y/o formación del personal o los contratistas para tareas

peligrosas.

• Uso de sistemas de permisos para realizar trabajos, aprobaciones previas o

autorizaciones.

• Procedimientos que controlen la entrada y salida del personal de zonas de

trabajo peligrosas.

• Controles para prevenir el deterioro de la salud.

El Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 define explícitamente:

1. Incluir los aspectos de SST en la evaluación y selección de proveedores y

contratistas.

2. Procurar canales de comunicación para la gestión de SST con los

proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas
y sus trabajadores o subcontratistas.

37
3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente el cumplimiento de
la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales,
considerando la rotación del personal por parte de los proveedores
contratistas y subcontratistas, de conformidad con la normatividad vigente.

4. Previo al inicio del contrato, informar a los proveedores y contratistas, al

igual que a los trabajadores, de los peligros y riesgos generales y específicos
de su zona de trabajo, incluidas las actividades o tareas de alto riesgo,
rutinarias y no rutinarias así como la forma de controlarlos y las medidas de
prevención y atención de emergencias. Por ello, debe revisar periódicamente
durante cada año, la rotación de personal y asegurar que el nuevo personal
reciba la misma información.

5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en

misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas sobre el deber de
informarle de los presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales
ocurridos durante el periodo en vigencia del contrato para que el empleador o
contratante ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su
responsabilidad.

6. Verificar periódicamente, y durante el desarrollo de las actividades objeto

del contrato en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en SST por
parte de los trabajadores cooperados, trabajadores en misión, proveedores,
contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

Como se mencionó anteriormente, es importante que este elemento se

encuentre soportado en un procedimiento que detalle los controles,
responsables y registros para garantizar su cumplimiento. (Anexo 24)

38
5. Quinto paso:
Verificar

5.1 Auditoría13

El Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 establece que el

empleador debe realizar una auditoría anual de cumplimiento del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST). En la planeación, además,
debe involucrar al COPASST o Vigía.

En la Tabla 9 se presenta un resumen de los requisitos incluidos en la norma y

cómo lograr conformidad con la misma. Ver Tabla 9
¿QUÉ HACER EN CASO
ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Realización de auditoría interna anual con participación del COPASST o Vigía Ejecutar
en la planeación

Ejecución por parte de persona independiente al auditado Establecer y desarrollar, si se necesita,

las competencias requeridas por los
auditores

Contar con un programa de auditoría que incluya: alcance, periodicidad, Definir programa de auditoría. Se
metodología e informes recomienda un procedimiento
integral. Ref. NTC ISO 19001

Resultados de la auditoría comunicados a los responsables de adelantar las Ejecutar

medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa

Tabla 9. Requisitos de auditoría y cómo lograr cumplimiento de la norma

13 Auditoría Interna de Gestión. ISO 19011. 2011

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

39
Para realizar el proceso, es necesario contar con un programa de auditoría que
contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión. Se
recomienda revisar la norma NTC ISO 19011, en la cual se contemplan los detalles.

El programa de auditoría debería incluir la información y recursos necesarios para

organizar y conducir las auditorías de manera eficiente dentro de los tiempos
especificados. También puede incluir:

• Objetivos para el programa de auditoría y auditorías individuales

• Alcance/número/tipos/duración/ubicación/cronograma de las auditorías

• Procedimientos del programa de auditoría

• Criterios de auditoría

• Métodos de auditoría

• Selección de equipos auditores

• Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje

• Procesos para manejo de confidencialidad, seguridad de la información, salud

y seguridad y otros temas similares

La implementación del programa de auditoría debería ser monitoreada y medida

para asegurar que hayan alcanzado los objetivos trazados. El programa de auditoría
debería ser revisado anualmente, por demás, para identificar posibles mejoras.

En el Anexo 10 se presenta un modelo sugerido del programa de auditoría y en el

Anexo 11, un modelo sugerido de lista de verificación de auditoría.
Ver Anexo 10 Ver Anexo 11

En adición a lo anterior, uno de los elementos fundamentales para adelantar el

proceso de auditoría es la competencia del auditor. La persona que audita debería
tener el conocimiento y habilidades en las siguientes áreas:

40
 • Principios, procedimientos y métodos de auditoría.

• Normas de sistemas de gestión y documentos de referencia.

• Actividades, productos y procesos del auditado.

• Requisitos legales y de otra índole aplicable, relevantes a las actividades y

productos del auditado.

• Clientes, proveedores y otras partes interesadas del auditado, cuando sea

aplicable.

En la Tabla 10 se presenta un ejemplo de qué contenidos podría abarcar la formación

de los auditores. Ver Tabla 10

MÓDULOS OBJETIVOS

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Explicar los principios, estructura y requisitos del SG SST

Marco legal y regulatorio en Seguridad y Salud en el Trabajo Explicar las exigencias legales en Colombia

Atributos y competencias personales del auditor Aplicar criterios, métodos y pautas de desempeño individual y
social en el rol de auditor

Auditorías internas y evaluación del cumplimiento legal del SG SST Aplicar criterios y métodos para el desarrollo de las auditorías

Tabla 10. Modelo de contenidos de formación para auditor interno

Para auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los gerentes
operativos de las funciones por auditar; los auditores deberían mantener una actitud
objetiva a lo largo del proceso para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones
estén basados solo en la evidencia de la auditoría.

La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En general, está basada en

muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante
un periodo delimitado y con recursos finitos. Se debería aplicar un uso adecuado del
muestreo, ya que este está estrechamente relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la auditoría.

41
 5.2 Revisión por la alta dirección

“La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión, para
asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
continuas. La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año, e incluir la
evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el
sistema de gestión de la calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la
calidad.” 14

Este enunciado es válido para todos los sistemas de gestión y de esta forma ha sido
consignado en el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015 . En la
Tabla 11 se presentan los requisitos y cómo lograr conformidad con los estándares
de la norma. Ver Tabla 11

¿QUÉ HACER EN CASO

ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Revisión anual Ejecutarlo

Revisión proactiva, donde se evalúe la estructura y el proceso de la gestión en Ejecutarlo

SST

Los resultados de la revisión de la alta dirección están documentados y son Documentar y divulgar los resultados de
divulgados al COPASST o Vigía de SST la revisión

Los resultados de la revisión de la alta dirección son divulgados al responsable

Divulgar los resultados de la revisión
del SG SST, quien deberá definir e implementar las acciones preventivas,
correctivas y de mejora a que hubiere lugar

El responsable del SG SST define e implementa las acciones preventivas, Implementa las acciones preventivas,
correctivas y de mejora a que hubiere lugar correctivas y de mejora a que hubiere
lugar

Tabla 11. Requisitos Revisión por la dirección y cómo lograr conformidad con la norma

De forma complementaria, el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de

2015 define que la revisión de la alta dirección debe permitir:

14 NTCGP: 1000: 2009 – ISO 9000:2008, Numeral 5.6

42
• Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para
alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Revisar el cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el

trabajo y su cronograma.

• Analizar la suficiencia de los recursos asignados para la implementación del

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de los
resultados esperados.

• Revisar la capacidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo para satisfacer las necesidades globales de la empresa en materia de
seguridad y salud en el trabajo.

• Analizar la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo, incluida la revisión de la política y sus objetivos.

• Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones

anteriores de la alta dirección y realizar los ajustes necesarios.

• Analizar el resultado de los indicadores y de las auditorias anteriores del

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la

organización que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua.

• Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control

de peligros y riesgos se aplican y son eficaces.

• Intercambiar información con los trabajadores sobre los resultados y su

desempeño en seguridad y salud en el trabajo.

• Servir de base para la adopción de decisiones que tengan por objeto mejorar la
identificación de peligros y el control de los riesgos y, en general, mejorar la
gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa.

• Determinar si promueve la participación de los trabajadores.

43
• Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en
materia de riesgos laborales, es decir, se cumpla con los estándares mínimos
del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales
que le apliquen.

• Establecer acciones que permitan la mejora continua en seguridad y salud en

el trabajo.

• Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y

de los objetivos propuestos.

• Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las máquinas y equipos

y, en general, las instalaciones de la empresa.

• Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo.

• Vigilar las condiciones de salud de los trabajadores.

• Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y valoración

de los riesgos.

• Identificar la notificación y la investigación de incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales.

• Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con seguridad y salud en

el trabajo.

• Identificar pérdidas: daños a la propiedad, máquinas y equipos, entre otros,

relacionados con seguridad y salud en el trabajo.

• Identificar deficiencias en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

• Identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de

los trabajadores.

44
En resumen, como resultado de la revisión de la alta dirección, deben obtenerse:

• La definición de cambios en el desempeño en SST.

• La definición de cambios en la política de SST.
• Aprobación de recursos para lograr las mejoras esperadas.
• Cambios en otros elementos del sistema.

5.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo

y enfermedades laborales

La investigación de incidentes es una herramienta importante para prevenir la

repetición de incidentes y para identificar las oportunidades de mejora. También,
puede utilizarse para aumentar la toma de conciencia global de SST en el lugar de
trabajo.

La Resolución 1401 de 2007 especifica con detalle las consideraciones que deben
tenerse en cuenta en este proceso; por otro lado, en la Tabla 12 se describen los
elementos clave requeridos por el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto
1072 de 2015 . (Ver Tabla 12) (Ver Anexo 23)

¿QUÉ HACER EN CASO

ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Se realizan las investigacines acorde con lo establecido en el Decreto 1530 de Revisar la legislación y aplicar lo
1996 y la Resolución 1401 de 2007 contemplado en esta

Se identifican deficiencias del SG SST Es necesario fortalecer el proceso

Se establecen acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias para Establecer e implementar las medidas
evitar la repetición tanto internas como las provenientes de entes de control definidas (Ver numeral 6)

Se informa sobre el resultado de la investigación a los trabajadores Informar a los trabajadores,

directamente involucrados en las causas y en los controles incorporados en el procedimiento
de investigación

Se informa a la alta dirección sobre la ocurrencia de eventos y la necesidad Informar a la alta dirección
de acciones de mejora continua

Tabla 12. Elementos clave en la investigación de eventos – Decreto 1443 de 2014

45
El resultado de la verificación debe permitir:

• Concluir si se ha cumplido lo definido en el Sistema.

• Lograr que la alta gerencia tenga una visión integral de la Gestión.
• Plantear opciones de mejora al Sistema.
• Establecer las necesidades presupuestales para que el responsable del
Sistema pueda actuar.

46
6. Sexto paso:
Actuar15

6.1 Acciones preventivas y correctivas

El empleador debe garantizar que se definan e implementen las acciones

preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y
medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección.

Se recomienda revisar la lista de chequeo incluida en la Tabla 13 donde se listan los

requisitos establecidos por el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072
de 2015. (Ver Tabla 13)
¿QUÉ HACER EN CASO
ASPECTO A REVISAR ¿SE TIENE?
DE NO TENERLO

Definición e implementación de las acciones preventivas y correctivas Establecer un formato para el reporte,
necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la análisis y seguimiento y ejecutarlas
eficacia del SG SST (Ver Anexo 11)

Identificación y análisis de las causas fundamentales de las no conformidades Definir el método de análisis de
causas e implementarlo

Adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y Ejecutar, evaluar y documentar

documentación de las medidas preventivas y correctivas

Evaluación y jerarquización prioritaria de medidas de prevención inadecuadas Evaluar y priorizar

o que dejan de ser eficaces

Tabla 13. Requisitos acciones preventivas y correctivas

15 OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Directrices para la implementación de OHSAS 18001. 2007

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

47
Se recomienda establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones
correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos
para:

• La identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones

para mitigar sus consecuencias para la SST.

• La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y

tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir.

• La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no

conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas
para prevenir su ocurrencia.

• El registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y

acciones correctivas tomadas.

• La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas

tomadas.

Cuando una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros

nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el
procedimiento debe requerir que se tomen esas acciones propuestas tras una
evaluación de riesgos previa a la implementación, en concordancia con la gestión
de cambios.

Cualquier acción correctiva o acción preventiva tomada para eliminar las causas
de una no conformidad real o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los
problemas y acorde con los riesgos encontrados para la SST.

La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario que surja de

una acción preventiva y una acción correctiva se incorpore a la documentación del
Sistema de Gestión de la SST.

48
La no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Un requisito se puede
establecer en relación con el Sistema de Gestión del Decreto 1443 de 2014 com-
pilado en el Decreto 1072 de 2015 o en términos del desempeño de SST. Ejemplos
de temas que pueden hacer surgir no conformidades incluyen:

a) Para el desempeño del Sistema de Gestión de la SST:

• Fallo de la alta dirección al demostrar su compromiso.

• Fallo al establecer los objetivos de SST.
• Fallo al definir las responsabilidades que requiere el sistema de gestión de
la SST, como las responsabilidades de lograr objetivos.
• Fallo al evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales.
• Fallo en el cumplimiento las necesidades de formación.
• Documentación no actualizada o inapropiada.
• Fallo al llevar a cabo las comunicaciones.

b) Para el desempeño de la SST:

• Fallo al implementar el programa planificado para lograr los objetivos de

mejora.
• Fallo constante en el logro de los objetivos de mejora del desempeño.
• Fallo en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.
• Fallo al registrar los incidentes.
• Fallo en la implementación adecuada de las acciones correctivas.
• Altas tasas constantes de enfermedad o daños que no son tratadas.
• Desviaciones de los procedimientos de SST.
• Introducción de nuevos materiales o procesos sin realizar una evaluación
de riesgos apropiada.
Los elementos de entrada para las acciones correctivas y acciones preventivas
pueden determinarse a partir de los resultados de:

49
 • Pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia.
• Investigación de incidentes.
• Auditorías internas o externas.
• Evaluaciones periódicas del cumplimiento.
• Seguimiento del desempeño.
• Actividades de mantenimiento.
• Esquemas de sugerencias de los empleados y retroalimentación de las
encuestas de opinión/satisfacción a los empleados.
• Evaluaciones de la exposición.

Cuando se identifica un problema potencial, pero no existe una no conformidad

real, deberían tomarse acciones preventivas usando un enfoque similar al de las
acciones correctivas. Los problemas potenciales pueden identificarse usando mé-
todos como la extrapolación de acciones correctivas de no conformidades reales a
otras áreas aplicables donde se realizan actividades similares, o como el análisis
de peligros.

6.2 Mejora continua

El empleador debe garantizar un proceso que permita la mejora continua de la

eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos, incluyendo
como fuentes primarias de información las siguientes:

• Cumplimiento de los objetivos del SG SST.

• Resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados.
• Resultados de la auditoría y revisión del SG SST.
• Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST o Vigía de
SST.
• Resultados de los programas de promoción y prevención.
• Resultado de la supervisión realizado por la alta dirección.
• Cambios en legislación que apliquen a la organización.

50
Para el registro y seguimiento de las opciones de mejora puede utilizarse el mismo
formato del Anexo 12. Ver Anexo 12

51
7. Plan de acción
para la implementación del SG SST

Un elemento clave dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el trabajo es el plan de acción.

Una estrategia de implementación es tratarlo como un proyecto, un esfuerzo

temporal que se lleva a cabo para obtener un resultado único: implementar el SG
SST. El plazo de finalización podría plantearse hasta un mes antes de que se venza
el término establecido por el Ministerio de Trabajo.

Para lograrlo, se sugieren los siguientes pasos:

• Identificar las premisas del proyecto: ¿cuáles son las suposiciones de

partida? Ejemplo, el Decreto 1443 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de
2015 aplica a todas las organizaciones, en él existe un plazo para el desarrollo
del mismo, la línea base reflejará que se tiene un nivel de avance sobre el cual
se trabajará, etc.

• Identificar las restricciones del proyecto: ¿qué nos limita?, ¿los horarios, la
estructura, el presupuesto, la disponibilidad de un experto?

• Cuál es la situación actual: tomar como base la evaluación inicial.

• Documentar y comunicar el plan del proyecto: documentar el plan integrado

y las bases de su creación, el presupuesto requerido, los participantes y
responsabilidades.

• Realizar reportes y seguimiento sobre los progresos; llevar una bitácora del
proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a las partes
interesadas.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

52
De estos pasos, tiene especial importancia el plan que se trace para el
proyecto; según la experiencia, existen elementos fundamentales para
lograr los resultados deseados de acuerdo con los tiempos previstos:

1. Análisis de la situación actual.

2. Establecimiento o ajuste de la política.
3. Establecimiento de objetivos e indicadores.
4. Elaboración o ajuste de un documento marco del sistema.
5. Elaboración o ajuste de procedimientos e instrucciones.
6. Capacitación – cambio.
7. Implementación.
8. Primera auditoría interna.
9. Primera revisión por la dirección.
10. Análisis de medidas preventivas y correctivas.
11. Procesos de análisis y mejora.

El plan establece quiénes serán los responsables de su cumplimiento en

tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método
de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las
acciones siguen el camino correcto.

Es posible que, para alcanzar unos resultados concretos, sea necesario no

solo organizar un plan de acción general, sino otros más específicos que se
establezcan por proceso, departamento o área.

El control del plan de acción tiene que realizarse durante su desarrollo y al

final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la
oportunidad de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo con

53
lo esperado. En cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer
un balance y confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos.

En el Anexo 13 se incluye un modelo para el establecimiento del plan de

acción para la implementación del SG SST. Ver Anexo 13

54
Bibliografía

Decreto 1443 compilado en el Decreto 1072 de 2015. Ministerio del

Trabajo. 2014

Building an Effective Health and Safety Management System.

Alberta Employment and Immigration. 2010

Participación de los trabajadores en la seguridad y la salud en el

trabajo - Una guía práctica. EU-OSHA — Agencia Europea para la
Seguridad y la Salud en el Trabajo. 2012

Gestión de la seguridad y Salud laboral en las PYMES. Junta de

Andalucía, OISS. 2010

Directrices relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y la

salud en el trabajo. ILO-OSH. 2001

Managing for health and safety. Health and Safety Executive. 2013

Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la implantación de

sistemas de indicadores. UNE 66175. Aenor. 2003

Curso: Técnicas de auditoría para un sistema de Gestión HSEQ

integrado. ICONTEC. 2012

SERIE NTC-OHSAS 18000. Sistemas de gestión en Seguridad y Salud

Ocupacional.

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador
frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

55
www.colmenaseguros.com